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1、文文 书书 档档 案案 管管 理理文文 书书 档档 案案 管管 理理 第一章第一章 档案工作基础档案工作基础学问学问 其次章其次章 归档文件整理归档文件整理方法方法 主讲内容档案基础学问档案基础学问归档制度、归档范围、保管期归档制度、归档范围、保管期限表限表文件归档整理方法（单件归档、文件归档整理方法（单件归档、立卷法）立卷法）第一章第一章 档案工作基础学问档案工作基础学问第一节第一节 档案工作常用术语档案工作常用术语全宗：全宗是指一个独立机关、组织全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机或个人在社会活动中形成的档案有机整体，它的基本涵义有三点：即全宗整体，它的基本涵义

2、有三点：即全宗是一个有机整体，全宗是在确定的历是一个有机整体，全宗是在确定的历史活动中形成的，全宗是以确定的社史活动中形成的，全宗是以确定的社会单位为基础而构成的。会单位为基础而构成的。全宗名称全宗名称：相同于立档单位的名称。填写全：相同于立档单位的名称。填写全宗单位的全称或规范化的简称。如宗单位的全称或规范化的简称。如“韶关市韶关市人事局人事局”、“南雄市纪委南雄市纪委”等。等。全宗号全宗号：档案馆为进馆单位编制的管理号，：档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制，应向档案馆问询。档案室不能擅自编制，应向档案馆问询。如韶关市委办：如韶关市委办：86；韶关市档案局：；韶关市档案局：10

3、3分类号：按统一的分类规则划分本单位分类号：按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别名。如广东全部档案后所给定的类别名。如广东省机关档案分类方法、工业企业档省机关档案分类方法、工业企业档案分类规则、电力工业企业档案分案分类规则、电力工业企业档案分类规则。类规则。案卷案卷：将若干文件按形成规律和有机联系组：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。如按问题、发文机构、形成成案卷的过程。如按问题、发文机构、形成时间、保管期限等来组织文件。时间、保管期限等来组织文件。保管期限保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。立卷时划定的案卷保管期限。如文书类可分为永久、长期、短期或永久、如文书类可分为

4、永久、长期、短期或永久、定期（定期（30年、年、10年）；会计类分为永久、年）；会计类分为永久、25年、年、15年等；科技类分为永久、长期、年等；科技类分为永久、长期、短期等。短期等。书目号：全宗内案卷所属书目的编号。如书目号：全宗内案卷所属书目的编号。如文书档案：包括三部分：一是文书档案的文书档案：包括三部分：一是文书档案的大类代字，如大类代字，如“A”，二是保管期限代号，二是保管期限代号，永久为永久为“1”、长期为、长期为“2”、短期为、短期为“3”等，三是档案书目本的依次号。在同等，三是档案书目本的依次号。在同一个全宗内不允许出现重复的案卷书目号。一个全宗内不允许出现重复的案卷书目号。如

5、如A12.1、B2.1、D3.1.1 案卷号：书目内案卷的依次编号。案卷号：书目内案卷的依次编号。依次号：以卷内文件排列先后顺次填写的依次号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。序号，亦即件号。档号：由全宗号、书目号（分类号）、档号：由全宗号、书目号（分类号）、案卷号、依次号或由全宗号、年度、案卷号、依次号或由全宗号、年度、期限、件号组成。如期限、件号组成。如106/A12.3/03/01，106/2008/永久永久/001。案卷题名：即案卷标题。应简明、精案卷题名：即案卷标题。应简明、精确。应精确概括本卷文件的主要制发确。应精确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。机关、内容、文种

6、。其次节 文件与归档（一）文件概述（一）文件概述 1、文件：是法定机关、团体、企事业单位和、文件：是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中，为相互联系和处理事务个人在各种活动中，为相互联系和处理事务等实际须要，用文字、图表等方式记录下来等实际须要，用文字、图表等方式记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。的具有完整体式和处理程序的信息材料。2、文件归档：各机关、团体、事业单位将、文件归档：各机关、团体、事业单位将办理完毕的文件，依据有关规定将确定为档办理完毕的文件，依据有关规定将确定为档案的那部分文件向专兼职档案人员或档案室案的那部分文件向专兼职档案人员或档案室移交的过程。移交的过程

