某某五金电器厂文件与范本管理程序15011.doc

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1、公司標誌YAUHING ELECTRICAL STEEL&CORES LTD東莞大朗佑興鐵芯五金電器廠文件編號YH-GM-P-002文件版本號01文件與資料管理程序頁 碼第 12 頁 共 12 頁YAUHING生效日期Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.1. 目的爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。2. 範圍凡指導各項項活動之之內外部部文件與與資料，均均屬本程程序管理理範圍。3. 權責3.1 內內部文件件管理權權責： 33.1.1 系系統文件件由管理理代表擬擬定，副副總

2、經理理核准發發行； 33.1.2 程程序文件件由各部部門制定定，經各各部門討討論會簽簽，由管管理代表表審查，副副總經理理核准發發行； 33.1.3 工工程技術術類作業業指導書書由工程程部制定定，主管管審核發發行； 33.1.4 表表單各部部門制定定，主管管審核發發行。3.2 外外部文件件管理權權責： 33.2.1 接接收：香香港營業業部、工工程部、發發貨部； 33.2.2 轉轉換：工工程部。4. 定義4.1 內內部文件件：依據據公司內內部活動動行爲特特徵或依依據外來來文件需需要而産産生的文文件。4.2 外外部文件件：凡來來自國際際國家標標準機構構、國家家法律、行行政機構構、客戶戶等標準準、法規

3、規、要求求性文件件等均爲爲外來文文件，此此類文件件將規範範指導或或影響公公司行爲爲活動。4.3 系系統文件件：闡述述系統活活動總體體政策，公公司經營營宗旨，並並爲此描描述總體體架構之之綱領性性文件。4.4 程程序文件件：規定定某一要要素活動動實現的的流程、活活動時機機與目的的、擔負負管理與實施之之責的部部門等指指導性文文件。4.5 指指導書：爲實現現某項活活動而詳詳細描述述其步驟驟、方法法的文件件。4.6 表表單：規規定用於於記錄活活動內容容、狀況況或結果果之文件件。5. 作業內容5.1 文文件與資資料管理理流程圖圖 (見附附件一)；5.2 各各部門因因工作而而需制定定活動文文件，或或接收外外

4、來文件件且須進進行相應應文件轉轉換時， 由相應權責部門産生相關文件。5.3 文文件應依依3.11規定之之權責人人員進行行審查核核准，如如爲程序序文件 , 需需各部門門主管進進行討論論、會簽簽，審查查、會簽簽、核准准之記錄錄應體現現在中。5.4 制制定部門門應將核核准文件件連同一併交交文控中中心，由由其依據據以下規規則統一一編號： - - - - 文件版版本 001 999 文件流流水序號號 0001 9999 文件類類別 公司簡稱: YHH 部門代代號 55.4.1 部部門代號號： 總經經理室 GMM 工程部部 PEE 品管部部 QCC 生産産部 PRR 採購購部 PUU 倉倉管部 MCC 發

5、貨貨部 DCC 人力力資源部部 MRR 55.4.2 文文件類別別： 系統統文件 S 程序序文件 P 指導文文件 W 表單單文件 R 外部部文件 E 55.4.3 版版本說明明：文件件之版本本由011999依次改改版，初初版爲001，改改版依此此爲022、 033、04；表表單版本本直接於於編號中中予以體體現，爲爲最後兩兩位碼，其其他文件件則單獨獨顯示其其版號碼碼。 55.5 所有文文件均由由文控中中心登錄錄於以利管管控。 55.6 文件發發行 5.66.1 初次發發行：文文件初次次發行，由由文控中中心依規規定的分分發範疇疇， 複印相相應份數數後、加加蓋“文件發發行”章後，分分發各部部門，分分

6、發時由由文控中中心於上予以以登記，並並由文件件接收部部門簽收收； 5.66.2 文件補補發：需需求部門門應填寫寫並依下下述情形形予以審審批，交交文控中中心加蓋蓋“文件發發行”章補發發文件，補補發同樣樣應由文文控中心心於上予以以登記，並並由文件件接收部部門簽收收： 55.6.2.11 數量量不足時時：使用用部門文文件數量量不足時時，由需需求部門門主管向向副總經經理申請請核准； 55.6.2.22 文件件遺失時時：使用用部門文文件遺失失時，由由需求部部門主管管向副總總經理申申請核准准，分發發時由文文控中心心于原上予以以標記； 55.6.2.33 文件件損壞時時：使用用部門損損壞時，由由需求部部門主

