企业档案工作规范fkji.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.企业档案案工作规规范1范围 本标准准规定了了企业开展展档案工工作的体体制和制制度的要要求，提提出了档档案工作作业务、档档案管理理信息化化、档案案工作设施施设备配配置等方面的规范。 本标准准适用于于企业和和企业化化管理的的事业单位位。2 引用用标准下列文件件中的条条款通过过本标准准的引用而而成为本本标准的的条款。凡是注注日期的的引用文文件，其其随后所所有的修修改单（不不包括勘勘误的内内容）或或修订版版均不适适用于本本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究

2、是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 ISOO 154489 信息息与文献献、文件件管理 GBT 1176778119999 CAD电子文文件光盘盘存储、归归档与档档案管理理要求 GB/T 111822220000 科科学技术术档案案案卷构成成的一般要要求 GB/T 111822120002 照照片档案案管理规规范 GB/T 118899420002 电电子文件件归档与与管理规规范 DA/T 11294 全宗宗卷规范范 DA/T 11394 档号号编制规规则 DAA/T 1595 磁性性载体档档案管理理与保护护规范 DAA/T 1819999 档档案著

3、录录规则 DAA/T 1 20000 档档案工作作基本术术语 DAA/T 2220000 归归档文件件整理规规则 DAA/T 2820002 国国家重大大建设项项目文件件归档要要求与档档案整理理规范 DAA/T 3120005 纸纸质档案案数字化化技术规规范 DAA/T 3220005 公公务电子子邮件归归档与管管理规则则 JGGJ 22520000 档档案馆建建筑设计计规范3术语语与定义下列术语语和定义义适用于于本标准准。3.1 企业档档案 bbusiinesss aarchhivees 企业在在生产、经营、管理等各各项活动动中形成成的对国国家、社社会和企企业有保保存和利利用价值值的各种种形

4、式的的历史记记录。3.2 企业档档案工作作 buusinnesss arrchiivess woork 企业在在履行档案案管理职责责过程中中的活动动。3.3 三纳入入 thhreee inncorrporratiion 将档案案工作纳纳入企业业领导工工作议事事日程；纳入企企业规章章制度及及工作流流程；纳纳入企业业有关人人员的经经济责任任制或岗岗位责任任制。3.4 四参加加 fouur ppartticiipattionns 企业档案案部门或或档案人人员参加加产品鉴鉴定；科科研课题题审定；基建项项目验收收；设备备开箱验验收或引引进项目目接收，负负责检查查归档的的文件材材料齐全全、完整整、准确确、

5、系统统。3.5 四同步步 foour synnchrroniizattionns 企业下达达项目计计划任务务与提出出项目文文件材料料的归档档要求同同步；检检查项目目计划进进度与检检查项目目文件材材料积累累情况同同步；验验收、鉴鉴定项目目成果与与验收、鉴鉴定项目目文件材材料归档档情况同同步；项项目总结结与项目目文件材材料完成成归档同同步。3.6 档案信息息化 arcchivval infformmatiioniisattionn 运用现代代信息技术术为主对档档案信息息资源进进行处置置、管理理和提供供利用。4档案案工作原原则4.1企业档档案是企企业资产产的重要要组成部部分，企业档档案工作作是企业业

6、生产、经营和和管理的的基础工工作。企业档档案工作作应以统统一管理理为原则则，坚持持资源整整合和资资源开发发。4.2企业应应在各项项工作和和活动中中建立健健全文件件材料归归档和档档案管理理工作，为为企业生生产、经经营、管管理和持持续发展展提供有有效服务务，满足足企业各各项活动动在证据据、责任任和信息息等方面面的需要要。4.3 企业业档案管管理的方法与与技术应应适应企业业生产、经经营和管管理发展展的需要要，并以档案管管理信息息化为发发展方向向。5 档案工作作体制5.1 组织织系统 企业应应建立分分管档案案工作领领导、各各部门和和项目负负责人的的档案工工作领导导体系和和以档案案部门为为核心、各专职和

