人力资源如何进行行政管理培训讲义6555.doc

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1、！市场经经济条件件下，高高效率的的行政管管理能够够创造有有序的内内部环境境，为企企业的发发展提供供强有力力的支持持。因此此掌握一一定的行行政管理理知识，也也是经理理人必备备的技能能之一。本书旨旨在帮助助经理人人全面掌掌握现阶阶段企业业进行行行政管理理的相关关内容，详详细介绍绍了会议议管理、文书管管理、印印章与档档案管理理、出差差与礼仪仪管理、办公与与环境管管理，设设备与物物料管理理、车辆辆.第一章 会议管管理技能点11 如何了了解会议议的类型型 主 题 词 行政管管理会议管管理会议类类型适用用情景 当需要要了解会会议的类类型及相相关内容容时，查查看此技技能。7 技能描描述会议议的类型型多种多多

2、样。不不同的会会议其内内容与功功能也大大相径庭庭。选择择不同的的会议方方式应根根据会议议的目的的或目标标而定。同时，不不同的会会议类型型对会议议召开的的时间、地点的的需要也也有所不不同。所以以，在我我们考虑虑采用何何种会议议程序时时，应该该首先明明白所筹筹划的是是什么样样的会议议。1会议的的类型下面面是一些些主要的的会议类类型：（11）董事事会会议议。由公公司董事事会成员员出席，定定期召开开。一般般在董事事会专用用的会议议室由董董事长召召集或由由董事长长授权委委托的人人召集，讨讨论涉及及企业发发展的重重大事项项和战略略、政策策等。（22）公司司股东年年会。每每年召开开一次，由由公司的的股东就就

3、重大问问题进行行讨论，表表决通过过董事会会提交的的事项，形形成股东东大会决决议。（33）管理理人员会会议。由由公司经经营决策策层人员员参加，讨讨论解决决企业经经营管理理的具体体问题。（44）研讨讨会议。这一类类型的会会议目的的是收集集信息并并进行务务虚，在在进行过过程中应应尤其注注重开放放式、民民主式的的意见交交流与意意见反馈馈。（55）专业业会议。在一定定范围内内就某一一具体领领域的具具体问题题进行专专题讨论论，一般般规模较较大。（66）员工工大会。全体员员工参加加，一般般由主发发言人做做主题报报告。（77）销售售会议。安排销销售工作作、布置置销售任任务、总总结销售售工作的的专门会会议。（8

4、8）产品品、成果果发布会会。向消消费者介介绍及推推广某种种新产品品，或对对某项成成果予以以宣传、发布。（99）奖励励、表彰彰会议。表彰、奖励工工作出色色的员工工为主要要内容的的会议，是是企业的的一种重重要的激激励手段段。（110）培训训会议。培养提提高员工工素质的的专门会会议，这这一类会会议的时时间往往往不止一一天，需需要时间间、地点点、人员员集中。有时在在培训结结束后还还要进行行一定的的考核。（111）其他他一些特特殊会议议。为了了与企业业员工建建立良好好的沟通通方式，经经常有一一些茶话话会、晚晚餐会及及一些娱娱乐活动动。这样样的会议议应注意意选择适适宜的环环境和场场所。2常见例例会类型型一

5、般般来说，在在企业的的各个部部门中，例例会是最最为常见见的，以以下是15种最常常见的例例会类型型：（11）企业业规划会会议；（22）资金金会议；（33）行政政技术会会议；（44）降低低成本会会议；（55）经营营分析会会议；（66）质量量分析会会议；（77）生产产调度会会议；（88）产品品对策会会议；（99）索赔赔会议；（110）IMC会议（经经理人恳恳谈会）；（111）安全全卫生管管理会议议；（112）科（部部）长会会议；（113）部门门事务会会议；（114）班组组会议；（115）行政政事务会会议。总之之，职业业经理人人针对不不同的情情况，可可以采用用不同的的会议类类型。但但会议的的大体程程序

