用友软件合同文本管理操作介绍书(带图).doc

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1、|合同管理操作手册系统选项设置合同导航通过合同导航对合同进行日常管理，合同导航是系统默认的合同操作界面，可由此界面进入【合同工作台】【菜单路径】合同管理日常操作合同导航|【操作流程】自主导航页签：1. 根据默认导航界面选项卡设置，自动或选择进入【自主导航】，显示分组视图、分类视图，可进行视图切换，也可切换到主子视图。2. 在树状结构图选择合同，系统右侧上方显示合同概要，可以跟踪合同、新建合同、打开合同、删除合同，右侧下方显示报警信息。当选中结构图中的根，显示所有报警，概要为空；当选中主合同，显示主合同及所有子合同报警，概要为主合同概要；当选中合同类型，显示所有该类型合同报警，概要为空。3. 可

2、以双击要查看的合同，进入【合同工作台】，也可 通过右键菜单进行相关操作。合同工作台可以设置合同的详细信息，包括合同概要、收/付款计划、合同标的（标的明细）、合同条款、大事记、附件。进行变更时，合同工作台的信息参见合同变更。【菜单路径】日常操作合同导航双击合同日常操作合同导航新建合同、打开合同日常操作合同导航右键菜单新建打开【操作流程】1. 在【合同导航】窗口，可以按新建、打开，或双击光标所在合同进入【合同工作台】窗口。2. 新建合同弹出【合同设置】窗口，进行选项设置，其中【合同设置】选项是否使用分级标的为是时，显示标的明细页签，否则显示合同标的页签。3. 设置完毕，按保存保存设置，按退出返回【

3、合同工作台】，显示合同概要页签，可以进行填写；可以切换到其他页签，包括收/付款计划、合同标的（标的明细）、合同条款、大事记、附件。|4. 在合同工作台中，点击打印按钮，在弹出的“打印设置“界面，可以对合同概要、收付计划、合同标的、合同条款、大事记五个页签随意抽取组合打印。5. 可以对合同进行新建保存、修改保存、删除、生效/失效、结案/弃结。6. 可以对合同进行 批量生效/失效、 批量结案/弃结。7. 可以对已生效的合同进行变更，参见合同变更。8. 已生效未结案的应收、应付类合同可以进行结算，参见合同结算单。【栏目说明】 自由态合同：可以编辑所有页签。 生效态合同：可以编辑收/付款计划、大事记、

4、附件。 结案态合同：可以编辑附件。合同概要栏目 合同编码：录入或自动生成；可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。参见基础设置帮助。 合同名称：录入必填。 合同类型：录入或参照，必填，参照内容为合同类型设置。 合同性质：根据【合同类型】带入，不可修改。 所属合同组：录入或参照，可为空，参照内容为合同分组设置。 主合同编码：录入或参照，可为空，参照内容为合同档案列表，不可录入当前合同、已有主合同的合同（即主子合同级别只能有一级）。 对方单位：录入或参照，采购、应付类合同参照供应商档案，销售、应收类合同参照客户档案；其他类合同按是参照客户档案、按否参照供应商档案。 对方负责人：录入，可为

5、空。 部门：录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。 业务员：录入或参照，可为空，参照内容为职员档案。 合同签定日期：录入或参照，可为空。 合同开始日期：录入或参照，可为空。 合同结束日期：录入或参照，可为空，合同结束日期合同开始日期。 保修期：录入，可为空。 币种：默认为本位币（一般为人民币），可修改。 汇率：根据币种带入，可修改。 收付计划方向：根据【合同类型】带入，可修改，选择内容为收、付、其他。 预收付金额：是指如果该合同有预收付款发生，那么在合同概要的“预收付款金额“显示应收应付中收付款单上的金额，可以根据业务处理随时更新预收付款金额数据。 业务类型：合同性质为采购、销售类合同时，必

6、输项；应收、应付、其他性质合同时，不可编辑。采购类合同可参照输入：普通采购、受托代销，销售类合同可参照输入：普通销售、委托代销、分期收款、直运销售。 合同描述：录入，可为空。 创建人：根据新建保存的操作员带入。 创建日期：根据新建保存的当前日期带入。 生效人：根据生效的操作员带入。| 生效日期：根据生效的当前日期带入。 结案人：根据结案的操作员带入。 结案日期：根据结案的当前日期带入。根据合同标的（标的明细）带入，不可修改。 合同总金额：合同标的的含税金额原币合计。 合同执行金额：合同标的的执行含税金额原币合计。 合同总数量：合同末级标的数量合计。 合同执行数量：合同末级标的执行数量合计。收付

