办公室工作手册修改版.doc

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1、编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 说明： 红色印章为受控文件括号内数字为文件分发号 文件受控章 责任部门：办公室目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QW/XZ-01-A/0 组织机构图 05HTWY/QMS/QW/XZ-02-A/0 部门质量目标 06HTWY/QMS/QW/XZ-03-A/0 办公室职责 07HTWY/QMS/QW/XZ-04-A/0 办公室行政助理权限与职责 08HTWY/QMS/QW/XZ-05-A/0 办公室环境管理规程 09HTWY/QMS/QW/XZ-06-A/0 保密管理规程 10HTWY/QMS/QW/XZ-07-A/0 会议制

2、度 13HTWY/QMS/QW/XZ-08-A/0 公文管理程序 15HTWY/QMS/QW/XZ-09-A/0 文件收发作业指导书 17HTWY/QMS/QW/XZ-10-A/0 通（告）管理规程 18HTWY/QMS/QW/XZ-11-A/0 档案管理程序 19HTWY/QMS/QW/XZ-12-A/0 办公设备管理规定 23HTWY/QMS/QW/XZ-13-A/0 复印机使用管理办法 24HTWY/QMS/QW/XZ-14-A/0 废用品管理办法 25HTWY/QMS/QW/XZ-15-A/0 电话/传真机使用管理规定 26HTWY/QMS/QW/XZ-16-A/0 印章管理制度. 2

3、7HTWY/QMS/QW/XZ-17-A/0 办公用品管理规定. 28HTWY/QMS/QW/XZ-18-A/0 办公用品申请及领用管理规定. 29HTWY/QMS/QW/XZ-19-A/0 仓库管理规程. 30HTWY/QMS/QW/XZ-20-A/0 物品验规程. 31HTWY/QMS/QW/XZ-21-A/0 固定资产控制程序. 34HTWY/QMS/QW/XZ-22-A/0 员工守则. 35HTWY/QMS/QW/XZ-23-A/0 员工安全守则. 39HTWY/QMS/QW/XZ-24-A/0 管理人员行为管理规程. 40HTWY/QMS/QW/XZ-25-A/0 员工聘用管理规程.

4、 42HTWY/QMS/QW/XZ-26-A/0 考勤制度. 46HTWY/QMS/QW/XZ-27-A/0 培训规程. 47HTWY/QMS/QW/XZ-28-A/0 考核标准及实施. 51HTWY/QMS/QW/XZ-29-A/0 奖惩制度. 52HTWY/QMS/QW/XZ-30-A/0 员工工牌、工服管理制度. 55HTWY/QMS/QW/XZ-31-A/0 品质管理工作规程. 56HTWY/QMS/QW/XZ-32-A/0 品质管理与服务标准. 58HTWY/QMS/QR/XZ-01-A/0 出席会议签到表. 69目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QR/XZ-0

5、2-A/0 办公室环境检查表 70HTWY/QMS/QR/XZ-03-A/0 文件发放范围清单 71HTWY/QMS/QR/XZ-04-A/0 质量体系文件清单 72HTWY/QMS/QR/XZ-05-A/0 文件领用登记表 73HTWY/QMS/QR/XZ-06-A/0 文件更改申请表 74HTWY/QMS/QR/XZ-07-A/0 文件更改记录表 75HTWY/QMS/QR/XZ-08-A/0 外来文件登记表 76HTWY/QMS/QR/XZ-09-A/0 记录一览表 77HTWY/QMS/QR/XZ-10-A/0 文件资料借阅登记表 78HTWY/QMS/QR/XZ-11-A/0 文件资

6、料借阅申请表 79HTWY/QMS/QR/XZ-12-A/0 发文登记表 80HTWY/QMS/QR/XZ-13-A/0 收文登记表 81HTWY/QMS/QR/XZ-14-A/0 档案资料移交清单 82HTWY/QMS/QR/XZ-15-A/0 档案分类编号、归档时间登记册 83HTWY/QMS/QR/XZ-16-A/0 档案销登记表 84HTWY/QMS/QR/XZ-17-A/0 档案借阅申请审批表 85HTWY/QMS/QR/XZ-18-A/0 档案统计季报表 86HTWY/QMS/QR/XZ-19-A/0 电脑使用人记录 87HTWY/QMS/QR/XZ-20-A/0 复印机使用人记录