7、。（二）文件与档案的联系：档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。（1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼；（2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。（三）文件材料转化为档案的三个必要条件：（三）文件材料转化为档案的三个必要条件：（1）运用完毕或办理完毕的；）运用完毕或办理完毕的；（2）有保存价值的（要以单位和社会须要为）有保存价值的（要以单位和社会须要为标准）；标准）；（3）依据规范要求进行了系统整理）依据规范要求进行了系统整理（四）文件归档工作应留意的问题（四）文件归档工作应留意的问题 1、建立健全文件收发登记制度，确保归档、建立健全文件收发登记制度，确保归档文件的齐全完整。（完

8、整性）文件的齐全完整。（完整性）2、归档文件必需系统、有效，对归档文件、归档文件必需系统、有效，对归档文件的价值精确推断。（有效性）的价值精确推断。（有效性）3、文件格式满足公文规范性要求。（规范、文件格式满足公文规范性要求。（规范性）性）4、归档文件交接手续完备，按时归档。、归档文件交接手续完备，按时归档。5、留意、留意“账外账外”文件的归档：会议材料、文件的归档：会议材料、承办部门的材料、党组、行政会议记录、承办部门的材料、党组、行政会议记录、大事记、规章制度、各种图表、刊物等。大事记、规章制度、各种图表、刊物等。第三节第三节 归档制度归档制度一、分类方法一、分类方法（一）分类方法，也即分

9、类大纲、分类体系。（一）分类方法，也即分类大纲、分类体系。（二）分类目的：适应档案综合管理的须要，（二）分类目的：适应档案综合管理的须要，统一档案实体分类，实行档案分类整理、统一档案实体分类，实行档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，充分发挥档案的作用。化，充分发挥档案的作用。（三）分类原则：（三）分类原则：1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据其职能，结合档案的载体形态特点，便依据其职能，结合档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母或数

10、字按、分类后的档案，分别用英文字母或数字按依次编大类代字。依次编大类代字。3、有类设类，无类空类。、有类设类，无类空类。（四）广东省机关档案分类方法广东省（四）广东省机关档案分类方法广东省机关档案分类方法机关档案分类方法.doc、企业档案分类、企业档案分类方案企业档案分类方案方案企业档案分类方案.doc解读解读（五）编制要求：（五）编制要求：1、分类方法要与实体相一样；、分类方法要与实体相一样；2、保留确定的发展空间；、保留确定的发展空间；3、留意跟进必要的续编。、留意跟进必要的续编。二、归档时间二、归档时间 1 1、1 1至至2 2月份。由档案室完成，文件承办部门或月份。由档案室完成，文件承

11、办部门或业务部门向档案室移交。归档完成时间是每业务部门向档案室移交。归档完成时间是每年年6 6月份。月份。2、6月份。由文件承办部门或业务部门完成，月份。由文件承办部门或业务部门完成，于每年于每年6月份。月份。三、归档要求三、归档要求 1 1、归档文件齐全完整、归档文件齐全完整2 2、归档文件系统科学、归档文件系统科学 3 3、纸质文件与电子文件同步归档、纸质文件与电子文件同步归档 4 4、文件归档要有交接手续、文件归档要有交接手续5 5、归档文件必需优质精炼、归档文件必需优质精炼6 6、文件归档必需刚好快速、文件归档必需刚好快速 四、归档范围四、归档范围1 1、归档原则：、归档原则：（1 1