7、兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。5.1.1 档案工工作领导导 确定分管档档案工作作的企业领导导；确定各部部门、各各项目主管管档案工工作的负责人人；确定档档案部门门的负责责人。5.1.2 档案部门门 根据企企业规模模和档案工工作实际际需要设置置档案部部门。档档案部门门统一管管理企业业各类档档案，行行使对企业档档案工作作的监督督、指导导、检查查职能。 大型企企业应设设立具有有独立职职能的档档案机构构。5.1.3 档案人员员 根据工工作需要要在档案部部门配备备专职档案案人员，在各部门门、各项目目管理部部门配备备专职或兼职档档案人员员。5.2 工作职责责 企业应应对档案案工作职职责进行行划分，明

8、明确企业业、档案案部门、档档案工作作领导、档档案人员员和文件件形成者者责任。5.2.1 企业职职责5.2.1.11建立健健全档案案工作规规章制度度，将档案工工作纳入入企业发发展规划划和工作作计划。5.2.1.22 将文件件形成、积积累和归归档要求求纳入各各部门、项项目及工工作职责责和有关关人员岗岗位职责责，并对对分管领领导、部部门领导导及有关关人员进进行考核核。5.2.1.33维护和和确保档档案真实实、安全全，预防防突发事事变及灾灾害的发发生，并并随技术术进步为为档案工工作持续续发展提提供技术术和设施施、设备备保障。5.2.1.44在企业业资产与与产权变变动时，同同时提出出所涉及及档案的的处置

9、要要求。5.2.1.55按规定定向相应应单位移移交档案案。5.2.2 档案部部门职责责5.2.2.11 贯彻国家家有关档案案工作法法律、法法规和方方针政策策，制定定本企业业文件材材料归档档和档案案整理、保保管、利利用、鉴鉴定、销销毁、移移交等有有关规章章制度。5.2.2.22 统筹规规划和负负责本企企业档案案的收集集、整理理、保管管、鉴定定、统计计和提供供利用工工作。5.2.2.33 指导本本企业各各部门、项目及专专项工作作文件材材料的形形成、积积累、整整理及归档工工作。5.2.2.44 监督、指指导、检检查本企企业所属属机构（含含境外机机构）的的档案工工作。5.3 岗位位职责5.3.1 分管

10、档档案工作作的企业业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。5.3.2 各部门门或项目目档案工工作的负负责人，负负责审核核本部门门或项目目档案工工作计划划，对本本部门或或项目归归档文件件材料的齐齐全、完完整、准准确负责责。5.3.3 文件形形成者应应对归档档文件材材料的准准确性、有有效性负负责，并并按规定定向本部部门或项项目专兼兼职档案案人员移移交。5.3.4 各部部门、项项目及专专项工作作的专兼职职档案人人员负责责收集、整整理本部部门或项项目归档档的文件材材料，并并按要求求做好文文件材料料的移交交工作，对对文件材材料的归归档质量量负责。5

11、.3.5 档案部部门的档档案人员员，负责责档案的的收集、整整理、保保管、统统计、鉴鉴定、提提供利用用工作，监监督、指指导各部部门和项项目文件件材料的的归档工工作，对对所属单单位档案案工作进进行监督督、指导导与检查查，对档档案管理理工作质质量负责责。5.4 人员员要求 企业应应配备遵遵纪守法法、忠于职职守、具有档案案专业及及相关专专业知识识的人员员从事档档案工作作。档案案人员应保保持相对对稳定，符合专业业技术或或管理人人员要求求。5.4.1 档案人人员的配配备应与与企业生生产、经经营、管管理和发发展需要要相适应应。5.4.2 档案人人员应具具备大专以上上或同等等学识水水平。5.4.3档案案部门负