7、 88HTWY/QMS/QR/XZ-21-A/0 收发传真记录 89HTWY/QMS/QR/XZ-22-A/0 物品报报废单 90HTWY/QMS/QR/XZ-23-A/0 送修登记 91HTWY/QMS/QR/XZ-24-A/0 印章使用审批表 92HTWY/QMS/QR/XZ-25-A/0 印章使用登记表 93HTWY/QMS/QR/XZ-26-A/0 办公用品领用登记表 94HTWY/QMS/QR/XZ-27-A/0 采购申请单 95HTWY/QMS/QR/XZ-28-A/0 入库单 96HTWY/QMS/QR/XZ-29-A/0 领料单 97HTWY/QMS/QR/XZ-30-A/0

8、库存检查记录 98HTWY/QMS/QR/XZ-31-A/0 仓库物料盘存表 99HTWY/QMS/QR/XZ-32-A/0 物品验证记录. 100HTWY/QMS/QR/XZ-33-A/0 不合格品处理单. 101HTWY/QMS/QR/XZ-34-A/0 固定资产登记表. 102HTWY/QMS/QR/XZ-35-A/0 消耗材料盘点报告. 103目 录编号 版号/状态 标 题 页 码HTWY/QMS/QR/XZ-36-A/0 年度人力资源需求计划表 104HTWY/QMS/QR/XZ-37-A/0 招聘登记表 105HTWY/QMS/QR/XZ-38-A/0 面试记录表 106HTWY/

9、QMS/QR/XZ-39-A/0 员工资料表 107HTWY/QMS/QR/XZ-40-A/0 担保书 108HTWY/QMS/QR/XZ-41-A/0 聘用人员试用通知书 109HTWY/QMS/QR/XZ-42-A/0 入职手续办理单 110HTWY/QMS/QR/XZ-43-A/0 员工转正申请表 111HTWY/QMS/QR/XZ-44-A/0 转正申请书 112HTWY/QMS/QR/XZ-45-A/0 员工聘用/转正定级/调岗调资通知书 113HTWY/QMS/QR/XZ-46-A/0 考勤表 114HTWY/QMS/QR/XZ-47-A/0 年度员工培训计划 115HTWY/QM

10、S/QR/XZ-48-A/0 培训档案 116HTWY/QMS/QR/XZ-49-A/0 培训签到表 117HTWY/QMS/QR/XZ-50-A/0 培训记录 118HTWY/QMS/QR/XZ-51-A/0 人员状况表 119HTWY/QMS/QR/XZ-52-A/0 员工岗前培训考核表 120HTWY/QMS/QR/XZ-53-A/0 员工月考评表 121HTWY/QMS/QR/XZ-54-A/0 员工月考核评估表 122HTWY/QMS/QR/XZ-55-A/0 服饰领用登记表 123办公室组织架构图物业公司经理办公室办公室行政助理部门质量目标1.0 2006年建立并试运行ISO900

11、0：2000质量管理体系2.0 2007年主要管理指标和管理标准均达到或超过深圳市物业管理区级（罗湖）标准3.0 自2008年起按深圳市物业管理市级标准提供管理和服务4.0主要指标有1服务质量知识普及率为100%2员工持证上岗率为100%3有效投诉率低于千分之八4顾客满意率95%以上5管理人员专业培训合格率100%6无重大安全生产事故发生7文档保管完好率100%8每月一次质量简报办公室职责1、负责安排公司的季度、年度工作会议及经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。2、负责公司相关文件的起草、印制和分发，做好公司各类文件的审核、编号、立卷、存档

12、工作，管理好公司的文书档案。3、负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。4、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参考，为基层工作提供借鉴。5、注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广和奖励意见。6、管理公司印信。7、负责保密管理，抓好保密教育、保密检察和对失泄密事件的调查处理。8、完善公司行政管理制度，汇总各部门月采购计划编上报；安排落实节假日值班。9、负责服务、督促、检查、协调公司工作，保证各项工作的正常运行。10、负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排。11、负责公司文件及各种书面文件材料的撰写、审核、发放。12、负

13、责办公室环境管理。13、负责公司办公用品用具的领用、发放、登记和管理工作。14、负责公司报刊订阅工作。15、负责公事的质量管理工作。16、负责公司的培训与工作考核工作。17、上级交办的其它工作。办公室行政助理权限与职责岗位名称：行政助理所属部门：办公室定员标准：1名职务等级：工作地点：办公室直接上级岗位：总经理岗位分析者：总经理审核者：公司负责人：总经理签发日期：2006年 月 日工作权限：1、 在工作职责范围内，按工作流程开展办公室工作。2、 按工作流程，有权和相关部门或岗位协调工作。3、 出于工作的必要性，有权向主管上级申诉或越级申诉。4、 有权提出合理化意见与建议。5、 在授权范围内,有

