人力资源文书档案学6745.docx

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1、第一节文书和和档案一、文书书、文件件、档案案文书，就就是人们们在实际际事务活活动中为为了凭证证、记载载、公布布和传递递等的需需要而形形成和使使用的内内容系统统、体式式特定的的文字材材料。 文件，是是由机构构或个人人在其活活动的开开始、进进行和结结束过程程中所产产生或接接收的记记录信息息，该记记录信息息由足以以为其活活动提供供凭证的的内容、背景和和结构而而构成，而而不管记记录的形形式或载载体如何何国际档档案理事事会电子子文件委委员会问题：文件生命命周期理理论“在文件件管理的的领域内内像在人人类遗传传学的领领域内一一样，也也能够发发现节制生生育它帮助助确定何何种文件件应该打打入火化化炉的地狱，何种

2、种文件应应该升入入某个档档案馆的的天堂，或者者，偶尔尔让它先先到某个个文件中中心的炼狱或挽留所所去呆一一个时期期。”文件在不不同的运运动阶段段内呈现现不同的的价值，因因而要采采用不同同的存放放地点和和不同的的管理方方式来处处置文件件。 现现行期 半半现行期期 非现现行期 现行价价值 凭证价价值 历史史研究价价值 (形成使使用文件件部门) (文文件中心心或档案案室) (历历史档案案馆)二、档案案的定义义、种类类及价值值 清清太宗文文皇帝实实录在在崇德三三年（公公元16638年年）正月月甲午日日的记载载 “他物皆皆记档案案，独金金数未经经登记” （王王金玉，王王永.档档案词源源新证.中国档档案）杨

3、杨宾的柳柳边纪略略(117077年)说说：“边外文文字，多多书于木木，往来来传递者者曰牌子子，以削削木牌故故也，存存贮年久久者曰档档案，曰曰档子，积积累多，皮皮条挂壁壁若档故故了。然然今文字字之书于于纸者，亦亦呼为牌牌子，档档子矣。”“档案”一词显显然并没没有一个个不可更更动而必必须优先先采用的的、最终终的、最最完备的的定义，它它的定义义可以在在不同的的国家作作不同的的修改，以以适应不不同的需需要。 （美美）谢伦伦伯格档案，是是在执行行法律和和处理事事务中制制成或收收到的因因具有永永久价值值而保存存起来的的文件的的有机体体，包括括文稿、簿册、地国、录音带带和其他他文献材材料在内内。美国国大百科

4、科全书任何自然然人或法法人，任任何国家家机关或或组织，任任何私人人机构或或部门，在在自身活活动中产产生或收收到的文文件整体体，不管管其形成成日期、形式和和制成材材料，都都是档案案法兰兰西共和和国档案案法本法所指指的档案案，是指指过去和和现在的的国家机机构、社社会组织织以及个个人从事事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等等活动直直接形成成的对国国家和社社会有保保存价值值的各种种文字、图表、声像等等不同形形式的历历史记录录中华华人民共共和国档档案法（一）定定义 档案案是国家家机构、社会组组织和个个人在社社会实践践活动中中形成的的，保存存备查的的文字、图像、声音及及其他各各种形式式的原始始记录

5、。 档案是各各种机关关组织和和个人在在其特定定的社会会活动中中形成的的 档案是保保存备查查的历史史文件-档案的形形式是多多种多样样的 档案是原原始的历历史记录录-档案是保保存备查查的历史史文件：使用完毕毕或办理理完毕的的文件才才能作为为档案具有查考考利用价价值的文文件才有有必要作作为档案案保存按照一定定规律保保存起来来的文件件才能最最后成为为档案注意：资资料与档档案的区区别一般说来来，凡是是对人们们研究、解决某某一问题题有一定定价值的的所有相相关信息息均可称称为资料料，而无无论其具具体是什什么，文文书、档档案、图图书、报报刊、文文章、录录音录像像乃至文文物等，只只要对于于人们研研究解决决某一问

