word的实用技巧.doc

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1、WORD实用技法为Word文档添加行号首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”窗口中单击“版式”标签项，然后在“应用于”框中选择是整篇文章还是文章的某一部分，接下来单击“行号”按钮，选择“添加行号”复选框，然后设置好“起始编号”、“行号间隔”和“编号方式”等选项，最后单击“确定”按钮即可。须要注意的是，只有在“视图”菜单中将文档设置为“页面”模式才可以看到我们刚才插入的行号。 “逆打”有妙用点击“文件 打印”，在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序打印”，这样Word在打印文件时就会先打印最后一页，直至第一页，免去了我们动手分页重新排序的麻烦。更快

2、捷的全部保存在Word、Excel中要想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可。其实有更快捷的方法：可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，观察按钮的图形是否改变？对了，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即全部保存完毕。是不是更快捷？ 扩展单元格如果用Word设置好的表格，有时在单元格中多输入了一两个字符就不能容纳进去，可又不想改变原有的字体、字号或列宽等风格。这里有个简便的方法来解决这个问题：选中该单元格，在格式菜单中选“段落”“缩进与间距”选项卡，将左、右缩进栏内的“0字符”改为“-1字符”，加以确认

3、，这时，未显露的字符就纳入格内了。 Word的数学运算功能要在Word中进行数学运算，首先要进行简单的设置。在Word界面下，点击“工具”，选择“自定义”，在打开的“自定义”窗口中点击“命令项”，在“类别”窗口选择“工具”，在“命令”窗口找到“工具计算”选项，按下鼠标左键，将“工具计算”拖到Word界面上方的工具栏中，接下来就可以进行计算了。例如，用公式计算的方法如下：列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4减10除以5)；选中整个公式，点击工具栏上的“工具计算”；同时按下“Ctrl+V”键或用鼠标点击工具栏上的“粘贴”图标，根据运算法则计算的结果就会出现在光标所在位置。快速改变W

4、ord文档的行距在编辑Word文档时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。巧使表格旋转首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”(如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取)，并任选一种阴影效果。然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。Word下的运算符号Word下的键盘输入

5、“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。这些符号在有些具体使用场合会让人费解。如笔者所教授的小学算术。可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。先在Word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体(标准字体)栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：以减号为例，键盘“-” 号比常用“”号略短。首先选取栏内“”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。你就完成了替换符号“-”的设置。现在你在键盘上

6、输入的减号就是“”了。符号的设置和减号基本相同。而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“”号。 解决图形对象随段落移动的问题一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固定的。它会随着段落的移动而移动。若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。这样问题就解决了。 #1 在Excel中快速输入分数通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，

7、会显示为6月7日。如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。缩放显示比例的快捷键我们大家在用Word进行文档编辑时，经常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。Word中快速查找内容单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击 “取消”按钮

8、回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。 罗马数字转换为大写汉字在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入数字选中选择框中的大写的壹、贰、叁”最后按“确定”即可。精确移动Word中的对象使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公

9、式”等对象的各种操作。如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作(如：拖动、移动时)会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的中英文引号替换技巧我们在编辑文章时，可能会遇到使用英文标点符号的文章。为了规范文件编排，常常需要将此类文章放在Word中进行编辑处理，并把所有的英文标点符号转化为中文标点符号。利用Word的替换功能，可以

10、轻松转换大多数标点符号，但要将英文引号()替换为中文引号(“”)，由于Word分不清英文引号()哪个是上引号，哪个是下引号，因此替换起来非常麻烦。笔者经过多次实践分析之后，终于找到了分步替换的简单办法。1.将指定的文章复制到Word中，将文中的任意一个英文引号复制到剪贴板中(编者注：用鼠标选中任意一个英文引号，然后按“Ctrl+C”组合键即可，此步一定不要省略)。2.打开Word替换对话框，在查找框内输入(*)(英文引号和*号。注意只输入括号内的符号，括号本身不要输入，下同)，选中“使用通配符”，然后在替换框内输入(&c)，C要小写。把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”，经过替换之后，我们

