《会计电算化》课件.ppt

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1、第十一章第十一章 购销与应收应付子系统购销与应收应付子系统 n 四川职业技术学院 陈 俊 杰北京交通大学出版社会计电算化实用教程教学目标n n了解购销与应收应付系统的基本功能；n n熟悉购销与应收应付系统的特点和目标；n n掌握购销与应收应付系统的初始设置；n n掌握日常业务操作和期末数据处理。内容概览n n第一节 采购与应付系统概述n n第二节 采购与应付系统的初始化n n第三节 采购与应付系统的日常业务处理n n第四节 销售与应收系统概述n n第五节 销售与应收子系统的初始设置n n第六节 销售与应收管理系统的日常业务处理第一节第一节 采购与应付子系统概述采购与应付子系统概述 n n不同行

2、业或企业的采购与应付业务的管理与核算是不同的，其中制造业和商品流通业的采购活动具有较大的代表性。企业在日常的业务处理中就需要 根据自己的行业属性选择对应的处理方式。采购与付款核算管理是会计信息系统中重要的子系统之一。一、采购管理采购管理n n采购管理是企业日常经营活动的重要环节，企业应根据内部库存和外部市场的情况，及时地制定采购计划，选择合理的供应商，反映和监督采购合同的执行情况，是每个企业在采购环节需要重视的问题。在一般情况下，较高的存货储备有利于生产和销售，但是较高的成本占用了企业的资金，会使储备的成本增加。储备存货的成本包括：采购成本、订货成本、持有成本。(1)采购成本。它是指购货款及其

3、运输费用等。(2)订货成本。它是指每一次订货发生的各种费用。(3)持有成本。它是指拥有并保存存货所发生的各种费用，如仓库保管成本、存货所占用资金的资金成本等。二、采购交易的会计核算二、采购交易的会计核算n n采购环节的会计核算方法因企业属性、规模大小采购环节的会计核算方法因企业属性、规模大小以及管理方式不同而相异。比如工业企业的采购以及管理方式不同而相异。比如工业企业的采购核算可以采用实际成本核算或计划成本核算，采核算可以采用实际成本核算或计划成本核算，采用计划成本核算的，应使用用计划成本核算的，应使用“材料成本差异材料成本差异”科科目，核算采购的实际成本和计划成本的差异，以目，核算采购的实际

4、成本和计划成本的差异，以达到反映与控制采购成本的目的。商品流通企业达到反映与控制采购成本的目的。商品流通企业可采用进价核算和售价核算。一般对批发商品采可采用进价核算和售价核算。一般对批发商品采用进价核算，而对零售商品采用售价核算。采用用进价核算，而对零售商品采用售价核算。采用售价核算的企业应设置售价核算的企业应设置“商品进销差价商品进销差价”科目，科目，用以核算进价和售价的差价。用以核算进价和售价的差价。三、采购与应付子系统的特点与目三、采购与应付子系统的特点与目标标 1.1.采购与应付子系统的特点采购与应付子系统的特点(1)(1)、数据处理量特别大。企业为了满足生产的需要，、数据处理量特别大

5、。企业为了满足生产的需要，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品。售也要采购大量的商品。（2 2）数据变化频繁。要保证生产或销售的顺利进）数据变化频繁。要保证生产或销售的顺利进行，就要进行日常的存货的采购活动，采购活行，就要进行日常的存货的采购活动，采购活动是企业生产顺利进行的必要前提，生产过程动是企业生产顺利进行的必要前提，生产过程中的耗用要通过采购环节补偿，订货品种、供中的耗用要通过采购环节补偿，订货品种、供应商、结算价格、结算方式变化频繁，必然使应商、结算价格、结算方式变化频繁，必然使数据输入与处理的频率高，数据的变化相当的数

6、据输入与处理的频率高，数据的变化相当的频繁。频繁。（3）核算的方法较复杂。采购环节由于材料核算可以采用实际成本核算或计划成本核算、进价核算或售价核算，结算与实际入库过程中存在货物到而票未到、票到而货物未到等情况，因此，核算的方法较为多样。（4）与其他的子系统联系广泛。采购与应付管理子系统要为存货子系统提供货物到库和检验方面的数据信息，与存货子系统追踪存货的出库信息等，同时存货子系统和账务处理子系统也要为其提供它在订单管理方面和供应商结算方面的数据。（5）管理的要求高。采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票和付款等经济活动，还要严格进行采购管理，因为过多的库存会给企业带来

