洋浦电子办公平台用户手册.doc

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1、洋浦电子办公平台用户手册 目录引言2第1章 公文拟稿3第2章 公文库11第章 待办工作123.1办理待办发文133.2办理待办收文153.3查阅待阅公文163.4公文查询及快捷通道19第章 我的公文20第5章 收文登记235.1收文登记245.2已删文件275.3来文单位28第6章 发文登记306.1发文登记306.2删除和查询32第7章 公文管理33引言公文处理模块由公文库、待办工作、我的公文、公文拟稿、收文登记、发文登记、公文管理等等子模块组成。简单的说明各模块的作用：l 公文拟稿：该模块是根据用户实际的工作流程而编制的流程表单，个人根据自己的工作需求，启动相应的流程，启动流程的同时也是拟

2、稿的开始；l 公文库：存放着所有完成流转的收文和发文；l 待办工作：用户可以在这里看到所有待办的工作，包括待办发文，待办收文和待阅公文；l 我的公文：用户在这里查看所有涉及到本人的公文；l 收文登记：作收文登记用的；l 发文登记：将办理结束的公文登记；l 公文管理：管理用户对于公文处理模块的权限其中任何用户都可以使用待办工作、我的公文和公文拟稿这三个子模块，其他的子模块需要在公文管理子模块中赋予相关的权限才可以使用，如果未赋权限，则点击该模块的功能栏按钮，系统弹出对话框：“对不起，您没有*的权限”，按“确定”后返回到首页。现简单地将各个权限对应的可使用的功能列出如下： 单位领导：可以进入公文库

3、，查看公文库中的所有发文（办理结束并且已登记的）和收文； 部门管理：可以进入公文管理，为本部门用户赋予除单位领导和部门管理以外的其他权限； 收文登记：可以进入收文登记，进行收文的登记等操作；可进入公文库，查看与本部门相关的收文； 修改收文登记：可以进入收文登记，修改收文； 办文员：对收文进行转办； 发文登记和修改发文登记类似收文登记和修改收文登记。下面将分节详细介绍各功能模块的使用。第1章 公文拟稿单击：公文处理-公文拟稿，进入拟稿页面，如图1-1所示：图1-1拟稿的步骤如下：1、 表单处理单击相应的流程名称，稍等片刻后进入拟稿状态，如图1-2所示：提示：用户在拟稿的过程中，为防止电脑或系统发

4、生意外，可在任何时候点击右上角的“暂存”以保存已输入的内容。图1-2表单自动拟稿人、拟稿时间和拟稿单位等项（读取的是当前用户名、时间和所在的部门），其他各项由后台控制输入的结点，输入当前可以输入的项，表单处理完成。2、正文单击上面的“正文”，进入正文操作页面，接着点击“生成草稿”，出现类似WORD格式的编辑器供用户输入正文的草稿。如图1-3示，图1-3 保存版本：单击“保存版本”，系统弹出对话框如图1-4所示，输入版本说明后，按“确定”即可保存当前的正文版本；图1-4 查看历史：单击“查看历史”，系统弹出对话框如图1-5示，因为现在处于拟稿状态，未进行流转，所以尚未有保存的版本图1-5 隐藏痕

5、迹：编辑器默认记录了用户对于草稿的修改痕迹，并且每个人留下的痕迹的颜色都不样，将鼠标置于痕迹上会显示某人于某时所做修改的字样，以方便查询。点击“隐藏痕迹”后，这些痕迹将消失，同时“隐藏痕迹”变成“显示痕迹”。3、上载附件单击“附件（0）”进入上载附件的界面，如图1-6所示，按提示操作即可；提示：附件（0）表明该公文没有附件；附件（1）表明该公文有一个附件二、在电脑上单击要上载的文件，点击“打开”后，文件及路径出现在右下的附件资料中一、单击此处，弹出选择文件对话框三、点击此处，文件出现在左边的附件资料中四、单击“提交”，文件出现在列表中，完毕图1-64、传阅情况单击“传阅情况”进入相关界面，如图