6、问题有信信息支持持价值，都都可看成成是资料料。档案可以以被看作作资料，但但资料不不能作为为档案看看待并使使用。（二）档档案的种种类、纸质档档案、非非纸质档档案2、文书书档案、科技档档案与专专门档案案文书档案案科技档案案.工程程档案：竣工图图专门档案案：人事事档案3、历史史档案（旧旧政权档档案、革革命历史史档案） 与与现行档档案奏折旧政权档档案旧政权档档案革命历史史档案（三）档档案的基基本价值值案例：东京巨额额遗产案案追踪赵欣欣伯赵碧碧琰赵宗宗阳（赵赵重光）第三帝帝国的兴兴亡纳粹德德国史美国记记者威威廉.夏夏伊勒凭证价值值参考价值值问题：档案案真实性性指什么么：档案是真真实的历历史记录录？档案内

7、容容的真实实？档案内容容的真实实等于记记录形成成者观点点的正确确？汪伪档案案中的罪罪恶一页页第二节节文书书工作与与档案工工作注意：文文书学与与档案管管理学的的传统理理论认为为：以归归档为界界，归档档以前是是文书处处理工作作，归档档以后便便开始了了机关档档案管理理工作。 一、文书书工作文文书工作作，也称称文书处处理工作作，是指指文书的的形成、处理和和管理等等一系列列互相衔衔接的程程序和手手续。文书处理理主要内内容文书的制制作形成成（拟稿稿、审核核、签发发、复核核、缮印印、校对对、盖章章等）文书的传传递（收收发、登登记、分分发、传传送等）文书的办办理（拟拟办、批批办、承承办、催催办、查查办等）文书

8、的管管理（保保管、保保密等）文书的整整理归档档或销毁毁文书工作作机构及及其组织织形式集中形式式除承承办外，其其他环节节集中由由办公厅厅（室）统统一处理理。分散形式式由办办公室（厅厅）和各各业务单单位的文文书部门门或专职职、兼职职的文书书人员来来分工负负责。二、档案案工作通通常所说说的档案案工作，是是指档案案室和档档案馆所所从事的的档案业业务工作作，即用用科学的的原则和和方法管管理档案案 。档案管理理工作从从理论上上划分为为两个基基本方面面： 实实体管理理 档档案内容容信息的的开发利利用档案工作作基本内内容包括括以下八八项：档案案的接收收和征集集档案案的整理理档案案价值鉴鉴定档案案保管档案案编目

9、与与检索档案案编辑与与研究档案案利用服服务档案案统计简简称收集集、整理理、鉴定定、保管管、检索索、编研研、利用用和统计计工作。 档案工作作机构档案实体体管理机机构：（11）档案案室 、档案信信息中心心（22）档案案馆（33）文件件中心（44）档案案寄存中中心 （55）档案案事务所所档案行政政管理机机构 如:档档案局 组织内档档案工作作机构的的组织形形式:分分立型、综合型型。三、文档档一体化化系统文档一体体化，就就是从文文件和档档案工作作全局出出发，实实现从文文件生成成制发到到归档管管理的全全过程控控制。课程内容容：文书处理理工作文件整理理归档工工作档案整理理工作档案保管管工作档案检索索工作档案

10、开发发利用工工作声像档案案的管理理电子档案案的管理理参考书籍籍：赵映诚：文书工工作与档档案管理理.高等等教育出出版社陈祖芬：职业秘秘书资料料与档案案管理教教程.清清华大学学出版社社靳古隆：机关文文书与档档案管理理模拟训训练.陕陕西旅游游出版社社陈琳：档档案管理理技能训训练.机机械工业业出版社社孙淑扬、邱晓威威：档案案计算机机管理教教程.中中国人民民大学出出版社刘家真：电子文文件管理理理论与与实践.科学出出版社第一章文书处处理工作作文书处理理工作，是是指文书书的形成成、处理理和管理理等一系系列互相相衔接的的程序和和手续。登记收文登记记簿填写文件件处理单单宏远电机机股份公公司公文文处理单单交办公室