14、权代表公司对外联络,开展活动或洽谈。岗位职责一、岗位职责开展办公室工作。二、管理职责1、负责大厦图纸资料、工作文件（含公司系统文件与外来文件）、人事档案的收录、建立与存档。2、负责工作文件的打印、登记与传递。3、负责公务接待与对外联络。 4、负责劳动纪律与工作环境的管理工作。5、负责会议的组织与记录工作。6、负责办公用品用具采购计划的编制与发放登记。7、负责计划外办公用品的采购与发放登记。8、负责办公用具与设备的管理工作，建立相应台帐与领用记录。制定相关制度，明解各设备用具的保管责任人。 9、负责合理化建议的收集与总经理信箱的管理。 10、负责培训工作的策划、组织与考核。 11、负责员工绩效考

15、评工作。 12、协助物业公司的品质管理工作。13、完成上级安排的其它工作。三、任职资格1、中专以上学历。2、二年以上同等工作经验，持有全国物业管理从业人员上岗证。3、年龄25-35岁,有规范物业管理公司一年以上从业经历。4、富于亲和力，沟通能力强。5、能熟练使用电脑、传真、打印、复印等办公用具。办公室环境管理规程1、办公室环境是企业管理的一面镜子，办公室环境布置与精神文明关系密切，优雅整洁的环境，不仅令人心情舒畅，提高办事效率。同时，良好的环境同整洁的仪容一样，是对来客尊重和礼貌的表示。2、保持办公环境光线充足、明亮而不刺眼；空气流通、清新。3、保持办公桌整洁，除水杯及当前工作所需资料外，其他

16、物品一律放入抽屉中。4、长时间离开办公桌时（1小时以上）应将桌面物品理齐后置于桌面一角，或放入抽屉中，并将座椅推入桌下放正。5、除按规定须上墙的制度、条例及牌匾奖旗外，办公室墙壁、门、窗上不得悬挂张贴其他物品。6、每天下班前抽出3至5分钟整理办公室、抽屉，不得杂乱无序。7、办公室内不得堆放杂物、报纸应用报夹夹好，放在规定地点。上班时间，不得翻阅报纸（特殊岗位除外）。废纸篓应置于不易看见的地方。8、不得串岗闲聊，工作量不足时，应积极学习业务知识，不可无所事事。相关记录办公室环境检查表保密管理规程1.0保密工作要贯彻突出重点、积极防范的方针，坚持既便利工作又确保秘密的原则，更好地企业的生存发展服务

17、。2.0公司保密工作的职责是：2.1贯彻执行党和国家保密工作的方针、法令、条例和制度，结合实际制定本公司的具体规定和实施细则。2.2开展经常性的群众性的保密宣传教育，加强对公司内保密和涉密人员的教育。2.3定期研究分析总结保密工作和组织保密检查，发现问题及时解决。2.4认真追查失泄密事件，严肃处理。2.5指导保密工作不断深入。3.0根据国家和上级的有关规定，公司内的保密事项划定如下：3.1上级下发和本级形成的具有秘密内容的各类文书、内部刊物、音像制品。3.1相关部门对员工的考核材料、奖惩意见、发展或任免安排。3.3具有专利性质的技术诀窍、科研项目及成果。3.4不宜公开的公司经营活动的具体的取向

18、、策略和实施计划及尚未公开的公司经济活动的重要的信息、数据。3.5文书档案、人事档案、经济档案、科技档案。3.6银行和电信密码，电子计算机存储、处理秘密信息的程序设计、应用程序和检索查询口令。3.7公司重要的活动计划及不允许公开的活动情况；3.8其他需要保守秘密的事项。保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隐患，杜绝一切失密泄密事件的发生。根据目前的现实情况，其中重点是抓好公文保密、会议保密、经济信息保密、电子计算机信息保密。4.0公文是秘密的一种主要存在形式，公文保密应注意以下几个环节：4.1印制。秘密文件印制前要规定发放范围。印制时形成的废页要及时销毁。印制后其原稿、重要修改