12、负责人应应具有中中级以上上专业技技术职称称或大学学本科以以上学历历或同等等学识水水平。5.4.4档案案人员应应定期进进行在职职培训。6档案案工作制制度6.1档案工工作制度度体系 企业档案案工作制制度体系系由工作作规章、管理制度度、业务务标准规范范组成。6.1.1 工作规规章 企业应应将文件件材料收收集、归归档及档档案管理理要求纳纳入到企企业相关关的管理理制度中中，同时时将企业业档案工工作规定定、档案案工作责责任追究究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。6.1.1.1企业在在制定产产品开发发、科研研管理、设设备管理理、基建建工程管管理等制制度中应应提出相相应的文文件材料料收集

13、、归归档及档档案管理理要求。6.1.1.22档案工作作规定是是企业档档案工作作的基本本要求。其其主要内内容应包括：档案工工作原则则及管理理体制，文件材材料的形形成、积积累与归归档要求求，档案案收集、整整理、保保管、鉴定、统统计、利利用要求求，资产产与产权权变动档档案的处处置原则则，解释释权限等等，规定定中应明明确体现现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求求。6.1. 1.3 档案工工作责任任追究制制度应对对相关岗岗位和人人员违反反文件材材料收集集、归档档及档案案管理要要求，发发生档案案泄密、造造成档案案损毁等等行为提提出责任任追究和和处罚措措施。既既可单独独制定，也也可纳入入到相关关的管理

14、理制度中中。6.1. 1.4 档案管管理应急急预案，对对可能发发生的突突发事件件和自然然灾害制制定档案案抢救应应急措施施，包括括组织结结构、抢抢救方法法、抢救救程序和和转移地地点。6.1.2 管理制制度根据档案案工作各各环节需要要，制定定相关制制度。其其中文件件材料归归档、鉴鉴定销毁毁、保密密、利用用、移交交、电子子文件管管理、科科技档案案补充更更新等制度等需要其其它部门门配合档档案部门门贯彻实实施；档档案保管管、统计计，档案管管理系统统操作，库房管管理等制度主要要是档案案部门和和档案人人员贯彻彻实施。6.1.2.11 文件件材料归归档制度度主要包包括归档档范围、归归档时间间、归档档要求以以及

15、控制制归档质质量的措措施。6.1.2.22 鉴鉴定销毁毁制度应应明确鉴鉴定工作作的组织织及职责责、鉴定定方法、鉴鉴定时间间和销毁毁要求。6.1.2.33 保密制制度应明明确档案案形成者者、档案案管理者者、档案案利用者者承担保保密的责责任。6.1.2.44 利用制制度应明明确档案案提供利利用的方方式、方方法，规规定查（借借）阅档档案的权权限和审审批手续续，提出出接待查查（借）档档案的要要求。6.1.2.55 移交制制度应规规定档案案移交范范围、移移交对象象、移交交内容、移移交程序序及手续续。6.1.2.66 电子文文件管理理制度应应对本企企业计算算机应用用系统中中形成的的电子文文件、数数据库提提

16、出归档档、管理理和利用用要求。6.1.2.77 科技档档案补充充更新制制度应明明确科技技档案补补充更新新原则，补补充更新新程序和和方式、违违规处罚罚原则。6.1.2.88档案保保管制度度应包括括保管工工作原则则、各门门类档案案保管条条件，特特殊载体体档案保保管方式式，档案案进、出出库房要要求；对对受损档档案的处处置原则则和要求求。6.1.2.99 档案统计计制度应应包括统统计内容容、统计计要求，并并提出对对统计数数据进行行统计分分析。6.1.2.110 档案管管理系统统操作制制度应明明确档案案管理系系统操作作人员的的职责、档档案管理理系统软软件、硬硬件的操操作要求求。6.1.2.111库房管管