11、看到文中所有的英文下引号都由单个()变为双个()了，这是为后面Word区分英文上引号和下引号打基础。3.再次打开Word替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入中文下引号(”)，把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”。4.在文档中输入一个中文上引号(“)，并将其剪切到剪贴板中。打开Word替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入(c)，单击“全部替换”。至此， 完成了英文引号()替换为中文引号(“”)的工作。英文单引号替换的原理与双引号替换一样。友情提示：如果你经常需要做这项工作，可以用Word的“宏”把整个过程记录下来。具体步骤为：点击菜单栏“工具宏录制宏”，在宏名中输入“引号

12、替换”，单击“确定”，然后开始上述替换操作，完成操作后单击“停止”。以后每次要进行引号替换时，只要运行一下“引号替换”宏就可以了。 Word中巧输符号三例1.巧妙输入特殊符号一般情况下，在Word中需要输入某个符号时，大多数人的习惯是利用“插入/符号”对话框进行。但如果文档中需要插入的符号有很多个时，就很麻烦，这里介绍两种简易的方法。(1)利用快捷键找到所需要插入的特殊符号(图1)，如“”。点击“快捷键”按钮，进入图2所示对话框，将光标移到“请按新快捷键”框中，按下你需要的任意快捷键如“F11”，再点击“指定”按钮即可将刚才定义的快捷键添加到左边的“当前快捷键”框中。当我们需要插入“”时，只要

13、按下F11键，不过还要按下回车键；如果你以后不再需要此快捷键的话，可以在“当前快捷键”框中选定它，然后点击“删除”按钮即可将它删除。(2)利用“自动更正”快速替换如果文档中有多个字符多次出现，我们可以利用“自动更正”功能提高工作效率。方法很简单，仍旧在图1中点击“自动更正”按钮进入图3所示窗口，在“替换”框内键入特定的字符(数字或中文均可)，点击下面的“替换”按钮即可生效；另一种方法是在“工具/自动更正”中进行，当然你还可以设定某些特殊的自动更正内容，如设置“wzj”为“王志军”，由于设置步骤相同，这里就不多说了。2.利用快捷键快速输入国际字符由于工作需要输入国际字符时，同样可以利用快捷键，3

14、.快速输入欧元和其他货币符号最新版本的Word XP对欧元和其他货币符号提供了完全支持，我们可以在“符号”对话框中直接插入欧元和其他货币符号，但要注意在“来自”框中，一定要选择“Unicode(十六进制)”，因为如果在“来自”框中选择的不是Unicode，则可使用的字符集将是很有限的。同时还要在“子集”框中，选择“欧洲货币”，这样很快就可以找到所需要的货币符号了。如果你觉得麻烦，也可以先键入“20ac”，然后同时按下“Alt+X”，Word就会自动以正确的字体显示欧元符号；还可以按下“Alt+0128(数字键盘)”显示欧元符号，但不同的键盘布局的键盘快捷方式也不同，具体情况请参照帮助文件。 W

15、ord中的“简单”加密方法我们在使用Word处理文档时，有些文档的内容可能不想让别人知道，设置“打开权限密码”和“修改权限密码”可以加密文档，但还有更简单的方法。利用Word自身的一些功能来保护文档安全，有时候可以起到意想不到的作用。1.自选图形掩盖法这种方法比较适合于一些小的文本。先在Word插入一个文本框，在里面输入一小段文本，然后用鼠标右击该文本框，选择“设置文本框格式”，然后选择“版式”选项卡，单击“高级”按钮，弹出高级版式选项卡，将左下角的“对象随文字移动”设置为不选中状态，使文本框不随文字的移动而移动，以免别人在按几个回车键后就“漏馅”；接着再选择“绘图工具栏矩形”工具，在文本框的

