如何编写岗位说明书精.ppt

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1、如何编写岗位说明书第1页，本讲稿共27页目标1.了解岗位相关的基本概念；2.了解编写岗位说明书意义和作用；3.掌握岗位说明书编写方法；4.掌握岗位说明书编写过程中的注意点；希望通过本次讲解，大家能够：第2页，本讲稿共27页1岗位相关基本概念介绍2编写岗位说明书的意义与作用3如何编写岗位说明书第3页，本讲稿共27页岗位与岗位含义相同，我们所称的职位是指系统中的岗位-通常指的是人的级别，我们所称的职务是指系统中职位对应的职务-两种分类方式，岗位性质和岗位族群序列-指的是岗位在组织架构中所处的地位，价值和影响力-指的是岗位所承担的工作职责衍生的工作量分配 岗位是组织单位中最小的业务单元，承担独立的职

2、能模块职位-职务-岗位类别-岗位级别-岗位编制岗位是人力资源管理的基础，是组织架构设计的基础，是管理的基础，是基础第4页，本讲稿共27页我的职责是什么 岗位说明书 基本信息 定位与价值绩效项目与指标 职能职责 任职要求 岗位发展 工作地点 办公配置岗位名称 所属体系组织层级 岗位编码岗位类别 岗位级别上级岗位 下级岗位主要职能工作职责制度手册经验交流做什么考评项目考评指标激励标准做的好坏基本要求知识要求技能要求任职流程人员来源招聘什么样的人选拔什么样的人工作地点 通用配置专用配置 系统配置配置标准 申配流程岗位规范体系信息系统配套支持学习与提升五定表常规计划与订单列表SOP绩效评估表奖惩表任职

3、资格与评估表怎么做岗位规范体系第5页，本讲稿共27页1岗位相关基本概念介绍2编写岗位说明书的意义与作用3如何编写岗位说明书第6页，本讲稿共27页编写岗位说明书的意义什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISION愿景STRATEGY战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESS FACTORS 关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件。通过岗位说明书的梳理能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保

4、组织正常运转，支持组织目标的实现。第7页，本讲稿共27页编写岗位说明书的意义在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略人力资源战略第8页，本讲稿共27页编写岗位说明书的意义员工管理者1.领导对我哪些知识、技能与能力与经验方面的要求？2、我工作的目标和价值是什么？3.我需要做哪些工作？4.我怎么判断自己做得好不好？5.我将来可以向哪些方面发展？6.我工作的条件和环境怎么样？1.我需要什么样的员工

5、？2.我需要我的员工做什么？3.我怎样判断我的员工做得好不好？4.我能提供给员工怎样的发展渠道？5.我需要给员工提供怎样的工作条件和环境？第9页，本讲稿共27页1岗位相关基本概念介绍2编写岗位说明书的意义与作用3如何编写岗位说明书第10页，本讲稿共27页基本信息岗位定位与价值岗位绩效考评项目与指标岗位职能职责任职条件岗位发展工作地点与办公配置版本信息第11页，本讲稿共27页岗位基本信息岗位说明书标题，如人力资源中心招聘管理部招聘专员岗位说明书岗位说明书的版本号，如1.0；2.0根据集团统一的五定表总部/大区/子公司/终端未来公司会设定编号规则，目前此项暂可不填管理类/作业类/技术类根据集团统一

6、的五定表直属上级岗位，与纵向晋升渠道相匹配直属下级岗位，与纵向晋升渠道相匹配第12页，本讲稿共27页岗位基本信息由战略规划部根据报批后的五定表统一提供岗位基本信息第13页，本讲稿共27页岗位定位与价值用简练而准确的语言来描述本岗位在体系及部门中存在的目的和作用 该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？工作内容+工作成果和意义工作内容：动词+工作对象，相当于工作职责的概述；工作成果及意义：描述岗位工作所取得的成果，及该成果对公司和部门的意义。注意：1、一般格式为“通过/依据从而/最终/保障/协助/确保”，如“通过监管订单闭环过程的有效执行，保障仓储商

7、品账实相符、运输费用及时准确结算，同时为仓储、配送流程提供优化建议，降低物流成本。（订单监管部长）”；“通过对末端仓储作业监管和仓库现场的管理等，确保公司在末端仓储作业的运营有序高效，持续改进优化，不断提高整体仓储作业水平。（仓储管理部长）”；“通过组织与指导本部门进行专业、有效的宣传推广策划统筹，促进商业品牌、项目价值的宣传与提升，持续保障公司经济效益。（策划经理）”等。2、不能写成简单的工作的概述。如“负责物资的研究、供应商引进、招标，采购订单下达及到位等管理工作。（物资采购部长）”；3、不用包括如何完成结果的过程。如“通过对返品库存的监控、返品处理的绩效考核、不良品产生率以及售前坏机产生

8、率的分析，控制返品产生率，并制定理赔和退厂机制，督促返品的及时处理，并对不良品退运以及还货的时程等进行监控，从而降低返品库存，降低成本，提高顾客满意度。（返品管理组部长）”，可以直接写为“通过控制返品产生率，降低返品库存，从而控制成本，提高顾客满意度。”第14页，本讲稿共27页岗位绩效考评项目与指标数量与质量两个维度，及计划任务完成率和任务完成质量能量化就量化。与薪酬挂钩员工知晓自己如何能将工作做好管理者评判员工工作好坏的依据实例：“目标任务完成率；目标任务完成质量（策划经理）”；“梯队指标完成率，人才培养合格率，关键岗位离职率（干部管理部长）”；“课程开发计划完成率；项目实施计划完成率；课程

