会议管理.pdf

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1、 1目 录 引 言 . . 3 第 1 章 有效利用会议. . 3 1.1 你需要开 会吗？ . . 3 1.2 明确会议 的目的 . . 5 1.3 非正式会议 . . 6 1.4 正式会议 . . 8 1.5 革新中的 交流方式 . 10 1.6 会议类型 . . 11 1.7 不要离题 . . 12 第 2 章 准备会议. . 14 2.1 邀请与会者 . . 14 2.2 准备议程 . . 16 2.3 确定地点 . . 18 2.4 安排座位 . . 22 2.5 准备会议 用品 . . 25 第 3 章 出席会议. . 27 3.1 积极参与 . . 27 3.2 外表与讲话 .

2、. 28 3.3 倾听发言 . . 30 3.4 处理问题 . . 32 3.5 做备忘录 . . 33 评估与会技巧. . 35 第 4 章 主持会议. . 36 4.1 了解职责 . . 36 4.2 研究出席者 . . 38 4.3 掌握会议 节奏 . . 39 4.4 控制会议 . . 41 4.5 维持秩序 . . 44 4.6 结束会议 . . 47 24.7 运用正规 程序 . . 49 4.8 解决正式 会议上的问题 . 52 主持能力自测. . 54 3会议管理 若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。 会议管理不仅教你全面主

3、持会议以及充分参与会议，而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。 蒂姆欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨 询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括袖珍经理手册 、 袖珍 MBA和袖珍金融手册 、1979 年以来一直是经济学家杂志的撰稿人，1994-1996 年任欧洲商务杂志的编辑。 引 言 会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议， 会议管理会帮助你不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席提高这些会议的效果

4、和效率。不论是正式会议还是非正式会议， 本书将提供给你相关的各种实用建议， 例如如何作好基本的准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。 自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可以非常自信并且成功地管理会议。 第 1 章 有效利用会议 开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。 1.1 你需要开会吗？ 大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议

5、真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。 1.1.1 定义会议 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊4里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。 1.1.2 考虑成本 成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一

6、个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本” ，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。 1.1.3 把成本加起来 要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数） 。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达

7、成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的， 但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。 1.1.4 正在举行会议 一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会， 以解决一个问题。 他们的年薪合计 180000英镑，年管理费合计 100000 英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小时的费用是 178 英镑。 销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 51.2 明确会议的目的 可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使会议取得成功。 小提示 1： 从一开始就要明确会

8、议目的 小提示 2： 如果不开会也能解决问题，就取消会议。 1.2.1 考虑目的 大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪一种，并确保全体与会者明了。 透露住处信息或提供意见； 发布指示； 提出申诉和仲裁； 做出决定或贯彻决定 激发创意； 提了建议，进行讨论，并做出最终决定； 1.2.2 考虑细节 如果你已决定一个会议的主题，就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长，哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议，以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。 如果他们

9、不能来， 那就重新安排一个更合适的时间。 对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。 1.2.3 自我提问 Q 每个人都明确开会的目的吗？ Q 是否需要每个人都出席整个会议？ Q 是否有比开会更好的方法不提出问题？ Q 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？ Q 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？ 61.2.4 评估个人的目的 无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标，例如，你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣，你要起清楚你愿意接受什么样的结果，然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑

10、的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席。 1.2.5 保密事宜 如果会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。 小提示 3： 仔细考虑什么能促进会议成功举行，什么会使会议失败。 1.2.6 强调目标 如果你主持会议，在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。 提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传

11、递何种信息，并且如果他们偏离这点提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是会议的参与者，你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。 小提示 4： 考虑一下，如果一个例行会议没有如期举行，会有什么后果。 1.2.7 你的重要途径 目的未明确，你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然后邀请与会者。 确定会议目的 决定会议需要多少时间 保证有关人员出席 1.3 非正式会议 非正会议可以有多种不同的形式，并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都提供了一些机会来简单地解决问题。 小提示 5： 记住，高层

12、经理的在场可能会妨碍讨论。 7小提示 6： 要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。 1.3.1 布置环境 尽管性质比较随意，非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境，如果与会者感觉不 服，或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜，那么就很难进行富有成效讨论。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。 1.3.2 解决问题 利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立刻解决一个问题。 1.3.3 临时会议 只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议，称为“临时会议” 。这些临时会议对于坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。 不多于三至四人参加的

