人事专员操作手册.doc

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1、办理社保所需材料公司提交材料：1、 营业执照副本复印件2、 组织机构代码证复印件3、 法人身份证复印件新参保人员需提交材料：1、 个人信息情况登记表2、 身份证复印件要正面，复印在A4纸中间3、 户口本复印件要首页及其本人页4、 一寸彩色照片2张照片要求更改为：相关人员需提供由专业照相馆（部）拍摄或加洗的本人近期的一寸彩色、正面免冠（露耳、露脖子）、白色背景（深色系服装），即符合二代居民身份证照片要求的照片。同时，照片背面要用铅笔书写本人姓名和身份证号。（个人信息登记表中，请务必选择5家社保医院）社保调入人员需提交材料：1、 个人信息登记表2、 医疗蓝本原件3、 身份证复印件1份4、 户口本首

2、页、本人页复印件各一份备注：如果社保调入入人员没办法提供2、4项资料，只需要提供身份证复印件杭州时比特电子有限公司人事专员操作手册前言为提高自身人事水平，规范各项人事操作，更是为了让岗位操作能够具有连续性。特别编写此手册。本手册主要包括我公司人事工作中的招聘、培训以及人事资料管理三大部分的操作及其他方面细则，既是我工作一年多的总结，也是对于工作阶段性的汇总和整理，以期能够让工作做得更加顺手，更加顺心。一、招聘总则为规范人事招聘工作，为保证公司下一年度人员配置的稳定，提前明确在下一年度人员招聘高峰期中储备所需的充足人才，该计划应在每年春节放假前完成下一年的招聘计划并报批经理审核，其中包括中层管理

3、岗位、基础业务型岗位、后勤工作岗位等。【1】企业介绍杭州时比特电子有限公司，是一家根据国务院办公厅国办发200012号、国家税务总局国税发1999221号、浙江省国税局浙国税流200071号等文件，于1999年成立的萧山区增值税防伪税控技术支持单位。我公司是一家集税控软件维护、系统集成、网络服务、软件开发、高科技企业，是萧山区首家通过国家认定的软件企业，系浙江省高新科技企业和浙江省100家电子商务流通试点企业。当前，我公司以数据库软件业和网络电子商务技术为核心事业，税控软件维护为辅，使公司产品的开发、销售、安装、维护形成一条龙服务。时比特公司将一如既往地奉行“求实、创新、团结、奋斗”的企业精神

4、，并热诚欢迎有志之士前来合作，共创辉煌明天。【2】招聘岗位表总结上一年度公司各部门的总体情况，并进行分析，结合公司未来的发展计划以及关于人员流动的调查，制作一张招聘岗位计划表，格式如下：部门职位人数从业要求薪酬规划（元）客服部语音客服3高中及以上学历，女性，声色甜美，能听懂本地方言，打字50字到60字/分之间。1500-2000维护部维护员10大专及以上学历，男性，能吃苦，有计算机方面的维护经验，市场营销、电子商务、计算机相关专业毕业。2000-3000经管部法务专员1全日制本科法律专业毕业，具备较强的执行力和沟通力，有撰写合同、文书方面的经验。2000人事部薪资专员1全日制本科管理类专业毕业

5、，具备较快的文字输入能力，细心谨慎，熟练操作excel、word等办公软件，有薪资考核方面的从业经验者优先。2000【3】招聘时间及方式根据本年度所招聘的岗位性质确定相应的集中招聘档期，基本上按照以下来进行：A 第一阶段：元宵节过后至4月30日，该阶段招聘人数应以填补人员正常流失为标准，并储备较多的人事简历，更多的去关心各类应届毕业生交流会，通过参加大型招聘会，及网上大范围的招聘信息发布，进行招聘，以下为往年该阶段的招聘会：2010年4月2日，中国计量学院2010届毕业生春季招聘会2010年3月25日，浙江财经学院2010届毕业生春季招聘会2010年4月10日，浙江师范大学及行知学院2010届