7、管管向副總總經理申申請核准准，分發發時由文文控中心心于原上記錄錄并收回回損壞文文件。 5.66.3 對外發發行：如如有需要要將公司司文件對對外發行行時，應應由相關關對口部部門填寫寫，經副副總經理理審核同同意後，由由文控中中心於上予以以記錄，由由該對口口部門代代為簽收收，并於於備注中中注明發發行對象象，對外外發行文文件如屬屬向外包包加工商商、供應應商發行行標準類類文件，需需蓋“文件發發行”章，更更改時須須回收再再次發行行；其他他則應加加蓋“參考文文件” 章，變變更版本本時無需需回收。 55.7 文件修修改：5.7.11文件如如因現狀狀發生變變化或因因系統改改善而需需進行修修改時，針針對修改改之內

8、容容應提出出，注明明修改內內容，并并經文件件原文件件審查核核準部門門負責人人審查同同意後，交交文控中中心變動動版本， 并依原原文件的的收回原原文件後後，再按按規定發發行新版版文件；5.7.22 發行新新版本時時，ISO文控中中心應於於中說明明修改情情況，以以標識前前後修改改之重點點。5.8 文件廢止：文件如如因現實實發生變變化而失失去其功功效應予予廢止時時，建議議單位應應提出，注明明廢止原原由， 并經文文件原審審查核準準負責人人審查核核準同意意後，交交文控中中心依原原文件之之 收回原原文件。5.9 文件修改、廢廢止收回回原發行行文件時時，文控控中心應應注意文文件的完完整性，如如因知識識積累或或

9、法規緣緣故而需需保留時時，應加加蓋“廢止文文件，僅僅供參考考”章，回回收情況況應由文文控中心心於予以記記錄。 55.100 文件件總覽表表的發行行：文控控中心依依公司文文件類別別制作并發放放各部門門以供對對照，文文件如有有增減、版版本變動動均應重重新制作作并發放放各部門門。 55.111 外部文文件 5.111.11 外部文文件如需需進行相相應轉換換方可使使用時，依依內部文文件之規規定予以以處理，同同時原外外部文件件交文控控中心保保存，并并登記於於； 5.111.22 外部文文件如可可直接使使用時，由由接收部部門填寫寫規定文文件分發發範圍後後，由該該部門主主管簽署署審查意意見，交交文控中中心予

10、以以管理發發行。 55.122 作廢或或收回文文件之處處理：各各部門收收回之文文件，其其背面可可回收利利用，但但僅可用用於印刷刷使用之之表單，且且應於該該作廢文文字頁面面加蓋“作廢文文件” 章以示示識別。 55.133 原稿保保存：所所有文件件原件均均由文控控中心予予以保存存，如有有修改、廢廢止，該該文件原原稿文控控中心均均應分開開保存，并并加蓋“舊版文文件” 章以示示識別。 55.144 暫時發發行：如如因工作作需要而而需暫時時發行文文件時，文文件可直直接交文文控中心心加“暫時發發行”章發行行，發行行時需注注明有效效期限，到到期自行行失效，無無需回收收。 55.155 表單文文件發行行時可不

11、不加蓋 “文件發發行” 章，以以便各部部門復印印使用；改版時時由各部部門對照照之最新新版本狀狀態使用用最新版版本，原原余留之之舊版空空白表單單自行作作廢。 55.166 文件分分發管理理，各工工作部門門現場使使用、保保管情況況於內部部品質審審查時均均應進行行審查。 55.177 有關文文件管理理之表單單記錄均均應由文文控中心心依質質量記錄錄管理程程序予予以管理理。6. 相關文件6.1 內內部品質質審核管管理程序序6.2 質質量記錄錄管理程程序7. 使用表單7.1文件件制定、修修改、廢廢止申請請單7.2文件件總覽表表7.3文件件分發回回收記錄錄表7.4文件件補發申申請單8. 附件8.1 文文件與

12、資資料管理理流程圖圖8.2 “文件發發行” 章、“參考文文件” 章、“暫時發發行” 章、“作廢文文件” 章、 “舊版文文件” 章、“廢止文文件, 僅供參參考” 章 文件制訂附件一：文文件與資資料管理理流程圖圖 NNo 程序序文件 Yess Noo 會簽 Yees 審查 No Yess 文件編號 / 登錄 核準 No Yess文件發行 申請處理 Yess 適合否否 No 廢止 回收舊文件 Noo督導使用回收 / 分發 審核 Yess附件二 : (各樣章)1. 文件發行章章 22. 參考文文件章3. 暫暫時發行行章 4. 作廢文文件章(暫時發行行有效期期為三個個月)5. 舊版版文件章章 66. 廢止文文件 , 僅供參參考章附件三：文文件格式式