内部控制四.pdf

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1、1内部控制系列讲座之四采购与付款控制目录 前言 采购与付款业务流程 采购与付款循环常见问题 采购与付款内部控制关键点 采购实战2前言常言道千方百计的挤破脑袋瓜，来改善工程提升效率降低成本，比不上一位采购专家一句话一个字来的有效，所以买卖差别即一目了然，可见采购是非常重要的课题。（一）采购与付款业务流程3企业业务流程企业供应商 客户采购付款 收款销售采购与付款控制经核准请购单需求部门 采购部门 验收部门填写请购单并经核准经核准的请购单 21经核准的请购单2填写订购单并经核准经核准的订购单1 32 452送财务部查存送供应商经核准的订购单清点商品并与订购单相勾稽填写验收报告经核准订购单验收报告 1

2、 32 4送财务部送仓储部签字确认并退回验收报告 3查存查存4查存？4验收报告财务部供货商送来验收部送来采购部送来5经核准的请购单2经核准订购单1 1 进货发票核对相关文件填写传票并入帐传票进货发票1验收报告5经核准订购单经核准的请购单2核对文件并开立支票与汇款通知单支票签章并注销相关文件传票进货发票1验收报告5经核准订购单经核准的请购单2查存支票影本汇款通知单支票汇款通知单 12送交供应商查存？ ？（二）采购和付款循环常见问题5？采购发票索取错误，影响上百万元抵扣税？公司的采购业务没有统一标准？销售商品在办公区域内丢失采购和付款循环常见的问题请购 请购不应采购的货品 请购货品超量 请购人混淆

3、不清 库存积压 造成不必要的开支 资金效率低 负债增加或不充足的现金流返回6 采购人员与供应商勾结 未经授权的订购 采购价格过高 采购商品的质量不合格 采购人员回扣 向未被授权的供应商采购 扰乱企业的存货结构采购和付款循环常见的问题采购返回案例 深圳民润一采购经理因收受了百事可乐大量的“好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，被可口可乐供应商揭露而引致民润高层的盘底调查，最后终东窗事发。 采购权的归口管理权由该采购经理来全权执掌。如果上面看出了品类结构或库存积压苗头不对劲，他会有很多理由来搪塞：说这个时期市场情况有变，百事可乐销售走势非常强劲，远远盖过了死对头可口可乐；或者说可口可乐

4、最近在产品质量上出了一些问题，为了等待问题的进一步澄清，现在暂缓可口可乐的采购。 而在民润，出现特别重大的事故，上层是不会对采购经理进行盘底调查的，公司在制度上并没有这个规矩，上层也不想多耗精力在这一块上兴师动众地劳民伤财。这就给采购造成黑洞。7案例 广东商学院设备科科长黎明芳被群众举报受贿，经查实，黎利用其负责教学科研设备的采购、验收的职务之便，于1996年12月至2001年2月收受电脑商贿赂3.52万元。拔出萝卜带出泥，黎明芳一案牵扯出了原广东省高教厅设备后勤办一连串蛀虫，包括主任陈冰峰、副主任张锡源、何启刚这3名处级干部在内的6名高教系统干部，利用负责学校实验室建设和管理的职务便利，在为

5、省属高校统购教学仪器设备时大肆收受 “回扣”等好处费370余万元。 验收人员与请购、采购人员不独立 验收人员未经清点即予认可 验收未采购货品 采购商品可能和验收的商品不一致 实际采购数额和批准数额不一致 实际库存与帐面记录不一致 货品质量低下采购和付款循环常见的问题验收返回8案例 A公司建设了一座涉外商务大厦，由于当时A公司自身并不具备直接管理大厦的经验和能力，便聘用作为专业机构的F公司负责项目的物业管理工作。 由于F公司是以低价中标，因而财务压力很大，在实际管理运作中经常偷工减料，对管理成本进行非正常压缩，造成客户大量投诉，大厦形象受到影响。随即A公司决定提前一年终止委托合同，自己组建机构接

6、管。 项目交接时双方分别就项目现状进行了逐项检查和记录，在检查到空调机组时，因正值冬季，环境温度无法达到开机条件，在粗略看过机房后，接收人员便在“一切正常”的字样下签了名。 春夏之交，在进行空调运行准备过程中发现，前管理公司对机组的维护保养工作做得很差，竟然在过去的一年里从未给机组加过油，有的机头已不能启动，需要更换部分零件。F公司要求A公司支付双方约定的提前终止委托管理的补偿费用，而A公司则认为F公司在受委托期间未能正常履行其管理职责，造成设备受损，补偿费用要扣除相当部分。这时F公司的律师出场了，手里拿着有A公司工作人员“一切正常”签字的交接验收记录的复印件向A公司提出了法律交涉。 应付账款

7、的编制可能依据虚拟的交易 应付账款所记载的会计科目及交易事项不实 应付账款未予入账 已进仓的货单未记账 未发生的采购业务被记帐 退货和折让的记录不实 存货和负债的低报 账户余额不正确，报表错误 监守自盗采购和付款循环常见的问题记账返回9案例 1996年11月，福州大学校属企业福达公司总经理徐某指使财务人员将“实收资本”299.4万元更改为“应付账款”，1997年9月和1998年7月他分笔填平了该笔款项。 而福达公司汇给福清市某电力公司的两笔合计300万元的款项，则作为福达公司的“预付账款”福清市某电力公司挂账至今。 付款给非供应商 支付了未经核准的采购 重复付款 开具支票未及时入帐 支票记录可

8、能发生错误 未定期与供货商核对帐目 货款支付业务没有记录，导致负债和资产的高估 错误付款，资产流失 企业内部人员贪污采购和付款循环常见的问题付款返回10案例 某单位工作人员黄某利用支付正常的施工费，涂改了工时付款会签单，虚加了1.95万元的金额，在假冒总经理签名后，他将单子分别交给公司近10个部门的负责人审批。或许是见总经理签了名，整个审批过程就像一条顺畅的流水线，无遮无拦。凭着这张“手续全备”的会签单，黄某堂而皇之地从公司财务部开取了支票，又到自己朋友开的一家装潢公司套取了现金1.95万元。 不过，这1.95万元在他投进地下赌场后没多久又输光了，于是失去理智和判断力的黄某如法炮制，先后套取现金80余万元，且数额一次比一次大，其中最大的一笔达40万元！（三）内部控制关键点