u××实业有限公司内部沟通制度.docx

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1、宝信实业有限公司管理制度标题内部沟通制度文件编号BSGL0011版 次A/1发行日期2004年3月1日页 码共5页 第14页一、总则则1、制定定目的1.1建建立公司司内部正正常、顺顺畅的沟沟通管道道并形成成制度。2、适用用范围2.1公公司内部部涉及到到文件沟沟通、会会议沟通通及其他他形式沟沟通时均均适用。3、管理理权责3.1总总经理室室权责3.1.1总经经理召开开的会议议、公司司例会、临时性性会议的的通知、召集，会会议资料料的准备备,会议记记录，会会议决议议追踪及及呈报；3.1.2总经经理信箱箱（传统统信箱以以及电子子信箱）的的管理，定定期收、呈；3.1.3企业业制度、正式文文件的颁颁布、发发

2、行；3.1.4公司司决议事事项和总总经理指指令的通通知、传传达；3.1.5有关关事务的的联络、协调、催办。3.2各各部门主主管权责责3.2.1出席席要求参参加的会会议、执执行会议议决议；3.2.2根据据会议要要求、上上级指示示或工作作需要，向向所属部部门、员员工传达达会议决决议及公公司的政政策、规规章、要要求等；3.2.3定期或或不定期期向总经经理或分分管副总总作述职职汇报，及及相关业业务状况况的呈报报；3.2.4部门门会议的的通知、召集、会议资资料的准准备、会会议决议议追踪及及呈报；3.2.5有关关事务的的联络、协调、催办。二、内容容4、规定定 4.1总总则公司组织织内部的的正常沟沟通管道道

3、有如下下三种形形式：4.1.1正式式的文件件(含文书书)沟通4.1.2会议议沟通(例行会会议、临临时性会会议)4.1.3非正正式场合合、形式式的沟通通(总经理理信箱、个别交交谈等)4.2文文件(含文书书)沟通4.2.1规章章、制度度类文件件A、规定定各种规规章制度度及作业业程序、作业规规范、操操作标准准并经相相关权责责主管审审核、批批准的正正式文件件，有专专一主题题、格式式化、适适用期长长，一般般不针对对具体个个人、具具体时间间，并在在相应范范围内必必须遵循循的基础础性制度度；B、公司司制订的的制度规规章，由由（总）经经理室颁颁布、发发放。4.2.2联络络、通知知类文书书A、进行行各种具具体事

4、务务联络、通知、交办、指令、呈报等等文书。一般适适用期较较短，针针对性较较具体，适适用期过过后，多多数无保保存价值值或存档档年限短短。另外外，有些些临时性性或试行行性制度度也可采采用此类类形式。B、各部部门之间间、公司司内部之之间具体体事务联联络、协协调、知知会等事事宜办理理都可用用联络络单形形式体现现、传递递。C、上级级主管、上级部部门的事事项通知知、指令令的传达达、发布布,也都可可用联联络单形形式体现现。4.2.3签（呈呈）、报报告、报报表类文文书A、下级级呈报上上级，下下属部门门呈报直直接主管管部门、主管部部门向公公司或总总经理的的述职报报告，专专项工作作汇报、签呈及及各项业业务报表表等

5、，分分为定期期及不定定期的呈呈递；B、须定定期呈报报有：a. 生产计划划报表、生产月月报表、品质分分析报表表、毛利利预算表表、财务务收支预预算、采采购资金金计划表表等；b. 业务部的的业务报报表、销销售及费费用月计计划表及及相关分分析报告告等；c. 财务部的的财务报报表、财财务分析析报告、责任单单位成本本绩效报报告；d. 下级主管管对上级级主管的的述职报报告、工工作报告告。C、不定定期呈报报a. 专项工作作报告；b. 具体事项项呈报核核准的签签（呈）。4.2.4会议议记录类类文书A、各类类会议由由主持人人指定人人员做会会议记录录，（副副）总经经理主持持召集的的会议原原则上由由（总）经经理室负负