11、室主任拟拟办宏远电机机股份公公司公文文处理单单交王总批批示宏远电机机股份公公司公文文处理单单将通知交交信息中中心李主主任，请请他负责责办理（承承办）。5月100前催办办一次李主任会会议后填填好办理理结果、日期和和其他有有关内容容，和文文件一起起送回陈陈秘书归档整理理取回后送送机要室室盖章填写发文文登记簿簿发文登记记簿一、文书书处理工工作主要要程序收文程序序：签收收、登记记、拟办办、批办办、承办办、传阅阅、催办办、查办办、整理理归档等等程序。发文文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归归档等程程序。第二节 文书处处理具体体程序简简介一、签收收秘书书在送来来的文文书投递

12、递单或或送文文登记簿簿上签签字，需需要认真真核对和和清点。二、登记记文文件登记记是机关关管理与与保护文文件的一一种工具具，用它它记录文文件的收收进、发发出和运运转情况况，统计计文件的的数量和和检查文文件的处处理周期期。收收文和发发文一般般应分别别进行登登记，密密件和平平件应分分开登记记。登记记的形式式有簿式式、卡片片式和联联单式。簿式登登记易于于保存，是是一种普普遍使用用的登记记形式。 三、分发发与传阅阅 分发发是指文文书工作作人员将将文件分分送给有有关领导导人、有有关部门门或承办办人员。 传阅指指单份或或份数不不多的文文件，需需要经许许多位领领导人和和部门阅阅知与处处理时，由由文书工工作人员

13、员组织先先后在他他们中间间传递和和阅读工工作分发给本本机关领领导人和和各部门门的文件件，均应应履行签签收手续续。 注意：传阅工作作应以负负责组织织传阅的的文书工工作人员员为中心心点，各各个阅文文对象收收退文件件均应直直接与组组织传阅阅的文书书人员联联系，以以利保密密和安全全。传阅工作作必须建建立登记记手续，阅阅文人应应在阅读读文件后后签全名名和签注注时间。 四、拟办办与批办办 拟办是是部门或或承办人人对于某某份文件件准备如如何办理理所提出出的初步步意见，以以供机关关领导人人或有关关负责人人审核定定夺。拟拟办的意意见，相相当于一一种请求求或建议议。案例：拟办者“来文内内容违背背文件件精神，不不宜

14、批准准。 刘刘 ， 年月日”“此件提提法不妥妥，建议议慎重处处理。王王 ， 年月日。”“该件反反映问题题不清楚楚，也不不全面，不不宜做明明确批示示。建议议领导实实地调研研一次，或或请处再了了解一下下。刘 ， 年月日。”程序性拟拟办与实实质性拟拟办“请 同志志阅。 张， 年月日。”“该件反反映问题题不清楚楚，也不不全面，不不宜做明明确批示示。建议议领导实实地调研研一次，或或请处再了了解一下下。刘 ， 年月日。”拟拟办多由由具体的的承办人人、秘书书部门负负责人、业务部部门的负负责人承承担。拟拟办的意意见应写写在“文书处处理单”上。 批办是机机关领导导人或部部门负责责人，就就某份文文件应如如何处理理

15、，对有有关承办办部门或或承办人人所作出出的批示示意见。批办意见见宜写在在“文书处处理单”上。批办这一一程序，在在次序安安排上有有两种： 一一是先批批办后交交承办人人承办 一一是先由由承办人人拟办，然然后批办办五、催办办、查办办 文文件的催催办、查查办工作作指的是是对于需需要办复复的文件件，根据据缓急情情况和承承办时限限的要求求，适时时对承办办工作进进行督促促检查，以以防止积积压和延延误。六、发文文审核与与签发 审核核（核稿稿）是由由秘书部部门负责责人或单单位领导导人对拟拟好的文文稿进行行审查、核对、修改，为为签发作作好准备备。审核核是文书书处理的的关键环环节之一一，也叫叫做“把口”或“把关”。

16、（一）审审核要做做到“六查”：1.查是是否需要要行文，以以什么名名义行文文，是否否符合行行文规则则要求；注意：行行文制度度的基本本规则 分清隶属属关系，领领导与被被领导关关系。 党党、政、工、青青、妇等等不同系系统机关关之间，无无论级别别如何悬悬殊，都都是不相相隶属关关系。行行文关系系，是发发文机关关与收文文机关之之间依据据组织辖辖属和职职权范围围而形成成的关系系。根根据系统统和级别别两个因因素可以以把社会会各机关关间形形形色色的的行文关关系归结结为三类类：隶属：领领导与被被领导，指指导与被被指导，决决定因素素就是同同一系统统的不同同级别。平级：同同一系统统相同级级别；不不同系统统的相同同级别

