公司文书档案立卷归档制度范例.docx

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1、公司文书档案立卷归档制度范例更多精品法规公司文书档案立卷归档制度第一章总则第一条为强化本公司文书立卷工作，特制订本制度。第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文件材料的搜集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人

2、员变动应及时通知档案室。第五条凡本公司缮印收到的公文(不含定稿和两份列印的正件与附件、批准呈报、留言文件不含被留言的原件)一律由办公室统一搜集管理。第六条一项工作由几个部门参予办理，在工作活动中构成的文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，经档案室签字认可后，财务部门才给予报销旅费。(2)本公司举行会议，由会议主办部门选定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理档案相关手续，经档案室盖章普遍认可后，财务部门才给与缴费会议费用。第七条

3、各部门专(并任)职文书的职责。(1)介绍本部门的工作业务，掌控本部门文件材料的档案范围，搜集管理本部门的文件材料。(2)认真执行平时档案制度，对本部门主办的文件材料及时搜集归卷，每年的3月份前要将归档文件材料档案完，并向档案室办成更替收件人相关手续。(3)经办业务有关人员借予文件材料时，应当积极主动地提供更多利用，搞好服务工作，并办理临时借予文件材料登记手续。第三章档案范围第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条本公司对外的正式宣布发文与有关单位

4、往来的文书。第十一条本公司的呈报与上级机关的批准。第十二条本公司充分反映主要职能活动的报告总结。第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、呈报、批准、会议记录、统计数据报表及会议记录。第十四条信访工作材料。第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十六条本公司干部选任的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条本公司的历史沿革、大事记及充分反映本公司关键活动的剪报、照片、录音、视频等。第四章平时归卷第十九条各部门都必须建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(并任)职文书集中统一看管。第二十条各部门应当根据本

5、部门的业务范围及当年工作任务，基本建设平时文件材料归卷采用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须通俗易懂清楚，并标上条款号。第二十一条公文主办人员应当及时将办理完或经领导人员批存的文件材料，搜集齐全，予以整理，呈交本部门专(并任)职文书归卷。第二十二条专(并任)职文书人员应当及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放进平时留存文件卷缠内“对号入座”，并在通话文登记簿上标明。第五章立卷案卷质量要求第二十三条为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由有关部室全职档案员协调，档案室文书档案员负责管理组卷、编目。第二十四条案卷质量总的建议就是：遵从文件的构成规律和特点，维持文件之间的有机联系，区别

6、相同的价值，易于看管和利用。第二十五条档案的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应当齐全完备。第二十六条在档案的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、呈报与批准、留言文件与原件、多种文字构成的同一文件，分别立在一起，严禁分离，文电应当合一立卷;Classified文电单独立卷，少数普通文电如果与Classified文电存有密切联系，也可以随同Classified文电立卷。第二十七条相同年度的文件通常严禁放到一起立卷，但跨年度的呈报与批准，放到复文年立卷;没复文的，放到呈报年立卷;跨年度的规划放到针对的第一年立卷;跨年度的总结放到针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放到会议揭幕年

7、，其他文件的立卷按照有关规定继续执行。第二十八条卷内文件材料应当区别相同情况展开排序，密不可分的文件材料应当依序排序在一起，即为批准在前，呈报在后;正件在前，附件在后;底稿在前，定稿在后;其他文件材料依其构成规律或特点，应当维持文件之间的密切联系并展开系统的排序。第二十九条卷内文件材料应当按排序顺序，依次撰写页号。印刷的案卷应当统一在存有文字的每页材料负面的右上角，背面的左上角列印页号。第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件核对卷内文件目录。核对的字迹必须工整。卷内目录放到卷首。第三十一条有关卷内文件材料的情况表明，都应当逐项核对在复习表内。若并无情况可以表明，也应当将立卷人、检查人的姓名和日期填上上当众负责管理。复习表应复置卷尾。第三十二条案卷封面，应当逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹必须工整、准确。第三十三条案卷印刷。印刷前，卷内文件材料必须换成金属物，对毁坏的文件材料应当按三合板技术建议托裱，字迹已蔓延的应激活并与原件一并立卷，案卷应用领域三孔一线封底踢Chapman的方法印刷。第三十四条案卷各部分的排序格式。硬卷封面(不含卷内文件目录)文件封底(不含复习表中)，以案卷号排序次序放入卷盒，放在档案柜内留存。