7、教高的成本。所以采购与付款模块要提供丰富的管理信息，防止因为管理原因而带来的任何损失。2.采购与应付子系统的目标（1 1）灵活正确地反映企业个性化特征。企业的属灵活正确地反映企业个性化特征。企业的属性、规模不同，其结算的方式、采购类型、付性、规模不同，其结算的方式、采购类型、付款条件都有所差异，采购系统就能灵活正确地款条件都有所差异，采购系统就能灵活正确地反映企业的这些个性特征，以满足企业在不同反映企业的这些个性特征，以满足企业在不同时期对管理信息的需求。时期对管理信息的需求。（2 2）提供各种管理方面的信息。系统应及时、准确）提供各种管理方面的信息。系统应及时、准确地为各个部门和管理者提供各

8、种与采购和应付地为各个部门和管理者提供各种与采购和应付款相关的信息，并将其传到其他子系统。款相关的信息，并将其传到其他子系统。（3）充分利用网络技术实现电子采购与付款系统。利用网络技术，实现采购与应付的无纸办公。（4）加强对资金的管理。在采购与应付款管理子系统中，系统能自动监视从收到供货商发票到处理发票的全过程，坚强了对应付账款的管理。（5）采购核算与管理。进行采购的订单处理，反映和监督采购合同的指定与执行情况，为选择合理的供货商提供信息等。四、采购与应付子系统的主要功能四、采购与应付子系统的主要功能模块的分析模块的分析 在采购与应付子系统功能模块中，主要的功能模块的业务处理顺序是：初始化、单

9、据的录入、日常业务处理、账表输出、自动转账和系统维护等，每个功能模块又可以分为多个子模块。1.初始化。是指企业在使用采购与应付子系统之前，依据企业自身的规模、属性进行个体的特征设置，为以后的日常核算和管理提供信息。2.2.单据的输入。业务单据的输入模块包括订单的输单据的输入。业务单据的输入模块包括订单的输入、入库单的输入、发票的输入、付款单的输入、入、入库单的输入、发票的输入、付款单的输入、单据的查询等，尽管这些单据都是分别输入，但单据的查询等，尽管这些单据都是分别输入，但是存在一定的联系，也正是这样的联系把采购与是存在一定的联系，也正是这样的联系把采购与应付子系统连接起来。应付子系统连接起来

10、。3.3.业务处理。包括采购结算和往来款核销两个功能业务处理。包括采购结算和往来款核销两个功能模块。模块。4.4.账表输出。包括采购明细表、增值税明细表、往账表输出。包括采购明细表、增值税明细表、往来明细表、账龄分析表等。来明细表、账龄分析表等。5.5.自动转账。包括数据的备份与恢复、修改密码、自动转账。包括数据的备份与恢复、修改密码、系统的维护。系统的维护。第二节第二节 采购与应付子系统的初采购与应付子系统的初始化始化 能否保证企业在经营中应账款资金的安全，合理安排应付款项，提高资金利用效率，对企业的经济效益有着非常大的影响。由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在

11、在存在的，而且是千差万别的，因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。一、设置账套参数一、设置账套参数（一）系统启用 系统启用就是激活应付管理子系统模块。在企业门户企业门户窗口中选择基础信息基础信息基本基本信息信息按钮，进入基本信息基本信息窗口，点击系统启用系统启用按钮，打开启用窗口，如图所示（本章都以用友ERP-U8财务软件为例）。（二）设置账套参数 初始化设置是建立采购与应付管理的基础数据，用于确定使用哪些单据处理应付业务，确定需要进行账岭管理的区间以及凭证科

12、目。用户可以选择使用自己定义的单据类型进行业务的处理、统计、分析、制单，使应付业务管理更符合用户的需要。如图所示。二、初始设置二、初始设置（一）创建分类体系 要建立完整的购销与应收与应付管理系统，就必须建立客户、供应商或者存货等的分类档案。多数的财务软件提供了四种分类：地区分类、存货分类、客户分类和供应商分类。1.地区分类设置。在采购管理系统模块中，用户会使用到供应商档案、客户档案。而供应商档案、客户档案表中有所属地区栏目要填写。地区分类最多有5级，企业可以根据实际需要进行分类。操作的步骤是：从企业门户企业门户供供应链应链采购管理采购管理设置设置分类体系分类体系地区分类地区分类进入，界面如图所