6、1-7示，列表中列出了该公文的传阅情况；图1-7在这里，用户可以选择将公文传给其他人查看，操作：单击“添加”，在弹出的地址本对话框中选择查阅人员，点击“确定”后，回到传阅页面，在单击“传阅”，相关人员列表就出现在上面。对地址本进行操作见下文75、参考意见单击“参考意见”进入相关界面，如图1-8示，图1-8用户可以查看别人对该公文提出的修改意见，也可以发表对该公文的修改意见，用户对于刚刚提交的意见可以删除和修改。6、流转记录单击“流转记录”进入相关界面，如图1-9所示，当前显示的是流转的列表信息。图1-9单击“流程图”，弹出图1-10所示的页面，显示流程过程：图1-10、发送公文：公文处理完毕后

7、单击右上角的“发送”，在弹出发送窗口中选择下一步以及相应接收人后，单击确定，系统弹出发送成功的提示，完毕。三、单击确定即可二、单击这里，从弹出的地址本中选择人员选择适合的人选一、在这里选择发送的下一步图1-11在下图地址本中选择人员：图1-12在左边的地址本中，单击以选择某个人名，接着点击“选取”，选中的人名就会出现在右边的框中，或者双击某个人名，则该姓名也会出现在右边的框中；单击右边框中的人名，点击“删除”，就能删除该人名；单击全选，则左边地址本的所有人员都会出现在右边框中；单击全删，则右边选中的人名全部删除。第2章 公文库具有相关权限的用户点击左边功能栏“公文处理公文库”，进入图2-1所示

8、的页面：图2-1l 公文查询：查询符合条件的公文，用户填写关键字，选择类型（收文或者发文）和开始结束时间，单击“查询”，即可查得您所要的公文。l 收文库：单击“所有收文”，进入收文库，如图2-1所示：l 收文阅读：列出所有的收文，您可以查看所有收文相关的信息，单击相应发文的标题即可；l 收文统计：单击“收文统计”，进入图2-2的界面，用户可以通过选择时间段以及时间来查询收文的情况。图2-2l 发文库：单击发文库-“所有发文”，进入发文库。发文库的使用与收文库类似。第章 待办工作单击“公文处理待办工作”弹出下图页面：图2-3待办工作模块列出了当前用户所有待办的工作，下面分各个模块进行说明。3.1

9、办理待办发文单击左上角的“待办分类待办发文”，进入相关界面，右边列出了所有待办的发文，列表中简单地显示了发文的标题、办理状态等信息，如图3-1所示：图3-1l 办理发文：单击发文标题，进入表单处理界面，用户输入相关信息，这与正文拟稿阶段相似。输入完毕后，单击右上角的“发送”，将该公文发送到相关人员手中做相应的操作，即下一个接收者对公文进行处理。如果您选择发送结点为：办理结束，即该公文已办理结束，那么就不需要选择人员来办理了，该公文会自动存入公文库中。l 办理记录：用户可以单击图3-1的图标，进入图3-2所示的界面查看该发文的流转过程。图3-23.2办理待办收文单击图3-1左上角的“待办分类待办

10、收文”，进入相关界面，右边列出了所有待办的收文的信息，如图3-3所示：图3-3l 办理收文：单击某条收文标题，进入表单处理界面，用户输入相关信息，这与正文拟稿阶段相似。输入完毕后，单击右上角的“发送”，将该收文发送到相关人员手中做相应的操作即可。如果您选择发送结点为：办理结束，那么就不需要选择人员来办理了，该收文会自动收入公文库中。l 办理记录：用户可以单击图3-3的图标，进入图3-2所示的界面查看该收文的流转过程。3.3查阅待阅公文单击图3-3的“待阅公文”，可以看到右边列表中列出了所有待阅的公文，单击公文标题，进入公文阅读界面，如图3-4示：图3-4在上图页面浏览传阅的公文，您可以通过选择

