PPT高级培训.doc

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1、2022年-2023年建筑工程管理行业文档 齐鲁斌创作PPT高级培训一、Word文档转为PPT演示文档的两种方法许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片。如果你手头有一个现成的Word文稿讲义，就能变成PowerPoint演示文稿，而不用打开PowerPoint重新输入文字。因为Word和PowerPoint两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，你的一篇Word文档即可轻松转换为PowerPoint演示文稿。本文提供两种方法供您选择。(一)导入Word文档先在Word的大纲视图下，创建一个Word大纲文件，存盘；然后打开PowerPoint程序，单击菜单栏上的“插入”，选“幻

2、灯片(从大纲)”，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档，单击插入，这样，Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿。二者的对应关系是：Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题，Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。这种转换方法要求你在Word大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便，那么请看下法。(二)直接创建演示文稿如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Wor

3、d编的一篇文章，想把它们制成幻灯片，就可以在Word中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。先解释一下什么是样式：样式是Word中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着“正文”两个字。点击右侧的向下箭头，会出现“标题1、标题2、标题3正文”等内容。您还可以按住“Shift”键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况?请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择“标题1”，其他也依次类推。然后在菜单栏上选择“工具/自定义”，再在弹出的对话框中选“命令”选项卡，从左窗口中选“所有命令”，从右窗口中找到“Pr

4、esent It”命令。用鼠标左键按住并拖动“Present It”至Word的菜单栏或工具栏均可。用此快捷键可直接调用PowerPoint程序，并把当前的Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿，以大纲视图显示。点击“PresentIt”后你会发现，用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给Word文档定义样式，点击Present It后，PowerPoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊?以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章，然后轻松地转为PowerPoint演示文稿。二、沿路径的动画例：轻松做PowerPoint教案演示正弦波在Power

5、Point中如何实现正弦波的演示呢?（此处讲一般性演示，后面应用VBA还有讲解）如果课件只是要求简单的演示正弦波的图象，没有什么交互性的要求，而您使用的又是Offcie XP或者2003版本，那么，这个问题就变得非常简单了。先点击“绘图”工具栏中的“椭圆”按钮，在幻灯片编辑窗口中画一个小的圆球(用它来表示动点)。选中此圆球，右击鼠标，在弹出的右键菜单中选择“自定义动画”命令，打开“自定义动画”任务窗格。在此任务窗格中点击“添加效果动作路径正弦波”命令，如图1所示。那么，您会看到编辑窗口中的圆球会沿一个正弦波路径运动。当它停止运动后，您就可以看到一个正弦波出现了。选中它，您可以利用控制句柄调整其

6、大小或进行旋转操作。如图2所示。不过，先别高兴太早，在放映时，您只能看到圆球沿该路径运动，路径本身(正弦波)是不会显示出来的。想显示正弦波吗?那咱们得动动手。点击菜单命令“视图显示比例”，在打开的“显示比例”对话框中选择“100%”，按下“Print Screen”键，将屏幕拷贝下来并粘贴到画图板中，进行适当的编辑，只保留路径部分，保存。然后点击菜单命令“插入图片来自文件”，将路径图插入到编辑窗口中，仔细调整图片的位置，使图片中的路径与编辑窗口中的路径完全重合(可以按下Ctrl键并配合小键盘上的方向键实现逐象素移动)。别忘了调整一下小球的“叠放次序”啊，保险起见，将它调到顶层好了(调整方法是右

7、击小球，在右键菜单中点击“叠放次序置于顶层”命令)。好了，现在，您可以放映一下，感觉一下效果了。我们可以调整一下小球运动的速度，以获得更佳的演示效果:双击正弦波路径，打开3所示的“正弦波”对话框。点击“计时”选项卡，看到了吗?默认情况下是两秒钟完成动画的，当然会感觉快了。在“速度”输入框中输入您所希望的时间(以秒为单位)，然后点击“确定”按钮就可以了。三、“高级日程表”的使用例：“好一朵美丽的茉莉花”MTV的制作1、在页面上放上“好一朵美丽的茉莉花”视频音乐（使用点击播放的方式）。2、放上相关文字（每句一行，一个长的停顿也分为一行），字的笔画为白色。3、复制相应文字改字和笔画为蓝色（当然也可是