17、理制度度应明确确库房管管理员职职责、库库房管理理要求，进进出库房房要求。6.1.3 业务标标准规范范根据档案案业务需需要，提提出技术术和操作作要求。6.1.3.11 档案案整理规则则应明确确整理原原则、整整理方法法、档号号编制要要求，和和档案装装具要求求等。6.1.3.22 档案案分类标标准应明明确分类类依据、类类别符号号、类目目范围。6.1.3.33 各门类类档案管管理标准准应明确不同同载体、不不同类别别的档案案收集、整整理操作作程序和和保管条条件。6.2 档案工工作制度度制订程程序6.2.1 企业应依依据国家家档案法法律法规规及标准准要求，结结合本企业实实际，提提出制订订档案工工作制度度方

18、案，并并将档案案工作制制度的制制订程序序纳入到到企业规规章制度度的制订订程序中中。6.2.2 企业档档案部门门负责企企业档案案工作制制度的制制订和修修订工作作，审核核后报企企业批准准发布实施施。6.2.3 根据有关关规章和和标准规规范的调调整，并结合本企业实实际需要要，依程程序对档档案工作作制度进进行补充充和修订订。7 档档案工作作业务7.1 文件材材料的形形成、积积累7.1.1 文件材材料形成成时应使使用符合合档案要要求的载载体和记记录方法法。7.1.2 文件形形成者应应随时积积累自身身形成的的文件材材料。7.2 文件材材料的归归档企业应推推行部门门、项目及专专项工作作的文件件材料整整理、归

19、归档责任任制。根根据归档档范围、按按照归档档要求、在在规定的的时间内内由各部部门、项目及专专项工作作对文件件材料整整理后向企业业档案部部门归档档。7.2.1 归档范范围企业各种种活动中中形成的的具有保保存价值值的不同同形式、载体的文文件材料料应列入入归档范范围。（参见附录C）7.2.1.11 本企业业内部形形成的文文件材料料。7.2.1.22 本企业业引进项项目、外外购设备备等带来来的文件件材料。7.2.1.33本企业业派出机机构（包包括境外外机构）应应报本企企业的文文件材料料。7.2.11.4 本企业业所属单单位（包包括投资资的全资资、控股股、参股股企业）应向本本企业提提交的文文件材料料。7

20、.2.1.55 本企业业参与的的合作项项目，合合作单位位按要求求应向本本企业提提交的文文件材料料。7.2.1.66 本企业业执行、办办理的外外来文件件材料。7.2.2 归档时时间根据文件件材料形形成特点点确定归归档时间间。7.2.2.11 党群工作、行行政管理理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。7.2.2.2 产品生生产或业业务开发发、科研研课题、基基建项目目文件材材料在其其项目鉴鉴定、竣竣工后或或财务决决算后三三个月内内归档，周周期长的的可分阶阶段、单单项归档档。7.2.2.3 外购设设备仪器器或引进进项目的的文件材材料在开开箱验收收或

21、接收收后即时时登记，安安装调试试后归档档。7.2.2.4 会计文文件材料料在会计计年度终终了后由由会计部部门整理理归档，保保管一年年后向档档案部门门移交。7.2.2.5 电子文文件逻辑辑归档实实时进行行，物理理归档应应与相应应门类或或内容的的其他载载体归档档时间一一致。7.2.2.6 磁带、照照片及底底片、胶胶片、实实物等形形式的文文件材料料应在工工作结束束后及时时归档，或或与相应应内容的其它载载体归档档时间一一致。7.2.2.7 更新、补充充的文件件材料；企业内内部机构构变动和和职工调调动、离离岗时留留在部门门或个人人手中的的文件材材料；企企业产权权变动过过程中形形成的文文件材料料；其他他临

22、时活活动中形形成的文文件材料料等，应应做到随随时归档档。7.2.3 归档要要求7.2.3.11 归档的的文件材材料应齐齐全、完完整、准准确、系系统，其其制成材料应应有益于于长久保保存。7.2.3.22 归档的的文件材材料应为为原件。因因故无原原件的可可将具有凭凭证作用用的文件件材料归归档。7.2.3.3 非纸质质文件材材料应与与其文字字说明一一并归档档。外文文（或少少数民族族文字）材材料若有有汉译文文的应与与汉译文文一并归归档，无无译文的的要译出出标题后后归档。7.2.3.4 归档的的文件材材料一般般一式一一份。重重要的、利利用频繁繁的和有有专门需需要的可可适当增增加份数数。7.2.3.5 两