6、和需需要注意意的问题题是基本本相同的的和可以以相互借借鉴的，这这就要求求经理人人充分把把握会议议的共性性和个性性，使二二者有机机地结合合起来。9 牢记要要点会议议的主要要类型包包括：_ 企业常常见会议议的类型型_ 企业常常见例会会的类型型. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：试列列举出您您身边几几个不同同类型的的会议，指指出每个个会议的的特点所所在，并并找出适适宜的会会议筹划划管理方方法。技能点22 如何做做好会前前准备 主 题 词 行政管管理会议管管理会前准准备适用用情景 当需要要着手进进行会议议准备时时，查看看此技能能。7 技能描描述会议议管理作作为一个个过程管管理，会会前准备备是

7、其第第一个步步骤。通常常，大型型会议的的准备往往往需要要按照严严格的程程序进行行。一般般来说，企企业的会会前准备备有以下下工作：1确定与与会者作为为会议的的主体，与与会者的的确定无无疑是十十分重要要的。出出于对会会议成本本的控制制，应该该控制与与会者数数量。但但这种控控制不以以降低会会议的目目的和效效果为代代价。所所以，确确定与会会者应该该考虑以以下因素素：（11）与会会者是不不是必要要成员；（22）与会会者是否否直接参参与会后后执行；（33）与会会者是否否有利于于会议目目标的实实现；（44）与会会者是否否具有达达成某项项决议的的能力；（55）与会会者是否否能全身身心地投投入；（66）与会会者

8、是否否会对他他人造成成妨碍，从从而影响响会议的的整体成成效。2选择开开会的时时间选择择合适的的开会时时间，确确保与会会者可以以按时出出席，积积极参与与，从而而取得好好的效果果。因此此，选择择开会时时间应该该考虑以以下因素素：（11）调查查了解与与会者方方便的时时间段，尽尽量不打打乱与会会者原来来的时间间计划安安排；（22）注意意选准会会议中心心人物的的最佳开开会时间间段，确确保其能能够集中中精力，安安心开会会；（33）开会会时间尽尽量不要要与企业业重要的的经营活活动发生生冲突，避避免打乱乱企业正正常的运运行秩序序，影响响效益；（44）尽量量开短会会，可以以保证参参会者精精力旺盛盛，达到到最佳的

9、的开会效效果。3选择开开会的地地点会场场的选择择是否合合适，会会议地点点的物质质条件、环境氛氛围等都都会对与与会者的的情绪产产生影响响。而且且，选择择会议地地点还要要考虑到到硬件设设施的条条件。所所以，应应考虑：（11）会址址与参会会人员距距离不宜宜太远；（22）会场场的环境境是安静静的场所所；（33）会场场有足够够的照明明设施，并并保持良良好的通通风及适适宜的温温度；（44）通讯讯联系方方便，保保证信息息流通顺顺畅；（55）会场场的空间间必须合合适，过过于空旷旷和过于于狭窄都都会影响响会议效效果。4会场布布置作为为会前准准备的重重要内容容之一，会会场布置置应着重重注意做做好以下下几方面面的工

10、作作：（11）合理理安排会会场空间间，既要要便于与与会者进进出通畅畅，又要要保持会会场紧凑凑的格局局；（22）认真真细致地地做好会会议用品品发放及及设备的的调试工工作，登登记清晰晰，管理理统一。（33）按照照会议的的性质和和领导的的要求正正确安排排会议座座次，做做到方便便沟通和和讨论。其主要要方式有有以下三三种： 单向向传递信信息会议议的座位位排列方方式； 双向向沟通交交流会议议的座位位排列方方式； 多向向沟通交交流会议议的座位位排列方方式。5拟订会会议日程程拟订订会议日日程，即即拟订会会议的程程序表，是是为了让让与会者者事先对对会议有有所了解解，以便便提前做做好准备备。一般般来说，会会议日程

11、程由会议议筹备部部门提出出草案，经经会议主主席审定定后确定定，包括括：会议议内容、讨论事事项、与与会者姓姓名、会会议的时时间地点点、会议议事宜的的时间分分配等。会议议的日程程安排必必须考虑虑以下因因素：（11）优先先安排重重要或紧紧急的事事项；（22）合理理分配各各项议案案及事项项的会议议时间，为为重要事事项留出出充足的的时间；（33）会议议议程不不宜过于于复杂，内内容不宜宜过多；（44）提前前把会议议日程通通知与会会者，并并发送相相关的资资料，以以缩短会会议做出出决策的的时间，提提高会议议效率。6会议通通知在确确定了会会议的议议题、召召开的时时间、地地点和场场所等事事宜后，应应该及早早印发会