16、上方绘制出一个矩形，将文本框掩盖住，然后跟文本框的设置一样，也使它不随文字移动而移动。在选定“矩形”后，点击“绘图工具栏”里的“绘图叠放次序置于顶层”，使“矩形”位于“文本框”之上，以保证能够盖住文本框，再点击“绘图工具栏”里的“线条颜色”下拉按钮，选择“无线条色”项，使矩形看起来像不存在一样。再选定矩形和文本框两个对象，点击“绘图叠放次序衬于文字下方”。经过上述操作之后这个文本就像不存在一样。2.改变字体“乱码”法大家都知道，Win98中有几种字体是一些特殊的图形，如webdings、Wingdings等，所以我们在用英文写作时，可以将文字设置为以上的字体，这样别人看到这个文档后，还以为你的

17、文档内容是乱码呢，但是这种办法只对一些菜鸟起作用。3.改变文字颜色法在Windows的默认情况下，Word文档的背景为白色。因此，可以把一段文字的字体颜色设定为与背景色相同的白色。你可以将文字选定，点击“格式字体”，弹出“字体”对话框，在“字体颜色”下拉框里选择“白色”，再点击左下角的“默认”后，按“确定”退出。现在你来试着输入一些文字，是不是看不见了？别人打开文档时，眼前一片空白，有谁会想到要改变字体颜色呢？4.设置文本框“隐身”法单击“绘图工具栏”里的“文本框”按钮，然后用鼠标在窗口中拖出一个任意大小的文本框。将文字输入或粘贴到文本框中，如果你的文字多于文本框可显示的数量，文本就不能被完全

18、显示，但是这些文字并没有消失，你只要将文本框拖得大一点，那些文字就“露”出来了。利用文本框的这个特性我们就又找到了一个好方法。用鼠标拖曳文本框边框，使文本框变小，直至全部文字都藏起来，然后右击文本框，在弹出的菜单中选择“设置文本框格式”，弹出“设置文本框格式”对话框，选取“颜色和线条”选项卡，并把填充颜色和线条颜色设置为无色，这样连文本框本身都看不见了，更不用说里面的文字了。当然你也可以将这些方法结合起来使用，让文档更加安全。 Word打印不求人一、常规打印1.安装打印机：一般情况下在电脑组装之时，打印机已经安装好了。如果没有安装，可以中途添加：依次打开“我的电脑打印机”，按“添加打印机”图标

19、，在“添加打印机向导”的引导下，将打印机驱动程序安装好。同时将打印机与电脑连接好，装上打印纸，打印测试页正常即完成安装。2.打印前的准备：在文档编辑、排版好的前提下，打开打印机电源开关，装上打印纸，就可以开始打印。3.打印：启动Word XP，打开需要打印的文档。如果要将整篇文档全部打印出来，可以直接按工具栏上的打印按钮就可以了；如果只想打印文档中的某几页，应该执行“文件打印”命令(或直接按“Ctrl+P”组合键)，打开“打印”对话框，作适当设置后，按“确定”按钮开始打印。友情提醒：如果一台电脑安装了多台打印机，要打印文档时，应该执行“文件打印”命令，确认打印机选择正确后，才按“确定”按钮，而

20、不要直接按工具栏上的打印按钮，以免出错。二、特殊打印1.打印指定页面：如果我们有时只需要打印某篇文档中的某几页(例如，只打印修改过的页面)，我们可以通过下述两种方法实现：如果一次只打印一页，先将光标定位在该页，然后执行“文件打印”命令，在“打印”对话框中，选中“页面范围”下的“当前页”选项，按“确定”按钮即可；如果一次要打印多页连续(或不连续)的页面，打开“打印”对话框，选中“页面范围”下的“页码范围”选项，并在其后面输入需要打印的页码(不同的页码之间用英文状态下的逗号隔开)，然后按“确定”按钮就行了。2.打印部分文本：如果我们只需要打印文档中部分文本，我们可以先选定需要打印的文本，然后打开“