8、其他颜色）。4、分别如图设置文字的的动画。（下面以第一句为例）（1）将白色的“好一朵美丽的茉莉花”设成出现（动画时间在该句歌声出现前0.5秒0.8秒）；（2）将蓝色的“好一朵美丽的茉莉花”设成向右擦除（动画开始时间，为该句歌声起时，播放长度为该句的延长时间）；（3）将白色的“好一朵美丽的茉莉花”设成消失（在该句歌声结束时）；（4）将蓝色的“好一朵美丽的茉莉花”设成消失（在该句歌声结束时）。至此第一句结束。重复以上动作，将所有文字都设成动画。四、“触发器”的使用例：做一个交互性质的课件第一步：新建一文档，输入题目、选项。为设计方便，在这里选项设置为三个。设置文本内容的字体、字号、颜色、位置等属性

9、。第二步：在每一个选项后面加上各自相应的评语，设置好评语的字体、字号、颜色、位置等。如下图所示。第三步：选中A选项评语(“正确!”文本框)，右击鼠标在弹出的快捷菜单中点击“自定义动画”命令，出现“自定义动画”任务窗格，点击“添加效果-进入-百叶窗”命令。在任务窗格的动画序列中点击“椭圆形标注5：正确!”右边的下拉按钮，然后在弹出的快捷菜单中点击“效果选项”命令，打开“百叶窗”对话框，选择“计时”标签卡，单击“触发器”按钮，单选“单击下列对象时启动效果”选项，点击其右边的下拉按钮并在下拉列表中选择“形状2：A、牛顿”选项，如图5所示。点击“确定”返回。第四步：根据同样的原理，我们可以对B、C选项

10、进行触发器的设置。好了，现在就设置完了，按下F5键，体验一下交互的效果吧。五、图片的变形及效果六、PPT中的一些技巧1、利用绘图工具任意裁剪PowerPoint图片用PPT制作课件，有时需要对图片进行裁剪处理，但在PowerPoint中，利用传统的裁剪方法，即利用“绘图”工具栏上的“裁剪”工具，只能对图片进行矩形裁剪，若想裁剪成圆形、多边形等其他形状该怎么办？首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图形，如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三角，从列表菜单中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡，单击选择图片按钮，从“选择图片”对话框中找到合适的图片，单击插入按钮后

11、返回到“填充效果”对话框最后单击确定按钮后退出。此图片当作椭圆图形的背景出现，改变了原来的矩形形状，获得了满意的裁剪图片效果。2、让PowerPoint文档中的数据图表动起来为了加强PowerPoint演示文稿的说服力，我们常常会在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听众注意力，强化演示说服力的良好效果。第一步：创建PowerPoint图表单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表创建状态，这时就可以直接将用于创建图表的数据填入数据表，如图1。填写好以后，单击图表外任意位置，完成图表的创建，创建好的图表效果如图2。第二步：为图表设

12、置序列动画选中要设置动画的图表，切换至“自定义动画”任务窗格，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果渐变”命令。单击“确定”后，再单击“自定义动画”列表中的“渐变 图表1”的下拉箭头，在下拉菜单中选择“效果选项”命令，如图3。在弹出的“渐变”对话框中选择“图表动画”选项卡，然后单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按序列中的元素”项，如图4，单击“确定”按钮后就可以预览动画的效果了。预览后可以进一步在“自定义动画”任务窗格中设置动画的速度等属性，以便达到完美的效果。小提示1.创建图表时也可以从已有的Excel表格中导入数据。方法是：选择“编辑导入文件”命令，

13、弹出“导入文件”对话框，选定数据文件后数据自动导入。2.通过复制粘贴(或者插入对象)的方法导入的图表在PPT中做不出这种序列动画，若准备设置图表的序列动画，必须使用在PPT中直接创建图表的方法制作图表。3.有些动画效果不可使用。3、在PowerPoint中制作彩色的数学公式用“公式编辑器”直接制作的公式是黑色的，演示效果不太好，可以用下面两种方法将其转换成彩色：方法一：用阴影。选中插入的公式，单击“绘图”工具栏上的“阴影”按钮，在随后弹出的“阴影列表”中，选择“阴影17”或“阴影18”样式(参见图1)再执行“格式对象”命令，打开“设置对象格式”对话框(如图2)，在“颜色和线条”标签下，给“线条

14、”设置一种彩色颜色，确定返回即可得到彩色公式(参见图3)。或者对阴影设置进行调整。改变阴影颜色，调整阴影与文字重叠。方法二：重新着色。选中插入的公式，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“显示图片工具栏”选项，展开“图片”工具栏。单击工具栏上的“图片重新着色”按钮，打开“图片重新着色”对话框(如图4)，设置好颜色后，确定返回即可。4、艺术字的特殊用法汉字笔顺动画（见汉字笔顺制作法PPT）重要技巧：编辑顶点六、如何制作引人注目的PPT演示文稿1、注重细节，制作引人注目的PPT演示文稿如果您设计的Powerpoint幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观，就不能在演示的时候吸引别人的注意力并有效地传递