12、会议通知知。其内内容应包包括会议议的时间间、地点点、出席席人员、会议内内容以及及日程等等，并且且应提示示与会者者尽早给给予明确确答复，或或返还出出席会议议的回执执，以便便于统计计与会者者名单。以上上关于会会议的相相关介绍绍是职业业经理人人需要格格外注意意的，虽虽非常琐琐碎，却却能保证证会议的的成功与与有效。9 牢记要要点会前前准备的的工作事事项有：_ 确定与与会者_ 选择开开会时间间_ 选择开开会地点点_ 进行会会场布置置_ 拟订会会议日程程_ 发布会会议通知知. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1请您认认真分析析一下目目前贵公公司有哪哪些会议议是必需需的，哪哪些是可可有可无无的，哪

13、哪些是对对照上文文可以取取消的。2请您总总结一下下自己身身边的会会议准备备现状，看看看其中中还有哪哪些方面面应该改改进？技能点33 如何做做好会前前检查 主 题 词 行政管管理会议管管理会前检检查适用用情景 当需要要对会议议准备工工作进行行最后检检查时，查查看此技技能。7 技能描描述在会会议的筹筹备阶段段及准备备工作结结束后，必必须做出出全面的的检查，以以免出现现疏漏，从从而保证证会议的的质量和和效果。所以以，全面面的会前前检查是是会议管管理必不不可少的的一部分分。它主主要包括括以下两两个方面面的检查查：1会议筹筹备期检检查（11）会议议目的： 本次次会议是是否确实实需要召召开？ 开会会的议题

14、题是否明明确？（22）会议议事项： 开会会的时机机、时间间是否恰恰当？ 开会会的地点点、环境境是否合合适？ 会议议邀请的的对象是是否合适适？（33）会议议通知： 与会会者是否否已经得得到通知知？ 是否否已经将将会议的的宗旨、议题通通知与会会者？ 是否否要求与与会者事事先准备备有关资资料？ 与会会者是否否已经就就议题做做好准备备？（44）会议议准备： 是否否已经拟拟订好会会议议题题的进行行顺序及及会议时时间的分分配？ 准备备工作是是否已经经完全就就绪？ 所准准备的文文件资料料是否真真实、准准确？ 是否否已经安安排好了了会议记记录？ 是否否需要使使用相关关设备？2会议活活动细节节检查（11）活动动

15、的宗旨旨；（22）活动动的范围围；（33）预算算；（44）招待待对象的的层次；（55）总人人数（查查会议通通知的回回执）；（66）活动动的日期期及时间间（注意意避免与与其他同同业的活活动冲突突）；（77）活动动天数；（88）筹备备单位；（99）活动动负责人人；（110）各项项活动的的明细分分工表；（111）会场场的预定定；（112）制作作来宾名名册（姓姓名、地地址、公公司名称称、电话话、职衔衔等）；（113）会议议活动邀邀请函（应应在活动动日期的的23个星期期前寄达达给对方方）；（114）纪念念品；（115）交通通工具；（116）酬谢谢费；（117）会场场布置；（118）宴会会的形式式；（11

16、9）饮料料供应；（220）烟酒酒；（221）菜单单的印刷刷；（222）花饰饰布置；（223）园景景制作；（224）看板板及标示示板；（225）拍照照及摄像像；（226）会议议桌的选选择；（227）座位位顺序（是是否突出出主宾、是否便便于会议议交流）；（228）胸章章及名牌牌；（229）服务务员的着着装；（330）新闻闻报道（文文字及摄摄影）；（331）资料料的收发发；（332）住宿宿安排；（333）特设设专用柜柜台；（334）费用用支付（住住宿、餐餐饮、电电话费等等）；（335）用餐餐安排；（336）服务务柜台的的工作；（337）节目目表演的的总预算算；（338）新的的工厂、公司落落成的庆庆祝

17、喜宴宴；（339）展览览展示；（440）全部部活动费费用。总之之，会前前检查作作为行政政管理的的重要一一环，是是职业经经理人义义不容辞辞的工作作内容，对对其应予予以充分分地关注注，并在在相关工工作中切切实予以以贯彻落落实。9 牢记要要点会前前检查包包括：_ 会议筹筹备期检检查_ 会议活活动细节节检查. 实践练练习请检检查您的的会前检检查状况况如何：1您是否否认识到到会前检检查的重重要性？请结合合您目前前的工作作，思考考和分析析一下它它的重要要性是如如何在日日常工作作中体现现出来的的？2您在进进行会前前检查时时是否首首先考虑虑到会议议的必要要性和目目的性？如果您您还没有有养成这这样的思思考习惯惯