11、不同的按钮以进行不同的操作，如下：l 全屏：单击“全屏”，正文部分就会全屏显示，如下图：图3-5l 传阅：单击左下角的“传阅”，弹出传阅公文页面，如下图所示：图3-6单击上图的“添加”在弹出的地址本中选择人员后，单击“传阅”可将该公文传给他人阅读；l 返回：单击“返回”，返回到待阅公文页面；l 公文信息：如下图所示：图3-7显示该公文的相关信息，用户可以发表自己的阅读意见：只需在阅读意见中输入您的看法，点击左下角的“阅读意见”，弹出下图页面：图3-8单击“保存”即可；其中附件资料可下载保存，单击附件后面的“保存”即可。l 办文信息：单击图3-7的“办文信息”，显示了该公文的流转记录和传阅情况，

12、如图3-9所示：图3-9当用户将鼠标移近传阅情况的某条记录是，会出现浮动的提示，显示的是某人阅读该办件的详细信息，如上图所示。l 关联信息：单击“关联信息”，可以查看与该办件相关的附件信息；3.4公文查询及快捷通道如下图所示：点击这里，快速进入相关页面。在这里可对公文进行查询图3-10l 公文查询：在这里输入关键字，选择公文类别和开始结束时间，单击“查询”即可查得所需公文；l 快捷通道：用户通过单击快捷通道下的“新建发文”、“收文登记”、“公文库”和“传阅情况”来快速进入相关页面。第章 我的公文单击“公文处理我的公文”，进入我的公文界面，如图4-1所示：图4-1 我的公文页面，公文查询和快捷通

13、道与待办工作的公文查询和快捷通道基本相同，本章主要讲解公文夹下的各功能。l 处理在办公文单击“公文夹在办公文”，进入如图4-1所示的界面，当前用户已办但未办结的公文，都会在列表中出现。用户可以通过单击某条公文的来查看该公文的流转情况；单击某公文的标题，进入图4-2所示的界面，查看该公文的详细情况：图4-2除了查看公文的表单、正文、附件、传阅情况、参考意见和流转记录（单击各按钮即可查看）外，用户还可以进行的操作有： 收回：用户A将办件发送给下一个用户B处理，在用户B处理该办件之前，用户A可以将该办件回收，回收的用户将出现在用户A的待办工作中。操作：如进入图4-2，单击右上角的“回收”即可； 催办

14、：用户可以对在办的公文进行催办，单击“催办”即可。催办的信息可以在流转记录中查看到l 查看已办结公文单击“我的公文公文夹已办结公文”，进入已办结公文界面，右边列表中列出了所有涉及到当前用户的已办结公文。用户可单击公文标题查看公文的办理情况。l 查看已阅公文 单击“我的公文公文夹已阅公文”，进入已阅公文界面，列表中列出了所有当前用户阅读过的公文，单击标题即可进入公文查阅界面。l 查看传阅情况 单击“我的公文公文夹传阅情况”，进入图4-3所示页面：图4-3 如上图所示，列表中列出了所有由当前用户传阅给其他用户的公文，用户从列表的办理状态列查看已经传阅给哪些用户以及哪些用户已经阅读等相关信息（用户名

15、为红色表示未阅）。用户也可以单击公文标题查看该公文的详细信息。第5章 收文登记用户单击“公文处理收文登记”，即可进入收文登记界面，如图5-1所示：图5-1 上图页面列出了已登记的收文。5.1收文登记进入收文登记模块，显示的就是收文登记页面，如图5-1所示，列表中列出了各收文的情况。l 登记：具有收文登记权限的用户，单击左上角的登记，进入登记页面，如图5-2示，图5-2依次填入当前页面的各项，正文和附件可通过附件上载上来。单击左上的“下一页”，进入收文登记的第二页，输入各项后，单击“保存”即可完成登记；单击“返回”则返回收文登记列表页面。（如何设置来文单位请查看5.3小节）l 修改：具有修改收文