6、责会会议记录录；B、对会会议决议议涉及具具体工作作安排，须须确认追追踪结果果，由会会议记录录者形成成决议议事项追追踪表，经经主持人人指定专专人进行行追踪、确认。（副）总总经理主主持会议议的决议议事项的的追踪、确认除除非总经经理另行行指定，原原则上由由（总）经经理室负负责；C、对会会议决议议涉及一一般事项项的规定定须传达达、通知知、知会会的，由由会议记记录者形形成联联络单，经经主持人人签名确确认后，发发放相关关单位人人员；D、重要要会议的的会议议记录，经经主持人人签名确确认后，由由会议记记录者复复印分发发或传阅阅与会人人员或相相关人员员。4.2.5文件件沟通途途径说明明A、审批批、发布布a. 公

7、司性制制度由（总总）经理理室组织织制订，经经相关权权责主管管审核，总总经理批批准后，颁颁布、发发放；b. 各单位部部门内部部制度由由部门在在不与公公司制度度相抵触触的前提提下提出出或组织织制订，经经部门经经（副）理理审核，总总经理批批准后，颁颁布、发发放；报批前前须送（总总）经理理室会审审，确认认同公司司相关制制度无矛矛盾、抵抵触。c. 发出的“联络单单”须经发发出部门门（单位位）主管管签章确确认并抄抄送（复复印）上上二级主主管，须须回复者者须经受受文部门门（单位位）主管管签章确确认，并并抄送（复复印）其其上二级级主管；d. 对会议记记录类的的文书按按本制度度4.22.4.条款执执行；e. 对

8、须张榜榜公布的的公告、任命、通知等等文书发发布前：由（总）经经理室负负责审稿稿，必要要时，上上呈总经经理审阅阅(核)方可；f. 所有签（呈呈）报告告、报表表均需层层呈至上上二级主主管。B、发放放记录 a.对传阅阅的文件件、文书书，由发发放部门门要求传传阅对象象在传传阅记录录表签签章记录录；b.对正正式发放放文件，由由发放部部门要求求收件者者在文文件分发发记录表表上签签收登录录；c.对联联络单、决议议事项追追踪表等等的文书书，必要要时，发发出部门门可要求求收文者者在文文件分发发记录表表签收收登录，收收文者不不得拒签签，拒签签者予以以记过处处分。C、传递递规定a. 文文件传递递采用专专门的文文件夹

9、传传递，文文件夹外外除有“部门门专用”字样外外，用不不同颜色色色标区区分文件件性质；b. “急件”使用红红色色标标，“密件”使用白白色色标标，一般般性呈阅阅文件使使用黄色色色标，部部门间传传递文件件或部门门内传阅阅文件采采用绿色色色标；c. 收收文者在在接收来来文后需需在规定定的时间间内着手手处理文文件中的的相关事事宜，其其中“急件”时限为为1小时时，其他他文件为为4小时时；D、文件件存档由由（总）经经理室负负责，所所有颁布布、发放放的文件件必须存存档一份份。4.3会会议沟通通4.3.1会议议类别A例行行性会议议； BB临时时性会议议。4.3.2例行行性会议议NO单位会议名称称周期会议目的的时

10、间地点主持人参加人员员01总公司月度经营营会议月1、 检讨总结结上月经经营、管管理状况况，分析析绩效指指标完成成情况2、 设定下月月经营、管理重重点，拟拟出工作作计划与与重大决决议3、 公司重大大经营、管理决决策讨论论或发布布每月第一一个星期二晚晚7：000佳诚公司司大会议议室总经理总经理直直属各公公司、各各部门主主管以及及董事长长、总经经理指定定人员02总公司月度干部部会议月每月第一一个星期五晚晚7：000佳诚公司司大会议议室总经理各科（室室）主管管或其职职务代理理人，以以及总经经理指定定参加人人员03资金部财务会议议周总结、分分析总公公司及各各公司财财务状况况每周六总公司四四楼会议议室董事