12、）“以我为主以我为主”，以本单位工作，以本单位工作活动为主活动为主（2 2）“有文必档有文必档”与与“有档不归有档不归”2、参考文件：、参考文件：（1）机关文件材料归档范围和文书档案保）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定管期限规定（8号令）号令）以我为主、以我为主、“以人为本以人为本”、标时制、二表、标时制、二表合一、扩大归档范围、审批制合一、扩大归档范围、审批制 （2）企业档案工作规范（）企业档案工作规范（DA/42-2009）（3）高等学校档案管理方法）高等学校档案管理方法（教化部（教化部27号令）号令）3、机关文件归档范围的把握重点、机关文件归档范围的把握重点（1）本单位形成的文

13、件材料：以反映本单位主）本单位形成的文件材料：以反映本单位主要职能活动、历史面貌、维权等有凭证价值要职能活动、历史面貌、维权等有凭证价值的材料。留意不归档范围。的材料。留意不归档范围。（2）收文：针对机关的来文、来文内容与本机）收文：针对机关的来文、来文内容与本机关业务工作有关、须要本机关执行。关业务工作有关、须要本机关执行。留意有隶属关系的上级领导机关与有关业务指留意有隶属关系的上级领导机关与有关业务指导机关的发文。导机关的发文。五、保管期限五、保管期限（一）保管期限规定（一）保管期限规定 1、永久、定期（、永久、定期（30年、年、10年）年）2、永久、长期（、永久、长期（16-50年）、短

14、期（年）、短期（1-15年）年）（二）永久保管的文书档案内容：（二）永久保管的文书档案内容：1、本机关制定的法规性政策性文件材料；、本机关制定的法规性政策性文件材料；2、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；的主要文件材料；3、本机关职能活动形成的重要业务文件材料、本机关职能活动形成的重要业务文件材料 4、本机关机构演化、人事任免、奖惩、人员名、本机关机构演化、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料；册等文件材料；5、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料；凭证性材料；6、本机关反映单位基

15、本历史面貌的文件材料；、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料；7、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示；、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示；8、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料件材料9、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。示及本机关的批复材料。（三）定期保管的文书档案内容（三）定期保管的文书档案内容 1、本机关职能活动形成的一般性文件材料；、本机关职能活动形成的一般性文件材料；2、本机关召开会议、活动形成的事务性材料；、本机关召开会议、活动形成的事务性材料；3

16、、本机关日常事务管理性文件材料；、本机关日常事务管理性文件材料；4、上级机关制发的普发性文件材料；、上级机关制发的普发性文件材料；5、同级机关制发的普发性、非本机关主管业、同级机关制发的普发性、非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；务但要贯彻执行的文件材料；6、同级机关、下级机关关于一般性问题的来、同级机关、下级机关关于一般性问题的来函、请示及其批复、答复；函、请示及其批复、答复；7、本机关年度以下支配、下级机关的支配、本机关年度以下支配、下级机关的支配、总结。总结。（四）编制文书保管期限表的方法与步骤（四）编制文书保管期限表的方法与步骤 1、熟悉、熟悉8号令及广东省文书档案保管期限号令及广

17、东省文书档案保管期限表表 2、驾驭本单位各部门职能及工作内容，形、驾驭本单位各部门职能及工作内容，形成稿本成稿本 3、广泛征求看法、广泛征求看法 4、发布执行、发布执行 5、按须要进行续编、按须要进行续编(机构、职能发生变更）机构、职能发生变更）六、解读广东省机关文书档案保管期限表六、解读广东省机关文书档案保管期限表 保管期限表广东省机关文书档案保管期限表.doc其次章其次章 归档文件整理归档文件整理 第一节第一节 归档整理概述归档整理概述 1、归档文件整理的含义、归档文件整理的含义 是指将确定为档案的那部分文件依据确是指将确定为档案的那部分文件依据确定的方法使其有序化的过程，以便于保定的方法

18、使其有序化的过程，以便于保管和利用。管和利用。2、归档整理的方法、归档整理的方法（1）传统的立卷方法及其适用范围）传统的立卷方法及其适用范围（2）立卷改革的方法及其适用范围）立卷改革的方法及其适用范围 （3）企业执行归档文件整理规则的看法）企业执行归档文件整理规则的看法（2003年）：年）：依据工业企业档案分类试行规依据工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，党群工作、行政管则进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行归档文件整理规则类的文件材料可参照执行归档文件整理规则的规定，按的规定，按“件

