地方高校院系教学秘书工作信息化管理略谈.doc

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1、地方高校院系教学秘书工作信息化管理略谈摘 要：信息化管理是利用计算机技术和网络数据库技术，对信息化过程中的人、事、物所进行的科学化管理；地方高校院系教学秘书的信息化管理，对于有效提升学生管理、教师管理、教学管理、信息沟通等的质量与效率，具有重要的意义；地方高校院系教学秘书工作实施信息化管理，一是要创建信息层级数据库，二是构建信息化管理思维导图，三是建立信息的动态跟踪系统。【关键词】：p ：地方高校；院系教学秘书；信息化管理地方高校院系教学秘书工作既是行政工作的辅助者，又是院系教育教学管理的基层单位。秘书工作对于院系与学院、院系与教师、院系与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维

2、持院系教学正常工作的基本保障。院系教学秘书工作的优劣直接关系到学院与院系人才培养的质量。当前，随着信息化社会的出现，地方高校院系教学秘书工作的信息化管理已经成为提升院系教学秘书工作能力的重要因素。一、信息化管理及其特征信息化管理就是利用计算机技术和网络数据库技术，对信息化过程中的人、事、物所进行的科学化管理，以实现组织、经营、生产、管理的现代化和信息化，从而提高管理的效率和效益。教学的信息化管理就是通过计算机技术和网络数据库技术，对教育教学工作中所涉及的人、事、物等所进行的科学化管理。通过教学的信息化管理，能够实现教师管理、学生管理、教学管理以及事务管理之间的信息传输与信息同步，使各种教学信息

3、的传递与交流更快捷、更方便、更准确、更高效，使传统的教学秘书工作向规范化、标准化、系统化方向发展，更好地促进地方高校院系教学秘书工作目标的实现。信息化管理具有以下基本特征：一是具体化。信息化管理通过将任务进行层层分工，从而明确各级职能岗位的任务、要求及规则，使主要任务分化成单个的可操作化的小目标；二是规范化。信息化管理强调程序的层级与步骤，同时也强调程序的合理性、有效性与便捷性，因而信息化管理的整个过程呈现出严密的优化流程特征；三是标准化。管理者通过其设定的定义、操作与筛选规则或命令符进行工作，因此在任何节点都存在其设定的清晰的符号命令或职责、权限等；四是系统化。信息化管理的运行，并不是单个命

4、令符的独立执行，而是多个命令符一起，通过一定规则所进行的加权合作。所有的操作又是为了更高一级事务的实现而运行的；五是高效性。信息化管理的规范化、标准化必然会带来运算过程与结果的高速度、高准确度、时空同步与可验证性；六是可追溯性。健康的信息系统总会伴随着一个良好的追溯机制。从正向来说，信息系统可以促进工作的高效运行。从逆向来说，信息系统可对所有层次或节点出现的可能问题进行总结和检查，从而将偏差或者问题扼杀在萌芽状态，防止出现蝴蝶效应。二、信息化管理：地方高校院系教学秘书工作能力提升的核心地方高校院系教学秘书通过信息化管理，实现信息的聚合、筛选、加工、分类、更新、综合与发布，同时使管理流程固化与管

5、办分离。院系教学秘书工作信息化管理的实施，有力促进信息质量的提升和信息之间关系的优化，促进教学运行的规划化、时效性和动态化管理，促进对信息节点或教学信息的微监控，使教学管理的质量、效益和内涵持续提升。持续跟进的教学信息化系统，为地方高校院系教学秘书业务能力的提升，提供了不断的动力和实践平台。信息化管理能力，成为院系教学秘书能力素质的核心。院系教学秘书的信息化管理，对于有效提升学生管理、教师管理、教学管理、信息沟通等方面的质量与效率，具有重要的意义。学生管理方面，教学秘书通过建立学生信息数据库，可以准确了解学生的基本信息及学习、生活、家庭等情况，可以在责任领导的指挥下，督促学生的学习和生活，鼓励

6、学生自主管理或参与教学管理，促进学生对教学管理系统的自查与及时纠错；教师管理方面，信息化管理可以促进教师个人静态信息的完善和动态信息的跟踪与更新，促进教师对院系教学、科研、管理等工作的及时了解与参与，大大提升教师管理的质量与效果；教学管理方面，信息化管理以其标准化、流程化、便捷化的管理模式，通过排课管理、教学信息管理、教学运行管理、教学监控管理、考试管理等，极大地提高了教学管理和质量与效果，将各种教学事故降到最低；信息沟通方面，教学秘书工作的信息化管理，可以有效促进院系与院系之间、院系与社会之间的信息交换与工作交流，使院系为学院、为社会服务的价值功能最大化；最后，从经济方面来说，信息化管理通过

7、无纸化办公，流水作业，可以最大限度节约教学成本，压缩不必要的经济支出，缩短人、事、物等信息交换的中间环节，提升工作效率。例如： 在学生就业方面，院系教学秘书可以利用网络数据库，为毕业生就业提供数据分析p 和对口就业服务，同时通过网络与各类就业部分相联系，让用人单位和毕业生进行双向选择，通过各种方式确保毕业生就业、就好业，实现学生就业高效、快捷、省力的效果。三、地方高校院系教学秘书工作信息化管理的实施一是创建信息层级数据库。信息化管理的基础，是信息数据库的建立。根据信息的物理特征和信息之间的关系，可将信息分层级建立数据库。首先，定义信息节点，即对相关的节点信息进行准确定义，以免信息之间的分类不清

8、，造成信息混乱；其次，录入信息节点内的具体数据，如，在“教师职称”这一信息节点下录入教师职称方面的基本信息；再次，设计信息标识，创建信息层级。如，可以根据信息节点的定义，将信息层级分为四级：“”为一级标识；“”为二级标识；“”为三级标识；“”为四级标识。最后，再根据信息之间的各种关系，将信息进行分类分级，形成信息层级数据库。二是构建信息化管理思维导图。思维导图，即心智图，是通过中心【关键词】：p 来表达放射性思维的一种图形思维工具。实践表明，运用思维导图可以大大提高学习、工作、管理的质量。思维导图可以在院系教学秘书的管理工作中大显身手。如，可以以“院系工作”为中心【关键词】：p ，构建院系工作

9、的五级思维导图，通过思维导图的有效运用，可使院系教学秘书的管理工作思路清晰、重点突出，呈现系统化、整体化、规范化、创造性等特征。三是建立信息动态跟踪系统。所谓信息动态跟踪系统，是指管理者通过专门的网络、管理系统或者经授权的软件，实现管理者与信息对象的时时互动、信息对象之间的时时交流和信息对象对信息的时时更新等。信息动态跟踪系统对于信息对象来说，没有时空限制，具有同步性、通畅性、可追溯性等特点，是院系教学秘书工作的帮手。院系教学秘书应通过各种专业培训，培养运用信息动态跟踪系统的操作能力和使用技巧，同时更新管理理念，提升管理素质，切实提高运用信息化管理进行教学管理的能力，使院系教学管理工作更加有条不紊，扎实推进。作者简介：韦秀艳（1962.05.23），壮族，广西凌云县人，馆员，研究方向：档案管理。第 4 页 共 4 页