XXXX大学档案馆工作职责及规范.docx

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1、XXXX大学档案馆工作职责及规范XXXX 高校档案馆工作职责及规范（一）基本制度及职能部门的职责1.实行档案工作责任制。各单位、各部门（下称职能部门）必需把档案工作纳入职责范围，有一名负责人分工主管，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理人员的岗位职责。并指定专人（可兼职）负责本部门档案的收集、整理和移交工作。做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、精确、系统的文件材料归档保存。2.实行三纳入和四同步管理。三纳入是指归档工作应纳入学校各单位的安排和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围；四同步是指：各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同时布置、检查、总

2、结、验收档案工作。3. 实行部门立卷制，即文件材料形成部门及课题组立卷的制度。由立卷人或部门档案工作人员按本规定第八条要求，进行系统整理组卷，包括编排页号、填写卷内书目、装订，由各部门专（兼职）档案员负责向校档案馆移交。档案馆负责指导立卷，在填写卷内书目之前，必需经档案馆检查合格后填写。4.实行科研成果、基建工程项目等与文件材料的同步审查制。凡对科研成果、基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时，有关业务部门必需通知并会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署看法。没有完整、精确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。5.公务文件必需归档。各职能部门在公务活动中形成的文件材料，除经批准

3、可设立分室保管外，都必需按规定向学校档案馆移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必需按规定向档案馆移交，集中管理。任何部门和个人均不得据为己有、逾期不交或自行处理。（二）文件材料的归档范围及保管期限1.归档范围有：（1）党群类；（2）行政类；（3）教学类；（4）科研类；（5）基本建设类；（6）仪器设备类；（7）产品生产与科技开发类；（8）出版类；（9）外事类；（10）财会类；（11）其他特别载体和类别（包括声像、人物、学校历史以及与本校有关的重要资料等）。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、软盘、录音带、录像带、电视片等各种载体形式。2.保管期限分永久

4、、长期和短期三种，可参照下列原则划分：（1）永久：凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会须要长远利用的档案，列为永久保管。它主要包括三部分：一是本校制成的重要文件材料；二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料；三是各分类档案管理中，国家主管部门有明确规定的文件材料。（2）长期：凡是在相当长的时间内，本校须要查考利用的档案，列为长期保管。主要包括两部分：一是本校产生的，在相当长时间内各项工作须要查考利用的档案；二是上级领导部门和有关部门所发的与本校业务工作有关的比较重要的文件材料。其保管期限为十六年至五十年左右。（3）短期：凡是在短期内本校须要查考利用的档案，列为短期保管，其保管

5、期限为十五年（含十五年）。（三）文件材料的组卷要求及归档时间、方法1. 组卷要求 （1）归档的文件材料必需精确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，各门类档案应遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（2）文件材料尽量采纳分年度立卷，请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷；跨年度的规划、安排放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件，放在结案年立卷；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。（3）卷内密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在

6、前，定稿在后；非诉讼案件卷结论、确定、判决文件材料在前，依据性文件材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。（4）科研课题文件材料排列依次是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按书目或图号排列，特别载体的文件材料，按有关规定整理。（5）编排页号、件号。卷内文件材料应按排列依次，依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页，应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具上或在声像材料的背面，逐件编号。（6）填写卷内书目。每个案卷必需按规定的格式逐件填写卷内

7、文件书目，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写。但应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清晰，添入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写字迹要工整，卷内的文件书目放在卷首。（7）声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点，中心内容和责任者。（8）填写案卷备考表。有关卷内文件材料的状况说明，都应逐项填写在备考表内，若无状况说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责。检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。（9）卷内文件应去掉金属物，对破损文件材料应按裱糊技术托裱，字迹已扩散的

8、应复制并与原件一并立卷；案卷应采纳三孔一线方法装订；不装订的案卷，卷内文件应逐件用细线装订。对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订。（10）归档的案卷必需经过整理、鉴定，归档单位应逐个提出保管期限和保密看法，经档案馆审查后归档。（11）不同保管期限，不同密级的文件材料，须分别组卷。密级划分，按国家保密工作有关规定和学校的保密实施细则执行。（12）归档的文件材料均须质地优良、书绘工整、声像清楚、规格统一、签字齐备，符合国家公文处理的规定和标准。2.归档时间 （1）党政部门和按年度归档部门的文件材料，于次年其次季度内归档。（2）各教学部门和需按学年归档部门的文件材料，于次学年寒假前归档。（3）科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。（4）财会档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期满后在次年 6 月底之前归档。（5）声像载体材料在完成制作后 3 个月内归档，照片档案在次年6 月底之前归档。（6）随时接收上级规定应接收的档案。（7）案卷归档须填写移交清单一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间和交接双方签名。3.归档方法 （1）各种门类档案由各部门的专（兼）职档案员，按归档时间刚好向档案馆移交。（2）接收档案必需履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方均应签字。