13、示。点击增加增加按钮可以增加信息。2.供应商分类设置。可将共应商按照行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。在供应商档案设置中需要设置的供应商，应先在本功能中设定。已经被引用的供应商分类不能被删除，没有对供应商进行分类管理需求的可以不使用本功能。2.供应商分类设置。可将共应商按照行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。在供应商档案设置中需要设置的供应商，应先在本功能中设定。已经被引用的供应商分类不能被删除，没有对供应商进行分类管理需求的可以不使用本功能。3.存货分类设置。存货分类用于设置存货分类编码、名称、

14、对应条形码。存货分类最多可以分为八级，编码总长不超过30位，级长可以自由定义。（二）编码档案设置 包括部门档案、职员档案、供应商档案、存货档案、仓库档案等。1.供应商档案设置。供应商档案设置模块的功能是将用户输入的信息，比如代码、名称、地址、税号、联系人等信息，存入供应商文件，为日后提供数据。用户可以建立供应商档案用于日常业务管理，包括采购管理系统、库存管理系统、应付管理系统。2.部门档案和职员档案设置。此模块的设置是对涉及采购业务的企业各个部门和个人进行编码，以便明确责任和统计分析。前者指某个使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门。后者指主要用于记录本

15、单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属于部门以及职员的属性等。3.存货档案设置。在购销与应收应付管理子系统中，款项的往来是以存货为载体的，没有具体的存货的购进和销出，就不会有往来款项的发生，应收款和应付款的管理必然设计到存货，所以用户就必须建立详细的存货档案。用户可以新建存货档案、管理存货档案。建立存货档案之前，必须已建立存货的分类。存货档案有基本页、成本页、控制页、其他页和自定义项。4.仓库档案设置。存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应该对仓库进行管理，因此进行仓库设置是业务系统的重要基础准备工作之一。5.计量单位设置。计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算3中类别

16、。6.凭证科目设置（1）.基本科目设置。从 企业企业门户门户财务会计财务会计应付款管应付款管理理设置设置初始设置初始设置进入。如图所示。可以输入相关的信息。（2）控制科目设置、产品科目设置、结算科目设置等的处理方式与基本科目设置类同。（3）账龄区间设置。账龄区间设置是指对账期内应付账款或付款时间间隔进行定义，以便于用户根据自己定义的账款时间间隔，进行账期内应付账款的账龄查询和分析。7.单据类型设计和编号设置在单据设计模块中，为描述、处理各种实际业务活动而设置的数据体和操作体，如订单、出入库单等，称为单据；而为了对这些实体设计其表现形式的功能，称为单据设计。8.采购类型的设置。采购类型设置模块的

17、功能是根据用户管理的需要允许用户将采购信息送入计算机中并保存。采购类型是企业对其采购业务的不同的分类，主要是为了按照不同的采购类型进行统计的需要。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。9.付款的条件设置。付款条件也叫现金折扣，是指供应商为了鼓励用户偿还所欠的货款而许诺在一定期限内给予相应的优待。这种折扣通常可以表示为210、120、n30，它的意思是在10天内偿还优待2%，在20天内优待1%，30天偿还就不优待并且有可能还要支付违约金和利息。处理这种业务需要进行付款条件设置。10.发运方式。用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式，如空运、海运、公

18、路运输、铁路运输等。11.结算方式。结算方式设置模块的功能是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，为付款业务提供信息。企业支付货款的结算方式有许多种，比如：现金、现金支票、商业汇票等。不同的结算方式就有不同的管理要求，并且有不同的计算方式。12.外币设置。用户可以对外币、汇率及其折算方式进行设置。13.系统选项设置又称之为系统参数、业务处理控制参数，是指企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的实质将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。14.期初余额设置与年初建帐期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为相应的业务提供数据信息

19、，是会计业务连续的基本要求。第三节第三节 采购与应付子系统日常采购与应付子系统日常业务处理业务处理 一、采购请购一、采购请购n n采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单，是企业正常的采购业务的开始，是采购与付款子系统中主要的功能模块，采购请购单如图所示。二、采购到货单和采购入库单二、采购到货单和采购入库单采购到货是采购定购和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送或物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员的依据。采购单货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。采购入库单如图所示。三、应付单的处

