公文知识培训课件.doc

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1、公文知识培训课件 公文知识培训 5承办承办是指受文单位有关部门或工作 人员根据拟办和批办意见具体处 理公文的工作过程是公文处理程 序的中心环节 公文知识培训 主办部门是指对承办公文负主要责任的部门 在实际工作中有些公文的内容涉及其他 部门的职能需要多个部门共同承办主 办部门应主动与协办部门沟通情况交换 意见并负责将办理结果结果及时通报协 办单位 协办部门是指在公文办理过程中协助主办部 门具体办理涉及本部门职能事项的部门 协办部门应主动配合有效地协助主办部 门共同完成任务 公文知识培训 6催办防止漏办和拖延紧急公文跟踪 重要公文重要催办一般公文定 期催办催办的范围有政府上 级领导的批示本单位例行

2、会议 做出的指示等要催办将文件 催办情况定期汇报对紧急文件 领导要亲自催办转换环节加强 工作不要越位 公文知识培训 特别地 呈报单位收到上级单位退文后应如果处理 应先查看原因然后根据具体情况办理如退文原因发球公文文种格式等不正确应修正后再报 需要新办理的公文如果改动较大或涉及公文实质内容修改的应报原签发人重新审签 修改后重新上报的公文可继续使用原文号但原件需要收回或请上级单位代行销毁 公文知识培训 特别地 翻印复印文件的规定 绝密文件不得翻印复印发文单位规定不准翻印的文件不得翻印 涉密文件的翻印复印必须严格审批登记制度并指定专人管理翻印文件时应当在版记位置注明翻印的单位日期份数和印发范围复印件

3、应加盖复印单位戳记翻印复印的文件视同原件进行管理 翻印复印涉密文件严禁在社会上营业性的复制场所复制 公文知识培训 特别地 公文的撤销和废止的不同 公文效力是指公文有效时间限度它是由公文生效时间和公文失效时间规定的公文被撤销或公文被废止均表示公文已失效但两者在公文生效的时间效力上是不同的公文被撤销只有发文单位及其上级单位有权宣布撤销公文应视作自始不产生效力公文被废止应视作废止日起失去效力 公文知识培训 二发文 发文办理指以本单位名义制发公文的过程包括草拟审核签发复核校对缮印用印登记分发等程序 1草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程 公文知识培训 草拟公文的一般程序是 1主办部门

4、领导向拟稿人交代清楚行文意图行文依据主要事由和有关要求 2拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题正文附件以及需要说明的相关资料 3拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种发文字号密级缓急程度主抄送单位会签单位拟稿人单位姓名和等内容 公文知识培训 草拟公文前要做好的准备工作 1了解有关背景认真调查研究充分占有资料按照实事求是切题的原那么 2要认真学习和研究有关政策规定做到合法合规依法合理 3把握领导意图主动争取领导对公文起草工作的指导 4确定行文方式根据职权范围和隶属关系正确选择行文方向发文形式和文种 5设计文稿框架根据行文目的提炼主旨编写提纲安排结构力求主旨正确鲜明层次清楚思路清晰 公

5、文知识培训 草拟公文的根本要求是 1情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词标准标点正确篇幅力求简短 2公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 3拟制公文如涉及国家秘密应当根据国家保密法和有关规定分别标明绝密机密秘密等级和具体的保密期限草拟的公文在引用标有密级公文的标题文号或内容时必须按所标引的公文的密级标注密级回复标有密级的来文必须按来文的密级标注密级 公文知识培训 4拟制紧急公文应当表达紧急的原因根据实际需要确定紧急程度并提前2个工作日送总经理工作部审核 办理紧急公文应当遵循以下规定 a对标明特急急件字样的紧急公文规定了具体办理时限的按规定时限办结没

6、有规定具体办理时限的分别在3个工作日和5个工作日内办结 b向下级布置工作或下达任务的紧急公文应当在文中明确时限要求 c对需要紧急发出的公文由公文主办部门的办文人员随文跟踪办理 公文知识培训 5公文的语言要求 表述明确用词概念准确清楚造句符合语言标准能恰如其分的说明情况 表述准确正确使用精确词语例如同意不同意原那么同意等 语言平实说明要浅显易懂不说大话空话多采用表达说明等方式 用语得体按行文关系掌握好分寸如上行文语气要委婉措词要平和恰当使用敬语和谦语平行文要注意礼貌用语多用商洽性语言下行文应要求明确语气坚决 用词庄重语言要严肃认真不带有个人色彩要使用标准化的书面语和公文专用语尽量少用专业性太强的

