ERP订单操作流程.doc

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1、ERP標準號版本號订单操作规程ERP-009A1、总则1.1 目的：为加强公司的系统作业流程管理，对营业部门的订单管理，制定出明确的规定和操作规程。1.2 范围：指所有的业务订单需求。1.3 责任：营业员对发放的订单负主要责任。该业务涉及工作有营业员、生管员、物控员、BOM管理员。1.4 时效：当日异动单据须当日完成系统录入并移转。2、一般订单作业流程：2.1营业接到订单作初步评审后，先交给生管做交期评审，若交期能达成业务则录入订单，不能达成则应与客户协调。 2.2 若订单不能录入，请咨询BOM管理员，看是否是新产品没建品号信息、BOM。2.3 营业员录入客户订单。（在订单单身，可先录入客户品

2、号，自动带出品号。）2.4 审核订单（包括订单交期、包装要求、产品品号、订单数量、单位等）；2.5 发放已确认之订单给生管、物控、生产部等相关部门；2.6 订单批量大的处理方式：2.6.1 同交期的，应人工将订单分为多个交期。拆分原则是：将同一交期内多个订单交期按第一个交期时间顺延进行拆分。3、订单变更单作业流程：3.1 若单身的原订单与变更订单相同，则提示“信息无变更，请按ENTER,重新输入变更订单单身。3.2 订单变更的处理方式:3.2.1 未审核的订单直接在原订单中更改;3.2.2 已审核的订单且已经发出者, 在录入订单变更单之前，营业员必须依订单的现况（1、未下工单、采购单。2、未领

3、料，未生产。3、已领料，未生产。4、已领料，未产完。5、已生产完成，已购回。），严格按订单变更及其后续作业规范（见本文后）中的要求作业。如果不按要求作业，将会导致系统内的预计销售量不正确;3.2.3 营业依订单变更及其后续作业规范中的作业要求，必须书面通知生管、采购、生产等单位采取订单变更前的行动。制订批准职位ERP项目执行干事职位日期2006-03-26日期2006-03-28副本分發：香港、營業部、工模部、生產部【PMC、注塑、裝配、噴油絲印】、開發部、工程部、品管部、釆購部、財務、電腦課 （共13份）第1页，共6页標準號ERP-009版本號A3.2.4 据客户订单变更凭证录入订单变更单（

4、包括增加订单数量和项目，减少订单数量和项目，取消订单）， 3.2.5 列印订单变更单给生管会审；3.2.6 发放已确认的订单变更单给生管、物控、采购。 3.3 订单如果已经结束，则不可再进行变更。3.3.1 若该订单序号已经有已交数量时，该序号不可变更品号。3.3.2 输入的序号不存在于原订单上,当订单变更时，视同新增一笔订单单身信息。3.4 如果原订单要更改客户编号,请遵循以下两原则处理：3.4.1 该订单已经有局部交货情形,请将订单“整张结束”，再另开其他客户订单。3.4.2 该订单完全未交货，则可将原订单作废，另开其他客户的订单处理。4、 录入销货单4.1 从系统内导出出货预计表，按客户

5、订单交期及交货排期调整后交货仓备货、写装车表。4.2 营业录入销货单。4.3 列印销货单，在备注栏注明出货事宜，按单据流程核准后，反发给仓库课等单位。4.4 仓库发货后，由营业单位在系统内审核扣帐。4.5 客户签回销货单后由营业单位审核开立发票。注意：在销货单的单身录入“订单单号”后，仍然不能自动带出“品号”等信息，请将销货单中的“税率”与“录入客户信息”中的“税率”，修改为同样的税率。5、录入销退单5.1营业依仓管员点收的数量录入销退单。5.2 列印销退单（在备注栏注明退货原因），交给品管部检验，品管部检验后注明检验结果于销退单上。5.3 仓库文员调出该销退单维护后审核。5.4 注意：不良品