7、款信息栏目 收/付款计划可以记录合同的收付款协议或者相关人员对合同收付款的预测。 收付款日期：录入或参照，合同开始日期收付款日期合同结束日期。 收付比例%：录入百分比，小于等于 100。可以自动计算合同计划比例与计划收付款金额的对应关系。当已经有合同收付款数据时，按照以下公式计算：收付款比例=收付款金额/合同总金额收付款金额=合同总金额*收付款比例二者中其中一个更改，另外一个依据公式反算。 收付金额：录入金额，可录入负数表示与收付计划方向相反。收付金额=合同总金额*收付款比例。 结算方式：录入或参照，参照内容为【结算方式】。 收付款条件：录入或参照，参照内容为【付款条件】。 说明：录入。合同标

8、的/标的明细栏目 【合同设置】选项是否使用分级标的为否时，显示合同标的页签；为是时，显示标的明细页签，在左侧窗口显示所选项目或存货的树状结构，可以用鼠标拖动，改变级次结构。根据选项合同标的来源录入项目或存货；根据选项【末级标的必须对应末级项目或存货】确定末级标的是否必须对应末级项目/存货。 当前合同控制点：根据合同类型设置带入，不可修改。 标志：0 为一般记录，可以执行；1 为终止记录，不可以执行。 编码：录入；可根据合同标的来源设置参照项目（项目大类项目分类项目）或存货（存货分类存货）。 名称：录入；编码参照录入的，带入项目名称或存货档案名称。 计量单位：录入；标的为末级存货的带入主计量单位

9、。 税率%：录入百分比，如 17 代表 17%。 折扣率%：录入，0折扣率%100%。计算公式： 折扣率为正扣时：无税原币金额无税原币单价*数量*折扣率%。 折扣为反扣时：无税原币金额无税原币单价*数量*（1折扣率%）。 数量：录入，合同控制点为数量时必填，反算其他栏目。 无税原币单价：手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算，当合同类型设置中选择“合同文本控制类型“为“单价“时，此项必须输入，可以根据输入的单价自动计算含税原币单价，如果已经输入数量，还可以自动计算无税原币金额、含税原币金额等相关栏目。 无税原币金额：手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算，当应收应付类合同的合同类型

10、设置中选择“合同文本控制类型“为“总额“或“单价总额“时，此项必须输入。| 含税原币单价：手工录入数据或或根据其他已经输入的数据自动计算，当合同类型设置中选择“ 合同文本控制类型“为“单价“时，此项必须输入。 含税原币金额：录入或或根据其他已经输入的数据自动计算，当应收应付类合同的合同类型设置中选择“合同文本控制类型“为“总额“或“单价总额“时，此项必须输入。 执行数量、执行无税金额原币、执行含税金额原币：根据【合同结算单】带入。 开始日期：录入，开始日期合同开始日期（合同概要。 结束日期：录入，开始日期结束日期合同结束日期（合同概要）。 对应明细来源：根据合同类型设置带入，来源为存货或项目。

11、 对应项目/存货编码：根据录入的项目或存货带入，可修改；应收应付类合同的末级标的必须有对应项目；【合同设置】选项末级标的必须对应末级项目或存货为是，则末级标的必须对应末级项目/存货。 备注：录入。注意： 当存货已经定义为结构性自由项的存货，则在合同标的中为必输项。合同条款栏目 【合同条款】可以记录合同中具有重要参考意见的条款，用于文本参考，没有后续处理。 条款分类：录入或参照，参照内容为合同条款分类设置。 名称：录入或参照，参照内容为合同条款设置。 内容：根据合同条款设置带入，可修改。合同大事记栏目 【合同大事记】用于记录与合同相关的信息。 大事记编码：录入，保证唯一性。 大事记内容：录入。合