7、术语和名字慎用外文缩写 公文知识培训 6公文结构安排 思路清晰纲目清楚符合逻辑结构严谨 由总到分由远到近由局部到整体由特殊到一般由原因到结果前后衔接 安排公文结构要适合公文文种要求各种公文使用均有各自的要求和特点其结构也不尽相同例如通知其内容可设计为根据什么或为了什么做什么事和怎么做等再例如报告其内容可设计为根据什么做了什么做得怎么样和有什么经验教训等 公文知识培训 7公文标题考前须知 公文标题一般由发文机关事由和文种三要素组成其中发文机关可视情况加以省略但事由和文种是必备要素 公文标题要准确概括公文的主要内容突出表达行文的主要目的并正确选用文种 公文标题中一般不使用标点符号特殊地一是公文标题

8、中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号例如五四质量月等二是公文标题中某一局部需要注释或者说明时用括号例如试行三是标题中出现法规规章名称和书名等用书名号四是标题中出现并列词语之间可用顿号特别地当标题中出现两个以上单位并列时也可不用顿号可在单位之间空格以示区别 公文知识培训 8拟写主送单位考前须知 主送单位指公文送达的主办单位拟写主送单位应注意准确标准有序 准确是指公文的主送单位特别是上行文的主送单位是具有该公文受理权限的单位公文的主送单位应是主办单位其他单位可采取抄送形式 标准是指主送单位要写全称标准简称或统称主送单位较少时应将单位列全写全称或标准简称主送单位较多时应写标准统称或简称假设写有

9、关单位那么应将有关单位名称逐一列出另附名单一并存档 有序是指公文的主送单位超过一个时一般应按主要执行单位在前及管理层级排列一般不同层级公文单位之间用逗号同一层级单位之间用顿号例如各省自治区直辖市国资委各中央企业 公文知识培训 9如何确定抄送单位 抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位 特殊情况下的越级请示应抄送被越过的上级单位 受双重领导的单位向上级单位的行文应写明主送和抄送单位上级单位向受双重领导的下级单位行文必要时应抄送另一上级单位 不应作为抄单位的情况呈报上级单位的请示文件不抄送下级单位和部门联合发文时联合发文的单位不作为抄送单位 公文知识培训 10公文中使用数字考前须知

10、 公文中的数字使用汉字的情况主要有 成文日期行政单位公文 局部结构层次序数即第一二层序数 数字作为词组惯用语缩略语的语句时以 及邻近两个数字并列连用时 例如三四天 等 公文中使用阿拉伯数字的情况主要有 成文日期党的机关公文 印发日期附件说明的附件序号 计量和统计数字 表示时间例如年份日期时分秒 公文知识培训 11 公文结构层次序数要求 公文的结构层次第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1需要注意的是第三层后是圆点而不是顿号 实际使用中如果不需要全部四个层次在只有一个或两个层次时可以按顺序跳用例如只有一个层次时可在一或1中选用只有两个层次时可用一和1表示 公文知识培训 2会签凡需会签的公文主办

11、部门应当与会办部门取得一致意见后行文送总经理工作部审核 办文如有意见分歧主办部门应当主动与会办部门协商会办部门应当予以配合 3审核公文由主办部门负责人审稿签名后送总经理工作部审核需要其它有关部门会签的公文会签后再送总经理工作部审核 公文知识培训 公司发文送领导签发前起草部门应按照公文格式排版并负责对本部门草拟的文件进行初核再送总经理工作部复核未经总经理工作部复核的发文可拒绝为其办理对不符合要求的文件应及时退拟稿人修改或重办 由公司各部门起草并以公司名义印发的上行文由总经理工作部复核并负责网上及纸质文件的印发 由公司各部门起草并以部门名义印发的平行文下行文如通知意见通报批复会议纪要等由公司各部门

12、负责核稿复核网上及纸质文件印制及分发工作在文件正式印发后应及时将文件的WORD及PDF版本同时提交总经理工作部文档文印处归档 由公司各部门起草并以公司名义印发的平行文包括对各州市县及有关部门建设各方包括设计监理施工等单位的各类文函等由公司各部门负责核稿总经理工作部复核并纸质文件印制及分发各部门负责网上文件分发 公文知识培训 4签发以本单位名义制发的公文由本单位负责人签发其中以本单位名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本单位名义制发的平行文或下行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 特别地 a签发公文应当符合存档要求不得使用圆珠油笔和铅笔不得使用蓝黑色和黑色以外其