21、打印”对话框，选中“页面范围”下的“所选内容”选项，再按“确定”按钮。3.多版面打印：有时我们只想看看排版的样式，而不需要看清文本内容，我们可以将多页文本打印在一张纸上：打开“打印”对话框，按“缩放”下面“每页的版数”后面的下拉按钮，选定一个合适的版数(最多一张纸可以打印16页)后，按“确定”按钮。4.双面打印：打开“打印”对话框，按下端“打印”选项后面的下拉按钮，选定“奇数页”选项，点“确定”打印；然后将打印了奇数页的纸张翻过来装入打印机(注意：顺序不能搞错)，再选定“偶数页”选项后，点“确定”打印。关于双面打印，如果先选择了奇数页，则打印偶数页时需要选择逆序打印，这样打印出来的最后一页正是

22、第一页，如果不选择“逆序”，可能会出现差错。当然可以先选择偶数页打印，再选择奇数页逆序。注意的是如果最后一页是奇数页，最好是插入一个空白页，如此不会造成跨页的现象。5.只打印文本：一个图文混排的文档，如果我们只需要校对其文本内容，我们完全可以不打印其中的图片，而只将其文本打印出来。执行“文件打印”命令，按对话框下端“选项”按钮，在随后弹出的对话框中，将“打印文档的附加信息”下面的“图形对象”选项前面的“”号去掉即可。1、选中文字其实选中文字或段落更简单的方法是只要在把光标定位在开始位置，然后移动鼠标，在最后的位置同时按下Shift键和鼠标左键即可搞定。2、打印打字如果在WORD中打超过初号的字

23、，从今天开始，你再也不需要用插入艺术字的形式，只要选中要打印的字，然后直接在字体大小框中输入70或80等数字即可。2.Word字体随身携带：在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想既不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起

24、，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印该文档。友情提醒：如果想实现此目的，必须对该文档建立一种新的样式，再应用于该文档中；嵌入的字体只能是True Type字体；这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。 Word表格操作小技巧1.快速选定整个表格按住Alt键并双击所选表格。先将光标移入表格，按“Alt+5”即可(数字键盘上的“5”，并且NumLock已关闭)。2.拆分表格把光标移至要作为子表的第一行的原表中的位置。按组合键“Shift+Ctrl+Enter”

25、，可以将原表格分为上下两个独立的表格。3.选择一组单元格(或行、列)你可以结合键盘和鼠标，选取表格中一组连续的单元格(或行、列)。先用鼠标选中第一个单元格；按着Shift键，在最末一个单元格处单击鼠标左键，即可选中这两个单元格之间所有的部分。4.直观移动表格中的行将光标移至要移动的行中，或用鼠标选定要移动的数个行。同时按组合键“Shift+Alt”和“”或“”，从而移动选定行。你可以看到所选行上移或下移。另外在大纲视图中单击工具栏中的“上移”、“下移”按钮也可以达到同样的效果。有意思的是，使用这个方法甚至可以将行移出表格，从而变成一个独立行。 自动加密Word文档 随着办公自动化的普及，用Wo

26、rd的人越来越多，作为一家公司的文员，更离不开Word。公司为了保守商业机密，规定所有的Word文档必须加密。每次在Word菜单“工具”“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自动宏给Word做了一个通用密码，只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作，很方便！ 1.先录制一个新的宏。运行Word，在它的菜单中依次选择“工具”“宏”“录制新宏”。这时弹出一个“录制宏”对话框。我们在“宏名”中输入“Autonew”，在“将宏保存在”中选择“所有文档（Normal.dot）”，然后点击“确定”按钮。2.选择Word菜单的“工具”“选项”，在“选项”对话框中选

27、择“保存”页，然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮。这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定”按钮。3.在Word菜单中依次选择“工具”“宏”“停止录制”。选择Word菜单的“文件”“退出”，关闭Word，这样宏的录制工作就完成了。4.使用自动加密的Word文档。以后使用Word时，只需点击“新建空白文档”按钮（注：运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密），就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。 5.验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！ 在Word中添加漂亮的水平线 在编写Word文档时，有时需要添加水平线，通常大家都会使用在表格功能中的绘制表格功能来完成。其实在Word文档中还有一种更简单的方法来添加各种水平分隔线，即连续输入某种符号三次即可创建出漂亮的水平线。 例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入三个-并按下回车键即可。键入三个_将生成一个较粗的线。下表说明了可以创建的线型：