6、毕业生春季招聘会2010年3月5日，浙江经济职业技术学院2010届毕业生春季招聘会（省高就指导站）2010年4月10日，绍兴文理学院2010届毕业生春季招聘会2010年3月27日，浙江工业大学2010届毕业生春季招聘会B 第二阶段：5月1日至6月31日，该阶段应届生多半实习已有着落，即使签约单位，也会因为需要返校，给公司带来不必要的损失，该阶段招聘以有工作经验者为主。该阶段一般院校会开始为明年的毕业生进行实习招聘会，但我公司现阶段对于外勤中招录维护员尚存在一些问题，第一，公司当前的工作量并无这么许多；第二，实习生中难有愿意在七八月出门跑维护的（可进行筛选）；第三，外出的安全问题（可购买商业保险

7、）；第四，实习期的工资问题（可由公司某一人或某部门集中领取后分发）招聘方式选择：招聘会、网络招聘、张贴启事、猎头公司。（1） 招聘会，以政府或高校组织的免费招聘会为主，在各大搜索引擎网站注意留心此类招聘会的举办通知，凡确定参加的招聘会，除记录相关预算支出外还应记录如下内容：计划内容，各个需参加招聘会的时间、地点及招聘岗位，根据招聘岗位的性质初步拟定随同参加的人员名单，以各部门主要负责人或经验较丰富者优先，明确支出的费用；招聘岗位，适宜工资2000左右，且有发展空间的岗位为宜，如人事专员、法务专员、软件维护员等；（2） 网络招聘，包括在人才网、社交网、论坛等网络媒介发布招聘信息，除萧山人才网的信

8、息每日更新外，还需要寻找各类社交网、论坛发布招聘贴；计划内容，上年度各渠道网络招聘的情况分析小结，本年度的网络招聘渠道安排，及相应渠道的对应需求岗位，包含相关的预算支出；招聘岗位，中高级人才适合在优质的招聘网站中完成，如智联招聘、前程无忧等，本地的中级人才及基层业务人员适合在本地招聘网站中完成，如萧山人才网等，本地基层业务人员及后勤人员适合在本地的社交网及论坛中招聘完成，如萧然在线的北干听风，19楼等；（3） 张贴启事，包括在公司内部、人才市场宣传栏、社区宣传栏等张贴公告，计划内容需包括，预算支出及招聘岗位内容；招聘岗位，公司内部招聘适宜基层管理岗位，如客服监督专员、仓管、出纳、开票专员、培训

9、老师等，社区张贴公告适宜后勤岗位，如保洁员、保安、厨师等，人才市场宣传栏张贴，应明确学历要求，适宜基层业务岗位的发布；（4） 猎头公司，目前尚无联系经验。C 第三阶段：7月1日至9月30日，常规化招聘阶段，主要对日常人员流动进行及时补充，及处理突发性招聘，将不同的职位需求，通过人才网张贴、网络发布等进行；D 第四阶段：10月1日至当年春节，通过参加部分学校筹备的秋季招聘会以及张贴广告等方式，应对部分紧急招聘情况及来年部分岗位的人事变动；二、招聘实务招聘与新人入职培训以及新员工人事档案备案，两者是统一的，因此总体流程是：信息发布简历筛选通知面试面试筛选制表上报通知时间准备资料（培训）制度考试部门

10、考试入职部门签订合同人事备案。招聘人员的总体要求：五官端正，本地人优先，人员避免河南户籍，男性173CM及以上，女性158CM及以上。不同的招聘渠道，流程会有区别，本部分按照招聘会流程、网站操作、面试流程、新人入职培训流程、人事档案管理流程几大块分列说明：【1】招聘会流程参加招聘会，主要考虑公司的支出是否能够收到效果，因此以参加免费的校园招聘会为宜。A 招聘会前期需准备若干面试通知单、公司宣传册、招聘告示及随行人员。（1）面试通知单，对于在招聘会上有好感的人员，递交面试通知单；（2）公司宣传册，根据公司的财力，一般准备A4大小，包括企业简介和招聘岗位；（3）招聘告示，大小不得小于A0标准，醒目