6、，库别选“不良品仓库”。6、录入 6.1 货仓备货写装车表。 6.2营业部录入。 6.3 调拨后由营业根据中转仓提供的发货单在系统内审核扣帐，中转仓的库存纳入可用量计算。第2页，共6页標準號ERP-009版本號A6.4 根据中转仓提供的发货单营业部审核开立发票。6.5 新客户，营业应“录入客户信息”7、注意事项：（更多内容，请参考系统的帮助文件。）7.1 检查电脑日期是否正确（在电脑的右下角）。7.2 删除单身信息，按：CTRL+DELETE。单身新增一笔，按“ ”键。7.3 当录入的品号无基本信息者时，立即通知BOM管理员，在系统内建立基础数据。7.4对客户发来的订单进行编号,具体编号原则由

7、营业部制定。7.5新产品，营业应“录入客户品号”。7.6新客户，营业应“录入客户信息”。7.7若该客户采分量计价的单价管理,则订单不应设为“更新核价”,因订单信息输入时不提供“分量计价”信息输入的功能,如果需要保留报价的历史信息,请从报价单做信息输入,但如果不须保留信息,则可由“录入客户商品价格”中直接输入 。7.8订单在撤销审核时,对客户商品价格信息档不会有反调功能,及若订单为“更新核价”,此时该笔核价单不存在于“客户商品价格信息档”中, 当订单审核时会于客户商品价格信息档新增一笔计价信息,而当订单撤销审核时,该计价信息不会删除,请用户注意.7.9销售预测乃关联将来需求计划的来源,如果销售预

8、测信息有输入,记得在打订单时一定要输入销售预测编号,否则对预测的冲销如果不完成,将来需求计划就会超额计划,生成多余的生产及采购计划. 此销售预测信息必须为“纳入生产计划”的销售预测信息.7.10关于逾期未出的订单应定期检视与调整:7.10.1出订单为生产计划的需求量,系统在进行生产计划或采购的计算时,例如:若有一笔预计出货为05/10/30的订单,数量为1000 PCS,则表示05/10/29将有1000 PCS的需求量,所以若该订单延迟一天,则可能造成库存的囤积发生,所以对于订单超期未交应特别的留意.若订单未交属于客户因素时,应由业务人员变更预计出货日期. 建议用户应(或周,旬)透过定期的会

9、议来检讨;7.10.2单身之“预交日”。特别注意交期已过却还未出货的订单需重新检查是否依然视为未交之订单，否则应做“指定结案”;7.10.3指定结束的功能务必定期运行;7.10.4系统除了提供“录入订单变更单”可记录订单变更的过程,亦提供“指定结束”的功能。对于超期未出的订单,这些订单在确定不再出货时,可由订单变更单来运行“整张结束”或“逐笔结束”(可保留变更记录)或者透过本功能,将订单单身的“结束”由未结束调为“指定结束”。第3页，共6页標準號ERP-009版本號A7.11非订单销货的（如样品），可由仓库以其它销货的方式销货。7.12撤销审核时检查：7.12.1.1订单不存在“订单变更单”或

10、存在“订单变更单”但已作废才可做撤销审核,否则已运行变更作业,不可撤销审核.7.12.1.2 订单不存在“销货单”或存在销货单但已作废才可做撤销审核.7.12.1.3 拋转码不为N者表已有拋转信息不可撤销审核.(由建档程序审核避免无法还原)7.13更改销货单:对于已经审核过的销货单如因发觉输入有误或事后销货内容有所更动时,可以先运行 撤销审核 动作,然后直接以 更改 或 删除 将该销货单内容做更动.更动完成后,如果确定无误仍应再予 审核 ;7.14作废销货单:输入的销货单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 作废 .经指定 作废 的单据将不做 审核 处理.应注意