18、，请您您予以改改进。最最好能结结合某次次具体会会议，看看看会前前检查对对您开好好会议是是否有极极大的帮帮助。3您所做做的会前前检查是是否全面面、实际际？请您您就已做做的检查查内容再再次予以以反思，看看看有没没有更好好的检查查方式？技能点44 如何处处理好会会中事务务 主 题 词 行政管管理会议管管理会中事事务处理理适用用情景 当需要要了解会会议中的的相关事事务及处处理方法法时，查查看此技技能。7 技能描描述在会会议进行行的过程程中，往往往有许许多会务务工作需需要处理理。而这这些会务务工作的的质量高高低，会会直接影影响到会会议的进进程和效效率。可以以说，处处理好会会中事务务是会议议管理的的最重要

19、要环节，它它为会议议的成功功进行提提供了条条件和保保证。一般般来说，会会务工作作包括以以下几个个方面：1会议签签到会议议签到是是为了准准确及时时统计会会议的出出席人数数。一般般来说，与与会者进进入会场场都要签签到。并并且，有有些会议议只有在在达到规规定的人人数后才才能召开开。而准准确及时时的人数数统计也也为会议议工作的的有序安安排提供供了方便便。会议议签到一一般形式式有：（11）簿式式签到。簿式签签到是指指与会者者在专门门准备好好的签到到簿上签签名，表表示到会会。一般般来说，签签到簿应应包含姓姓名、职职务、单单位等内内容。采采用簿式式签到的的方法，名名单容易易保存，方方便查找找，可广广泛应用用

20、于小型型会议。而对于于大型的的会议来来说，签签到的人人数众多多，容易易拥挤，簿簿式签到到则不太太方便。（22）卡式式签到。卡式签签到是指指工作人人员事先先把签到到卡分发发给每位位与会者者，与会会者在卡卡上写好好自己的的名字，在在进入会会场时交交给工作作人员，表表示到会会。一般般来说，签签到卡应应注明会会议名称称、时间间、地点点、座位位号等内内容。卡卡式签到到较为方方便，不不会造成成签到时时的拥挤挤，但是是，往往往不方便便查找人人员。一一般多用用于大中中型会议议。（33）电脑脑签到。随着科科技的发发展，电电脑签到到这一先先进手段段更多地地被应用用。采用用这种方方式，与与会者只只需在到到场时将将特

21、制的的卡片放放入签到到机内，电电脑就会会将与会会者的姓姓名、号号码等信信息传到到会场的的主机，即即刻完成成签到。同时，将将签到卡卡退还本本人。电电脑签到到有着准准确、快快速的优优点，已已更多地地被一些些大型会会议所采采用。此外外，还有有一些签签到方式式，大多多根据会会议的实实际需要要而运用用。总之之，会议议签到是是为了精精确统计计会议人人数，保保证会议议能够顺顺利进行行，必须须予以重重视。2会场服服务会场场服务的的好坏直直接关系系到会议议能否有有序进行行，好的的会场服服务是会会议顺利利进行及及圆满结结束的必必要条件件。会场场服务工工作的内内容比较较多，主主要包括括以下几几点：（11）引导导座位

22、。大多数数会议的的与会者者座位都都是事先先安排好好的，要要求与会会者对号号入座。同时，工工作人员员要引导导对会场场不熟悉悉的与会会者入座座。一般般情况下下，为了了方便管管理与交交流，往往往安排排以部门门为单位位集中就就座。在在一些大大型会议议中，由由于会场场较大，与与会者人人数较多多，为了了做好座座位引导导工作，可可以在会会场设置置指示标标记，或或印制会会议的座座次表。以便引引导与会会者快捷捷、方便便地入座座。（22）分发发会议的的文件资资料。会会议中往往往有文文件和材材料需要要分发给给与会者者，这就就需要工工作人员员及时地地将其送送到与会会者手中中。文件件资料的的分发有有两种形形式。会会前分