11、处包括公司简介、招聘的岗位；（4）随行人员，应根据招聘的岗位选择有经验的人员陪同前往；B 招聘会的基本流程：（1）提前半小时到达会场，签到后，注意熟悉场地环境，根据实际情况，确定招聘广告牌的摆放位置，应注意放置在人流正对的位置，面试桌前可再挂一幅招聘广告；（2）浏览举办方提供的资料，将面试通知单放于便利处；（3）有人上前投递简历时，简单询问其为何选报这个岗位、自身的特点、工作要求及到岗的时间；（4）双方均有意向，在其投递简历上标记“O”，同时将面试通知单填写距离最近的周二（招聘会一般在周六举行）上午或者下午时间参加复试；（5）回公司的第一个工作日，整理本次招聘会上符合条件并愿意来的人员资料装订

12、，其余资料与本次招聘会回馈记录一并装档案袋存档；【2】招聘网站主要是萧山人才网、萧然在线的北干听风、19楼。A 萧山人才网网址，（1） 发布流程，登陆企业管理后台，左侧栏中“发布职位”按钮，在右侧相关栏目中输入包括职位名称、职位描述、工作要求、薪资待遇等，点击发布即可，如需修改，则在左侧栏中点击“正在招聘”，在右侧栏中相应岗位后面点击“修改”，此处进注意在“其他要求”栏目中填入公司地址，联系方式等，职位标题需要在后缀加上“【时比特电子】”以区别与网络公司的招聘。发布后的岗位信息，应定期更新，系统规定每日更新次数不超过多少次，因此在范围内，应根据人的正常作息时间，合理安排更新时机；（2）应聘管理

13、，包括管理面试邀请函，应聘者简历两部分。左侧栏目中点击进入，如进入“管理应聘者”，右侧栏目中能够看到各个岗位的列表，最右侧有“应聘者列表”点击进入，右侧出现人名列表，点击人名可查看对方简历，如果合适在其姓名前打上勾，在下面选择一个面试函，点击参加面试即可，如果招聘较急时，可直接电话联系对方，并告知他/她去网上查看一下我们发送的面试函；B 浙江省大学生网上就业市场，C 19楼论坛，【3】面试流程简历筛选并通知面试接待面试心理测试分析上报A 通知面试，可以通过电话、邮件及网站的面试邀请函；B 接待面试，先填写应聘登记表（表样见附录），再根据填写内容询问其家庭情况、对自己的认识及规划，有必要的情况下

14、介绍我公司及岗位的薪资，双方无异议后进行心理测试；应聘登记表的填写说明：（1）必须要填写：基本情况部分、教育情况、工作经历、应聘人员签字，填写不全、字迹潦草的，直接告知其与五日内等复试通知，无通知即不录取；（2）根据应聘登记表所提的问题，如果职业规划和所应聘岗位有出入，需要询问其为何选择该岗位，而正面的个性自述，主要是和心理测试相结合进行提问，对于心理测验中数据反应与自述有出入的部分进行提问；（3）应聘登记表背面的问题，是需要询问的问题，主要是结合心理测试对于应聘者有一个更为全面的把握。如，生长的家庭代表了家庭教育，可以体现在心理测试中有恒分及教养压力、教养欲求，通过对于他认可的事情及反对的事

15、情，去了解他的价值观，同时要关注其回答时的表情，做好记录；（4）最后的是公务员的心理测试题部分，需要结合公务员心理测试量表，最为公司心理测试的辅助使用，该excel需要使用2007版本才能使用；C 心理测试，做完心理测试，要求应聘者将分数按前19个填写标准分，之后的填写初始分的规则进行填写，无积分处亦空着。因为前16个因素分容易出现伪装，需要结合应聘者的其他回答进行辨认。心理因素需要整体来看，不能够单独分割开来，以下为最基本的判断方法：（1）软件的操作：普通测试使用USER账户直接登录，点击左上角“问卷测试”菜单，选择个性能力因素问卷测验，根据提示操作即可；数据的整理和回调，使用admin，密

16、码admin登录，可以进入查询统计处导出所需的数据，也可以进入系统管理中导入导出测试数据，通过导入，可将几台机器的数据引入一台电脑中进行分析；（2）内向外向，除了交流中体会外，心理测试上主要反映在乐群分、独立分、兴奋分、恃强分。作为客服人员及上门维护人员，需要独立+兴奋-恃强-忧虑-敢为+乐群+，善于言谈并不代表应聘者必然就是外向的，他可能因为不认同对方观点而激起言谈的欲望，也可能因为习惯导致，恃强分的标准分达到或超过4分的，其在言谈中会具有一定的攻击性，如果同时兴奋分+时，就不太适合从事上门维护；（3）谨慎乐观，办公文员多少需要承担一定的压力，对于本职工作有需要细心，因此主要关注敏感分和忧虑