23、个以以上单位位合作完完成的项项目，在在无合同、协协议要求求情形下下，主办办单位保保存全套套文件材材料，协协办单位位保存与与承担任任务相关关的正本本文件。7.2.3.6 文件材材料归档档时，由由承办部部门填写写归档材材料移交交清册。重要项目目文件材材料归档档时应由项目目管理部部门编写写归档说说明，并并经项目目负责人人审核签签字。7.3 收集集工作企业应做做好归档档范围内内文件材材料的接接收和有有关档案案资料的收收集。7.3.1 归档范范围内文文件材料料的接收收7.3.1.1承办部部门将核核对无误误的档档案移交交（接收收）登记记表（参参见附录录A图A1）随同归档档文件一一起向档档案部门门移交。7.

24、3.1.22 档案部部门接收收档案时时，要认认真核对对档案案移交（接接收）登登记表，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。7.3.2 有关档案案资料的收收集7.3.2.11 应接收收所属单单位因产产权变动动无规定定接收单单位却有有保存价值值的档案案。7.3.2.22 根据管管理权限限接收无无法人资资格的所所属单位位的档案案。7.3.2.33 根据企企业需要要，收集集宣传报报道本单单位的新新闻资料料。7.3.2.4 根据据研发、市市场竞争争等需要要，收集集可供分分析研究究的资料料。7.3.2.55 根据企企业历史史研究需需要，向向社会、离离退休人员收收集、征征集的档档案资料料。7.4 整理工工

25、作企业应按按照一定定原则和和标准对对文件材材料和档档案进行行整理。7.4.1 文件材材料整理理7.4.1.11文件材材料整理理应遵循循文件材材料形成成规律，保保持其有有机联系系，并符符合有关关标准、规规范要求求。7.4.1.22 文件材材料一般般按事由由结合时时间或文文件的重重要程度度排列。具有成套套性特点点的文件件材料按按项目、专专业等分分阶段或或过程排排列。图文并存存的文件件材料按按文字在前前，图样样在后次序序排列。7.4.1.33 不同载载体形式式的文件件材料应应分别排排列。7.4.1.4 非纸质质载体应应编写时时间、地地点、事事由、人物物等文字字说明。7.4.1.5 根据需需要填写写相

26、应目目录、备备考表等等。7.4.2 档案整理理7.4.2.11 企业应应以本企业业全部档档案为对对象，依依据企业业管理职职能，结结合档案案形成特特点，制定统统一的分分类方案案。7.4.2.22 分类方方案应保保持相对对稳定性性和可扩扩充性，同同时附分分类说明明。分类类层次不不宜过多多，一般般为三级。7.4.2.33 根据分分类方案案设定类类别符号号。可采采用汉字字或阿拉拉伯数字字或英文文字母或或拼音字字母或其其中两种种混合方方法设定定类别代代号。7.4.2.44 明确全全宗内档档案排列列方法。全全宗内档档案按分分类方案案分别集集中、归归类，类类内档案案按类目目条款顺顺序依次次排列。7.4.2.

27、5 根据分分类方案案拟定档档号编制制方案。档号应指代单一，具有唯一性。档号可采采用全宗宗号分类号号（或项目目代号或或目录号）案卷号号（或件件号或盘盘、盒、张张号）结结构。7.4.2.6 全宗号号由企业业根据本本企业产产权变更更情况自自行设定定。需向向国家档档案馆移移交的档档案，其其全宗号号由该档档案馆另另定。企企业可对对所属单单位的档档案设定定全宗号号。7.4.2.7 分类号号是根据据分类方方案设定定的类别别符号。项目代号号是指档档案所反反映的产产品、工工程、课课题、设设备的代代字或代代号。目目录号是是指档案案分类目目录号。7.4.2.8 案卷号号是根据据排列要要求编制制的案卷卷顺序流流水号。