19、件”进行整理；年归档量较少进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构成一般要求的规定，按成一般要求的规定，按“卷卷”整理整理。其次节其次节 归档文件整理方法归档文件整理方法 立卷法立卷法 二、立卷归档工作整理流程二、立卷归档工作整理流程 一、传统立卷方法的发展：纯卷一、传统立卷方法的发展：纯卷 子母卷子母卷 分类分类 组合组合 排列排列 编号编号 抄目抄目 填写备考表填写备考表 拟

20、写案卷题名拟写案卷题名 填写案卷封面填写案卷封面 填写备考表填写备考表 装订装订 案卷排列、编号案卷排列、编号 填写案卷书目填写案卷书目 编写立卷说明书编写立卷说明书 编排档案书目编排档案书目 1 1、分类、分类（1）年度机构分类法：按年度划分 按承办机构分开 按问题、内容分开 分期限（2）年度问题分类法：按年度划分 按问题分开 分期限 类目体系要求简明、合乎逻辑；保持确定的连续性 2、组合、组合（1）内容组合法：内容相同的文件进行组合（2）文件名称组合法：适用于相同名称的文件数量较多。（3）工作活动组合法：同一次工作活动形成的文件组合。3 3、排列、排列（1）排列的依次：正本在前，定稿在后；

21、主件）排列的依次：正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；确定性文件在前，依据性在前，附件在后；确定性文件在前，依据性文件在后。文件在后。（2）排列的方法：时间、处理依次、地区排列）排列的方法：时间、处理依次、地区排列法法4 4、编页号、编页号（1）凡是有字的纸张均应编制页号；）凡是有字的纸张均应编制页号；（2）一本案卷只有一个连续的页号；一本案卷只有一个连续的页号；（3）页码位于纸张的右上角或左上角，用阿拉）页码位于纸张的右上角或左上角，用阿拉伯数字打印伯数字打印5、填写卷内文件书目卷内书目、填写卷内文件书目卷内书目.JPG主要包括：依次号、文号、责任者、题名、期限、页号、备注等5 5、案卷

22、标题的拟写、案卷标题的拟写（1 1）构成：责任者（作者、通讯者）、内容（时间、）构成：责任者（作者、通讯者）、内容（时间、名称、地区、问题）、文种名称、地区、问题）、文种（2 2）主要结构）主要结构 ：作者：作者-问题问题-名称；作者名称；作者-时间时间-名称；名称；作者作者-时间时间-问题问题-名称；通讯者名称；通讯者-问题问题-名称；通讯者名称；通讯者-时间时间-问题问题-名称；地区名称；地区-时间时间-问题问题-名称。名称。（3 3）拟写要求：题文相符、简练精确、合乎语法）拟写要求：题文相符、简练精确、合乎语法 6 6、案卷装订、案卷装订（1）装订依次：案卷封面）装订依次：案卷封面卷内文

23、件书目卷内文件书目文件文件备考表备考表封底封底（2）装订要求：去掉金属物、修补裱糊、折叠、）装订要求：去掉金属物、修补裱糊、折叠、便利阅读便利阅读 7 7、立卷说明的编写内容、立卷说明的编写内容（1）本单位基本状况（单位名称、性质、隶）本单位基本状况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况）；属关系、工作职能、年度工作概况）；（2）组织机构设置、主要领导人任职等及其）组织机构设置、主要领导人任职等及其变更状况变更状况（3）本年度文书立卷状况（立卷工作的组织、）本年度文书立卷状况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）文件完整性、数量、存在问题）第三节第三节 归档文件整理方法归档