19、稿、印刷清样视同正式文件妥为保管。4.2收发。秘密文件的收发必须指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等环节都应履行登记手续。传阅不得随意扩大阅读范围，并只能在办公室进行且不得摘抄。递送要有安 全保障措施，不准通过普通邮政邮寄。4.3保管。秘密文件必须存放在有保密保障的房间和柜子内，经常检查保管情况。平时工作使用的文件，用后随手入柜加锁。文件管理人员工作变动要将文件清点、造册，签字移交。4.4处理。秘密文件每季度末进行清点，节假日进行清查，年底进行清理，该清退的造册清保密管理规程退，该归档的立卷归档，该销毁的登记销毁。5.0会议保密是保密工作的一个重要环节，会议保密中要做到以下几点：5.1依据

20、会议的保密程度，确定出席会议人数，严格控制列席人员，并对与会人员进行保密教育，规定会议内容不得向外透露。5.2领导办公会议指定专人做好记录，会议记录要妥善保管，查阅会议记录必须经领导批准，且只可查阅有关部分。5.3具有秘密内容的会议不准使用无线电话筒，与会人员也不得擅自携带无线电设备扩音、录音。5.4会议传达秘密文件、内部讲话允许记录的，要用保密手册记录，按保密管理办法处理。6.0经济信息保密对维护企业的利益至关重要，保守经济信息秘密要突出注意以下几点：6.1建立经济信息统一口径披露制度，注意企业内外有别，向外界公布或提供尚未公开的能够反映企业经济实力、能够反映企业经营状况变化的工作计划、经济

21、措施、统计数据等，必须事先经过公司领导批准。6.2严格控制重要经济信息的扩散，对进行中的物业管理信息追踪活动、编制中的投标标书和报价单的核心部分，以及其它一旦泄漏就会给企业造成不可弥补的损失的经济信息，应当采取特别保密措施，尽量减少和限定清楚详情的人员范围。6.3加强接触经济信息秘密人员的管理。不允许其向包括本企业员工在内的所有无关人员透露企业的经济秘密；不允许其借助本企业的经济活动网络从事为自己、为他人谋利的活动；不允许其在工作变动时将自己掌握的经济活动资料据为已有。7.0电子计算机信息保密是随着科技进步给保密工作提出的一个新课题，电子计算机信息保密要着力抓好以下几点：7.1向计算机输入或计

22、算机处理有保密内容的文件、数据、资料、档案等，必须在程序设计、应用程序及检索、查询上采取保密措施，并经检查确认其正确可靠后方可实施。7.2联网的计算机在传输秘密信息时，必须在信道上采取加密措施。7.3凡需送外检修或请外人检修计算机，要先将各种信息载体清理干净，确认无信息残迹后才能允许检修，检修后经保密检查方可使用。7.4严禁将不需要计算机处理的秘密文件、数据、资料、档案等输入计算机及其存储介质。7.5在试机和调试时打印出的有秘密内容的纸页等，要妥善保管，集中统一销毁 ，严禁随意丢弃。7.6经常开展保密检查，有助于保密工作的落实。检查的方式有全面检查、专项检查和综合性检查。7.7发生失密泄密事件

23、要立即报告，公司迅速组织力量认真进行追查，尽量挽回或弥补损失。问题查清后，要写出专题报告，并视情节依法严肃处理有关责任者。8.0公司员工尤其是保密涉密人员都要自觉遵守下列保密守则：保密管理规程8.1不该说的秘密，绝对不说。8.2不该问的秘密，绝对不问。8.3不该看的秘密，绝对不看。8.4不该记录的秘密，绝对不记录。 8.5不在私人通信中涉及秘密。8.6不在非保密本上记载秘密。8.7不在公共场所和议论公司秘密。8.8不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料等。8.9不用普通电话、普通邮件传达秘密事项。 8.10不携带秘密文件、资料游览、探亲、访友和出入公共场所。8.11不委托非指定人员带转秘密文件

24、、资料。8.12不擅自翻印、复制秘密文件、资料。8.13不隐瞒失泄密过失，发现失泄密情况及时报告并积极采取补救措施。会议制度1.0周一例会周一例会由公司领导及各部门负责人参加，负责研究公司的重大问题，并进行决策。2.0会议主要任务2.1落实上级公司下达的计划任务。2.2研究制定公司的经营发展战略，确定战略实施方案和采取的相应措施。2.3讨论决定公司内的人事安排及奖惩事宜。2.4研究公司年度管理、财务等重大问题。3.0会议的组织3.1会议由总经理主持，参加人员包括各部门负责人或其他需列席人员。3.2会议议题由总经理及与会者提出，总经理确认。3.3办公室负责准备会议有关资料，做会议记录，由总经理签