28、件号是根根据排列列要求编编制的文文件顺序序流水号号。盘、盒、张张号是非非纸质载载体档案案排列的的顺序流流水号。7.4.2.9 纸质档档案应与与对应的的非纸质质载体档档案设立立互见号号。互见号是是反映同同一内容容其它载载体的档档案保管管单位的的档号。7.4.2.10 根据需需要填写写档案盒盒封面、脊脊背。7.4.3 全宗卷卷全宗卷是是档案部部门在管管理某一一全宗过过程中形形成的，能能够说明明该全宗宗历史情情况的有有关文件件材料所所组成的的专门案案卷。7.4.3.11 档案案部门应应对企业业每个全全宗档案案建立全全宗卷。7.4.3.2 全宗卷卷的主要要内容有有：档案案收集工工作中形形成的接接收、移

29、移交目录录、记录录、说明明；档案案整理过过程中形形成的分分类、档档号编制制方案、说说明；档档案鉴定定工作中中形成的的档案鉴鉴定委员员会（组组）名单单、保管管期限表表、鉴定定意见、销销毁档案案的请示示与批复复、销毁毁清册；档案保保管工作作中形成成的安全全记录、重重点档案案的保护护措施、受受损档案案的抢救救与修复复情况；档案统统计工作作中形成成的反映映档案收收进、移移出情况况、档案案利用情情况、馆馆藏档案案基本情情况等管管理台账账；档案案利用工工作中形形成的全全宗指南南（介绍绍）、利利用权限限说明、档档案利用用典型实实例等；档案信信息化工工作中形形成的软软件说明明、操作作手册、数数字档案案馆（室室

30、）和档档案数字字化情况况说明等等。7.5 保管管工作企业应采采取有效效措施对对档案进进行安全全保管。7.5.1 档案的的保管 保管工工作应以以预防为为主，防防治结合合，确保保档案完完整与安安全。7.5.1.11 档案入入库前应应去污、消消毒、去去酸。7.5.1.22 对一些些不利于于档案保保管的纸纸制材料料和字迹迹，应以以复印或或加膜等等方式保保护。对对一些不不利于档档案保护护的包装装物应去去除。7.5.1.33 重要档档案应考考虑异地地备份保保存。7.5.1.44 底图应应存放在在底图柜柜中，不不易折叠叠。7.5.1.55 磁带、录录音带、录录像带等等磁性材材料应存存在防磁磁柜中。7.5.1

31、.66 光盘、缩缩微胶片片和底片片应存放放于专用用的装具具内。7.5.1.77及时补补救或修修复受损损的档案案。7.5.2 库房管管理7.5.2.11 库房管管理要采采取防火火、防盗盗、防光光、防有有害气体体、防潮潮、防高高温、防防尘、防防虫等措措施。区分载体体控制库房房温度和和相对湿湿度。7.5.2.22 库房应保保持卫生生清洁。坚持温温湿度登登记（登登记表参参见附录A图A2）,温、湿湿度应符符合各类类载体的的保管要要求。7.5.2.33 定期检检查库房房设备运运转情况况，及时排排查隐患患。7.5.2.44 定期清理理核对库库藏档案案,做到账物相符符。库藏藏档案发发生变化化时应记记录说明明。

32、7.6 鉴定工工作 企业应应成立由由主管领领导、专专业技术术人员和和档案人人员组成成的档案案鉴定委委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。7.6.1 文件材材料价值值的鉴定定7.6.1.11 从企业业、国家家和社会角度度判断文件件材料对对现实和和今后工工作的依据、参参考价值值以及对对历史研研究的价值。7.6.1.22 参照照本规范范制定本本企业文文件材料料归档范范围与保保管期限限表。（参参见附录录C）7.6.1.3 保管管期限一一般分永永久、长长期、短短期。 永久，30年以上上 长期，10以上上至30年以下（含30年） 短期，10年（含10年）以以下7.6.2 到期档档案的鉴鉴定