24、文件整理方法 单份文件归档单份文件归档广东省文件材料归档方法改革方案广东省文件材料归档方法改革方案（以下简称方案）也即为单件归档整（以下简称方案）也即为单件归档整理方法，就是将归档文件以理方法，就是将归档文件以“件件”为单位为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。之有序化的过程。以件为单位进行整理，是指整理的对象与以件为单位进行整理，是指整理的对象与整理的结果都是件，以件代替案卷作为档整理的结果都是件，以件代替案卷作为档案的基本管理单位。案的基本管理单位。方案是省档案局于方案是省档案局于2000年年3 月领先推出的月领先推出的“顺其自然，单

25、件归档顺其自然，单件归档”的新的文件材料的新的文件材料归档方法。归档方法。一、方案的优点：一、方案的优点：1、整理方法简洁、便利，削减了档案人员的、整理方法简洁、便利，削减了档案人员的工作量。工作量。2、整理时间、地点敏捷，削减了档案的积压、整理时间、地点敏捷，削减了档案的积压与流失。与流失。3、档案保管单位是、档案保管单位是“件件”更便于利用。更便于利用。二、实施时间、范围与基本原则二、实施时间、范围与基本原则 1、实施时间及范围：我省各立档单位从2000年起全面推行文书材料单“件”整理归档。2、“件件”的含义的含义（1）单份文件，顺其自然，保持文件原貌，一份文）单份文件，顺其自然，保持文件

26、原貌，一份文件为一件。件为一件。（2）文件的正本与定稿为一件。假如定稿过厚，也）文件的正本与定稿为一件。假如定稿过厚，也可单独作为一件。可单独作为一件。（3）文件的正件与附件为一件。假如附件数量较多）文件的正件与附件为一件。假如附件数量较多或太厚，也可各为一件。或太厚，也可各为一件。（4）正文与文件处理单为一件。）正文与文件处理单为一件。（5）如归档文件不符合字迹或纸质要求，需复印后）如归档文件不符合字迹或纸质要求，需复印后归档的，原件与复制件为一件。归档的，原件与复制件为一件。（6）转发件与被转发件为一件。）转发件与被转发件为一件。（7）报表、名册、图册、刊物、会议记录等应按原）报表、名册、

27、图册、刊物、会议记录等应按原装订方式，每册（本）为一件。装订方式，每册（本）为一件。3、归档文件分类整理原则、归档文件分类整理原则（1 1）韶关市、县各单位由于内设机构相对较）韶关市、县各单位由于内设机构相对较少，产生文件材料数量相对不多、文件处少，产生文件材料数量相对不多、文件处理与档案管理大多数单位由档案室担当，理与档案管理大多数单位由档案室担当，故统一规定运用故统一规定运用“年度年度保管期限保管期限”分类分类法。法。（2 2）立档单位分类方案确定后，不能随意更）立档单位分类方案确定后，不能随意更改，应保持同一全宗，同一层次分类的稳改，应保持同一全宗，同一层次分类的稳定性、逻辑性。定性、逻

28、辑性。（3 3）归档文件整理应遵循文件的形成规律，）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。便于保管和利用。三、基本步骤三、基本步骤 1、分年度分年度（1）分年度是把同一年度形成的文件材料归集）分年度是把同一年度形成的文件材料归集在一起，把不同年度的文件材料分别归集的在一起，把不同年度的文件材料分别归集的过程。过程。（2）年度是指文件材料形成的年度，通常以四）年度是指文件材料形成的年度，通常以四位阿拉伯数字标注，如位阿拉伯数字标注，如“2009”（书写时不（书写时不能写成能写成“09”）*几个需留意的问题：（

29、1)1)多份文件作为一件时多份文件作为一件时“件件”的日期。的日期。正本与定稿为一件，以正本为准；正文正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，与正文为准；转发文与被转与附件为一件，与正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件时，以复文为准；多份文件（如组织关一件时，以复文为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍长等）为系、工资关系、行政介绍信、学籍长等）为一件时，以最近时间为准。一件时，以最近时间为准。(2)(2)一份文件往往有多个时间特征，以文一份文件往往有多个时间特征，以文件签发日期或落款日期为准。件签发日期