13、临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情：因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。 1.3.4 小型非正式会议 策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题，提供反馈，因此与临时会议不同，它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议，也要记住会议的目的和时间限制。恰当地控制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，

14、来鼓励与会者。 1.3.5 讨论争议 如果你在领导一次讨论，你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触，来帮助你保持对会议的控制。 1.3.6 交流思想 小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议，8安排专人记下与会者提出的想法，这种书面记录常常能够启发出其他建议。 1.3.7 头脑风暴会议 利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出灵活的创意，用于解决问题。为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所准备。由一小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效，所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法，因为这会妨碍提出建议；会后

15、再判断这些想法的可行性。 1.4 正式会议 不同类型的正式会议都有不同的程序规则。 一些会议， 如年度全休会议， 必须依法召开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。 小提示 7： 让自己熟悉各种正式会议的程序。 1.4.1 正式会议 会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公司的董事们参加董事会通常由董事组成。 有些国家的法律规定董事会必须共同行使权力。 董事会通常定期召开会议，也许一个月一次，来讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行这是一个设有一张大桌子的正式场合。 董事会会议由董事会主席主持，他是根据公司章程被选举出来的 大会 在大会上，通常就一个主

16、题作几个报告。有些大会对公众开放，另一些只限某些人参加，如公司雇员。 这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息 虽然有时发言人会留有“回答提问”这一段时间，借鉴于大会的规模， 计论和听众参与是很有限的。 常务委员会会议 常务委员会是公司董事会下属的一个小组， 它可能是对经常性的事情负责， 如一位总经理的薪金和业常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。 公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。 常务委员会要先向公外部会议 一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人，例如来访的行业工会谈判代表。 在外部会议上，保守机密是一个重要问题。 与会者应仔细思考哪些信息必须保密； 为了达到目

17、的哪些信息可以在会上9绩的年度评审。 司董事会报告，然后采取必要的行动。 披露。 外部会议可以在中立地点进行。专门委员会会议 公司董事会可以建立一个专门委员会， 研究一个需要特别注意的问题。 与整个董事会相比， 这个小组会更加频繁地召开会议。 必要时，专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题，或详细分析复杂问题。 许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议，而专门委员会可以定期召开会议，而且只涉及必要的人员。年会（AGM） 年会一年一次，常常是规定的，召集公司董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。 年会允许股东向公司董事提问，并要求他们京公司的业绩做出解释。 董事们利用这个机会

18、寻求年度决算的批准， 重新任命审计师， 并讨论未来的计划和策略。 公众会议 公众会议对任何人都开放。 这种讨论的形式可被地方政府或私人活动小组所采用， 用来与公众讨论各类事项， 或为公司所采用， 以讨论未来的发展。 所有的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。 公众会议的议程通常只有一项供讨论的主要议题。 临时股东大会（EGM）如果为了立该采取行动而需获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间的任何时候召开。 应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知， 提前多少时间则随国家而异。临时股东大会的操作规则通常与年会一样。 1

19、.4.2 遵守规则 管理正式会议的规则可能是复杂的，并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必须发了通知的数量，与会者的权利，表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议，应事先了解应当遵循的一些规则。 小提示 8： 注意正式会议中的一切法律要求。 101.5 革新中的交流方式 计算机和通讯技术（统称为信息技术，或 IT）的快速发展，使面对面的会议数量大大减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。 小提示 9： 在会议前，打电话给与会者，让他集中到议题上来。 小提示 10： 对信息要有选择性地吸取，避免信息超载。 1.5.1 虚拟通讯 数字技术正在革新交换信息的传统方法，大大减少了旅行

20、的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前，考虑以上这些选择。 1.5.2 视频会议 现在，利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术，你可以利用这类会议，像电话会议，联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。 小提示 11： 组织和举行电话会议时，考虑世界各地的时差。 出席视频会议 将传统的和新的方法结合起来，为你所用。例如，让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。 小提示 12： 通过设定一个时间限制来优化在线会议。 小提示 13： 当你在电话会议中发表讲话时，不断重复你的姓名。 1.5.3 文化差异 跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同，以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小：电子邮件提供一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用，会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言者，在电子邮件中这就是一个小问题了，因为发送的信息是相对简短并且是非正式的，较少