企业销售与收款的内控方法探讨.doc

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1、企业销售与收款的内控方法探讨摘要：销售环节在企业的整个经营过程中占有很重要的地位，在争取销售得到发展的同时，加强销售收款及货币资金的内部控制，防范销售收款过程中的差错和舞弊，规范销售收款行为，避免坏账损失，完善货币资金控制，以防出现管理漏洞，已经成为每个企业应严肃对待和认真解决的重要问题。建立和健全销售与收款及货币资金环节的销售内部控制制度，是企业加强管理有效途径。通过在各业务环节之间建立一套相互牵制、相互验证的控制体系，可以杜绝销售环节的违法行为，提高应收款与货币资金的使用效率，使企业资金健康地运转，在激烈的市场竞争中保持优势地位。关键词：销售与收款；货币资金；内部控制销售是企业运营的龙头，

2、没有销售就没有生产经营，就没有企业的持续发展，而销售的最后一个环节是收款。在当今市场经济激烈的竞争下，赊销、赊供已成为经济发展中的一个基本特征。因此，挑战、机遇和风险并存，收款已经成为企业管理中非常复杂而且比较难控制的业务环节，其发生风险的几率也在不断增加，销售与收款内部控制制度也成为企业内部控制体系的重要组成部分。一、企业销售与收款的风险企业销售与收款业务是企业的重要工作，其基本包括6个环节市场推广、销售合同谈判和签订、客户服务、发货、开具发票确认应收账款、收款。企业在市场扩张过程中，怎样控制收款风险，怎样平衡占领市场和赊销风险的关系是应该考虑的问题。销售与收款环节中，收款是最后一个环节，体

3、现前面环节的成果，如果前面各环节出现舞弊风险，将会给收款环节留下很大的财产损失风险。同时销售业务质量的高低完全可以体现在应收账款的变化上，从财务上看，会计科目应收账款的借方反映销售额的多少，贷方反映货款回收的多少，余额则反映没回收的货款还有多少，所以如果销售与收款的风险发生了，最终会体现为企业的财务风险。在当今中国，商品与劳务的赊销、赊的结果，一方面扩大了企业产品的销路，增加了产品销售收入，提高企业竞争能力和经济效益，另一方面又形成了一定的应收账款，由于应收账款是一种记录在账面上的债权而非存在于单位中的实物资产，最容易被挪用。应收账款能否尽快收回，直接影响单位的资金流动，直接影响坏账的发生，给

4、企业带来极大的财产损失。因此，企业必须采取措施，制定合理有效的管理办法，加强销售与收款中各环节的风险管理，特别是做好应收账款的事先预防、事中监督和事后回收等管理工作，以保证应收账款的合理占用水平和收款安全，降低财产损失带来的财务风险。二、销售与收款内控方法探讨1、不相容职务分离法销售业务通常应包括接受订单、批准赊销、开具发货票、仓库发货、发运、确认销售与记录应收账款、催收货款等环节。销售业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制，就需要岗位分工和授权审批。（1）岗位分工：单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门实物岗位的职责权限，确保部里销售于收款业务的不相容岗位

5、相互分离、制约和监督。岗位分工即职能分离法适用于预防企业所有业务环节的舞弊风险，销售一收款循环也不例外。销售一收款循环过程若一直由销售部独立负责，这种独家控制销售一收款业务的好处是能够提高工作效率。但是，同时也增加了潜在的风险。比如销售人员出卖企业信息资料，侵吞市场推广费，自己开公司销售本企业和竞争对手的产品，参与制造仿冒本企业产品，贪污挪用销售货款以及滥用公关交际费用等等。为了预防这些问题，企业可将销售一收款业务循环中的业务环节进行拆分。企业应当设置销售部门、储运部门、财会部门、信用管理部门等岗位负责销售收款。例如，将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的

6、业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由质量管理部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；销售人员催款，而货款回收则由财务部为主负责办理。（2）授权审批制度：实行严格的审批制度是销售与收款业务重要的内控措施，实行这项制度首先要明确审批责任人，对销售计划、订单、销售合同、销售价格、赊销及授信、退货三包、坏账处理等审批，为了提高控制管理的效率，审批责任人可以进行适当的授权审批，单需要加强监督控制，以防失控。各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。2、建立客户信用评估和控制机制实践证明，有效