30、或落款日期为准。(3)(3)无落款日期的文件材料，通过比照各无落款日期的文件材料，通过比照各种标识来考证和推断文件的精确日期或近似种标识来考证和推断文件的精确日期或近似日期。日期。2、分保管期限、分保管期限确定归档文件保管期限应依据本单位制定的确定归档文件保管期限应依据本单位制定的文书档案保管期限表进行划分，要求精确文书档案保管期限表进行划分，要求精确客观。每一年度的文书档案保管期限划分为永客观。每一年度的文书档案保管期限划分为永久、定期二种。定期通常分为久、定期二种。定期通常分为30年、年、10年年 3、编制页码、编制页码 只编文件没有页码的部分，要求不空号、不漏号，只编文件没有页码的部分，

31、要求不空号、不漏号，以文件以文件“自然件自然件”为单位，以书写的有字部分按为单位，以书写的有字部分按页次依次编流水号页次依次编流水号。两面有字的两面编号，正面编在右下角，背面编两面有字的两面编号，正面编在右下角，背面编在左下角。在左下角。一张衬垫纸上贴有多张文件（如行政介绍信、组一张衬垫纸上贴有多张文件（如行政介绍信、组织与工资关系、学籍卡、照片等），以原件为对织与工资关系、学籍卡、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。文件传阅单不打页码，但要计入总页数。文件传阅单不打页码，但要计入总页数。4 4、装订、装订（1 1）用不锈钢钉或线）用

32、不锈钢钉或线“单件单件”装订。装订。（2 2）装订前，对破损的文件进行修复以延长）装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。其寿命。（3 3）复印字迹模糊或易退变的文件。宜接受）复印字迹模糊或易退变的文件。宜接受单面复印。单面复印。（4 4）大于）大于A4A4的纸张（主要指报表、图样等）的纸张（主要指报表、图样等）须要加以折叠，小于须要加以折叠，小于1616开纸的文件要托裱，开纸的文件要托裱，文件传阅单或整册（本）归档的无须拆散文件传阅单或整册（本）归档的无须拆散托裱。托裱。（5 5）去除易锈蚀的金属物。保管期限为）去除易锈蚀的金属物。保管期限为1010年、年、无须移交进馆的文件可以不换拆钉。

33、无须移交进馆的文件可以不换拆钉。不不锈锈钢钢钉钉 三三点点一一线线装装订订5 5、排序排序（1 1）选择年度）选择年度保管期限分类法，归档文件分保管期限分类法，归档文件分别按永久、别按永久、3030年、年、1010年三个流水号进行排列。年三个流水号进行排列。（2 2）排列时尽量将同一事由（即同一次活动，）排列时尽量将同一事由（即同一次活动，同一项工作，同一次会议等）的文件排列在同一项工作，同一次会议等）的文件排列在一起。一起。（3 3）同一事由内的排列依次则按文件办理完毕）同一事由内的排列依次则按文件办理完毕的时间或文件落款时间排列。的时间或文件落款时间排列。6 6、盖档号章、盖档号章（1）盖

34、档号章的位置。一般加盖在传阅单）盖档号章的位置。一般加盖在传阅单（A4规格）或归档文件首页上端的空白位置。规格）或归档文件首页上端的空白位置。（2）文件首页确无空白位置加盖档号章的，则）文件首页确无空白位置加盖档号章的，则可以文件次页（其次页）按规定加盖档号章。可以文件次页（其次页）按规定加盖档号章。小于小于16开纸的文件传阅单不宜加盖档号章，开纸的文件传阅单不宜加盖档号章，档号章应加盖在文件的首页。档号章应加盖在文件的首页。全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15全宗号全宗号：通常指国家综合档案：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的

35、，可不填写）有全宗号的，可不填写）全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15类别名：不同门类档案的代号，类别名：不同门类档案的代号，如管理性档案为如管理性档案为A全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15期限期限：档案的保管期限，分为：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期永久、长期、短期全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15年度年度：以四位阿拉伯数字标注：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。文件形成年度的公元纪年。全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15机构机构：填写文件形成或承办部：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不