25、发。4.0办公例会办公例会是公司内部运作的经营决策性的常务会议，定期召开。4.1会议的主要任务a) 传达贯彻上级公司的有关指示并提出落实意见。b) 决定公司企业管理和发展规划，安排重要工作。c) 研究分析公司经营状况，提出问题并制定相应的整改措施。d) 听取各部门工作汇报，总结经验，吸取教训。e) 决定对各部门人事安排、表彰及处罚等事宜。f) 决定近期工作计划，处理有关行政事务。g) 就重点或难点热点问题进行论，决策。5.0会议的组织5.1会议由总经理主持或委托他人主持。5.2公司各部门负责人参加，其他人员由主持人确定。5.3办公室负责会议资料和会议记录，编写会议纪要，由主持人签发，在第二个工

26、作日下发。6.0公司各类业务会议6.1业务会议是各专业、各部门布置本专业、本部门对口工作的工作会议。6.2会议的主要内容是落实公司布置的本专业、本部门的工作任务，并安排近期工作计划，协调解决与专题业务有关的问题。6.3由公司领导或委托部门负责人主持，各部门员工参加，并做好会议记录。7.0会议规定7.1各种会议均应本着“精简、高效”的原则，会议紧扣中心，做到“中心明确、内容扼要、言简意赅、讨论集中”。会议制度7.2与会者守时守纪，不迟到、早退，不得无故缺席。会议参加者因故不能出席时必须提前直接向会议主持者请假。7.3会前应安排好本职工作，会议期间要关闭手机或处于静音状态。7.4会议所决定事项不能

27、随意更改，按会议要求贯彻传达，不扩大传达范围。严格遵守会议决定，对违反公司保密规定的行为予以批评教育，造成后果者将追究责任，爱护会议室的一切物品。8.0相关记录8.1出席会议签到表公文管理工作规程1.0文件处理1.1文件处理主要包括：公文的形成、办理、立卷、归档和销毁；1.2文件处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密；2.0文件种类：2.1决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项，用“决议”。2.2决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”。2.3通知：是发布行政法规和规章，转发上级公司或不相隶属部门间使用的公文形式。2.4备忘录：是指与其它分公司之间（含总公司职能

28、部门）工作联系的公文形式。2.5通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表扬进、批评后进等用“通报”。2.6报告：向上级公司汇报工作，反映情况，提出建议，答复上极公司的询问等用“报告”。2.7请示：请求上级公司对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用“请示“。2.8批复：批准或答复下属单位请示的事项，用“批复”。2.9函：与本公司系统之外的单位互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函”。2.10会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项，用“会议纪要”。3.0公文的起草和审批签发3.1公文起草的基本要求是：a) 重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，自由篇幅要简短

29、，结构要严谨，层次要分明；b) 拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，不得用圆珠笔或红笔书写；c) 文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。3.2公文的审批签发程序为： 先由行文部门起草、负责人审核签名，送办公室核稿，然后由公司领导审批。 4.0公文办理4.1公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。5.0分发公文5.1一切外来公函，统一由办公室签收、登记并及时分送；5.2根据公文性质和内容，送领导阅示，或根据需要

30、交有关部门办理；5.3凡需出职能部门经办的公文，由办公室负责催办，并将落实结果报告公司领导。6.0档案的管理规定6.1记述和反映本公司经营管理活动，具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由办公室专人统一管理，于第二年上半年完成上一年度的文书立卷归档工作；公文管理工作规程6.2各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向办公室移交，实行统一管理；6.3办公室对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限；6.4对无保存价值的文件，要逐一填写清单，由总经理审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁；6.5借阅文件，应经办公室办理相关手续后方可，未经同意，不得抄

31、摘和复印。7.0相关记录7.1文件发放范围清单7.2文件领用登记表7.3质量体系文件清单7.4文件更改申请表7.5外来文件登记表7.6文件借阅登记表文件收发工作规程1.0目的：规范文件收发要求，提高工作效率。2.0适用范围公司各部门。3.0职责3.1总经理负责文件的审批；3.2办公室负责提出文件的处理意见；3.3办公室负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等；3.4各部门负责人负责本部门文件的提交和接收。4.0内容：4.1定义：a) 文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、备忘录、工作计划、函、呈批单等。b) 内部文件指公司各部门送往总经理需阅示的文件。c) 外部文件指内部文