7、的信用控制可以极大地预防销售业务中应收账款的安全风险。在签订销售合同以及办理销售发货的业务环节中，一个非常重要的控制环节就是客户信用评估。过去由于企业对客户信用评估不重视，为了占领市场盲目扩大客户源，为日后销售收款埋下了巨大的隐患。一些销售业务人员更是利用企业信用管理的漏洞，冒险向不该发货的“特殊客户”大量发货，导致企业出现巨额的坏账损失。这就是业务人员舞弊活动的后果。为此，规模到了一定程度的成熟企业纷纷建立了客户信用评估控制程序，并建立了独立于销售部门的信用管理部。当销售业务人员和客户谈判签订销售合同前，必须事先经过信用管理部门的调查和风险评估。销售部门提出的赊销额度，事先也必须获得信用管理

8、部门的审核并经过主管副总或总经理的批准。当销售业务人员向物流部提出发货申请前，必须经过信用管理部的核查，确保发货额度控制在已经批准的赊销限额之内。信用管理部门有权根据客户的资信情况和过去的付款情况拒绝或批准销售发货申请。信用评估部门须了解客户信息，建立客户档案，对客户资料实行动态管理，及时更新，为评定客户的信用等级提供依据，依此确定采用不同的销售方式。3、建立应收账款对账制度在企业销售大量采用赊销的情况下，应收账款在单位的资产中占有相当大的比重。企业的财务部应收账款主管人员以及信用部人员应当定期与往来客户通过函证等方式进行对账。若有不符，应查明原因，及时处理。定期核对应收账款，有助于检查单位的

9、会计处理是否正确及时，同时有助于减少债权债务纠纷。企业应独立于现金出纳、销售人员及应收账款的记账人员定期向客户寄送对账单。双方对于账务不符情况及时做出说明，可以据此检查账簿记录并进行正确账务处理。为保证该项控制的有效性，单位应考虑制定一名独立于现金出纳、销售人员及应收账款记账人员进行对账处理。4、建立应收账款分析、催收和预警制度企业对应收账款实行单个客户管理和总量控制相结合的方法。要建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。通过分析应收账款的周转率和平均收款期、实际占用天数、变现能力来判断单位的流动资金是否维持在正常水平，及时调整信用政策。企业还应建立应收账款催收和预警制度。销售部门负责

10、应收账款的催收，财务部门应当督促销售部门加紧催收。应收账款超过2年会失去诉讼时效，企业应按月分析账龄，建立风险预警程序，向货款清收部门预警接近诉讼时效的应收账款，以及时采取财产保全、法律诉讼等措施，对催收无效的逾期应收账款通过法律程序予以解决，最低程度降低应收账款形成坏账的风险。5、坏账的控制当应收账款长期收不回来时，就形成应收账款坏账。企业产生坏账必然造成财产损失，应当加强对坏账的控制。对于可能称为坏账的应收账款应当报告有关决策部门，由其进行审查，确认是否为坏账。且应查明坏账原因，明确责任，在履行规定的审批程序后做出账务处理。企业要制定严格的坏账批准程序，按照授权原则和方法进行坏账的审批。应

11、由业务部门对坏账进行确认后，报单位的最高管理层进行最终的审核和批准，不能盲目任意底批准坏账，要谨慎行事。已经注销了的坏账应当建立台帐，做到帐销案存。已核销的坏账又收回来时，要及时入账，严禁形成账外账。计提坏账准备是按照会计核算的谨慎性原则的要求，在年末，对应收账款进行全面检查分析，严格按照正确的方法计提坏账准备。坏账准备计提得越多，防范今后的坏账风险能力就越强，但是对当期的利润和税收的影响就越大。所以，应选择合理的计提坏账准备方法，对坏帐准备进行正确的会计处理，不得计提秘密坏账准备金等。6、制定严格的销售收款政策保证销售货款安全、及时足额返回企业是一项重要工作。财务部是应收账款和收款业务的主体

12、。企业应当明确规定禁止销售业务人员收取现金货款，同时尽可能要求客户直接向公司指定账户汇款支付销售货款。对于一些临时需要支付现金或承兑汇票的客户，则应当制定程序要求客户或销售业务人员提前向公司财务部主管和其销售主管报告具体的付款时间、付款数额、付款方式以及携带转账的安全措施。预防相关业务人员内外勾结实施贪污、挪用、截留等舞弊行为。企业内控人员、财务主管以及销售业务主管应当定期对销售回款进行监督检查，抽查核对与客户的往来账务，预防舞弊行为的发生。货币资金内控系统的健全，既保证了货币资金合法、真实、安全和完整，又使其真正成为防范会计工作的“人工屏障”7、建立确认制度建立确认制度。要求销售人员做到及时