23、发发：一般般在与会会者入场场时，由由工作人人员在入入口处分分发；也也可以在在开会之之前在每每位与会会者的座座位上放放一份文文件材料料。会中中分发：在会议议进行期期间根据据会议进进程的需需要，由由工作人人员将文文件资料料分发或或收回。有些会会议的文文件资料料需要收收回，一一般应在在文件的的右上角角写明收收回时间间，以及及由何人人收回。收回的的时候应应予以登登记，以以免发生生错漏。（33）维持持会场秩秩序。在在会议进进行的过过程中，为为了防止止混乱的的发生，阻阻碍会议议的正常常进程，一一般需要要有工作作人员维维持会场场秩序，禁禁止无关关人员入入场，保保证会场场的安全全。在发发生意外外的时候候，应及

24、及时做出出有效的的反应，制制止发生生的无序序情况。（44）信息息传递。在会议议进行的的过程中中，会场场往往与与外界是是隔绝的的，需要要会议工工作人员员传递信信息，进进行内外外的联系系，将一一些紧急急情况传传达给与与会者。但是，在在信息的的传递过过程中，工工作人员员必须保保证对会会议内容容的保密密，防止止泄密。3会议记记录一般般来说，会会议都需需要有记记录。会会议记录录包括两两个部分分：第一一部分是是记录会会议的组组织情况况，包括括会议的的名称、时间、地点、与会人人员等；第二部部分是记记录会议议的内容容，包括括会议的的议题、发言情情况、通通过的决决议、决决定等。会议记记录至关关重要，它它是会议议

25、内容和和进程的的客观记记载，同同时，也也是重要要的档案案资料。既为撰撰写会议议简报和和会议纪纪要提供供了材料料，又为为日后检检查会议议的执行行情况提提供了依依据。所所以，必必须认真真地做好好会议记记录。会议议记录有有以下两两种方法法：（11）摘要要记录。摘要记记录就是是摘录要要义，记记录会议议的重点点。例如如发言者者的发言言要点、会议的的决议等等。摘要要记录要要求合理理取舍，简简明扼要要，重点点突出。用简捷捷的语言言准确地地表达会会议的真真实意思思。因此此，对记记录人员员素质的的要求较较高，不不仅需要要有速记记能力，还还得有较较高的分分析和语语言概括括能力。（22）详细细记录。详细记记录是按按

26、照发言言人原话话的方式式，不加加任何改改动或概概括，准准确完整整地记录录会议的的所有内内容。这这就对记记录的速速度有极极高的要要求。所所以，为为了更加加详细及及时地记记录会议议内容，记记录人员员往往运运用一些些速记符符号。而而现代化化的会议议记录，更更多地使使用录音音机、速速录机等等设备进进行记录录。总之之，会议议记录要要求真实实、准确确。这就就要求记记录人员员对会议议记录的的工作态态度必须须认真，技技能必须须熟练，了了解会议议宗旨，具具有较高高的专业业素质，才才能胜任任会议记记录工作作。会中中事务，事事无巨细细，任何何一个小小小的纰纰漏，都都有可能能给会议议造成无无法弥补补的损失失，职业业经

27、理人人千万不不能疏忽忽大意。9 牢记要要点会中中事务工工作的主主要内容容有：_ 会议签签到_ 会场服服务_ 会议记记录. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1请判断断下列内内容是否否正确，对对的请打打“”，错的的请打“”：（11）会务务工作就就是指准准备会议议过程中中的工作作。 （ ）（22）会务务工作应应由会议议筹备部部门主要要负责，其其他部门门起辅助助作用即即可。（ ）2思考题题：试列列举几例例成功的的会务工工作，并并说明它它们为什什么能让让您印象象深刻？参考考答案：1（1）； （2）。2略。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例例如：?成功功企业行行政办公公管理制制度范本本，王王

28、荣奎主主编，中中国经济济出版社社，20001年。?行政政经理工工作手册册，甘甘华鸣著著，中国国国际广广播出版版社，20002年。?成功功的会务务组织，Ann J.Boehme著，中国标准出版社，2002年。技能点55 如何进进行合理理的会议议控制 主 题 词 行政管管理会议管管理会议控控制适用用情景 当需要要进行合合理的会会议控制制，提高高会议效效率时，查查看此技技能。7 技能描描述会议议有自己己特殊的的活动方方式，同同时，也也有特定定的适用用范围。不具备备会议举举办的可可能和条条件，硬硬要去召召开会议议，只会会事与愿愿违，造造成浪费费。所以以，在对对会议进进行正常常的管理理之前先先要认真真地