11、长资金部及及各公司司会计人人员04宝诚公司司早会周宣传、颁颁布有关关事项每周一早早上8:30宝诚公司司办公室室副总经理理宝诚公司司全体员员工05宝诚公司司业务会议议周总结上周周经营状状况及本本周工作作计划每周一早早上宝诚公司司办公室室副总经理理宝诚公司司全体员员工06弘通公司司早会周工作安排排每周一、周三、周五早早上8:00弘通公司司会议室室进出口部部主管进出口部部全体员员工07弘通公司司检讨会周业务与财财务沟通通检讨每周六弘通公司司会议室室副总经理理进出口部部/财务务室主管管08佳诚公司司早会周总结上周周工作，明明确改善善方向，提提出建议议 周一早上上7:30佳诚公司司办公室室门前各部门主主

12、管轮流流佳诚公司司全体员员工09佳诚公司司产销协调调会议周增强部门门之间信信息沟通通，提升升配合度度周一下午午4：000佳诚公司司大会议议室业务部主主管助理科长长（含）以以上及总总经理指指定人员员10佳诚公司司客服经营营检讨会会月相互交流流，检讨讨和改善善客户服服务指定时间间佳诚公司司大会议议室业务部主主管指定人员员4.3.3临时时性会议议由总经经理或相相关权责责主管依依需要时时动议召召集4.3.4会议议管理A、例行行性会议议如有变变更原则则上应提提前半个个工作日日通知，如如无变更更则不另另行通知知；B、临时时性会议议原则上上应至少少提前11小时通通知参加加人员；C、会议议参加者者必须准准时出

13、席席并签到到，因故故无法到到会者,事先须须向主持持人请假假并取得得许可，或或派代理理人出席席(代理人人应向主主持人报报备)，迟到到、早退退者须向向主持人人报备,取得谅谅解及同同意；D、会议议应事先先明确主主题，与与会人员员应依据据本职工工作做好好各种准准备(包括资资料、数数据)；E、主持持人应控控制会议议时程，尽尽量在规规定的时时间内结结束会议议；F、会议议决议的的落实实实施情况况，应作作为下次次会议议议题之一一；G、会议议记录按按本制度度4.22.4条条款执行行。4.4非非正规场场合、形形式的沟沟通4.4.1由（总总）经理理室设置置总经理理信箱，并并负责定定期的收收集、呈呈递总经经理；4.4

14、.2除工工作接触触外，各各级主管管应定期期或不定定期与下下属进行行交谈沟沟通，以以增进彼彼此了解解，掌握握各层次次人员的的动态信信息，帮帮助决策策层把握握方向，适适当准确确地制定定相关政政策，原原则上：A、总经经理、部部门经（副副）理等等直接部部属每个个月应有有一次交交谈沟通通，总经经理同下下二级部部属，每每季度应应有一次次交谈沟沟通；B、经（副副）理同同直接部部属每周周应有一一次交谈谈、沟通通，同其其他部属属每月应应有一次次交谈、沟通。5、参考考资料5.1人人事管理理制度6、附件件6.1内内部联络络函6.2签签呈6.3会会议记录录6.4工工作事项项追踪表表6.5传传阅记录录表6.6文文件分发

15、发回收记记录表东 莞 宝 信信内 部 联 络络 函联络事项项：受文者CC知会会单位发文者核示核发 跨部门门 部门内内 全公司司 单位位核准：_ 主管管_生效日期期奉效准日日生效年 月月 日日签 呈呈上级主管意见签名/日日期：会 议议 记记 录录会议名称称地 点点会议时间间主持人核准审核记录出席人员员缺席人员员及缺席席原因会议议程程及发言言内容第 页，共共 页工 作 事 项项 追 踪 表表项次工作事项项责任人工作目标标要求追踪人进度结果果追踪备注核准： 审核核： 作成成：传阅记录录表发文单位位：文件编号号文件（资资料）名名称版本/版版次传阅内容要求阅读人意见栏文件分发发回收记记录表项次文件编号号文件（资资料）名名称版本/版版次收文单位位收文者份数发文日期期回收单位位回收者回收日期期