17、。不相隶属属：不同同系统的的不同级级别机关关之间的的关系。 党党委、政政府的办办公厅(室)根根据本级级党委、政府授授权，可可以向下下级党委委、政府府行文；其他部门门和单位位，不得得向下级级党委、政府发发布指令令性公文文或者在在公文中中向下级级党委、政府提提出指令令性要求求。需经政府府审批的的具体事事项，经经政府同同意后可可以由政政府职能能部门行行文，文文中须注注明已经经政府同同意。 党委、政政府的部部门在各各自职权权范围内内可以向向下级党党委、政政府的机机关部门门行文。党委、政政府的部部门依据据职权可可以相互互行文。部门内内设机构构除办公公厅（室室）外不不得对外外正式行行文案例中地地委统战战部

18、该怎怎样行文文才是合合适的，才才能实现现目的？ 一是向向地委请请求以地地委或地地委办公公室名义义向各县县（市）委委发文并并起草代代拟稿； 二是地地委统战战部行文文指示各各县（市市）委统统战部提提出贯彻彻落实意意见报县县（市）委委批准。 一般不得得越级行行文，特特殊情况况需要越越级行文文的，应应当同时时抄送被被越过的的机关。上行文行行文方式式： 行行文方式式，是将将文书运运行到终终极收文文机关的的方式。 逐级行行文- 越级行行文 多级行行文关于将将我市列列入全国国“优化资资本结构构”试点城城市的请请示（德德阳市政政府向四四川省政政府行文文，请求求报转国国务院审审批）下列几种种特殊必必要情况况下，

19、才才可超级级向上行行文：由于情况况特殊紧紧急，逐逐级上报报会延误误时机造造成损失失的问题题；上级机关关交办的的并指定定越级直直接上报报的事项项；对直接上上级机关关进行检检举、控控告的问问题；直接上下下级机关关之间有有争议而而无法解解决的事事项；需要直接接询问、联系的的极个别别的具体体问题等等。涉及多个个部门职职权范围围之间未未协商一一致的，不不得向下下行文；擅自行行文的，上上级机关关应当应应当责令令其纠正正或者撤撤销。同级党政政机关、党政机机关与其其他同级级机关必必要时可可以联合合行文。同级党党的机关关、同级级政府、同级政政府各部部门、上上级政府府部门与与下一级级政府可可以联合合行文；政府及及

20、其部门门与同级级党委或或军队机机关及其其部门可可以联合合行文；政府部部门与同同级人民民团体和和具有行行政职能能的事业业单位、公司也也可以联联合行文文。向上级机机关行文文，原则则上主送送一个上上级机关关，根据据需要同同时抄送送相关上上级机关关和同级级机关，不不抄送下下级机关关。“请示”应一文文一事。不得在在报告等等非请示示性公文文中夹带带请示事事项。除除上级机机关负责责人直接接交办的的事项外外，不得得以本机机关名义义向上级级机关负负责人报报送公文文，不得得以本机机关负责责人名义义向上级级机关报报送公文文。2.查文文稿内容容与法律律、法规规和政策策及上级级政府的的有关规规定是否否一致，与与平行机机

21、关和本本部门的的已有的的规定是是否矛盾盾；3.查涉涉及其他他部门或或地区职职权范围围的问题题是否协协商一致致并经过过会签； 如如：撞车车与顶牛牛4.查要要求和措措施是否否明确具具体，切切实可行行；5.查文文字表达达是否准准确、简简练、条条理清楚楚，标点点使用是是否正确确，文字字书写是是否规范范；6.查公公文格式式是否符符合规定定。 注意：“收到下下级机关关上报的的需要办办理的公公文，文文秘书部部门应当当进行审审核。”行行政机关关公文处处理办法法签签发指机机关领导导人对文文稿的最最后审定定、签字字发出。一一般由主主要领导导人或具具体分管管的副职职领导人人签发，也也可由秘秘书长、办公厅厅（室）或或