29、对会会议的数数量及质质量进行行有效的的控制。同时，还还要合理理地控制制会议的的成本，争争取做到到会议精精干，效效率提高高，杜绝绝浪费。一般般来说，合合理的会会议控制制需要重重视以下下几个方方面：? 会议的的数量控控制在实实际工作作中，会会议的数数量经常常失控，造造成非必必要会议议充斥其其间，而而真正需需要开的的会议淹淹没于会会海之中中而无法法突出其其作用。所以，进进行会议议控制首首先应遵遵循尽量量减少会会议数量量这一原原则。控制制会议数数量的主主要措施施有：? 熟练应应用包括括会议在在内的多多种工作作方式，如如打电话话、制发发文件、亲自指指导等，因因情制宜宜，选择择最有效效的工作作方式；? 建

30、立严严格的会会议审批批制度；? 提高会会议的质质量，避避免及减减少连带带性的冗冗长会议议；? 建立统统一的协协调机制制，统筹筹安排各各部门的的会议，避避免重复复会议；? 定期对对例会进进行检查查与分析析，取消消功能和和价值不不高的例例会；? 合理设设置组织织机构，从从机制上上控制会会议数量量。? 会议的的质量控控制会议议的质量量表现为为会议的的效率。所以，要要保证会会议的功功能和效效率，就就必须对对会议进进行有效效的质量量控制。衡量量会议质质量的主主要标准准：? 会议是是否有召召开的必必要性和和明确的的目的性性；? 会议召召开的时时机是否否成熟；? 会议的的规模是是否适度度；? 会议的的节奏是

31、是否紧凑凑；? 会议的的准备工工作是否否充分；? 会议能能否有正正面的实实际效果果。提高高会议质质量的主主要方法法有下列列各点：? 严格执执行会议议审批制制度，杜杜绝不符符合程序序的会议议；? 充分有有效地做做好准备备工作，特特别是让让与会者者明确会会议的宗宗旨和目目的，以以及掌握握相关的的文件和和材料；? 尽可能能地控制制会议的的人数，精精干高效效；? 会议的的议题集集中，会会议日程程紧凑；? 保持良良好的会会场秩序序，创造造良好的的会议环环境；? 实行有有效的措措施监督督会议执执行的全全过程，保保证会议议的有效效性；? 提高会会议主持持人的能能力，有有效掌控控会议。充分分利用电电视、电电话

32、、录录像、图图板、照照片、模模型等现现代化技技术手段段，提高高信息的的传递效效率，改改变传统统会议模模式，节节省时间间。? 会议的的成本控控制现代代企业管管理应该该注重投投入与产产出的比比例。因因此，对对会议成成本的核核算不可可忽视。会议议成本包包括会议议所花费费的费用用总和和和与会者者所消耗耗的时间间资源。对于费费用总和和的计算算，现在在，国外外流行一一种计算算公式：会议议成本 = 2A BB T其中中：A为与会会者的平平均工资资（以小小时计）的3倍；B为参加会议的人数；T为会议时间。时间间的价值值目前还还难以量量化，一一般用倒倒推法来来计算。即假定定与会者者在这一一段会议议时间若若不开会会

33、，而进进行正常常的工作作所可能能创造的的价值。总之之，要控控制会议议的成本本，首先先需要将将会议的的费用进进行精确确的计算算，做出出会议预预算，对对预算进进行严格格的审批批。同时时，强化化人们的的时间观观念，提提高办事事效率，在在减少会会议数量量的同时时，也减减少无形形资源的的支出。9 牢记要要点合理理的会议议控制要要做到：_ 控制会会议的数数量_ 提高会会议的质质量_ 控制会会议的成成本. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题：1判断下下列描述述的对错错，对的的打“”，错的的打“”。（11）会议议的重要要性和成成本之间间存在正正比例关关系。 （ ）（22）会议议的成本本控制得得越低越越好