12、同附件栏目 在附件中可以管理由于合同相关的电子文档，在这里保存链接。 编码：录入，保证唯一性。 名称：录入。 说明：录入。 路径：录入或参照，应保证路径链接的正确性。【操作说明】合同状态与操作 合同状态：自由态、生效态、结案态。合同动作：编辑（增删改）、生效（失效）、变更、结案（弃结）。状态/动作 编辑 生效 失效 变更 结案 弃结自由态 生效态 结案态 合同编辑：单据未生效前为自由态，可以进行修改、删除。 生效：生效该合同，填上生效人和生效日期，合同为生效态，合同成为有效合同，可以进入下一流程。以下情况可以生效： 合同标的中至少存在一条记录。| 合同性质为应收/付类的合同，末级标的必须有对应

13、项目。 若合同设置选中末级标的必须对应末级项目或存货，末级标的必须对应末级项目/存货。 失效：失效该合同，去掉生效人和生效日期，合同为自由态。以下情况不可失效： 合同被引用。 存在执行单据，如合同结算单（无论是否生效）。 存在该合同的变更单（无论是否生效）。 合同变更：已生效已执行的合同，只能进行合同变更；需要对变更单进行生效，原合同依然生效。 结案：结案合同，填上结案人和结案日期，合同为结案态。已执行完毕的合同，或不想继续执行的合同，可以进行结案；结案后的合同不能再执行，不能被其他系统引用。以下情况不可结案： 存在未生效的变更单。 存在未生效的执行单据(如合同结算单)。 已生效的合同结算单的

14、本币和原币有余额。 弃结：弃结合同，去掉结案人和结案日期，合同为生效态。合同变更对于已经生效的合同，用户可以对合同进行变更；在变更单生效后，合同执行的内容包括“合同原始文件所有生效变更单”。【菜单路径】合同工作台变更【操作步骤】1. 在【合同工作台】窗口，对已生效未结案的合同，可以按变更进行合同变更。2. 系统显示【合同工作台变更列表】，存在未生效变更单时，不可新增变更单，即一张合同只能有一张未生效变更单。3. 按新建进入【合同工作台变更】窗口。4. 用户可以修改合同概要变更页签，可以切换到其他页签进行修改，包括合同标的变更（标的明细变更）、条款变更。5. 按保存保存变更单，按放弃放弃变更单，

15、按退出返回【合同工作台变更列表】窗口。6. 系统显示合同变更单列表，按修改修改当前变更单，按删除删除当前变更单；按比较比较原合同、合同变更单内容；按切换切换到【合同工作台】窗口。7. 按生效对变更单进行生效，按失效取消生效的变更单。 合同分组、主合同编码：根据合同带入，可修改。 保修期：录入，可为空。 合同结束日期：根据合同带入，可修改，合同结束日期合同开始日期。 质保金比例：录入百分比，可为空。 质保金额度：录入金额，可为空。 合同描述：根据合同带入，可修改。 【按钮说明】合同工作台变更列表 |新增单据用户可以手工新增期初合同、合同、合同变更单、期初结算单、合同结算单。【菜单路径】基础设置合

16、同期初设置期初合同增加基础设置合同期初设置期初结算单增加合同导航新建合同工作台增加日常操作 批量生效/失效增加|日常操作 批量结案/弃结增加合同工作台变更新建日常操作合同结算单备查簿增加日常操作合同结算单增加【操作步骤】1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 点击增加，进入单据卡片录入状态；也可在单据卡片窗口按增加，进入单据录入状态。4. 手工录入单据表头、表体内容、各页签内容：直接录入或参照，根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。5. 要删除某行，将光标移到当前行，单击删行，即删除

17、当前行。6. 要增行，可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按增行增加一行（行前序号由黑变为红）。7. 要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。8. 如果不想保存当前输入的单据，单击放弃按钮，则放弃当前新增的单据。9. 该张单据被确认正确后，单击保存，保存该单据。10. 未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示，用户可选择是否保存。11. 单据增加完毕，再重复 3-10 步骤，增加下一张单据。12. 当所有单据填制完毕，用鼠标单击退出按钮或当前窗口右上角，退出填制单据功能。【注意事项】 新增单据为“录入”状态，可以进行修改、删除操作。 在未保存前可以按放弃，放弃当前填制的单据

