年会工作整体流程表（万能年会策划）.docx

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1、年会及聚餐事宜安排流 程 规 划 起 草 人 ： 一、基本情况1、会议事宜：1.1 会议时间： 1.2 会议地点： 1.2 参加人员：总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员2、聚餐事宜2.1 聚餐时间： （需提前 10 分钟到场，各部门负责人清点人数，未到者聚餐开始正常开始）2.2 聚餐地点：公司总部食堂；2.3 聚餐人员：参会人员及总部人员。3、权责：3.1 人事行政部：主导；3.2 总经办：监督各项事宜的落实；3.3 各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知；4、注意事项：4.1 对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求，从重处罚；4.2 由于开会地点是在 ，聚餐

2、地点是在 ，去回过程注意安全，听部门经理的统一指挥；4.3 聚餐后住宿事宜由人事行政部 负责。二、具体细则会议安排事宜序 号阶 段项目 细则 电子文档 截止时间 执行人/ 主导人员协助人 监督/ 审批人是否在规 定时间内 完成备注1、起草（会议和聚餐内容、流程）； XXXX-X-X，18:00 无 完成 深圳、东莞天气预报等信息，准备好 装备2、发布； XXXX-X-X，12:00 无 完成3、温馨提示；隔四天发布一次，并手机群发尤其会议前 两天必须发布完成4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久到场；XXXX-X-X，18:00 完成 避免忘记一、会议及聚餐通知5、会议通知、天气

3、预报等信息（含开会前后两天）； XXXX-X-X，18:00 完成1、参加人员汇总； XXXX-X-X,12:00 完成2、机票预订（确定分开还是一起过来，必须保证时效）； XXXX-X-X,18:00 完成二、浙江人员来总部开会安 排项目 3、接机事宜安排； XXXX-X-X XXX 协 完成4、住宿、就餐安排事宜（宾利酒店 3 号和 4 号晚上）；XXXX-X-X 完成5 号晚上住宿到凤岗这边住宿三、深圳、东莞、惠州参会人员1、人员汇总，2、住宿地点，3、4 号中晚餐、5 号中餐在白泥坑就餐 XXXX-X-X完成四、开会期间就餐安排 1、两天会议中餐安排事宜 XXXX-X-X助预订酒店及订

4、餐完成五、5 号开完会后的住宿预订 XXXX-X-X 完成2 1、会议 ppt 汇总（确定会议议程） XXXX-X-X， 完成3 2、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通； XXXX-X-X 至 XXXX-X-X 完成3、不需测试水（饮料+矿泉水）、笔、白板、参会签到表、座次牌、会议流程表、或 会议通知（每个领导一份，每桌一 张）、参会人员通讯录；准备好：XXXX-X-X,12:00 前运至会议地点：XXXX-X-X，12:00完成4、需测试与试用效果 投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软 件、参会人员 ppt 会议课件试用（强 调字体大小、颜色搭配）；XXXX-X-X，9:00 至12:00 测试完成

5、找 XX 要酒店联系方式，提前至少三 天协商会议现场事 宜5、会议现场布置 第三和第四项的用品的摆放及测试好 XXXX-X-X，9:00 至12:00完成 如上午无法完成下午继续会 议 准 备 阶 段六、会议项目流程事项安排6、和酒店工作人员沟通，第二天必须提前三十分钟（1 个小时最好）开门，并留酒店负责现场设备人员联系方式，以备完成七、（是否需要聚餐）第一天会议聚餐后聚餐地点先确定好1、职能部门参会人员提前 1 小时在总 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚 50 元，直级领导50 元；XXXX-X-X 会议举行前1 小时，人事行政部提 前 2 小时到（向祖胜留 下来组织统计未按标

6、准时间到的）在参会前三天及前 一天通知到位总部人员至会议场地 安排2、根据人员数量，公司总 4 辆车，是否能满足需求 XXXX-X-X4 1、清点参会人数 会前五分钟 提前 10 分钟入场签 到5 2、会议开场白及纪律宣布6 3、会议进行7 4、会议中间休息时间必须强调确定下来时间8会 议 实 施 阶 段第 1 天会议（XXXX-X-X）会议进行时5、中午就餐及休闲（宾利酒店）91、下午完会后宣布第二天的安排，并说明晚上聚餐（确定地点、时间） 2、提醒大家准时退房；10会议结束及总部人员 回公司安排2、职能部门回公司安排（主要是车辆），注意开车喝酒人员111、职能部门参会人员提前 1 小时在总