34、。 （ ）2列举出出几个您您认为功功能和效效率不高高的会议议，指出出其问题题所在，并并找出合合适的解解决方法法。参考考答案：1（1）； （2）。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例例如：? 办公公室文秘秘事务处处理技巧巧，方方圆编著著，石油油工业出出版社，20001年。? 现代代秘书学学通论，王王熙梅、王景清清主编，海海洋出版版社，19993年。技能点66 如何做做好会后后工作 主 题 词 行政管管理会议管管理会后工工作适用用情景 当会议议结束后后，需要要做一些些相关工工作以落落实会议议精神时时，查看看此技能能。7 技能描描述一个个会议要要取得真真正的成成功，不不仅取决决于会议议过程的的顺利

35、与与否，更更在于会会议的决决议和精精神是否否真正被被贯彻执执行。因因此，在在会议结结束之后后，仍有有许多总总结和落落实的工工作需要要认真去去做。否否则，会会议就变变成了纸纸上谈兵兵，没有有任何实实际的指指导意义义。一般般来说，会会后工作作有以下下几个方方面：? 会务工工作总结结会务务工作总总结往往往以总结结会的形形式进行行。对会会议组织织及服务务工作的的全过程程进行总总结，找找出其中中的漏洞洞与不足足，从中中吸取经经验教训训，避免免再次犯犯错。同同时，对对会议工工作人员员进行表表彰与鼓鼓励。? 会议简简报会议议简报是是为了方方便交流流情况。因此，要要求简报报要真实实地反映映会议的的内容，并并且

36、做到到文字简简练，篇篇幅短小小，着重重反映会会议中的的重要问问题。简简报的印印发数量量和发送送范围应应视需要要而定。应对会会议简报报进行编编号，以以便于分分类归档档。通常常会议简简报有两两种写法法：一是是指导式式写法。即采用用新闻报报道的形形式反映映会议情情况，从从会议中中选取有有价值的的内容。二是转转发式写写法。即即直接登登载某些些会议的的发言，在在前面配配发一定定的按语语或评论论，以强强调转发发内容的的指导意意义。? 会议纪纪要为更更好地贯贯彻执行行会议精精神，会会议结束束后，通通常要根根据会议议宗旨和和精神撰撰写会议议纪要印印发给有有关部门门。会议议纪要是是纪实，必必须反映映会议的的真实

37、意意思，不不应掺杂杂个人的的主观意意见。同同时，会会议纪要要必须简简明扼要要，语言言精练概概括，内内容全面面、条理理清晰、主次得得当。会议议纪要是是为宣传传、贯彻彻会议宗宗旨服务务的。所所以，撰撰写者必必须准确确理解会会议宗旨旨，把握握会议的的精神实实质，并并贯穿于于纪要的的始终。一般来来说，撰撰写者应应该参加加会议的的全过程程。这样样便于他他理解会会议精神神，消化化会议内内容。会议议纪要一一般可分分为两部部分：第一一，简述述会议情情况，包包括会议议的时间间、地点点、与会会人数、会议目目的、讨讨论结果果等。第二二，阐述述会议的的主要精精神，所所讨论的的主要问问题，做做出的正正式决定定等。这这是

38、会议议纪要的的主体，往往往要对对会议的的原始记记录进行行提炼、选择。会议议纪要写写完之后后需要经经过有关关人员的的审核，审审核通过过后及时时发给有有关部门门。印发发会议纪纪要的方方式有两两种：一一是全文文印发，二二是摘录录需要的的部分印印发。所所以，应应视不同同情况采采用恰当当的方式式。如果果会议纪纪要的内内容具有有机密性性，应注注明密级级。并且且印发纪纪要编制制序号，以以便归档档保存。? 文件资资料的收收退一般般来说，会会议文件件需要退退回有以以下几个个原因：其一一，一些些文件内内容有高高度的机机密性，为为防止泄泄密，不不宜扩散散；其二二，一些些文件属属于参考考性质，与与会议的的精神并并不完

39、全全相符，如如果扩散散会影响响会议精精神的准准确传达达；其三三，一些些文件记记录了会会议中与与会人员员的即席席发言，不不宜扩散散。文件件资料的的收退有有多种方方法，在在一些小小型的日日常会议议中，如如与会者者之间比比较熟悉悉，可直直接口头头交代，进进行文件件的收交交。而召召开一些些大型的的会议往往往事先先开具文文件资料料的清单单，由工工作人员员分发给给与会者者，要求求在会后后按照清清单将文文件资料料退回。? 议定事事项的检检查催办办议定定事项的的检查催催办是会会后工作作的关键键环节，它它可以保保证会议议的精神神真正落落到实处处。而且且它还有有利于会会后信息息的及时时反馈。一般般来说，议议定事项