18、。 在保存后可以按删除，删除当前未生效的单据。修改单据在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行修改。【菜单路径】合同工作台修改合同工作台变更修改合同结算单修改【操作步骤】1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 将光标移到要修改的单据行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要修改的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按首张、上张、下张、末张查找要修改的单据。4. 在当前单据，点击修改按钮，进入单据录入状态。5. 要删除某行，将光标移到当前行，单击删行，即删除当前行。6. 要增行，

19、可将光标移到表体尾部空行处录入，也可按增行增加一行，行前序号由黑变为红。7. 要修改栏目，用鼠标单击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。8. 如果不想保存修改内容，单击放弃按钮，则放弃当前修改内容。9. 修改完成后，按保存按钮，保存本次修改的内容。10. 未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示，用户可选择是否保存。11. 修改完当前单据，再重复 3-10 步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。【注意事项】| 下列情况不允许修改单据： 已生效的单据。如要修改，则需将已生效未执行的单据失效，已执行的单据不可失效。 已结案的合同。如要修改，则需将已结案的合同弃结并失效，已执行的单据不可失效。 有

20、下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作，然后再失效。 已生效的合同可以变更。参见合同变更。删除单据单据如不需要，则可以将该单据整张删除，单据行的删除请参见修改单据。【菜单路径】基础设置合同期初设置期初合同删除基础设置合同期初设置期初结算单删除合同导航删除合同工作台删除日常操作 批量生效/失效删除日常操作 批量结案/弃结删除合同工作台变更删除日常操作合同结算单备查簿删除日常操作合同结算单删除【操作步骤】 在单据列表界面删除单据1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过

21、滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 将光标移到要删除的单据行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要删除的单据记录。4. 在当前单据行，按删除按钮，系统提示是否要删除当前单据，确定则删除单据，否则不删除单据。5. 删除完当前单据，再重复 3-5 步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。 在单据列表界面选择要删除的单据1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 将光标移到要删除的单据行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要删除的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按首张

22、、上张、下张、末张查找要删除的单据。4. 在当前单据，点击删除按钮，系统提示是否要删除当前单据，确定则删除单据，否则不删除单据。5. 删除完当前单据，再重复 3-5 步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。【注意事项】 下列情况不允许删除单据： 已生效的单据。如要修改，则需将已生效未执行的单据失效，已执行的单据不可失效。 已结案的合同。如要修改，则需将已结案的合同弃结并失效，已执行的单据不可失效。 有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其他系统的相关操作，还需要再失效。 用户要尽量少用删除按钮删除单据，如果单

23、据确实不正确，可以修改该单据。生效/失效单据|在实际业务过程中，生效常常是对当前业务完成的确认。单据只有经过生效，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。单据生效后，可以失效。有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可失效。单据只能整张生效/失效，不可拆单。生效/失效单据有二种方法： 在单据卡片界面进行生效/失效。 在单据列表界面进行生效/失效，其中合同、合同结算单可以批量生效/失效。【菜单路径】合同工作台生效、失效日常操作 批量生效/失效生效、失效合同工作台变更生效、失效日常操作合同结算单备查簿生效、失效日常操作合同结算单

24、生效、失效【操作步骤】 在单据列表界面选择要生效/失效的单据1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 将光标移到要生效/失效的单据行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要生效/失效的单据记录，双击该单据行进入该单据卡片查询状态；也可在单据卡片查询状态按首张、上张、下张、末张查找要生效/失效的单据。4. 生效当前单据：点击生效按钮，系统将当前单据生效，并将当前操作员写入表尾“生效人”。5. 失效当前单据：点击失效按钮，系统将当前单据失效，取消“生效人”。6. 生效/失效完当前单据，再重复 3-6 步骤，直至所有需要生效/失效的单据生效/失效完毕。 在单据列表界面进行批量生效/失效（合同结算单）1. 进入单据列表界面，弹出过滤窗口。2. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按查询重新查询。3. 可以选择要进行操作的单据，单击选择显示对勾，再单击选择取消对勾，可全选、全消。4. 按生效、失效对所选择的合同结算单进行批量生效/失效，系统提示错误信息，并弹出【批量生效执行报告】，用户可以查看成功/失败信息。 在单据列表界面进行批量生效/批量失效（合同） 参见 批量生效/失效