11、,已审核的单据不允许作废,除非先行 撤销审核.7.15 销货统计表. l 欲了解每一张订单对应销货单的记录可印“订单销货状况表”.（在管理报表内）l 欲了解客户或商品的历史销售记录可打印.“历史交易记录表”l 欲了解商品销售期间信息的汇总状况可打印“商品销货统计表”.7.16 定期维护7.16.1 订单指定结束凡是订单超期许久未出者(三个月以上)应由营业员定期检视这些超期未交的订单,到底发生了什么状况,若确定还要出货者应进行订单变更处理,如此才能进行正确的生产作业.如果决议不再出货者,就应运行指定结束作业,避免生物管人员在生产控制及物料管理时生成不正确的需求.7.16.2重计订单已交量 （在系

12、统左侧“订单管理”内）本作业属于信息异常的维护程序.无须定期运行,当发现订单录入单身信息的“已交数量”发生异常,经核对信息后确实销货单及销退单原始单据信息正确时,可透过本作业重新计算订单单身的已交量.7.16.3 清除交易信息各种异动信息随着时间越久,保存的信息越多.由于硬式驱动器的容量有限,因此应该定期将历史的单据及异动信息利用异动信息清除予以清除.在清除信息前应该将原信息做好备份,以便以后如有需要再次参考时可以抄回使用.如果硬式驱动器的空间够大,通常最好将一年内的异动单据信息都予以保存,不必清除.直到年度退出后,所有该年度的第4页，共6页標準號ERP-009版本號A 报表帐册都已打印过后,

13、才做清除作业.如果驱动器的容量较小,则只好缩短信息保存期限为半年或一季甚至一月.唯仍需注意在清除前应该确定已将该期间的相关报表帐册打印过.7.16.4 输入销退单输入销退单时有两个重点信息必须明确：一为销退单的来源是否追溯,若销退商品后序必须追补者,请务必于销退单上的订单号码注明原始信息.但是若销退品不再补出货时,请运行“订单管理”的 结束订单 作业.另一重要信息为退货的仓库,若销退的商品属于不良品者,要记得退至不良品仓库,如此才不会影响库存的可用量.订单作业流程接单：发放订单给生管、物控、生产部等相关部门签准录入、审核订单订单变更：严格按订单变更及其后续作业规范（见本文后）中的要求作业首先了

14、解订单的执行情况销货：仓管依单发货部门主管核准营业录入、列印销货单仓库文员在系统内审核销退：仓管点收QC检查营业录入、列印销退单仓库文员在系统内审核第5页，共6页標準號ERP-009版本號A订单变更及其后续作业规范l 如果是减少订单数量或品号，应先从下往上查（见下例），根据具体情况进行处理。例：A订单数量减少，生产部门已领料未生产完，营业在作订单变更前，应先书面通知生管、生产、采购。先亲自查生产部门已生产了多少（数量），是否满足订单变更后数量。只要生产部门的数量满足变更后订单要求的数量，营业记录数据，要求生产单位先入库，并将剩余的物料退库。再通知生管变更订单，采购依情况变更采购单，业务最后才作

15、订单变更。【订单变更与工程变更作业规范不同】更改项目情 况营业员生产部门采购员生管员/采购员数量增加或品号增加未下工单、采购单订单变更未领料，未生产；视同新订单下依单领料开采购单开工单/委外工单已领料，未生产；已领料，未产完；已生产完成。数量减少或品号减少未下工单、采购单订单变更未领料，未生产；订单变更（先查后变）视情况而定指定结束，重下工单。已领料，未生产；订单变更（先查后变）将超出需领用量的物料退库视情况而定指定结束，重下工单。已领料，未产完；订单变更（先查后变）够数则停产、退料。视情况而定入库退料，重下单或结束。已生产完成，已购回。订单变更订单取消未下工单、采购单删除订单未领料，未生产；指定结束（先查后变）视情况而定删除工单已领料，未生产；指定结束（先查后变）退料退料后，指定结束。已领料，未产完；指定结束（先查后变）将剩余物料先退。入库、退料后，指定结束。已生产完成，已购回。指定结束（先查后变）第6页，共6页