麦肯锡时间管理工具大全.pdf

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1、麦肯锡时间管理工具大全2015-08-21请先自测：用最简单的办法测试你是否能掌握时间用最简单的办法测试你是否能掌握时间,如下问题只需回答“如下问题只需回答“YesYes”OrOr“NoNo”。”。1。你通常工作很长时间吗？2。你通常把工作带回家吗?3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?4。如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6。你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7。你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9。在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10。你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它

2、们？11。你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事?16。你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？你有几个你有几个 YesYes 呢？呢？12121616 个“个“yesyes”：救命！你在时间管理上需改进”：救命！你在时间管理上需改进!8 81212 个“个“yesyes”：当心！你需要重新审视你的时间行动指南”：当心！你需要重新审视你的时间行动指南4 48 8 个“个“yesyes：可以！方向正确

3、：可以！方向正确,但需要提高冲劲但需要提高冲劲!0 04 4 个“个“yesyes”:恭喜！请坚持并保留你的方法恭喜！请坚持并保留你的方法1 来自麦肯锡的 7 条建议简单,但不容易做到1）个个击破，不要同时处理多项任务,实验表明同时处理多项任务反而需要多花30的时间,失误率则增加 1 倍。2)不断接触新信息反而会抑制创造性.3）自制:集中精力、过滤信息、适当休息。4)找到你的“独处时间。5）不回复抄送邮件。6）打电话胜过邮件。7）放弃凡事都须事必躬亲的幻想。推荐相关阅读:麦肯锡方法:解决问题的七个步骤|史上最强2 麦肯锡 30 秒电梯理论凡事请归纳在 3 条以内麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教

4、训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备,也无法在电梯从 30 层到 1 层的 30 秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在要归纳在 3 3 条以内条以内.这就是如今在商界流传甚广的“这就是如今在

5、商界流传甚广的“3030 秒钟电梯理论秒钟电梯理论 或称“电或称“电梯演讲梯演讲。3 时间管理法则 10 条麦肯锡真相1）分清事情的轻重缓急。不是说很急的事情我们就一定马上去做，我们要抓住最重要的事情。这样，我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁，最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点，我们首先应该把它做到位。2）尽力将琐事集中起来.根据著名的 80/20 法则，许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数（约 80%）但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数(20%）但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则，它也叫帕累托原则。3）注重效果。有些人做事的效率的确很高，

6、但到要做完时却发现搞错了方向,导致做了许多无用功.我们一定要以目标为导向,注重实际效果,同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果。4）高效行动。高效率的行动是节约时间的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天给你 26 个小时你一样会嫌少。现代社会的工作节奏越来越快,高效率做事已经成为成功人士的象征之一。5）灵活、机动,能控制突发事件。突发事件的发生，谁也不能避免，但如果你没有做好准备和对策,它可能要耗费你大量的时间.因此灵活、机动的做事也就显得很重要了，当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究，以便能更好地控制它。6）不要盲目乐观，对小事也要有足够的重视.有些人总认为自己能力很出众，完成一个任务

7、是很轻松的事情，但结果却恰恰相反，花了大量时间还没有做好。对时间的预算,我们当然不能一丝不差，但也不能相差太远，要是这样,你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事,事情往往都是说起容易做起难的，要对即将处理的问题有充分的认识。7)要有果断决策的能力。很多人之所以比别人落后,原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决！时机是不等人的，要是你没有及时做出决定及时抓住时机，过了这个村就没有这个店,事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力。8）做事之前要充分、精心准备。麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的，但他们总是能取得令人满意的成绩，这和他们事前的精心准备是分不开的.正所谓：“知己知彼，百

8、战不殆”，我们有了充分的准备，就能把要做之事的相关信息了解透彻，当然行动起来就会快捷得多.9)善于团队合作.没有完美的个人，只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷，能使我们更快、更好地完成手中的任务。10）善于授权。当你处在一定的领导位置的时候，你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为,那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了，相关的担子也就放下去了，这样你才能挑得起、走得动，否则你只会被压垮，既浪费时间还不能把事情作好.4 使用过程中的小贴士细节定成败！首要原则请做正确的事情“正确地做事”强调的是效率，其结果是让我们更快地朝目标迈进；“做正确的事强调的则是效能，其

9、结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说，效率重视的是做一件工作的最好方法，效能则重视时间的最佳利用这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是，每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”.人们关注的重点往往都在于前者:效率和正确做事。但实际上，第一重要的却是效能而非效率,是做正确的事而非正确做事。对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略来解决的，“正确地做事”则是执行问题.前者是进取创新的、主动的，而后者是保守的、被动接受的。开始时请怀有最终目标意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里，从一开始时你就知道自己现在在哪里。清楚为了达