20、理三、应付单的处理应付单据处理主要是对应付单据进行管理，包括应付单据的录入、审核。根据业务模型的不同，可以处理的单据类型也不同。单据录入是采购与应付系统的起始环节。四、付款单的处理四、付款单的处理付款单据处理主要是对结算单据进行的管理，包括付款单、收款单的录入和审核。付款单输入的基本项目有：供应编号、结算单号、结算方式、日期等，它的审核与应付单据大体相同。五、核销处理五、核销处理核销处理指用户日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款的实时核销。可以分为自动核销和手工核销。六、采购发票的输入六、采购发票的输入（一）采购发票采购存货

21、的价格是由采购发票决定的，与供应商结算的金额也是由采购发票决定。采购发票的输入是以供应商提供的原始发票为依据来输入的。系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登应付账款。（二）处理现付现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票。在实际业务中当采购人员在采购取得货物的同时将货款先行垫付，这时需将款项直接支付给本单位的采购人员。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已经审核的发票不能再做现付处理。七、票据管理七、票据管理在应付款系统中可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行有效的管理，包括记录票据详细信息、记录票据处理情况。如果要进行票据登录账薄管理，则必须将应付票据科目设置 成为带有客户往来辅助核算的

22、科目。而如果要进行票据科目的管理，则必须将应付票据科目设置为应付受控科目。八、转八、转账处理处理转账指的是应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲等操作。应付冲应付指的是将一个供货商的应付款转入另一个供货商账中，通过应付冲应付功能可以将应付款业务在供应商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商之间入错户或合并的问题。九、制单处理九、制单处理制单就是生成凭证，将凭证传递到总账记账。系统提供了一个统一的制单平台，可以成批的生成凭证和制造单处理。十、采购结算十、采购结算 采购与应付子系统的数据处理包括采购结算和往来账核销两个环节。采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根

23、据采购入库单、采购发票核算采购入库成本，采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。（一）自动采购结算自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。他的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件中做审核标记。（二）手工采购结算用户可以使用手工结算功能进行采购结算。手工结算的功能有：对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算，对因采购发生的运杂费进行结算等，对采购货物的“盈余短缺”进行结算等等。十一、期末处理十一、期末处理（一）月末结账月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数

24、据记入有关账表中。（二）取消结账。进入其他处其他处理理期末处理期末处理取消结账取消结账就可以进行取消结账处理。（三）结转上年结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据全部转入本年度账套中，起到承上启下的作用。如果系统中没有上年度的书局将不能进行结转。十二、账表输出与系统服务十二、账表输出与系统服务采购与应付管理子系统的账表输出模块主要是输出各种报表。采购与付款管理系统因企业的核算和管理需求不同，其所需的各种报表的内容和格式不尽相同，这些报表与财务上的账薄上的不同，没有统一的格式。账表的输出方法有以下几种：1.设计报表格式。2.输入查询条件。3.查看明细表。4.输出和保存报表。系统服务模块主要包

25、括采购与应付子系统的数据备份、数据恢复、口令修改以及获取外部数据等功能，可以参照账务处理子系统中系统维护模块的功能。第四节第四节 销售与应收子系统概述销售与应收子系统概述销售是企业价值实现的重要环节，是企业会计信息系统的重要组成部分。在市场经济条件下，企业只有以销售为龙头灵活组织生产才会有强大的生力。销售与应收循环起始于接收客户的购货单，直至收回客户支付的货款。一、销售管理销售管理是企业管理工作的重要方面，一个完整的管理体系通常由以下几个部分组成：1.销售部销售部门收到来自客户的口头、书面或电子传递的订单销货的开始，销售部门应根据订货单开出多联式的销售单据，并送审。2.运输部销售部门先将销货单

26、的运输联送至运输部门，运输部门收到仓储部门转来的货物和出货单以后，经过审核对提货单所列示的商品名与数量并且核实物品后，将货物送交客户。同时运输部门将填制一份交运单，列明所有项目，送交运输机构启运，随后转送带单部。3.信用审核部门该部的责任在于客户信用以及授权销货交易。信用部根据销售部门转来的销货单，查阅客户的信用记录，确定赊销信用条件和限额。4.开单部开单部负责对客户开出销货发票或账单，同时执行对销货交易资料的调节、核对和汇总。5.会计部在交易之会计部门已经收到来自销售部门、开单部门等有关的交易资料，财务处理人员就分别过入销售、应收账款、存货和销售成本等总分类账户和明细分类账户，并核对其正确性

