会务手册新版.doc

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1、|XXXXX 集团会务执行手册目 录一、手册说明 .4|二、会议制度及规范 .4三、流程图 .7四、程序 .10 会前工作（按顺序） .10 议题及参会人员范围的确定 .11 会议场所的选定： .10 会议通知的起草 .11 申报会议预算 .12 人员确认 .12 设备准备 .12 预定 .12 车辆安排 .12 会务通知起草 .12 议程 PPT 制作 .错误！未定义书签。 食品的采买 .13 指导服务员工作 .13 会议场地布置与熟悉 .13 会中工作（按顺序） .14 会议室保障 .14 汇报人员的保障 .14 用餐的保障 .14 娱乐的保障 .错误！未定义书签。 住宿的保障 .14 会

2、后工作（按顺序） .15 离会车辆安排 .15| 退房 .15 设备整理 .15 结帐 .15 设备归还 .15 费用报销 .15 会务总结 .16五、注意事项 .16附件： .18 会议通知草稿 .19 会务通知草稿 .22 会议预算草稿 .27 会务分工明细表 .28 主要会议场所明细表 .29|一、 手册说明为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了中研国际时尚管理咨询公司会务手册供大家参考，会务手册内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。望随时提出修改意见 ，谢谢！二、会议制度及规范为保障总代项目课程顺

3、利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：会议制度（试行）1. 目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。为完善客服部会务管理流程，细化工作分工，制作本会务管理手册。2. 适用范围：本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做参考。3. 会议通知起草与发送3.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前

4、应有充分的客户意识，使与会人员能够|准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；3.2 会议通知应该包括以下几项内容3.2.1 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，3.2.2 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间3.2.2.1 由多个部门参加的会议：上午的会议定为 9:10 开始，下午的会议定为 14:10 开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。3.2.2.2 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在 2 小时以内。3.2.3 会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员

5、并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;3.2.4 会议议程：3.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求3.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)3.2.4.3 会议议程应以 30 分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于 30 分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。3.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，

6、也不因使与本次会议关系不大的人员原因参|加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；3.2.5 会议注意事项3.2.5.1 着装要求:在总代会务期间需着统一教练服，由公司统一发放，每次会议前从客服部领取。3.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。3.3 会议通知的发送3.

7、3.1 跨部门的会议，会议组织部门应该提前 3 个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前 5 个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前 10 个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；3.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开 24 小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准；会议纪律3.4 会务人员在会议期间，每日应于 8：30 前到达会场，做前期的各项准备工作；|3.5 会议期间在场内避免随意走动，对手机做消音处理；会务

8、组织：3.6 会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行会议预算，并报营销总监审批；3.7 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；三、流程图| 整体流程会 前YN确认开课时间，参会人数选址及确定起草会务通知会议预算 人员确认（住宿，交通）设备准备预定会议室，房间，用餐车辆安排物料归总食品采买到达会场场所布置与熟悉开 始产品出库|四、组织架构会务总监会务主管会务专员 会务专员会务专员五、工作职责详见附表六工作程序 会前工作（按顺序）会议场所的选定：在会前至少 30 个工作日确定好会议地点，并详细了解场地

9、的具体费用|标准。要求 ：详见附件一 说明：对符合上述条件的场所最终提请营销总监。参课人员数量的确定会议通知的起草 在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间 ， 主要内容及安排 ， 汇报人 ， 列席人员 等事项 。举例如下：议程时间 汇报议题 主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员1 9:0010：00汇报人：、10：00-10：15休息2 10：1511：45汇报人：、 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在 会前十天 发出。申报会议预算依据会议参课人员数量及工作人员情况的确认，做如下费用明细，