9、评估分；讲师评估分；需求订单处理完成率；需求满意度（培训专员）”；“页面广告位/商品位核查反馈及时率；运营数据整理分析反馈准确性及及时率；工作流程/标准执行率（页面管理专员）”；“日常行为规范考核（前台）”注意：此次梳理尽量细化，对于还不能明确绩效考核细节的岗位可暂且写个大概或空缺，待后期细化。第15页，本讲稿共27页岗位职能职责职能：岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任职能与职责的关系1、职能是同类职责的整合；2、职能的实现有赖职责的完成；职能的划分逻辑1、按业务流程。如市场策划专员岗位职能可分为“1-拟定宣传推广策略；2-制定项目推广标准；3-撰写宣传策划方案；4-促进

10、方案落实；5-评估活动效果；6-其他工作”；如培训专员的岗位职能可分为“1、分析培训需求；2-制定培训计划；3-做好培训前期准备工作；4-实施培训计划；5-评估和总结培训工作；6-其他工作”2、按独立的职能模块，但要保证各职能之间不重不漏，不矛盾，并按重要程度排序。如前台岗位的职能可分为：“1-访客接待管理；2-电子屏信息管理；3-员工忘带卡流程受理；4-设施与环境维护；5-礼仪接待；6-其他工作”；人事专员岗位职能可分为“1-日常业务受理；2-手续办理；3-考勤管理；4-档案管理；5-其他工作”职能撰写的几个原则：简洁性：一般不超过15个字；一致性：采用统一的构词形式，一般为“动+宾”或“宾

11、+动”；概括性：要能够囊括其后的具体职责描述；第16页，本讲稿共27页岗位职能职责职能：岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任职责条目的确定q针对“岗位”，而非针对“人”；q岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作q除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。q紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。q分析岗位的职责，而非岗位的明细（工作任务和工作要素）第17页，本讲

12、稿共27页岗位职能职责职能：岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任工作职责工作任务工作要素提供董事长所要求的速记准备和保存月董事会记录适用于岗位说明书董事会速记 整理速记记录 打印董事会会议记录 复印会议记录，分发给董事会成员 会议记录保管归档 在打字印机中插入打印纸 确定打字机的边距不适用于岗位说明书董事会秘书能让岗位新进员工明白自己要“做什么”，并能够付诸具体行为第18页，本讲稿共27页岗位职能职责职能：岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：第19页，本讲稿共27页岗位职能职责职能：

13、岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任 决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展 执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化 专业与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援 特定性或基层工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应 一般性管理联系协助控制监督协调岗位职责描述常用动词第20页，本讲稿共27页岗位职能职责职能：岗位所具有的功能、作用职责：岗位为实现职能而应承担的责任岗位职责描述注意点q总的来说代表了岗位的主要产出（抓住核心，不必面面俱到）q描述了工

14、作的成果而非过程（简洁，一般不超50个字）q每一说明描述了单独的、不同的最终结果（不重叠）q不是广义的，含糊的说明 1-尽量不要包含管理、监管、负责等概括性词语；2-不与职能重复，而是对职能的具体展开和说明；q每一个说明都是没有时限的（不是临时性职责，岗位不改变，则职责不变）第21页，本讲稿共27页任职条件p基本条件1、最佳年龄。与岗位要求匹配度最高的年龄区间。2、优势性别。同等条件下，根据岗位要求相比较更为合适的性别人群。3、健康状况。根据岗位对身体的健康要求状况填写，如有特别要求要注明。p知识学历、专业；专业知识；行业知识等p技能专业技能；资格证书等p经验工作年限；行业经验；项目经验等p其

15、他资质要求个人能力，个人素养等，如沟通表达能力，管理能力，吃苦耐劳精神，细致耐心等第22页，本讲稿共27页岗位发展p晋升渠道（纵向）1、根据组织架构图及人员发展规划进行填写2、要与岗位基本信息相匹配3、要与职级体系要匹配p可转换岗位（横向）1、根据组织架构图及人员发展规划进行填写2、可以是不同类别岗位之间的转换，如作业岗向管理岗，技术岗向管理岗等，也可以是同类且工作内容有联系之间的岗位转换；反映了该岗位在横向上的发展通道此部分由战略规划部统一整理第23页，本讲稿共27页工作地点与办公配置p工作地点p工作环境p通用办公配置p专用工作配置p特殊用品配置（手写）p系统软件配置此部分由战略规划部给出一般版本，然后各部门根据实际修改，重点关注专用工作配置和系统软件配置，如物流主数据管理专员需要性能更好的计算机，需要配备SAP-R3以及MDM系统软件；如薪酬专员需要配备SAP-HR系统软件等第24页，本讲稿共27页版本审核信息岗位说明书的版本管理岗位说明书的版本管理p起草人p审核人p签发人p有效日期需要各部门明确注明岗位规范的起草人，以方便后期的核对工作第25页，本讲稿共27页其他说明p保证质量p随时沟通p针对较难梳理的岗位，如岗位职责相关资料少，岗位职责抽象难以具体描述，可以协助梳理p感谢大家配合第26页，本讲稿共27页第27页，本讲稿共27页