17、分，敏感+忧虑-。（4）如果随机乱答标准分超过3分，说明该应聘者有急躁的心情，另外，表格的填写字迹，后面自相矛盾的分数，都会表现出，应聘者不适宜从事任何工作；（5）道德感强烈的人，在测试中反映在有恒分、教养压力、教养欲求均为高分；D 分析上报，将通过面试筛选的人员，详细信息建表上报给老总；三、培训部分培训资料：技术维护手册简版第四版、电话语音接听流程（2010.06.11修改），升级最新资料的网站，航天信息网络教学论坛，【1】新人入职培训包括入职手续、公司制度、薪资方案等的培训，及组织相应的考试。入职培训最好时间段是每月第一期企业培训开始时，根据岗位不同培训计划及内容有所调整，培训期注意：资料

18、收取10元的押金，使用完后收回；培训期离职的无工资；A 电话组培训计划，入职第一天上午介绍：请休假制度、员工行为规范、考勤制度、办公礼仪、各部门职能及位置、电话组内部岗位职能；下午讲解：接听电话的操作流程、快捷键的使用、公司FWS三套软件的合同收费方法及简单练习如何计算收费；第二天上午：讲解电话组岗位制度，积分规范，及销售产品的价目及功能的介绍；第二天下午进行人力资源部的制度考试；第三天至第五天在人力资源部集中复习，第六天上午参加入职部门考试；B 维护部培训计划，入职第一天上午介绍：请休假制度、考勤制度、员工行为规范、上门礼仪、部门内制度；下午讲解：维护的基本流程、电脑维护的常识、公司的FWS

19、三套软件的基本功能常识、操作；第二天上午：讲解一小时考核、工资计算、三套软件的合同收费计算方法；第二天下午进行人力资源部制度考试；第三天至第七天，下放电子部实习；第八天至第十天，在人力资源部集中复习，第十一天上午参加入职部门考试；C 其他部门培训计划，主要在第一、二天培训公司的制度，第二天下午入职部门考试；【2】公司安排的其他培训包括航天信息的中级考试培训、年检培训、软件升级培训、中层领导培训等，均需要按照公司的指示，制订相应的计划，安排好培训的讲师和培训资料，在培训结束后安排相应的考试，并将培训资料及培训试卷存档编号。A 航天信息的中级和年检培训，该类考试由选择题多选和单选组成，主要考航天信

20、息的服务规范、一机多片子系统基本常识，基础维护等，培训的资料题库均在航天教学论坛，还有浙江金税的QQ群；B 其他培训，由部门主管或公司领导提出，搜集相关的培训资料，制订培训计划，培训搜索地址：电驴四、人事管理包括新人入职后的公司建档及签订劳动合同流程、人事档案调动流程、人事管理流程。其中人事档案需调入人才市场的，缴费360元含两年人事保管费（含两年，两年后依然在职不需续交费用，直至离职）【1】新人建员工档案及签订劳动合同流程（1）新人入职公司报到，需提供（身份证、学历证、户口本复印件）、体检报告、一寸照片一张（2）入职部门时，将工作证及工作徽章交付给员工，并由员工签收；（3）次月十五日之前，将

21、通过入职部门考试人员的应聘登记表、证件复印件、体检报告、考试试卷放入档案袋并编号，交与印章管理员备案；（4）入职部门一个月时，签订劳动合同，并交还给员工一份；（5）员工档案在员工入职半年后或中途离职的，移交入档案室，需填写移交表，见附件；A 应届生调档（1）已有报到证但未报到（含往届未报到的毕业生），不论是哪里人，均需填写毕业生就业调整审查表一式三份，由公司、经发局盖章后，送至人才市场，要携带本人身份证、学历证复印件、报到证原件；如果该生的报到证遗失，需向自己学校申请补办；（2）未签订就业协议的，不论是哪里人，与公司签订就业协议后，由其校方发出报到证，报到时携带学历证复印件、身份证复印件、报到