13、他颜色的墨水 b未经总经理工作部审核的公文负责人不予签发 c签发后的公文未经签发人同意不得改动 d拟稿人不得签发自己草拟的公文 公文知识培训 5复核文秘部门应当在公文正式印制和发出前进行复核 复核的重点是 审批签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一标准等不符合要求的公文不予缮印和发出 经复核需要对文稿进行实质性修改的应当由总经理工作部负责人复审后征得签发人同意 公文知识培训 6校对公文签发后由总经理工作部统一登记编号缮印主办部门应当提供拟缮印的公文电子版并以签发公文的原稿为蓝本同打印的清样进行校对 校对的重点是校正与原稿不符的局部补正被遗漏的局部校正错别字词校正标点符号公式图表方面的错漏

14、纠正格式方面的过失查找公文中的疏漏校对中发现问题后应当向公文审核人员反映对实质内容的改动须征得签发人同意 公文知识培训 7缮印对完成拟制程序的公文由总经理工作部按照规定的标准格式统一缮印 缮印时要注意以下几点 1缮印文件以负责人签发的原稿为依据不得改动 2印制的版面格式符合规定 3字迹清晰页面整洁美观页码不错不漏双面印刷左侧装订 4公文所附的文件如为热敏 纸应复印后发送存档 公文知识培训 8印章印制成正式文本的公文由总经理工作部统一加盖印章 用印时要注意以下几点 1检查原稿上有无负责人签字有负责人签字并确认符合规定的方可在制成的公文上加盖机关印章 2加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同

15、多余份数不加盖印章 公文知识培训 3用印时印章上沿不压正文下沿压盖在落款年月之上骑年盖月联合行文需加盖3个及3个以上印章时应当将各发文机关全称或标准化简称排在成文日期和正文之间主办机关印章在前各印章应当在本机关名称上加盖 4印模效果应呈正面图样清晰端正 公文知识培训 9分发制成的公文登记后办公厅室应当按主送抄送去向分别装封和发出 公文知识培训 三电子公文 电子公文指以数字形式存储于磁盘光盘等介质依赖计算机系统阅读处理并可在通信网络上传输的公文 1电子公文的原那么 电子公文与发文单位正式印发的公文具有同等效力 2电子信箱及用户账号的管理 公文知识培训 3电子印章 电子印章的管理应等同于实物印章各

16、单位应指定专人负责保管并在专用计算上使用 4电子公文的收文和发文 对外发送的电子公文应由文秘部门统一发送 各单位用于接收电子公文的计算机应全天开机收文接收到电子公文后要及时登记收文 特别地涉密公文不得以电子公文的形式在非涉密传输系统上传输 谢 谢 解读?国家行政机关公文格式? 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60gm2一80gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85一90横向耐折度15次不透明度85pH值为7595 原那么 解读?国家行政机关公文格式? 5 公文用纸幅面及版面尺寸51 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT 148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm297m

17、m尺寸的允许偏差见GBT 14852 公文页边与版心足寸公文用纸天头 上白边 为37mm1mm公文用纸订口 左白边 为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm 不含页码 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 解读?国家行政机关公文格式? 7 排版规格与印制装订要求71 排版规格 正文用3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字一般每面排22行每行排28个字72 制版要求 版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm73 印刷要求 双面印刷页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应到达色谱所标B1100红色油墨应到达色谱所标Y80M80印品着墨实

18、均匀字面不花不白无断划 解读?国家行政机关公文格式? 74 装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1mm四角成90度无毛茬或缺损 解读?国家行政机关公文格式? 8 公文中各要素标识规那么 本标准将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三局部置于公文首页红色反线 宽度同版心即156mm 以上的各要素统称眉首置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要

19、素统称版记 解读?国家行政机关公文格式? 81 眉首com 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 com 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开 解读?国家行政机关公文格式? com 紧急程度 如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 解

20、读?国家行政机关公文格式? com 发文机关标识 由发文机关全称或标准化简称后加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或标准化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 如需标识公文份数序号秘密等级和保密期限以及紧急程度可在发文机关标识上空2行向下依次标识 见图三 发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原那么酌定但一般应小于22mm15mm 高宽 联合行文时应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文 解读?国家行政机关公文格式? com 发文字号

21、 发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号 括入序号不编虚位 即1不编为001 不加第字 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 解读?国家行政机关公文格式? 816 签发人 上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色