22、部门负负责人签签发。联联合发文文或内容容涉及其其他部门门的公文文，要实实行会签签。签签发时应应在发文文稿纸的的签发一一栏写明明意见，签签署姓名名、日期期。签签发人对对文稿的的内容和和行政效效力负责责。七、其其它复核、缮缮印、校校对、用用印、留留注、整整理归档档等。一、归档档文件的的整理与与归档归档文件件的整理理与归档档是文书书工作的的最后一一个环节节。 归档文文件的整整理是指指将处理理完毕、具有一一定查考考利用价价值的、应作为为档案保保存的文文件材料料，按照照它们在在形成过过程中的的联系，以以“卷”或以“件”为单位位进行整整理使之之有序化化的过程程。立立卷整理理按按“件”整理 归档，狭狭义的概

23、概念指文文书部门门将系统统整理好好的文件件（案卷卷或案盒盒）定期期移交给给本单位位档案室室，以便便集中保保管。在在我国归归档工作作已成为为一项制制度，即即通常所所说的“归档制制度”。 注意：文文书学与与档案管管理学的的传统理理论认为为：以归归档为界界，归档档以前是是文书处处理工作作，归档档以后便便开始了了机关档档案管理理工作。 、文件整整理归档档的范围围 1、一一般情况况下整理理归档文文件范围围 注意：是是否与本本单位工工作有关关；是否否有保存存价值。上级来文文本单位形形成的各各种文件件 下级报送送的文件件 其它文件件 （不不相隶属属单位、平级单单位等来来文）2、不归归档的文文件范围围未定稿的

24、的文件和和一般性性文件的的历次修修改稿上级任免免、奖惩惩非本单单位工作作人员的的文件，普普发供参参阅、不不办理的的文件无查考利利用价值值的事务务性、临临时性文文件来访者的的介绍信信非隶属单单位发来来的不需需要办理理的文件件重份文件件无特殊保保存价值值的信封封 等等3、不同同系统、不同单单位应根根据自身身情况制制定本单单位的“文件归归档范围围”、“文件保保存期限限表”或“文件废废弃规定定”注意： 确确定文书书整理归归档的范范围，应应以国家家档案局局20006年112月118日，第第8号令令发布的的机关关文件材材料归档档范围和和文书档档案保管管期限规规定- （119877年122月颁发发的关关于机

25、关关档案保保管期限限的规定定和 机关关文件材材料归档档和不归归档的范范围 已废止止 ）的的基本思思想为指指导，结结合本机机关形成成档案的的实际情情况来确确定。 三、归档档文件整整理的步步骤和方方法（一）编编制分类类方案类类目 分类类方案是是文件整整理归档档的计划划，是根根据组织织工作活活动的规规律，在在研究组组织的工工作性质质、职权权范围、内部组组织机构构及分工工情况的的基础上上，预测测每年可可能形成成的文件件，按照照文件整整理的原原则拟制制出来的的归档文文件的类类别和条条目。档案分类类，是指指全宗内内归档文文件的实实体分类类，即将将归档文文件按其其来源、时间和和内容和和形式等等方面的的异同，

26、分分成若干干层次和和类别，构构成有机机体系的的过程。 注意： 每年年形成的的文件材材料只能能组合成成 100 个左左右案卷卷的小单单位 , 也可可以不分分类。 1、基本本分类方方法(分分类的单单一标准准)。现行机机关常用用的档案案分类方方法(分分类的标标准)(1) 年度度分类法法判定定下述文文件应分分别归入入哪一年年度立卷卷。注意意：跨年年度文件件的立卷卷归属年年新的规定定跨年度一一般应以以文件签签发日期期为准。对于计划划、总结结、预算算、统计计报表、表彰先先进以及及法规性性文件等等内容涉涉及不同同年度的的文件，统统一按文文件签发发日期判判定所属属年度。跨年度形形成的会会议文件件归入闭闭幕年。

