企业档案工作规范教材资料.ppt

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1、企业档案工作规范教材企业档案工作规范教材第五章档案工作组织第五章档案工作组织第五章档案工作组织第五章档案工作组织 一是建立企业档案工作组织体系。一是建立企业档案工作组织体系。一是建立企业档案工作组织体系。一是建立企业档案工作组织体系。二是明确档案工作职责。二是明确档案工作职责。二是明确档案工作职责。二是明确档案工作职责。5.15.15.15.1组织系统建设包括四个方面：组织系统建设包括四个方面：组织系统建设包括四个方面：组织系统建设包括四个方面：领导、机构、人员、工作网络领导、机构、人员、工作网络领导、机构、人员、工作网络领导、机构、人员、工作网络 2 5.1.1 5.1.1档案工作领导档案工

2、作领导 n n应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：n n企业分管领导企业分管领导企业分管领导企业分管领导n n各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人n n档案部门的负责人档案部门的负责人档案部门的负责人档案部门的负责人3n n5.1.2 5.1.2 档案机构设置档案机构设置n n规模较小的企业或有些专业需要的企业，可规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；指定相应机构承

3、担档案管理的职能；n n企业应设置独立的档案机构：档案室（处、企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；科）或档案资料信息中心；n n有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。n n要有管理（监督指导）职能的机构，不能是要有管理（监督指导）职能的机构，不能是服务机构服务机构45.1.3 5.1.3 5.1.3 5.1.3 档案人员配备档案人员配备档案人员配备档案人员配备企业应配备企业应配备企业应配备企业应配备专职专职专职专职档案人员；档案人员；档案人员；档案人员；企业各部门、各项目应配备企业各部门、各项目应配备企业各部门、各项目应配备企

4、业各部门、各项目应配备专职或兼职专职或兼职专职或兼职专职或兼职档案档案档案档案人员；人员；人员；人员；企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对稳定稳定稳定稳定。5.1.45.1.45.1.45.1.4档案工作网络体系档案工作网络体系档案工作网络体系档案工作网络体系5 .2.2.2.2 企业管理职责企业管理职责企业管理职责企业管理职责 文件（档案）管理国际标准文件（档案）管理国际标准文件（档案）管理国际标准文件（档案）管理国际标准ISO15489ISO15489ISO15489ISO15489 第第第第6 6 6 6章方针与职责：章方针与职责：章方

5、针与职责：章方针与职责：n n“机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文保存

6、时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行”。n n“文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺上下进行公布。相关责任应有明确分工和

7、承诺”。n n“机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布机构内公布机构内公布机构内公布”。6企业管理职责五个方面：企业管理职责五个方面：n n为档案工作持续发展提供保障；为档案工作持续发展提供保障；n n将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；考核；n n采取必要的措施确保档案的完整、准确、系采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；统和安全；n n在产权发生变动时做好档案的处置

8、；在产权发生变动时做好档案的处置；n n对档案管理奖成绩、惩损失。对档案管理奖成绩、惩损失。7.3.3.3.3企业部门职责企业部门职责企业部门职责企业部门职责四个方面：四个方面：部门或项目负责人的责任；部门或项目负责人的责任；文件形成者的责任；文件形成者的责任；专兼职档案员的责任；专兼职档案员的责任；职能或承办部门的责任。职能或承办部门的责任。5.45.4 企业档案部门的职责企业档案部门的职责P201 5.55.5 企业档案工作人员要求企业档案工作人员要求P2018 第六章档案工作制度第六章档案工作制度第六章档案工作制度第六章档案工作制度 工作规章工作规章工作规章工作规章 管理制度管理制度管理

9、制度管理制度 业务规范业务规范业务规范业务规范 三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。案工作的制度体系。案工作的制度体系。案工作的制度体系。9 6.1 6.1 6.1 6.1企业档案工作规章的制订企业档案工作规章的制订企业档案工作规章的制订企业档案工作规章的制订n n明确文件形成、归档责任；明确文件形成、归档责任；明确文件形成、归档责任；明确文件形成、归档责任；n n制订规章应该包括的主要内容；制订规章应该包括的主要内容；制订规章应该包括的