33、7.6.2.11 企业档档案鉴定定委员会会（组）应应对已满满保管期期限的档档案进行行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。7.6.2.22 保保管期满满确无保保存价值值的档案案应登记造造册（销销毁清册册参见附录A图A3），经企业业法人代表批批准后进进行销毁毁。 销毁清册册永久保保存。7.6.2.33 档档案销毁毁必须实实行两人人以上监监销。7.7 统计计工作 档案部部门应对对档案管管理、利利用、档档案人员员等有关关情况进进行日常常统计，并并按要求求填报有有关报表表。7.7.1 统计工工作应做做到统计计数字准准确无误误，统计计资料按按时报送送，统计计活动符符合规范范

34、。7.7.2 日常统统计工作作要有台账，主主要内容容包括：档案馆馆藏情况况统计；档案利利用情况况统计；档案人人员情况况统计；档案设设施、设设备情况况统计；档案销销毁情况况统计等等。7.7.3 及时、准准确地填填报本企企业档案案工作年年报及有有关统计计报表。7.8 利用工工作 档案案管理部部门应及及时有效效地提供供档案，并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。7.8.1 根据保保密规定定和知识识产权管管理要求求，设定定利用者者权限。超超越权限限的利用用必须按按相关规规定审批批。7.8.2 利用档案案应按规定定登记（借借阅登记记表参见附录A图A4）。利用用效果突突出的应应进行登登记。（利用用效果

35、登登记表参参见附录A图A5）7.8.3 可采采用直接接查阅、电电话调阅阅、网上上查阅等等方式提提供利用用原件、复复制件、缩缩微件和和电子版版本档案案。7.8.4 编制多种种检索工具具满足利利用者需需要。7.8.5 档案管理理部门应结合企企业生产产和发展展需要，开开发档案案信息资资源为企企业各项项工作服服务。7.8.5.1 对档案案信息进行行分类汇汇总，形形成专题题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。7.8.5.2 对档案案信息进进行综合合整理，形形成专题题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。7.8.5.33 对档案案信息进进行分析析研究，形

36、成有有一定深深度的编编研成果果，如历历年生产产经营指指标统计计分析、重重大事故故原因研研究分析析、企业业史志等等。7.8.6 举办档档案陈列列或展览览，通过过档案展展示企业业业绩和和形象。8 档档案信息息化8.1 档案案信息化化的目标和和原则8.1.1 档案信息息化的总总目标是是档案管管理现代代化、档档案信息息数字化化，档案案利用网网络化。实实现档案案管理系系统与企企业各信信息系统统衔接。8.1.2 档案信息息化原则则是坚持持技术与与管理并并重，以以技术促促进管理理更新，以以管理统统领技术术应用。8.2 电子文文件的归归档8.2.1 企业各各信息系系统生成成的文本本、图形形、图像像电子文文件归

37、档档范围应应参照纸纸质文件件归档范范围确定定。音频频、视频频、多媒媒体电子子文件及及数据、数数据库的的归档范范围可根根据需要要确定。8.2.2 企业各各信息系系统所形形成的电电子文件件的元数数据、背背景信息息，以及及生成非非通用电电子文件件格式的的软件等等应与电电子文件件一并归归档。8.2.3 归档的的电子文文件数据据格式应应易于识识读、迁迁移。 通用电子子文件格格式主要要有：电子文件件类型推荐数据据格式文本PDF、XML、TXT、RTF、CEBB图像、照照片TIFFF、JPEEG、PDF、DWGG音频MP3、WAVV视频MPEGG-2、MPEEG-44、AVII数据库与与光盘数数据表DBF、