27、跨年度办办理的文文件归入入办结年年。当形成年年度无法法考证时时，年度度为其归归档年度度，并在在附注项项加以说说明。P96旧旧的规定定一般文文件放在在写成年年来立卷卷。如果果是年终终写成，在在第二年年初批准准、通过过和发出出的，则则可放在在批准和和通过的的年度立立卷。对年度度计划、总结、报表、预算、决算一一类文件件，由于于它们的的时间针针对性很很强，一一般要放放在针对对年度来来立卷。跨年度度的或多多年的计计划，如如五年计计划、三三年计划划等，放放在开始始的年度度立卷；跨年度度或多年年的总结结，则放放在最后后的年度度立卷。经过跨跨年度处处理完毕毕的文件件或案件件，可放放在办毕毕或结案案的一年年立卷

28、。如第一一年末来来文到第第二年年年初才办办完的，可可以放在在第二年年度立卷卷。跨年度度的请示示与批复复，放在在复文年年立卷，没没有复文文的放在在请示年年立卷。为某项项工作或或某次会会议收集集的有关关文件材材料，不不按文件件原来的的写成年年度或内内容针对对年度，而而应放在在使用的的年度立立卷。即即作为附附件、参参考材料料或会议议印发的的学习资资料，应应考虑与与该项工工作或该该次会议议的文件件一起立立卷。跨三年年以上的的工作、工程建建设等形形成的文文件，如如数量不不多，可可把从开开始到结结束的文文件材料料立在一一起。数数量大的的，也可可以分开开年度立立卷，但但全部材材料一般般应集中中在一起起保管。

29、转发或或批转的的文件，应应按转发发时间立立卷；被被批转的的文件原原件，在在原件作作者单位位仍按原原来文件件的写成成年度立立卷。因工作作需要临临时设立立的机构构，存在在时间不不长，文文件又比比较少，工工作虽跨跨年度，也也可不分分年度立立卷，放放在工作作结束年年度或工工作活动动的主要要年度立立卷。2) 组组织机构构分类法法它是是按机关关内部的的组织机机构对档档案分类类。一个个机关内内部的每每一个组组织机构构名称，就就是档案案的一个个类名 。适用于： 内部组组织机构构比较稳稳定、分分工明确确的机关关。 主要用用于对文文书档案案的分类类。 注意：类别的的顺序如如：按先先党、工工、团后后行政，先先综合性

30、性办公部部门后专专业部门门，先主主要部门门后次要要部门的的方法排排序。对跟几几个机构构都有关关的文件件材料确确定归类类范围。(3) 问题分分类法它它指按照照档案 ( 文文件材料料 ) 内容所所说明的的问题 ( 事事由、主主题 ) 进行行分类。一一般是参参照内部部机构的的不同职职能按问问题分类类。 若档案案数量不不太多 , 职职能相近近的内部部机构的的档案 ( 文文件材 料 ) 可合合并为一一类问题题。 若档案案数量太太多，可可在各类类下仍按按问题设设置属类类。适适用于： 机构构小，内内部机构构只有简简单分工工，各机机构的职职责范围围界限划划分不太太清楚，工工作常有有交叉； 一一些大中中型机关关

31、的内部部机构不不稳定，变变动频繁繁且较大大。 主要要用于对对文书档档案的分分类。（4）型型号分类类法，即即按产品品或设备备的各类类与型号号来划分分单位的的产品档档案或设设备档案案的类目目。（5）课课题分类类法，即即按独立立的研究究课题（或或称专题题）来划划分科研研档案的的类目。（6）工工程项目目分类法法，即按按独立的的基建工工程来划划分基建建档案的的类目。（7）专专业性质质分类法法，即按按档案内内容所涉涉及和反反映的专专业性质质来划分分档案的的类目。（8）档档案形式式分类法法，即按按档案文文件的外外形、名名称及制制作载体体等来划划分档案案的类目目。2. 复复式分类类法一一般机关关大多采采用复式