10、主要内容；制订规章应该包括的主要内容；P201P201n n要建立责任追究制度；要建立责任追究制度；要建立责任追究制度；要建立责任追究制度；n n要制订应急预案。要制订应急预案。要制订应急预案。要制订应急预案。10n n国际标准：国际标准：国际标准：国际标准：n n机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。责任。责任。责任。n n文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅文件管理职责应由机构内所

11、有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，及形成文件的其他人员，及形成文件的其他人员，及形成文件的其他人员，n n还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做

12、出明确规定。管理责任做出明确规定。管理责任做出明确规定。管理责任做出明确规定。11n n国际标准：国际标准：n n不同岗位的文件管理职责：不同岗位的文件管理职责：不同岗位的文件管理职责：不同岗位的文件管理职责：n n高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施。施。施。施。n n文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。文件管理专业人员对文件管理的方方面面负

13、责。文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。n n企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络。人员在规定的职责方面保持联络。人员在规

14、定的职责方面保持联络。人员在规定的职责方面保持联络。n n系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。n n形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。任和义务确保其活动中形成文件的准确

15、性和完整性。任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。12 6.26.26.26.2企业档案管理制度的制订企业档案管理制度的制订企业档案管理制度的制订企业档案管理制度的制订n n共有八个方面的制度：共有八个方面的制度：共有八个方面的制度：共有八个方面的制度：n n文件归档制度文件归档制度文件归档制度文件归档制度n n档案保管制度档案保管制度档案保管制度档案保管制度n n鉴定销毁制度鉴定销毁制度鉴定销毁制度鉴定销毁制度n n档案统计制度档案统计制度档案统计制度档案统计制度n n档案利用制度档案利用制度档案利用制度档案利用制度n n档案保密制度档案

16、保密制度档案保密制度档案保密制度n n电子档案管理电子档案管理电子档案管理电子档案管理n n档案管理系统操作制度。档案管理系统操作制度。档案管理系统操作制度。档案管理系统操作制度。13 6.36.36.36.3企业档案业务规范的制订企业档案业务规范的制订企业档案业务规范的制订企业档案业务规范的制订n n文件、档案整理规范；文件、档案整理规范；文件、档案整理规范；文件、档案整理规范；n n档案分类方案；档案分类方案；档案分类方案；档案分类方案；n n文件归档范围和保管期限表；文件归档范围和保管期限表；文件归档范围和保管期限表；文件归档范围和保管期限表；n n特殊载体档案管理规范。特殊载体档案管理

17、规范。特殊载体档案管理规范。特殊载体档案管理规范。14 第七章第七章第七章第七章 档案业务工作档案业务工作档案业务工作档案业务工作 7.17.17.17.1企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动n n完整的档案管理包含三个阶段：完整的档案管理包含三个阶段：完整的档案管理包含三个阶段：完整的档案管理包含三个阶段：n n文件（即未来的档案）形成阶段、文件（即未来的档案）形成阶段、文件（即未来的档案）形成阶段、文件（即未来的档案）形成阶段、n n档案室保存阶段、档案室保存阶段、档案室保存阶段、档案室保存阶段、n n档案馆保存阶段。档案馆保存阶段。档案

18、馆保存阶段。档案馆保存阶段。n n“文件的档案化管理文件的档案化管理文件的档案化管理文件的档案化管理”15 在企业档案管理中需要明确的概念：在企业档案管理中需要明确的概念：在企业档案管理中需要明确的概念：在企业档案管理中需要明确的概念：1 1 1 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等）企业文件形成及管理是企业科技和生产等）企业文件形成及管理是企业科技和生产等）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。管理部门本职工作的组成部分。管理部门本职工作的组成部分。管理部门本职工作的组成部分。2 2 2 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产）做好文件形成及其管理是企业科技和

19、生产）做好文件形成及其管理是企业科技和生产）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。及其管理人员的职责。及其管理人员的职责。及其管理人员的职责。3 3 3 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门）检查、指导文件的形成及管理是档案部门）检查、指导文件的形成及管理是档案部门）检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。和档案人员的职责。和档案人员的职责。和档案人员的职责。16n n企业档案在不同时段的管理职责分工：企业档案在不同时段的管理职责分工：n n文件形成部门要按照档案管理的要求承文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；担文件形成阶段的管理；n