32、件以外的文件，包括政府部门、社会团体、上级公司、外部企业等发来的文件。4.2接收与登记：a) 办公室接收公司外部和内部所有来文。b) 办公室将所有接收的外来文件登记在外来文件登记表，作为查证依据4.3文件分发方式：a) 总经理批阅后的内部文件，由办公室电话通知相关部门或文件提交人取回已批阅文件。若通知上述文件接收人未果，文件又属急件，办公室应将文件及时送达相关部门。b) 总经理批阅后的外部文件，由办公室存档和发送。c) 办公室把公司发出的文件登记在发出文件登记表。d) 各部门以公司名义向外界发出的文件，须在总经理批准后方可印发。5.0相关记录5.1外来文件登记表5.3发文登记表5.4发文登记表

33、通告（知）管理规程1.0目的规范通告（知）的管理。2.0适用范围适用于本辖区内物业管理全过程中通告（知）的起草、审定、登记、发布、回收、存档等。3.0职责3.1责任部门负责通告（知）的起草。3.2总经理负责审批。3.3办公室负责登记、发布、回收与存档。4.0内容4.1内部通告（知），包括通知、公告、启事、告示、通报、备忘录等4.2办公室制定通告（知）的标准格式。4.3责任部门按格式起草，明确时间、地点、涉及的人或部门、主要内容、发放范围 、有效期等。送办公室报批。4.4涉及到顾客或其它部门的通告(知)要提前二到三天发出。4.5总经理对通告(知)进行审定和批准。4.6办公室对审定后的通告（知）进

34、行格式确认，做好登记和盖章，填写用章登记表和发文登记表后进行发放。要求收件人或部门进行签收。4.7对于发布在信息栏的通告（知），办公室要注意时间要求，对到期的，要及时收回。5.0外来通告（知）5.1对于外来的通告（政府或上级公司、顾客、外部其他单位），发布前亦须填写发文登记表交总经理确定是否给予发布,并由其确定张贴期限。5.2外来的通告应张贴在公司指定位置(一般情况下是指宣传栏、单元门、大堂和其它指定位置)。5.33 外来通告(知)必须在加盖公司或物业公司印章后，同样要填写,才能发放张贴。5.4横（条）幅的管理参照4.2.1和4.2.2执行。5.5对过有效期的通告(知)、横（条）幅应及时清除。

35、6.0相关记录6.1发文登记表6.2印章登记表档案管理规程1.0目的加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。0适用范围适用于在管理服务活动中形成的各种档案的管理。3.0职责3.1公司总经理负责外单位（个人）查阅档案的审批。3.2办公室负责公司员工借出档案的审批。3.3办公室负责档案的管理a) 负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；b) 档案资料的移交；c) 档案的借阅、登记、统计；d) 保密；e) 档案室设备、设施的保管维护等。3.4各部门负责人做好本部门档案资料的收集、整理及交接等工作。4.0程序4.1档案资料的确定凡属下列几类资料均属归档资料：a) 公司基本情况资料，包括规划、建设与发展

36、现状资料及图纸等；b) 公司客户基本资料情况，包括客户房屋租赁合同、供水、供电合同以及治安、消防等资料c) 本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；d) 公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、备忘录、请示等；e) 各部门资料，包括业务、行政管理等材料；f) 外来资料，包括省、市、区、物业协会来文、上级公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；g) 图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；h) 其它。 i) 档案编号j) 档案分类4.2.档案编号为方便查阅档案资料，根据档案划分对档案进行编号。4.3

37、档案地址确定a) 档案存放位置利用分类编号来确定。档案管理规程b) 确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。c) 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。d) 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。e) 同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。f) 每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。 4.4归档管理7.4.1归档前资料管理a) 分散在各部门的资料归档前由各部门负责管理。b) 各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放

38、入不同的卷宗内。c) 各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。4.5归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。a) 公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；b) 法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；c) 客户资料在客户办理完各项手续后即行归档；d) 各项工程资料在验收后一个星期内归档；e) 各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；其它资料按公司领导确定的时间归档。4.6归档要求a) 归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；b) 归档的文件资料必

39、须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；c) 归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。4.7档案资料移交a) 资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。b) 移交时，办公室须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。c) 移交清单一式两份，交接人各留存一份。4.8资料编号归档a) 办公室把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。b) 办公室须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。档案管理规程c) 编号后的档案，按4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存放。 4.9档案管理a) 档案由办公室负