收发纸质公文应同时收发电子文本.pdf

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1、龙源期刊网 http:/收发纸质公文应同时收发电子文本作者：郑彦离来源：办公室业务2012 年第 05 期我国现阶段文书工作处于纸质公文与电子公文并存状态，但很多单位在接收公文时，见到网络发布的需本单位贯彻的电子公文，多按要求打印其纸质文本，却未下载复制其电子文本。接收纸质公文，未索要其电子文本。从便利实现档案信息化管理角度考虑，这种状况应当改变。2010年某天，笔者询问河南某高校一文件内收发人员，打印网络传发的电子公文的纸质文本，是否同时下载复制留存其电子文本，她回答否。又问她接收纸质公文，是否同时接收或索要其电子文本，她同样回答否。之后，笔者又询问该单位办公室的一位秘书，向上级报送的纸质公

2、文是否同时向其发送电子文本，她回答没有。2011年夏天，笔者利用参加一个全国公文写作研讨会的机会，就上述问题询问与会的一些单位文秘人员，范围包括黑龙江、河北、陕西、山东、北京等省、市，单位性质包括政府机关、高校等，他们的回答与上述某高校人员的回答基本相同。去年底，笔者又就此询问在郑州的一些大型国有企业文秘人员，他们的回答也与上述基本相同。对上述情况笔者进行分析，所调查的对象是政府机关、高校和大型国有企业，均属文书工作相对正规的单位，他们均这样做，应该与国家关于此的制度规定有关。笔者查阅国务院2000年 8 月 24日发布的国家行政机关公文处理办法、中共中央办公厅1996年 5月 3 日发布的中

3、国共产党机关公文处理条例、国家档案局2003年 7月 28日发布的电子公文归档管理暂行办法，的确对此无明确规定。笔者又想到这些单位中的任何一个单位都与社会上的许多单位进行过公文往来，他们前述的做法之所以没被纠正，是由于其获得了与自己公文联系单位的认可。而那些单位之所以对该种做法认可，很可能是那些单位对该问题的处理办法与此相同。由此可以想到，前述情况具有一定的普遍性。实事求是讲，前述做法对现实文书工作没有影响。因为无论是见到网络传发的需本单位贯彻的电子公文打印其纸质文本，还是直接收到纸质公文，都既可拿来作为现实办事的依据，也可在办毕事后将此移交档案部门保存，保证了公文现实功能的发挥，和文书工作传

4、统自身职能的完成。但是，从现代档案实行信息化管理，文书工作应为档案工作奠定良好基础的角度考虑，这样做又是存在弊端的。因为实现档案信息化管理的基础是档案文本必须是电子化的。将一般纸质文本加工成普通的电子文本，需先将纸质文本进行电子扫描，再将扫描成的影像状态的电子文本运用 OCR技术（光学字符识别）进行文字识别处理。这两个环节，既需要设备投入，又要花费大量时间，还有技术要求。而在打印网传电子文件的纸质文本时，同时下载复制其电子文本留存，和接收纸质公文时，同时向发文单位索要其电子文本留存，只是徒手之劳，却可以省却前面所述的麻烦。龙源期刊网 http:/这就出现一个疑问，为什么举手之劳可以解决的问题却

5、在许多单位少有人去处理呢？也许有人认为是由于前述的国家文件对之没有规定。这好像是一个理由，但却不是真正的理由，也不应该是真正的理由。首先，国家级的文件一般是就大的方面做原则性规定，不可能对各单位具体工作的具体细节都做出规定。其次，任何一个单位的工作人员，对凡属明显有益的行为，不管国家有无规定，都应支持或积极去做，何况本文所述的留存公文的电子文本是很容易做到的明显有益的事项呢？那么出现前述问题的真正理由是什么呢？是由于一些人缺乏创造性工作意识，缺乏文档一体化管理理念。关于前一方面，一些单位的某些人员长期习惯于上级布置什么就做什么，要求什么就怎么做的机械被动工作状态，很少主动考虑怎样把工作做得更好问题，实际上是缺乏主人翁意识的表现。而后一方面，则是一些单位的某些人员忽视电子政务状态下文书工作要为实现档案信息化管理创造良好基础的要求。无论是前一方面，还是后一方面，都不是很难解决的问题，关键是要想到它。而一旦把之作为问题，提出要求改进，本文的问题就不存在了。