32、式分类法法。复式式分类法法，指把把两种以以上基本本分类法法结合起起来的分分类方法法。机机关档案案工作业业务建设设规范第第四条规规定：“分类一一般采用用年度一一组织机机构（问问题）进进行分类类。”（1）年年度组组织机构构分类法法119855年党党办纪检委委l9886年党办纪检检委若各各部门内内档案数数量大，可可按组织织机构或或问题设设置三级级类目，多多数机关关采用“年度机构问题”复式分分类法。(2) 年度一一问题分分类法3.结合合保管期期限的分分类方法法文文书档案案，按照照结合保保管期限限的复式式分类方方法进行行分类。“期限年度”分类法法 119855年 119855年永久 19886年 长长期

33、 19886年 119855年短期 19886年“年度期限机构（或或问题）”分类法“期限年度机构（问问题）”分类法法 （二二）初步步整理即平时整整理。（三）系系统整理理立卷按“件”整理（四）归归档第二节 文文书立卷卷的原则则与方法法一、立卷卷的概念念 立卷，是是指将已已经办理理完毕的的，具有有一定查查考利用用价值的的文件材材料，按按照它们们在形成成过程中中的联系系和一定定的规律律组成案案卷。 案卷，也也称卷宗宗，是经经过系统统整理的的具有共共同特征征、紧密密联系的的若干文文件材料料的组合合体 立卷卷所组成成的案卷卷是传统统文书档档案管理理的基本本保管单单位和统统计单位位凡是需要要立卷的的文件，

34、必必须按照照文件在在自然形形成过程程中的联联系和一一定的规规律组成成案卷。二、文书书立卷的的原则 文书书立卷必必须遵循循的原则则是：保持文件件之间的的历史联联系便于保管管和利用用区分保存存价值(一) 保持文文件材料料之间的的有机联联系 文件材料料在内容容特征方方面的联联系 文件材料料在责任任者或形形成者特特征方面面的联系系 文件材料料在时间间特征方方面的联联系文件材料料在文种种、载体体等形式式特征方方面的联联系 文件材材料的地地区特征征方面的的联系 文件材料料的通讯讯者特征征方面的的联系 (二) 便于保保管和利利用分类整理理文件材材料进行行立卷案卷厚薄薄适度。最薄的的案卷不不宜少于于 200

35、页 , 最最厚的案案卷不宜宜多于 2000 页。使用“互互见法”针对文件件材料的的特点立立成“活卷”或“死卷”（三）应应当区分分文件材材料的保保存价值值 根根据国家家档案局局19887年112月44日颁发发的关于于文书档档案保管管期限的的规定，案案卷应划划分为永永久、长长期（116550年）和和短期（115年以以下）保保存三种种保管期期限。文书档案案保管期期限表 (19987年年）7、本机机关召开开会议的的文件材材料7.1本机机关召开开的工作作会议和和重要的的专业会会议文件件材料77.1.1通知知、名单单、日程程、报告告、讲话话、决议议、决定定、纪要要、重要要的声像像材料 永久77.1.2典型

36、型材料、代表发发言、简简报 长长期7.1.33小组会会议记录录、参考考材料 短期220066年新规规定为永永久和定定期。定定期为330年和和10年年。 永久保管管的文书书档案主主要包括括：（一）本本机关制制定的法法规政策策性文件件材料；（二）本本机关召召开重要要会议、举办重重大活动动等形成成的主要要文件材材料；（三）本本机关职职能活动动中形成成的重要要业务文文件材料料；（四）本本机关关关于重要要问题的的请示与与上级机机关的批批复、批批示，重重要的报报告、总总结、综综合统计计报表等等；（五）本本机关机机构演变变、人事事任免等等文件材材料；（六）本本机关机机构房屋屋买卖、土地征征用，重重要的合合同

37、协议议、资产产登记等等凭证性性文件材材料；（七）上上级机关关制发的的属于本本机关主主管业务务的重要要文件材材料；（八）同同级机关关、下级级机关关关于重要要业务问问题的来来函、请请示与本本机关的的复函、批复等等文件材材料。 定期保管管的文书书档案主主要包括括：（一）本本机关职职能活动动中形成成的一般般性业务务文件材材料；（二）本本机关召召开会议议、举办办活动等等形成的的一般性性文件材材料；（三）本本机关人人事管理理工作形形成的一一般性文文件材料料；（四）本本机关一一般性事事务管理理文件材材料；（五）本本机关关关于一般般性问题题的请示示与上级级机关的的批复、批示，一一般性工工作报告告、总结结、统计