22、反线与之的距离为4mm 解读?国家行政机关公文格式? 82 主体821 公文标题红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当822 主送机关标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送 解读?国家行政机关公文格式? 823 公文正文 主送机关名称下1行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行824 附件 公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码 如附

23、件1 附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 解读?国家行政机关公文格式? com 成文日期 用汉字将年月日标全零写为成文日期的标识com com 公文生效标识 com1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文

24、日期上 解读?国家行政机关公文格式? 8262 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保征印章排列整齐两印章间互不相交或相切相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期 解读?国家行政机关公文格式? com3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不

25、能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决 com 附注 公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行 解读?国家行政机关公文格式? 83 版记com 主题词 主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空1字 com 抄送机关 公文如有抄送机关在主题词下1行左右各空1字用3号仿宋体字标识抄送后标全角冒号与抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关 解读?国家行政机关公文格式? com 印发机关和印发日期位于抄送机关

26、之下 无抄送机关时在主题词之下 占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空1字印发日期右空1字印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识 com 版记中的反线版记个各要素之下均加一条反线宽度同版心 com 版记的位置版记应置于公文最后一面 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 解读?国家行政机关公文格式? 9 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码 解读?国家行政机关公文格式? 10 公文中表格 公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角

27、双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边 公文如需附A3纸型表格又当最后一页为A3纸型表格时封三封四 可放分送不放页码 应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封印上 解读?国家行政机关公文格式? 11 公文的特定格式111 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm推荐用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm每行居中排28个字首页不显示页码发文机关名称及双线均印红色发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识发文字号下空1行标识公文标题如需标识秘密等级

28、或紧急程度可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明 解读?国家行政机关公文格式? 112 命令格式 命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标宋体字字号白发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm下边缘空2行居中标识令号令号下空2行标识正文正文下空1行右空4字标识签发人签名章签名章左空2字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期分送机关标识方法同抄送机关其他要素从本标准相关要素说明 解读?国家行政机关公文格式? 113 会议纪要格式 会议纪要标识由会议纪要组成用红色小标宋体字字号由发文机关

29、酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准相关要素说明 公文知识培训 第三局部 文书工作 公文处理是指公文在运转过程中的收文办理发文办理公文管理公文归档等一系列相互关联衔接有序的工作公文管理有广义和狭义之分广义的公文管理和公文处理意义相同狭义的公文管理是公文处理的内容之一主要指公文的传达转发复印翻印传递保管归档清退销毁和保密等工作的科学管理 公文知识培训 公文管理的根本要求 统一渠道集中管理公文应当由文秘 部门实行集中管理管理 建章立制科学管理根据本单位的实 际情况制定科学合理的公文管理方法和制度 加强协调做好效劳为领导各部门 做好效劳 严格保密确保平安要做到公文存放清 退销毁等各个环节有章可循手

30、续齐全责 任明确严防公文丧失和泄密 公文知识培训 一收文 上传下达的枢纽做好领导的参 谋工作 收文处理收入各方面发送到本单位的文件 签收登记审核拟办批办承办分发传阅催办归档等 除承办环节由主办部门负责其他环节 均由总经理工作部负责党委类文件由党群工作部负责 公文知识培训 1签收对外单位发送到本单位的文件 做收文 紧急文件注明具体要求时间分清 责任 机密文件当面拆封无误后签收 核对单位 信访函件信封内容要订在一起 公文知识培训 2登记统计文件的帐目工具保证 平安的必要措施便于保管和 保护处理情况便于统计数 量核对和交接文件的登记 必须登记的上级机关来文下级单位的请 示报告主送的要登记对重 要的

31、要按正式的文件做 收文登记 公司行政类收文由总经理工作部文档文印处统一签收登记党委类收文由党群工作部统一签收登记 公文知识培训 3审核在收文办理中对下级或平级单 位的来文应当进行审核 审核的重点 1是否应由本单位办理 2是否符合行文规那么例如是 否越级请示是否在报告中夹 带请示事项等 3公文种类格式是否标准有 关附件是否齐全等 公文知识培训 对不符合规定的来文总经理工作部在登记填写考核意见后退回来文单位按照标准格式排列后重新上报 非特殊情况下的越级行文请示一文多事多头主送请示事项不明确应公文格式有重要纰漏比方请示件未标注签发人公文未盖章等和缺少附件等 文种使用不准确个别格式不标准等 公文知识培训 4拟办与批办 收文如何 拟办经审核对符合规定的公文办公室及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限 公文知识培