20、 n档案人员主要承担档案室保存阶段和档档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；案馆保存阶段的管理；n n信息技术人员承担电子环境中档案的技信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。术维护。17n n企业各层级对档案工作的责任：企业各层级对档案工作的责任：企业各层级对档案工作的责任：企业各层级对档案工作的责任：n n在企业的领导层：在企业的领导层：在企业的领导层：在企业的领导层：n n将档案工作纳入企业领导的议事日程将档案工作纳入企业领导的议事日程将档案工作纳入企业领导的议事日程将档案工作纳入企业领导的议事日程;n n对企业档案工作的发展做出整体规划对企业档案工作的发展做出整体规划

21、对企业档案工作的发展做出整体规划对企业档案工作的发展做出整体规划;n n对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调各有关制度进行整体协调各有关制度进行整体协调各有关制度进行整体协调;n n将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度任制进行考核和奖惩，确保档案管理

22、有关制度任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实在企业各层级、各岗位得到贯彻落实在企业各层级、各岗位得到贯彻落实在企业各层级、各岗位得到贯彻落实。18n n在企业管理的中层：在企业管理的中层：在企业管理的中层：在企业管理的中层：n n将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计

23、划及项目计划的同时，将文件管理工作生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；同时安排和下达；同时安排和下达；同时安排和下达；n n将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中；活动的规章制度及工作流程中；活动的规章制度及工作流程中；活动的规章制度及工作流程中；n n督促员工做好文件工作。督促员工做好文件工作。督促员工做好文件工作。督促员工做好文件工作。19n n

24、在企业的基层：在企业的基层：在企业的基层：在企业的基层：n n将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；n n做好文件管理的具体工作；做好文件管理的具体工作；做好

25、文件管理的具体工作；做好文件管理的具体工作；n n把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。和条件。和条件。和条件。20l l“三参加三参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定和基本建设项目验收、设备研课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。整、系统。l l“四同时四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的企业下达项目计

26、划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。应同时作好项目文件归档交接。21 7.2 7.2 7.2 7.2 文件的形成、积累文件的形成、积累文件的形成、积累文件的形成、积累n n从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出 “档案化档案化档案化档案化”

27、的管理要求。的管理要求。的管理要求。的管理要求。两方面的要求：两方面的要求：两方面的要求：两方面的要求：n n文件记录载体和记录方式的要求；文件记录载体和记录方式的要求；文件记录载体和记录方式的要求；文件记录载体和记录方式的要求；n n文件内容的要求文件内容的要求文件内容的要求文件内容的要求。22 7.3 7.3 7.3 7.3 文件整理与归档文件整理与归档文件整理与归档文件整理与归档 四个方面的要求四个方面的要求四个方面的要求四个方面的要求 文件的整理文件的整理文件的整理文件的整理 文件的归档范围文件的归档范围文件的归档范围文件的归档范围 文件的归档时间文件的归档时间文件的归档时间文件的归档

28、时间 文件的归档要求文件的归档要求文件的归档要求文件的归档要求23 7.3.17.3.17.3.17.3.1文件整理文件整理文件整理文件整理n n管理类文件的整理应该符合管理类文件的整理应该符合管理类文件的整理应该符合管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式文书档案案卷格式文书档案案卷格式文书档案案卷格式GB/T9705GB/T9705GB/T9705GB/T9705和和和和归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22DA/T22DA/T22DA/T22的要的要的要的要求；求；求；求；n n科技文件的整理应该符合科技文件的整理应该符合科技文件的整理应该符合科技文

29、件的整理应该符合科技档案案卷构成一科技档案案卷构成一科技档案案卷构成一科技档案案卷构成一般要求般要求般要求般要求GB/T11822GB/T11822GB/T11822GB/T11822的要求；的要求；的要求；的要求；n n基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范范范范DA/T28DA/T28DA/T28DA/T28的

30、要求；的要求；的要求；的要求；24n n会计文件的整理应该符合会计文件的整理应该符合会计文件的整理应该符合会计文件的整理应该符合会计档案管理办法会计档案管理办法会计档案管理办法会计档案管理办法财财财财会字会字会字会字199832199832199832199832号文件的要求；号文件的要求；号文件的要求；号文件的要求；n n职工文件的整理应该符合职工文件的整理应该符合职工文件的整理应该符合职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作企业职工档案管理工作企业职工档案管理工作企业职工档案管理工作规定规定规定规定劳力字劳力字劳力字劳力字 号文件的要求；号文件的要求；号文件的要求；号文件的要求；n n照