40、项的检查查催办应应设置专专人负责责，并制制定相关关的登记记及汇报报制度。检查人人员可以以用电话话催办、发放催催办通知知单或亲亲自检查查催办。在检查查催办的的同时应应随时向向有关领领导汇报报相关情情况并接接受指导导。总之之，会后后工作是是会议管管理的收收尾工作作，看似似可有可可无，实实际上却却非常重重要。经经理人在在对会后后工作进进行管理理过程中中，一定定要注意意上文列列举的诸诸多注意意事项。9 牢记要要点会后后工作的的主要内内容有：_ 会务工工作总结结_ 撰写及及印发会会议简报报_ 撰写及及印发会会议纪要要_ 文件资资料的收收退_ 议定事事项的催催办. 实践练练习请您您做下面面的实践践练习题题

41、：会后后工作是是个需要要注意的的问题，您您和您的的组织是是否意识识到这一一点了，看看看有哪哪些方面面是和本本文讲到到的要求求相悖的的，存在在哪些不不足，并并找出改改进的方方法。关于于这方面面的学习习资源有有很多，例例如：? 实用用秘书工工作手册册，王王千弓等等编，光光明日报报出版社社，19887年。? 现代代秘书实实用手册册，蔡蔡翔、李李保华编编译，中中国卓越越出版公公司，19990年。技能点77 如何掌掌握会议议管理的的技巧 主 题 词 行政管管理会议管管理会议管管理技巧巧适用用情景 当需要要了解一一些会议议的注意意事项时时，查看看此技能能。7 技能描描述会议议的进行行和管理理需要科科学化、

42、合理化化，这样样才能达达到预期期目的，这这其中有有着许多多的注意意事项以以及一定定的技巧巧与方法法。如果果会议管管理者掌掌握了这这些技巧巧，无疑疑会对会会议的管管理大有有帮助，使使会议能能够顺利利进行，从从而事半半功倍。1会议进进程中的的注意事事项在会会议进行行的整个个过程中中，为了了保证会会议能够够高效进进行，必必须随时时发现并并纠正一一些问题题。包括括：（11）开会会和散会会是否准准时？（22）会议议议题的的说明是是否简练练、明确确？（33）是否否有无法法讨论的的议题？（44）会议议是否按按照程序序进行？（55）是否否强迫某某位特定定人员发发言？（66）是否否批评某某人的发发言？（77）是

43、否否有人发发言过于于感情用用事？（88）是否否有人窃窃窃私语语？（99）是否否得出了了明确的的会议结结论？（110）是否否找到了了解决与与会者意意见对峙峙的办法法？（111）是否否尊重了了少数人人的意见见和想法法？（112）是否否正确记记录了决决定的事事项？（113）是否否妥善保保管了会会议记录录？以上上问题经经常在会会议进行行的过程程中出现现，如果果处理不不当，会会对会议议进程产产生阻碍碍，影响响会议质质量。因因此，必必须予以以高度重重视。2主持会会议的注注意事项项许多多会议都都设有主主持人，以以便于会会议能严严格按照照议程进进行。而而作为会会议的主主持人，必必须了解解掌握相相关的知知识，并

44、并且运用用一定的的技巧。一般来来说，主主持会议议需要注注意以下下事项：（11）清楚楚开会的的时间；（22）充分分了解会会议目的的，把握握会议主主题；（33）引导导与会者者积极参参与会议议讨论；（44）让与与会者公公平自由由地表达达意见，不不要擅自自指定发发言；（55）当讨讨论出现现混乱时时，应有有拨乱反反正的能能力；（66）如果果讨论偏偏离了议议题，应应及时予予以扭转转；（77）客观观地接受受每位与与会者的的意见，并并及时总总结归纳纳；（88）对会会议的议议案，应应付诸表表决，遵遵循少数数服从多多数原则则；（99）会议议的结论论获得通通过后，当当场宣读读会议决决定的事事项。主持持人的工工作水平平高低对对会议质质量有