7、 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚 50 元，直级领导50 元；12总部人员至会议场地 安排2、开完会聚餐？是否需要13 中午结束 自行安排坐车回总部14第 2 天会议（XXXX-X-X）下午 1、参会需住宿人员和王主管对接联系聚餐活动事宜序 号阶 段项目 细则 电子文档 截止时间 执行人/ 主导人员协助人 监督/ 审批人是否在规 定时间内 完成备注17 1、优秀管理者证书打印； XXXX-X-X2、优秀管理者奖金包装、优秀团队（确定金额） XXXX-X-X18 及抽奖箱准备，人员名单打印； XXXX-X-X19 果瓜子盘子、一次性杯子等的； XXXX-X-X201、聚餐礼物及其他

8、礼物准备5、聚餐横幅定制 XXXX-X-X21 2、水果、瓜子、糖类准备 XXXX-X-X3、酒、饮料的购买22 4、菜的购买 XXXX-X-X XXX 提供菜单5、现场 KTV、话筒、投影仪等的试用XXXX-X-X,10:00 前抽奖奖品包装及摆放 组长： ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30买菜回来后帮忙提菜的 组长： ；成员：早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活点卫生打扫 组长： ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活 点23 洗菜洗水果 组长： ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活 点24 做菜、切菜、帮厨 早晨 9:0

9、0-下午 17:30 王主管和对方沟通25 桌及现场筷子水果的摆放 组长 ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活 点26准 备 阶 段5、人员安排现场装饰 组长： ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活 点端菜 组长： ；成员： 早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活 点6、水电用量 可开始前后数据比对，算出金额，在收款的时候扣除如对方不提就算了，但自己必须事 先落实准备7、发言稿安排 、“管理层代表、员工代表”提前三天写好，提前沟通写好员工代表及管理层代表提前三天写好稿子8、节目收集 XXXX-X-X28 1、现场主持人 待定 依次进行

10、、时间待定2、发言 依次进行、时间待定3、优秀员工、管理者奖颁奖 _颁奖 依次进行、时间待定4、聚餐、表演节目 依次进行、时间待定实 施 阶 段5、聚餐开始后 30 至 1 小时可开始抽奖活动执行： 依次进行、时间待定 具体时间以现场为准1、卫生打扫 依次进行、时间待定2、桌椅的归位 依次进行、时间待定3、后期礼物等其他东西的整理、统计依次进行、时间待定结 束2930年会流程及任务安排表总负责：现场负责人：主持人：时间 流程 内容 负责人 备注12 月 14 日前杂项采买负责提前购买水果 12 月 14 日周六订好，15 日早送货至会场 主导人： 1、酒类（红酒，白酒，香槟）、面包、水、无忧宝

11、宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、 横幅；酒水： 其他： 负责自带电脑一台，用于节目评选除水果外在 12 月 14 日前全部采买到位；自带接线 板，用于评委评分电脑主持稿 节目顺序和串词 背景、音乐 制作 音乐： 背景： 抽奖制作 收集人员照片、抽奖制作：1-3 等奖逐个抽，4 等奖 2 个一抽，5 等奖5 个一抽收集： 制作：无忧宝宝图片制作 主导人： 会场桌位导视图 打印 主导人： 门口有电视屏幕可以滚动播放席位图，由 制作12 月 15 日9 点会务组全体人员进场 1、 到达酒店 主导人： 提前通知到位2、 在公司负责把物品运输到年会场地 主导人：

12、会场布置扎吹气球，装饰会场 主导人： ；组员： 负责向酒店索要 2 卷专用胶带易拉宝横幅的摆放 主导人： 负责摆放并拉横幅10 点背景音乐调试、LED 调试 音乐的播放流程、LED 背景的播放流程，王剑与酒店音响师沟通调 试 音乐播放： 背景播放： 抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品的摆放在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置，待 14:00 拆箱摆放 主导人： 已与酒店确认桌子一等奖，二等奖悬挂 奖品放在酒店的升降挂钩上 主导人： 组员： 已与酒店确认主持人造型 女主持： 服装、化妆 主导人： 负责服装租赁 由 联系化妆师（手机： )所有演职人员进场 开始彩排11:40 嘉定及中粮人员出发 包车从嘉定出发