36、分机构编门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。档号的单位此栏可空）。全宗号类别号 A期 限永久年 度2005机 构件 号15件号件号：以年度为界限，由档案室集中：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。7 7、书目打印及电脑录入数据、书目打印及电脑录入数据 要求按年度要求按年度保管期限进行书目打印，不保管期限进行书目打印，不同期限的书目应分页打印

37、。录入的内容尽可同期限的书目应分页打印。录入的内容尽可能具体、精确。能具体、精确。归档文件书目的必著栏目归档文件书目的必著栏目（1）年度：指归档文件形成的年度）年度：指归档文件形成的年度（2）期限：指归档文件的保管期限，分永久、）期限：指归档文件的保管期限，分永久、30年、年、10年三种。年三种。（3）件号：为年度内每个保管期限按依次由）件号：为年度内每个保管期限按依次由1起先编起先编制的一个流水号。制的一个流水号。（4）责任者：指制发文件的组织或个人。联合发文）责任者：指制发文件的组织或个人。联合发文填主要的（一般三个以内）责任者。责任者一般应填主要的（一般三个以内）责任者。责任者一般应填写

38、单位或个人的全称或规范简称，但不能填成填写单位或个人的全称或规范简称，但不能填成“本局本局”等。等。（5）题名：即文件标题。没有标题或标题不规范的，）题名：即文件标题。没有标题或标题不规范的，须自拟标题，外加须自拟标题，外加“”号，例如：号，例如：“通知通知”可可写成写成“通知通知关于关于的通知的通知”。（6）日期：即文件形成的日期，在表示年、月数字）日期：即文件形成的日期，在表示年、月数字的右下角加的右下角加“.”号，以号，以8位阿拉伯数字标注，如位阿拉伯数字标注，如写成写成2009.10.25。（7）页数：页数项填写一）页数：页数项填写一“件件”文件的总页数。文件的总页数。（8）备注：用于

39、填写归档文件须要补充和说明的状）备注：用于填写归档文件须要补充和说明的状况，包括缺损、修改、移出、销毁等等。况，包括缺损、修改、移出、销毁等等。归档文件书目归档书目.JPG全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025件号：件号：以年度为界限，一个保管期限以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。编一个大流水号。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号

40、关于的通知200506-025责任者：责任者：制发文件的组织或个人，即制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。的，可只著录第一责任者。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知200506-025文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“从府从府2005X号号”全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府20

41、05X号 关于的通知2005-06-025题名：题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加附于原题之后，外加“”号号全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025日期：日期：指文件形成日期。指文件形成日期。全宗号类别号年度保管期限机构

42、 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005X号 关于的通知2005-06-025页数：页数：指归档文件的有效页面数，文指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。件处理单也要统计页数。全宗号类别号年度保管期限机构 A2003 短 期归档文件书目归档文件书目件号责任者文号题 名日期归档页数文件格式备注1从化市人民政府从府2005 号 关于的通知2005-06-025备注：用以标注归档文件的变更状况备注：用以标注归档文件的变更状况或参见档号。或参见档号。8、填写备考表 盒内文件状况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补

43、充、移出、销毁等须要说明的状况，如无上述状况，可暂不填写。整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。9、文件装盒将整理好的归档文件依据编号依次装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别名、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）全宗名称全宗号类别号年 度机 构期 限起止件号档档案案盒盒背背脊脊式式样样公司全宗号类别号A年 度2005机 构期 限短 期起止件号 128已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例（1）书目夹封面

44、全宗名称公司全 宗 号类 别A期 限短期年 度2005（2）书目夹背脊全宗号机 构类别号A期 限短期年 度20051010、归档说明写法。主要分三方面说明、归档说明写法。主要分三方面说明（1）说明本单位的名称、性质、隶属关系、工）说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况。作职能、年度工作概况。（2）说明本单位组织机构设置与变更以及党政）说明本单位组织机构设置与变更以及党政领导人（本单位副职以上领导）任职及其变领导人（本单位副职以上领导）任职及其变更状况。更状况。（3）说明本年度归档文件整理状况，简要介绍）说明本年度归档文件整理状况，简要介绍归档文件整理的组织状况、文件归档完整与