13、取得客户的收货确认函和收到发票确认函，销售部门负责专门整理和保存，避免对方恶意拖欠或货物丢失，造成公司损失。设置销售台账，及时反映各种商品销售的开单、发货、收款情况。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据，如果客户恶意拖欠，产生了法律纠纷，这些资料和单据将是企业以后维权的有力证据。8、严格执行退货和三包政策产品销售后的三包政策也是销售一收款循环中的一个分支环节。执行三包政策的关键是要对退货商品进行严格的鉴定，原则上只有质量部门才能对客户退货进行质量鉴定，见到质量部门的鉴定报告后，属于退赔范围的，销售部门才能执行退赔，要预防销售业务人员利用三包政策从事舞弊活动。9、销售人

14、员自律声明销售业务人员作为敏感岗位职工应当签署员工自律声明。此外，企业还应当制定销售人员保证书。该保证书主要针对销售人员特别设计。这里包括：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和客户、销售代理商和经销商的交往原则，遵守信息发布规矩，填写销售人员工作日志等。销售人员特别要对违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。以保证企业发现销售人员违反职业道德后能够及时做出有效的处罚。销售人员保证书对销售一收款业务中的各业务环节都具有预防舞弊风险的作用。10、销售人员工作日志这是针对销售人员工作特点设计的一套最关键的控制措施。销售业务人员和其他业务人员的工作有一个重大的区别，那就是点多面广，频繁出差或长期驻外工作

15、远离办公现场。销售人员的工作压力普遍较大，也非常辛苦。为了鼓励销售业务人员积极拓展市场，为客户提供良好的售后服务，许多企业均会给予各种不同的优惠政策。但是，也正因为具有这些特点，企业也最容易对销售业务人员失去有效的监督和控制。事实上，销售业务人员已经成为企业最难管理的一个特殊团队。用制度规定销售人员必须填写工作日志。采用工作日志管理法，首先应当在销售管理程序中具体规定工作日志的基本格式和填写要求。当驻外销售业务人员严格按照日志规定填写其每天的具体工作内容后，一方面业务人员自己可以及时回顾总结日常工作，妥善安排每天的工作计划，规范自己的在外行为，另一方面其销售主管可以有效检查和验证业务人员在外活

16、动的具体细节。销售主管和财务部主管在审批业务人员的费用报销单据时也多了一个辅助验证的依据。一个企业发展到一定的规模后，必须要有严密的控制体系，依靠部门之间相互牵制、监督，依靠固化的流程去控制运行，减少主观臆断，这样才能保证总体风险最小，整体运营质量最高，企业应当根据本企业自身的实际情况使用。11、建立检查和监督机制销售与收款的实现要涉及销售、财务、储运、信用管理等诸多部门，为保证销售业务的顺利进行和单位货币资金的安全，单位应当建立销售与收款内控的检查和监督制度，明确检查监督机构或人员的职责权限，定期或不定期地对销售与收款业务进行检查和监督。为了预防各种舞弊行为产生，企业也应建立特别的舞弊案件举

17、报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门设立了一个舞弊案件举报中心，设置公开的电子邮箱，接受来自企业员工或外部相关单位及人员的举报。这里包括来自客户甚至竞争对手的举报。首先是对销售与收款业务相关岗位及人员的政治情况进行检查，是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象。其次对授权批准制度的执行情况进行检查和监督，检查销售合同的确定、授信和坏账处理等环节的授权批准手续是否齐全，是否存在越权审批行为。再次对销售的管理情况进行监督检查，检查单位的信用政策、价格政策的执行情况、收款的管理情况、是否符合规定的程序，还有对销售的退回和折让管理情况进行检查和监督，重点是检查销售退回制度和折让政策的执行情况，退回货物的入库手续是否齐全，有无形成帐外物资。对于检查和监督过程中的销售与收款内控中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。检查和监督内控制度执行情况，也使内控制度得以贯彻执行，防止流于形式。