31、片文件的整理应该符合照片文件的整理应该符合照片文件的整理应该符合照片文件的整理应该符合照片档案管理规范照片档案管理规范照片档案管理规范照片档案管理规范GB/T11821GB/T11821GB/T11821GB/T11821的要求；的要求；的要求；的要求；25n n录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合合合合磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范DA/T15DA/T15DA/T15DA/T15

32、的要求；的要求；的要求；的要求；n n电子文件的整理应该符合电子文件的整理应该符合电子文件的整理应该符合电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规电子文件归档与管理规电子文件归档与管理规电子文件归档与管理规范范范范GB/T18894GB/T18894GB/T18894GB/T18894和和和和公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则DA/T32DA/T32DA/T32DA/T32的要求；的要求；的要求；的要求；n n计算机辅助设计文件的整理应该符合计算机辅助设计文件的整理应该符合计算机辅助设计文件的整理应该符合计算机辅助设计文件的

33、整理应该符合CADCADCADCAD电子文电子文电子文电子文件光盘存储、归档与档案管理要求件光盘存储、归档与档案管理要求件光盘存储、归档与档案管理要求件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1GB/T17678.1GB/T17678.1GB/T17678.1的要求。的要求。的要求。的要求。26 7.3.2 文件归档范围文件归档范围 uu归归档档范范围围要要包包括括从从企企业业筹筹建建、运运营营生生产产、产产权权发发生生变变动动、直直至至注注销销，各各个个阶阶段段的的文文件件都都应应在在档档案案中中有有所所记记录录和和保保存存，要要能能够够真真实实记记录录和和准准确反映企业的发展历程；

34、确反映企业的发展历程；uu归档文件的主要来源；归档文件的主要来源；P204uu归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。27 关于附录关于附录关于附录关于附录A A A A的说明：的说明：的说明：的说明：1 1 1 1、附录、附录、附录、附录A A A A给出的是资料性附录。（国有企业还是执给出的是资料性附录。（国有企业还是执给出的是资料性附录。（国有企业还是执给出的是资料性附录。（国有企业还是执 行行行行国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法）2 2 2 2、附录、附录、附录、附录A A A A不

35、作为企业档案的分类标准。不作为企业档案的分类标准。不作为企业档案的分类标准。不作为企业档案的分类标准。3 3 3 3、附录、附录、附录、附录A A A A增强了可操作性。增强了可操作性。增强了可操作性。增强了可操作性。4 4 4 4、附录、附录、附录、附录A A A A首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。首次给出了企业档案保管期限的建议。28 制订归档范围的基本方法：根据工作职能和流程制定归档范围根据工作职能和流程制定归档范围l l掌握依据，调查研究掌握依据，调查研究 l l拟定初稿拟定初稿l l广泛征求意见广泛征求意见l l各

36、立档部门负责人审核各立档部门负责人审核l l修改完善后报批修改完善后报批l l主管部门审批，发布执行主管部门审批，发布执行l l纳入相关制度纳入相关制度29 各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本 企业特点的文件材料：企业特点的文件材料：企业特点的文件材料：企业特点的文件材料：1 1 1 1、制造业企业：、制造业企业：、制造业企业：、制造业企业：各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。大的比例

37、。2 2 2 2、交通运输企业：、交通运输企业：、交通运输企业：、交通运输企业：基建和设备文件材料对于正常运营和安全生基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用。产具有重要的保障作用。3 3 3 3、建筑安装企业、建筑安装企业、建筑安装企业、建筑安装企业:以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。一般都需要较长的保存期限。30 4 4 4 4、金融企业、金融企业、金融企业、金融企业:内容相对专一；作用具有

38、多功能性；内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。数量增长速度快，会计和信贷文件量大。5 5 5 5、流通企业、流通企业、流通企业、流通企业:经营管理性文件材料是主体，拥有一经营管理性文件材料是主体，拥有一定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。强的时间性和项目性等特征。6 6 6 6、邮电通讯企业、邮电通讯企业、邮电通讯企业、邮电通讯企业:业务文件材料的日生产量较大，业务文件材料的日生产量较大，设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是