10、到这样的目的，哪些事是必须的，哪些事往往看起来必不可少，其实是无足轻重的，保证你迈出的每一步都是方向正确的。要求我们在工作中，时刻检查自己做得事情是否偏离了最终目标，是否为最终目标做出有意义贡献。千万不要忙忙碌碌、最后却发现自己是背道而驰。这样会让我们逐渐形成一种良好的工作方法，养成一种理性的判断规则和工作习惯，会呈现出与众不同的眼界。有一个被广泛传播的事例.我们走进一片丛林，开始清除矮灌木。当我们费尽千辛万苦，好不容易清除完这一片灌木林,直起腰来，准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时，却猛然发现,不是这块丛林，旁边还有一片丛林,那才是需要我们去清除的丛林！有多少人在工作中，就如同这些砍伐

11、矮灌木的工人，常常只是埋头砍伐矮灌木，甚至没有意识到要砍的并非是那片丛林.谁更重要?请编排行事优先次序我们总是不能静下心来去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人们的惯常地习惯是按照事情的“缓急程度决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要,它们愈应延后处理.简单地说，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。事情的四个层次（图片来自杰博老陆的博客)1)重要而且紧迫的事情这类事情是你最重要的事情，而且是当务之急。有

12、的是实现你的事业和目标的关键环节，有的则和你的生活息息相关，它们比其他任何一件事情都值得优先去做。只有它们都得到合理高效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。2）重要但不紧迫的事情这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们急迫吗？不。所以很多时候这些事情我们都可以拖延下去，并且似乎可以一直拖延下去，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早

13、点来着手重视解决它们。3）紧迫但不重要的事情有这样的事情吗？当然，而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息，好养足精神明天去图书馆看书时，忽然电话响起，你的朋友邀请你现在去泡吧聊天.你就是没有足够的勇气回绝他们，你不想让你的朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你头晕脑涨，一个白天都昏昏沉沉的。你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做,这或许会造成你很长时间都比较被动。4）既不紧迫又不重要的事情很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值,但如果我们毫无节制地沉溺于此，我们就是在浪费大量宝贵的时间。比如,我们吃完饭就坐下看电视，却常常不知道想看什么和后面要播什么。

14、只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书,甚至不如去跑跑健身车，那么刚才我们所做的就是浪费时间.其实你要注意的话，很多时候我们花在电视上的时间都是被浪费掉了.To Do每天制作一个图表每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘?从现在开始，每天都制作一个图表吧!图表所要表达的信息务必一目了然！每天抽出几分钟，对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾；其次,图表会为我们节省大量的时间.制作表格的一个明显好处是可以排定事情的优先次序，可以明确一些事情究竟是应该做还是不应该做；第三，图表还能调动我们的工作积极性.每天制一张图表，可以使你对自己的目标更清晰

15、，当一天的工作结束时，检视当天的图表，可以发现哪些工作还没有完成，哪些工作还可以做得更好,从而使自己的积极性能够充分地发挥出来。学会从废纸篓开始减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。从废纸篓中的文件多寡，可大致判断一个人利用时间的情形。另外，保存太多的记录是一种心理不安的症候。如果你真正需要某一份资料，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。1）立即处理 2）阅读并保存 3)阅读后丢弃 4）文件档案我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。杂乱无章是

16、一种坏习惯工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作。随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们.（1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央（2）不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作（3)一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐。不要妄想把整个海洋煮沸记住：你不可能将整个海洋煮沸！个人的知识和能力是有限的,

17、依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走.请你请你:先摘好摘的果子先摘好摘的果子通俗地说，就是先从最容易、最有把握的地方做起。我们在摘取了一定数量的好果子之后，心里自然会建立起一种信心，我一定能把目标实现，进而在以后的旅途中，能够抗得起命运的重担。这同时也是一个循序渐进的过程,我们这样由易到难地做事,自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉，所以在困难越来越大时，我们能够沉着应付。重要的少数与琐碎的多数这个原理是 19 世纪末 20 世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因素通常只占少数,而不重要的因素则占

18、多数，因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局.这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“80/20 原理”即 80的价值是来自 20%的因素，其余的 20%的价值则来自 80的因素。“80/20 原理”对工作的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了 80%的时间，你也只能取得20的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为解决这些重要的少数问题，你只需花20的时间,即可取得 80的成效。最后一次尽量解决一件事许多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法:“一次只能解决一件事。他们总试图让自己具有高效率，而结果却往往适得其反.