27、6仓储部该部门收到销售部门送来的两联销货单，注明所提货物的品种、数量和提货地点后交保管人员。二、销售的会计核算1.销售收入与费用的核算2.销售成本的核算3.销售税金及其附加的核算4.应收账款的核算5.销售与收款的管理三，销售与应收子系统的管理的特点和目标（一）企业销售活动每天都在发生，并且涉及多方的参与者，比如：销售部门、财务部门、仓库部门以及客户等等，它具有的特点有：（1）业务频繁，数据量很大。（2）销售活动的实时性要求高。（3）业务处理复杂，可靠性要求高。（4）该系统与存货子系统和账务处理子系统存在频繁的数据传递关系。（5）核算与管理并重第五节第五节 销售与应收子系统的初始设销售与应收子系

28、统的初始设置置n n一、设置账套参数一、设置账套参数n n（一）系统启用n n系统启用就是激活销售与应收管理模块。操作的步骤是：在企业门户企业门户窗口中选择基础信息基础信息基本信息基本信息按钮，进入基本基本信息信息窗口，点击系统启用系统启用按钮，打开启用窗口，如图所示（二）设置账套参数启动用友ERP-U8后进入企业门企业门户户，选择财务会计财务会计应收款应收款管理管理设置设置选项选项账套账套参数设置参数设置，如图所示。二、基础设置二、基础设置基础设置就是企业在使用销售与收款子系统时，根据企业的特点、规模、和其他要求而设置的基本的信息。包括：客户档案设置、部门和职员档案的设置、客户的付款条件的设

29、置、坏账准备的设置等。第六节第六节 销售与应收管理子系统日销售与应收管理子系统日常业务处理常业务处理 一、一、销售订单的处理销售订单的处理企业是通过与客户签定销售订单来确认客户对货物的需求信息的，销售订单是反映由购销双方确认的客户购货需求的单据，可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是口头协议。二、发货与退货的处理二、发货与退货的处理1.发货单是销售货物一方给客户的凭证，是发出货物的证明，可以是书面的，也可以是一种口头协议。根据一般销售模式处理方式的不同，发货业务可以分为先发货后开票和开票直接发货业务模式，在系统中，这两种模式可以同时存在用户可以根据订单批量生成发货单，也可以采用手工输

30、入的方式。2.退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合规定的要求而将已购买的货物退回给销售企业的业务。退货单是发货单的反方向处理业务，是发货单的红字单据。同时退货单可以处理换货业务。三、销售发票的输入三、销售发票的输入销售发票是在销售开票过程中企业所开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票。销售发票是很重要的会计核算和管理单据，输入的时候应谨慎，发票的基本数据有：开票日期、发票号、客户简称及税务号等内容。四、应收单据和收款单据的处理四、应收单据和收款单据的处理单据的处理是应收系统的起点。企业同时使用应收和销售系统时，应收系统只对销售管理系统传递来的发票和费用单据进行处理，不能对其

31、修改。应收系统所需要输入的单据仅仅是销售管理系统中没有输入的应收单。五、核销处理五、核销处理销售与应收子系统的核销处理是用户进行的收款核销应收款工作，单据的核销作用是解决收回客商应收款的问题，核销该客户的应收款。建立收款与应收款的核销记录，监督应收款即使核销，加强往来款项的管理，从而进行准确的财务分析，为管理者提供决策的依据。核销的方式有手工核销和自动核销。六、坏账处理六、坏账处理坏账处理是一个比较复杂的过程，坏账处理是指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时，进行坏账核销工作，当核销坏账又收回时，进

32、行相关的处理。七、转七、转账处理处理 企业在平常的往来业务中，由于频繁发生往来款项，对同一个往来单位既有可能是债权人，也又有可能是债务人，如果不及时的处理，就有可能导致账务混乱，因此系统往往提供对冲处理功能，以便正确反映与这类企业的往来情况。八、月末结八、月末结账月末结账是将每月的单据进行封存，并将当月的销售数据记如有关的账表中。九、账表管理九、账表管理1.业务账表查询业务账表查询功能提供对业务总账表、余额表、明细表和对账单的查询。2.账龄的分析和应付对账单查询用户可以通过账龄分析功能来分析供应商、存货、业务员和部门的应付款余额的账龄区间分布。3.账表的输出销售与应收子系统的账表输出模块主要是输出各种统计报、分析报表和明细账。输出的账表有统计报表，比如销售统计表、发货统计表、发票使用明细表等，第二类是销售分析报表，第三类是各种明细账输出，比如销售收入明细账、销售费用明细账等。各种输出的账表既可以在屏幕上显示，也可以打印输出，还可以以文件的形式输出。