39、由多个企业共同形成。文件材料是由多个企业共同形成。7 7 7 7、农业企业、农业企业、农业企业、农业企业:经营性文件材料为主，具有综合性、经营性文件材料为主，具有综合性、情报性特点。情报性特点。31需要注意的问题：1 1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。全的文件材料应予以特别注意。2 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。的范围进行调整和完善。3 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现体现“以人为本以人为本”的原则

40、。的原则。32 7.3.3 7.3.3 文件归档时间文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：文件材料的归档时间主要有两种：文件材料的归档时间主要有两种：文件材料的归档时间主要有两种：定期归档定期归档定期归档定期归档 随时归档随时归档随时归档随时归档 应该随时归档的其它文件：应该随时归档的其它文件：应该随时归档的其它文件：应该随时归档的其它文件：1 1 1 1、需要严加控制的核心文件；、需要严加控制的核心文件；、需要严加控制的核心文件；、需要严加控制的核心文件；2 2 2 2、机密性强的、特殊的科技文件；、机密性强的、特殊的科技文件；、机密性强的、特殊的科技文件；、机密性强的、特殊的科技文件；

41、3 3 3 3、应清退的文件；、应清退的文件；、应清退的文件；、应清退的文件；4 4 4 4、非纸质载体文件；、非纸质载体文件；、非纸质载体文件；、非纸质载体文件；5 5 5 5、外来文件。、外来文件。、外来文件。、外来文件。33 企业对会计档案的归档和移交要求，一般应当包括企业对会计档案的归档和移交要求，一般应当包括以下几个方面：以下几个方面：1 1 1 1）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档 案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；案，全部移交档案部门，不得擅

42、自封包保存；案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；2 2 2 2）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求 认真整理好；认真整理好；认真整理好；认真整理好；3 3 3 3）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交 清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门清册；需要拆封重新整理的会计档案，

43、档案部门清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门 会同会计部门和经办人员共同拆封整理；会同会计部门和经办人员共同拆封整理；会同会计部门和经办人员共同拆封整理；会同会计部门和经办人员共同拆封整理；4 4 4 4）档案部门必须仔细清点检查接收的会计档案；）档案部门必须仔细清点检查接收的会计档案；）档案部门必须仔细清点检查接收的会计档案；）档案部门必须仔细清点检查接收的会计档案；34 5 5 5 5）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或）与纸质会计文件、记录有关联

44、的其他载体形式或 介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移 交；交；交；交；6 6 6 6）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定 期进行转存；期进行转存；期进行转存；期进行转存；）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的）不得对硬盘上的会计数据

45、和作为正式会计档案的 备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操 作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如 果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份 文件。文件。文件。文件。35 电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别电

46、算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：1 1 1 1、“双轨制双轨制双轨制双轨制”要求要求要求要求 2 2 2 2、特别要求、特别要求、特别要求、特别要求 电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工工工工作：作：作：作：

47、1 1）在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面 的鉴定和监管；的鉴定和监管；的鉴定和监管；的鉴定和监管；2 2 2 2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软 件程序备份交档案员保管；件程序备份交档案员保管；件程序备份交档案员保管；件程序备份交档案员保管；3 3 3 3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财）采用单一的磁盘或光

48、盘存储会计数据，应征得财）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。367.3.4 文件归档要求七个方面的要求：七个方面的要求：P205 第一，应实行部门立卷；第一，应实行部门立卷；第二，归档文件的质量；第二，归档文件的质量；第三，归档原件；第三，归档原件；第四，非纸质文件和外文材料；第四，非纸质文件和外文材料；第五，归档文件的份数；第五，归档文件的份数；第六，合作项目文件；第六，合作

49、项目文件；第七，填写第七，填写档案交接登记表档案交接登记表。377.4 7.4 7.4 7.4 档案收集工作档案收集工作档案收集工作档案收集工作两个要求：两个要求：两个要求：两个要求：l l认真做好文件归档的交接工作；认真做好文件归档的交接工作；认真做好文件归档的交接工作；认真做好文件归档的交接工作；l l企业应该接收档案与收集资料的范围。企业应该接收档案与收集资料的范围。企业应该接收档案与收集资料的范围。企业应该接收档案与收集资料的范围。n n收集工作有两种形式：收集工作有两种形式：收集工作有两种形式：收集工作有两种形式：n n一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门一是对内收集

50、。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；形成的文件材料；形成的文件材料；形成的文件材料；n n二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。38 7.5 档案