13、到会场 包车由 负责确定，并制定行程12 点 泡泡机，烟雾机，追光灯，投 影仪及工作人员到位 各项设备调试 主导人： 摄像师开始拍摄花絮 需要无忧公司人员协助，请联系13 点 集体照拍摄位置商谈 与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜 主导人： 12 点 灯光调试 和酒店预约，和外请灯光师约好 主导人： 12 点 午餐 演职人员、会务组人员 面包与饮料，并做简单记录，以免漏发 发放人： 由 负责提前购买并由张师傅负责运输13 点 水果点心摆放 迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放 主导人： 组员： 负责摆放14 点 酒店开始提供茶水 与酒店方沟通 已与酒店确认14 点 全体人员入场 入场引导：_ 区域

14、、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场由_邮件提示所有年会人员 14 点开始 入场演出倒计时通知 通知14 点 50分 演出正式开始 安排节目的顺序，编写主持稿，裴慧协作15 点 陈总致词晚会音乐 节目音乐播放（节目全程） 主导人： 晚会背景 节目背景播放（节目全程） 主导人： 道具 所有节目所需道具：列出清单，选准道具上下台时间点 节目单（附道具，道具须提前准备好， 统计好，打印好分享给 ）话筒 根据表演人数的多少，提交话筒数量（共 6 个无线话筒），话筒支 架无忧自带（由 负责）主导人： ；组员： 道具负责人站在舞台左边，靠音控处灯光秀 灯光秀时间、安排：外请追光灯灯光师配合

15、主导人： 已与酒店方确认所有节目均从后面过道，由右边上台，左边下台 负责邮件通知，和现场通知所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪，在等候区等待上场提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备化妆室后台-演出通道 化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道-余丽敏演出通道-舞台候场区 主导人： 组员： 安排节目衔接演出退场引导 负责现场排练15 点评委入座 主持人邀请评委入场 评委： 上午与酒店安排桌椅座位，在主桌的右前方摆放 评委席负责 PPT 播放负责礼品购置 确认礼品存放处15-17 点 现场竞答 现场竞答，按问答顺序提问要负责给抢到答题的人员递话筒，翁美娟负责颁发礼品17 点 评委评选结

16、果公布 一二三等奖颁奖，颁奖嘉宾分别是 一等奖： ；二等奖： ；三等奖：17 点 无忧宝宝礼品发放 颁奖嘉宾： 17 点 30分安排拍摄集体照 站位，现场组织 主导人： 协助： 事先已与酒店方确认需要拍集体照，现场人员与 服务员一起摆放椅子17 点 30分-18:25分酒店人员翻台 收拾桌子，准备晚宴 主导人： 协助： 17 点 32分摆放酒水 搬运至指定服务台，由服务员进行上桌摆放 主导人： 协助： 18 点 30分晚宴开席18 点 30分肖总致词九周年蛋糕庆祝仪式 切蛋糕、倒香槟仪式（香槟塔搭建、酒杯到位） 主导人： 需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔，注意安全， 香槟杯由酒店提供，现场搭香槟

17、塔由外请婚庆公 司人员负责，杯子摔坏照价赔偿。12 月份生日人员祝贺 叫到名字的人员到舞台领取礼物站，接受大家的祝福 由小俞组织催促，巧克力由小俞引导发放（由杨玉玲、翁美娟发 巧克力） 确定数量后由 XXX 统一购买晚宴开席 负责与酒店方沟通，关注上菜的速度 主导人： 五等奖 30 名：5 个一起1、整个抽奖环节由 负责 抽奖操作： 协助： 四等奖 12 名：2 个一起2、 负责礼品的指导发放， 为礼仪负责发放礼品；三等奖 9 名抽奖仪式3、 作抽到人员的名单记录奖品： 发放： 记录: 二等奖 6 名20:30 晚会结束嘉定、中粮包车回程 人员由 负责清点人数并做记录 跟踪执行人： 确保大家安全回程特别注意： 1、以上会务组人员，请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备，所负责事情均要从头到尾全部负责到底，包括运送回公司。 2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待，禁止出现不礼貌事宜，且无论此项事情是否你本人负责，只要有人前来咨询，均要给予回复或让其找到相关负责人员，不得推诿或说不知道。3、会务组人员内部须团结一致，互帮互助，不得出现争吵等内讧现象，以免影响公司形象。4、如有紧急或特殊事宜，请及时联系会务总负责人魏永丽。