45、归档文件整理的组织状况、文件归档完整与否、归档数量（尤为重要）、有何缺陷和问否、归档数量（尤为重要）、有何缺陷和问题等。题等。公司二三年归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变更状况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变更状况 任总经理 任财务总监 任技术总监三、本年度文书归档状况 本公司本年度企业管理档案归档依据有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，刚好归档，编制了档案书目，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长期100件，编号从1100件；短期100件，编号1100件。二四年月四、文件归档整理工作实际操作问题

46、四、文件归档整理工作实际操作问题 1、会议文件的处理、会议文件的处理（1）成套文件应否按期限分开归档）成套文件应否按期限分开归档（2）文件装订、书目的编制）文件装订、书目的编制（3）会议文件应否全部归档）会议文件应否全部归档（4）建立会议文件收集制度）建立会议文件收集制度 2、普发性文件的归档、普发性文件的归档（1）上级领导机关与业务指导机关的区分）上级领导机关与业务指导机关的区分（2）普发性文件的期限划分（突出以我为主）普发性文件的期限划分（突出以我为主）业务指导文件、标准、规划业务指导文件、标准、规划永久永久 有具体贯彻看法的有具体贯彻看法的永久永久 事务性事务性30年年（3）转发件与被转

47、发件的处理）转发件与被转发件的处理 3、请示与批复件的处理、请示与批复件的处理（1）上行：专项请示、重要报告）上行：专项请示、重要报告永久永久 批复、指示批复、指示永久永久（2）下行：重大业务及批复）下行：重大业务及批复永久永久 事务性事务性30年或以下年或以下（3）归档处理留意事项：作一件时，批复在）归档处理留意事项：作一件时，批复在前，恳求在后；作两件处理时，依次排放；前，恳求在后；作两件处理时，依次排放；留意传阅单的处理，编页号等留意传阅单的处理，编页号等。4、机构设置、人事任免、奖惩材料的处理、机构设置、人事任免、奖惩材料的处理 本机关的（永久），上级部门的（本机关的（永久），上级部门

48、的（30年及以年及以下），与已无关的（不存）下），与已无关的（不存）5、大事记、会议纪录、刊物、报道、资产管、大事记、会议纪录、刊物、报道、资产管理、年报表等不编文号的文件材料的处理理、年报表等不编文号的文件材料的处理 6、密件的处理、密件的处理（1）密件应否归档）密件应否归档（2）密件的归档流程、归档范围及保管期限应）密件的归档流程、归档范围及保管期限应否有特殊性否有特殊性（3）密件的保管与利用）密件的保管与利用 7、特地档案材料的管理、特地档案材料的管理（1）确定分类大纲及相应的归档范围、保管期）确定分类大纲及相应的归档范围、保管期限限（2）已公布的特地档案类型）已公布的特地档案类型（3）

49、未列入范围但已经存在的特地档案的处置）未列入范围但已经存在的特地档案的处置（4）新增特地档案类型的设置及管理）新增特地档案类型的设置及管理（5）库房管理要求）库房管理要求 8 8、计算机档案管理软件的应用。、计算机档案管理软件的应用。（1）运用单份文件归档整理方法后，各单位档）运用单份文件归档整理方法后，各单位档案检索工作就主要依靠计算机来完成，因此，案检索工作就主要依靠计算机来完成，因此，安装国家档案局举荐的档案管理软件，能极安装国家档案局举荐的档案管理软件，能极大提高档案检索的查全率和查准率。大提高档案检索的查全率和查准率。（2）暂担忧装计算机档案管理软件。可通过）暂担忧装计算机档案管理软件。可通过Excel电子表格，将书目有关信息录入计算机。电子表格，将书目有关信息录入计算机。