38、计报表等等；（六）上上级机关关制发的的属于本本机关主主管业务务的一般般性文件件材料；（七）上上级机关关和同级级机关制制发的非非本机关关主管业业务但要要贯彻执执行的文文件材料料；（八）同同级机关关、下级级机关关关于一般般性业务务问题的的来函、请示与与本机关关的复函函、批复复等文件件材料；（九）下下级机关关报送的的年度或或年度以以上计划划、总结结、统计计、重要要专题报报告等文文件材料料。 保保存时间间的计算算方法，一一般是从从文件产产生后的的第二年年起计算算，有些些特殊文文件和专专门文件件可以从从其失效效、结案案后算起起。 机机关形成成的人事事、基建建、会计计及其他他专门档档案保管管期限，国国家另

39、有有规定。 各机关在在使用国国家档案案局制定定的文文书档案案保管期期限表时时，不可可机械套套用，应应当结合合本机关关的实际际情况，编编制出本本机关或或本系统统的档案案保管期期限表，经经本机关关领导人人审查批批准后执执行，并并报同级级档案行行政管理理部门备备案。 三、文书书立卷的的方法 1、根根据文件件的特征征立卷。 根根据文件件本身的的特征组组合案卷卷是公文文立卷的的主要方方法。“六个特特征”立卷法法问问题特征征、时间间特征、文种特特征、作作者特征征、地区区特征和和通讯者者特征。将将文件按按这六个个特征进进行组卷卷，称为为“六个特特征”立卷法法 （1）按按问题特特征立卷卷海滨市市教委关关于加强

40、强学生思思想工作作的指示示；育才学学校关于于当前学学生思想想状况的的调查报报告；育才学学校关于于加强学学生思想想工作的的决定。共共同特征征：同一一个问题题 “关于学学生思想想工作”。案案卷的标标题：海海滨市教教委、育育才学校校关于学学生思想想工作的的指示、调查报报告、决决定。问问题特征征是指文文件材料料的内容容所反映映的问题题、事物物、事件件、人物物、工作作性质等等具有的的共同特特点。关于于处理某某某贪污污盗窃案案件的文文件材料料关于于某工厂厂扩建购购买设备备问题的的文件材材料。某大学学关于评评定老师师业务职职称问题题的文件件材料。关于于统战工工作的文文件材料料思考：按按问题特特征立卷卷，在立

41、立卷工作作中已经经成为一一种常用用的、主主要的立立卷方法法。有人人主张立立一事一一卷的“小卷”。为什什么在机机关的实实际立卷卷工作中中，按问问题特征征立成的的案卷占占多数呢呢？一是方方便查调调档案。二是按按问题特特征立卷卷有很大大的灵活活性。举例：关于于中小学学教育问问题的文文件市人人民政府府的文教教办公室室立一个个关于中中小学教教育问题题的文件件案卷。市教教育局分立成成人事调调配、教教学情况况、学生生思想教教育、财财务管理理、勤工工俭学活活动等若若干案卷卷（2）按按时间特特征立卷卷。时时间特征征是指文文件形成成的时间间和文件件内容所所针对的的时间。现现行机关关的公文文立卷，一一般都是是分开年

42、年度进行行的，所所立成的的案卷也也可以说说都具有有文件形形成年度度的特征征。按按时间特特征立卷卷，要正正确划分分文件的的所属年年度，这这是立卷卷前需要要解决的的问题。（3）按按名称特特征立卷卷。地地区九县县 ( 市 ) 档案案局工作作计划 文件件按名称称特征立立卷，就就是把相相同文种种名称的的文件组组合在一一起进行行立卷的的方法。 人们们通常将将工作计计划、总总结报告告、工作作简报、会议记记录、合合同、统统计报表表等文件件材料按按名称特特征立卷卷。名称特征征立卷的的灵活运运用在文件件数量不不多时，人人们通常常将名称称相近和和保存价价值相近近的文件件合并立立卷。比如如决定和和决议，条例、办法和和章则，指示、意见和和带有指指示性质质的通知知，计划、安排、工作