15、重要信息。下面我们就来探讨一下有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的Powerpoint演示幻灯片。一、保持简单PowerPoint幻灯片本身从来不是演示的主角，听众才是主角。幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受您传达的信息，所以不要让幻灯片喧宾夺主，不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾”，应该力求简洁。幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。二、限制要点与文本数量演示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯

16、片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片，这听起来可能有些荒唐，但如果没有演示者的解说，再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙述，而不是使解说者成为多余的人。经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。所以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用 PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示

17、完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，绝不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。这帧幻灯片很普通，但这样的配色和拥挤的排版让人觉得它更像是一个视力检查表。文字过多，让人昏昏入睡推荐使用下面这类针对性强的幻灯片这样的效果也许更能突出主题三、限制过度与动画制作Powerpoint演示的时候加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画。应该谨慎使用动画与幻灯片过渡，仅仅突出要点就可以了。对于要点来说，使用简单的从左至右显示的动画就行了，但移动(Move)或漂动

18、(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢(然而，今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。四、使用高质量的图片使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。(但要小心版权问题。)决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局这样做只会进一步降低图片的分辨率。避免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感兴趣

19、，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为 好。我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜;如果相片位于主要区域，我希望观众注意它(例如产品图片)，那么图片可以变得更为显著，且不必要多少(或根本不需要)文字说明。尽量少用这种低质画图 这幅经过编辑的库图片更为显著专业在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。 这个幻灯片来自同一演示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要

20、，并被推到背景部分五、建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次(另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈)。观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示；此外，观众为什么要参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板(扩展名为.pot)，这个

21、新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。六、应用适当的图表经常问自己这个问题：“我需要多少细节?”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法；以下是需要紧记的工具：圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。曲线图：用于说明趋势。例如，上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。通常来说，表格最适

22、于比较并行数据资料。但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。七、使用好色彩色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果

23、。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。如果您将在暗室(如大厅)中进行演示，使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开(这是相当明智的)，白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。八、选择适当的字体字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个(如Arial和Arial粗体)。确信自己了解 ser

24、if字体(如Times New Roman)和sans-serif字体(如Helvetica或Arial)之间的差异。含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。sans -serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。我经常使用Gill Sans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。TimesArial黑体;Arial九、应

25、用视频或音频适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效(如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。十、花时间对幻灯片进行细分根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播

26、放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。PowerPoint中的幻灯片细分视图（作者简介：Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授，她在那里讲授营销学、全球营销与多媒体演示设计。Garr是日本社区的活跃成员，并经常主持与设计、品牌和高效企业沟通有关的主题。除网站外，他还有一个博客演示经典为专业演示设计提供启示。）2、PPT演示的黄金法则（PPT演示10/20/30法则）你在

27、使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。你是否听说过著名的80/20法则呢？同样我们在PPT演示中也有黄金法则：10/20/30法则！演示文件不超过10页；演讲时间不超过20分钟；演示使用的字体不小于30点(30 point)。10页：不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC(风险投资家)，Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点：问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。自己定义结构更清晰项目符号和编号对字体的

28、醒目美观起了很大作用，但PPT默认的点比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？提示：执行格式项目符号和编号命令，在项目符号项或编号中，选择你中意义的模板，或者单击自定义，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富，结构更清晰。超级链接内容更丰富总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？提示：有枝叶方有效。首先，选超级链接的对象(文字、图形)，单击幻灯片放映动作设置或自选图形|动作按钮，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在动作设置对话框中选超级链接，选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入插入超级链接，对插入超级链接对话框内容修改并确定，若选取消链接则超级链接就

29、删除了。20分钟：虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。排练计时精确把握时间有时候，我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握时间呢？要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入幻灯片放映排练计时，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。快捷键提速好帮手放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。当然，如

30、果按F5，就直接进入播放状态。默认状态下，按回车或空格都是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），是返回上一页，Esc是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时，按B键，就直接切入了黑屏，再按一次就能恢复原状。30点字体：30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。高亮对比字体更醒目字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在PPT中，采用高对比度来查看幻灯片即可。首先进入Wi

31、ndows的开始设置控制面板命令，双击辅助选项图标，在显示选项卡上，选中使用高对比度复选框，确定。然后在PPT的视图菜单上，指向颜色/灰度，执行高对比度命令。注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个PPT的逻辑主线，在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，脑子里有一个big picture，将更丰富的数据、论据等内容作为附件，让正文变得直接和简洁，在陈述中自然转和，重点突出，才是硬道理。10/20/30，如果你觉得有道理，就尝试着改变自己的一些习惯吧。11