22、证、就业协议至人才市场；B 往届生调档（1）户口在萧山区的，使用萧山区技术人员引进表，携带本人身份证、学历证复印件、社保证、劳动合同、上家单位的劳动关系解除证明；（2）户口在非本区的，使用人才引进登记表、政审调查表、计划生育调查表，同时携带本人身份证、学历证原件及复印件，劳动合同及社保缴费证明、上家单位的劳动合同解除证明，连同户口一起调动的，需提供户口本原件及复印件，手续：公司、经发局盖章人才市场核准资料后开据政审调查单送至萧山区公安局调查大队等人才市场回电通知办理落户等手续；【2】人事信息的录入及其他管理人员出现流动与调整后，需及时更新人事管理系统，在员工出现岗位变化、离职等需出具相应的单据

23、。A 人事管理系统软件名称：oclient.exe，目前网络上最为流行的免费人事管理系统，该系统目前能够稳定应用于XP系统下，用户名admin，密码未设。打开软件最初跳出一个员工日期到期提醒对话框，里面包含了合同到期提醒、过生日提醒、离职员工数统计等；（1）录入信息，关闭提醒对话框，看到导航窗口，左侧栏有人事资料，点击，右侧框内出现员工资料等内容，进入员工资料对话框，左侧是部门，右侧是人员姓名。需要增加员工时点击新增，必须填写的内容包括：姓名、身份证号、性别、家庭住址、学校、专业、手机、家庭电话、职工类型、部门岗位、岗位级别、入职日期、合同开始、合同终止、员工状态，当出现员工入职及岗位调整的时

24、候，就进入员工信息的单页，调整部门及岗位即可；（2）信息导出，在员工资料管理对话框上面一排，有功能菜单，下拉菜单中选择提取所有记录，再选择保存到文件/导出，即可导出成excel文件，该保存的文件需要将其内容复制到新建的excel里面，方能做正常保存；根据导出的需要，可以设置需要的模块，在功能菜单中的显示定制中，需要的打勾，不需要的打叉。（3）对部门及岗位信息调整，在导航窗口的最右侧，有公司定义、部门定义、岗位设置及数据字典等，可以对于各类下拉菜单的信息进行修改；B 人事管理中的单据（1）岗位调整，需填写岗位调整单，交与调整前的部门主管与调整后的部门主管签字，单子存放到员工档案；（2）对于合同即

25、将到期的员工，应提前一个月发出合同到期通知书，如公司愿意与其续签的，可以发合同到期续签通知书，如公司不愿意继续与其续签的，直接发合同到期通知书，并告知不与其续签合同；（3）解除劳动合同证明，员工离职后，应在其交接完后，将离职证明、社保证一并交给离职人员；五、工作交接（1）手头上试用期员工，三人，电话组一人名叫胡燕萍，打字速度快，个性内向，不好说话，但偏闲散，建议下周三考试。其余两个是维护部，计算机水平较弱，估计得在电子部多呆几天，建议下周四、周五的下午考试；（2）手头上未发工作证的，主要集中在电话组、统计部，还有隔壁的法务专员；（3）手头上未签合同的有：电话组毛洪雅、董梦芳（已入职一个月），法

26、务专员华棋凤，培训期三人，董梦芳、毛洪雅、华棋凤她们的合同签好后，连同他们的资料都要去梅师傅那里备案了，得赶在月中以前；（4）纪松美的合同九月份到期；（5）周一需要通知一下，我那本应聘资料的文件夹里面，写着7月5日通知培训的那拨人；（6）我发给你的电话组的积分方案，是我修改后的，比目前电话组的那个要新，在积分的尺度上有所调整，可能还需要你具体再看一下，对于个别项目的扣分；（7）通知胡昕、邬发亮、陈海源、金钟钢等老大已经批下来的转正人员，尽快去调档案，具体的流程我会在人事专员操作手册中详细列出来的，需要他们自己去跑了。其中邬发亮和陈海源因为是外省的，需要我公司提供社保的购买凭证，郑立萍处提供。邬发亮和陈海源需要填人才引进表和政审表，都在那个表格抽屉里面；