16、登记权限的用户，单击收文列表中的，进入修改收文页面，用户在该页面直接做修改，单击“保存”即可；l 转办：具有办文员的权限才能进行收文的转办，但状态必须是“未转办”的收文，单击其文件标题，进入公文阅读页面，图5-3示：图5-3转办的步骤如下：单击上图左下角的“转办”，系统弹出“是否确定转流程？”的对话框，单击“确定”后稍等片刻进入表单处理页面，图5-4示；图5-4在上图页面输入相关信息，然后单击右上角的“发送”，将该收文发送到下一个接收者。这里与公文拟稿的操作基本相同，详细操作请查看公文拟稿。l 删除：单击“删除”，系统弹出“是否确定删除操作”的提示，单击“确定”后，该办件删除；注意：已转办的收

17、文无法进行删除。l 查询：单击收文登记表列页面的“查询”，弹出如图5-5示的固定条件查询页面，图5-5 填选各项后，单击“查询”，列表中列出了符合查询条件的收文；l 高级查询：单击收文登记表列页面的“高级查询”，弹出如下页面：图5-6用户在上图页面输入各项，然后单击“查询”。l 打印登记表：单击此处，可打印出收文列表。5.2已删文件单击“已删文件”，进入图5-6所示的页面，图5-7上图页面显示的是被删除的收文信息。勾选某文件标题，单击“删除”，系统将彻底删除该文件信息。5.3来文单位设置来文的单位。单击“来文单位”，进入图5-8界面：图5-8l 新增：您可以增加新的来文单位，单击左上的“新增”

18、，进入图5-9示的新增来文单位界面，输入各项，单击“确定”即可；图5-9l 删除：在图5-8中勾选列表中的来文单位，单击“删除”即可删除该来文单位记录；l 重排：用户可以在排序一列中输入数字，以重新整理各来文单位的顺序，输入数字后，单击右下的“重排”即可；第6章 发文登记单击“公文处理发文登记”，进入图6-1所示的界面：图6-16.1发文登记发文登记有两种方式：公文导入和手动输入。分述如下：1、公文导入：这种发文登记方式的对象是在本系统上已办理结束的发文。通过公文拟稿产生的发文在办理结束后会自动被列入“发文登记未登记”的公文列表中。单击右上角的“未登记”，进入图6-2的页面，列表中的办件就是已

19、经办理结束的但未做登记的发文。图6-2操作：单击某发文的导入按钮，进入该发文登记的页面，如图6-3所示：图6-3如图6-3所示，系统自动取得发文时间、字号等相关信息，正文则以附件的形式列出。用户只需输入其他未填入的项（下一页还有内容概要和备注），单击“保存”即可完成发文的登记，已登记的发文在发文登记列表显示。2、手动输入：进入“发文登记已登记页面”，列表中列出了所有已登记的发文。操作：单击左上角的“发文登记”进入发文登记页面，如图6-4所示：图6-4用户分别输入各项，正文部分可以使用附件的方式上载上来，保存即可完成发文登记。6.2删除和查询删除：在发文登记页面，用户可以勾选某条发文，单击左上角

20、的“删除”即可。已删文件：显示删除的发文。单击图6-2的“已删文件”，列表中列出了所有删除的发文，勾选已删文件页面的发文，单击“删除”即可彻底删除发文；如下图所示：图6-5第7章 公文管理拥有部门管理权限的用户才可以进入该模块进行操作。单击“公文处理公文管理”，进入图7-1所示的界面：图7-1用户可以进行以下操作：l 新增角色：单击左上的“新增角色”，进入图7-2所示的新增角色页面：图7-2 单击“添加”，在弹出的地址本中选择人员后，接着，勾选要为这个人所赋的权限（即角色），最后，单击“保存”，新增角色成功；l 删除角色：在图7-1在角色列表中勾选要删除的角色，单击“删除角色”即可；l 查询：在图7-1下拉框中选择某个角色，单击“查询”即可查到拥有该权限的所有人；同样，单击，在弹出的地址本中选择某个人后，单击“查询”即可查得这个人拥有的所有权限。