38、XMLL图形DXF、SVG、DWFF网页HTMLL、XMLL8.2.4 电子文文件归档档采用物物理归档档和逻辑辑归档两两种方式式。8.2.4.11 物理归归档是把把计算机机及其网网络上的的电子文文件集中中传输至至独立的的或可脱脱机保存存的载体体上后，向向档案部部门移交交。有网网络传输输和介质质传递两两种方式式。网络络传输既既可实时时进行，也也可定期期完成。介介质传递递宜定期期完成。8.2.4.22 逻辑归归档是在在计算机机网络上上进行，不不改变原原存储方方式和位位置而实实现电子子文件向向档案部部门的移移交。逻逻辑归档档应实时时进行，并并定期进进行物理理归档。8.2.5 电子文文件必须须经鉴定定

39、、整理理、审核核后才可可以归档档。8.2.6 加密的的电子文文件归档档时应解解密，必必须加密密归档的的电子文文件应与与其解密密软件和和说明文文件一并并归档。8.2.7 电子文文件的真真实性、完完整性、安安全性和和可识别别性，归归档前由由形成部部门负责责，归档档后由档档案部门门负责。8.3 非电子子档案的的数字化化 企业应应根据本本企业档档案保管管和利用用的实际际需要，逐逐步对非非电子档档案实施施数字化化。8.3.1 纸质档档案和照照片档案案数字化化的要求求：扫描描分辨率率参数大大小的选选择，以以扫描后后的图像像清晰、完完整、不不影响图图像的利利用效果果为准；采用黑黑白二值值模式扫扫描的图图像文

40、件件，一般般采用 TIIFF(G4)格式存存储；采采用灰度度模式和和彩色模模式扫描描的文件件，一般般采用JPEEG格式存存储；提提供网络络查询的的扫描图图像，也也可存储储为PDF或CEB或其他他格式。 扫描后后的图像像文件应应与纸质质或照片片档案档档号对应应。8.3.2 声像档档案数字字化的要要求：音音频档案案数字化化形成的的电子文文件格式式应为MP3或WAV，视频频档案数数字化形形成的电电子文件件格式应应为MPEEG或AVI。 数字化化生成的的电子文文件应与与声像档档案档号号对应。8.4 网络服服务与业业务系统统 档案部部门应为为企业各各项工作作提供档档案信息息网上利利用服务务。8.4.1

41、建立库库（室）藏藏全部档档案的案案卷级目目录数据据库，逐逐步建立立文件级级目录数数据库。8.4.2 利用网网络技术术，将数数字化后后的非电电子档案案和各信信息系统统中归档档的电子子文件根根据利用用权限及及时有效效地提供供利用。8.4.3 坚持涉涉密档案案管理系系统与互互联网物物理隔离离，非涉涉密档案案管理系系统可与与互联网网络逻辑辑隔离。8.4.4 档案管管理系统统应采取取身份认认证、权权限控制制、加装装防火墙墙等安全全保密措措施。8.4.5 档案管管理系统统服务器器必须采采取双机机备份等等可靠的的备份措措施。8.4.6 企业各各业务系系统的开开发与实实施应有有档案部部门的参参与。各各业务系系

42、统应有有生成电电子文件件自动归归档功能能的模块块或接口口。（各业务务系统与与档案管管理系统统的关系参参见附录B）8.5 档案管管理系统统软件的的要求 档案管管理系统统软件的的配置应应满足本本企业的的实际工工作需要要，并适适应本企企业信息息化建设设发展需需要。8.5.1 应具备备数据管管理、整整理编目目、检索索查询、数数据统计计、安全全保密、系系统维护护等基本本功能，并并能辅助助实体档档案管理理及根据据需求增增扩其他他相应功功能。8.5.2 应与各各信息系系统之间间衔接，并并能接收收和兼容容各信息息系统生生成的电电子文件件。8.5.3与企企业信息息化建设设相适应应，可逐逐步从单单机版向向网络版版

43、发展。8.6 电子档档案的安安全与保保存8.6.1 电子档档案可参参照纸质质档案的的分类、整整理。8.6.2 电子档档案应存存储到脱脱机载体体上。8.6.3 本标准准推荐采采用的载载体，按按优先顺顺序依次次为：只只读光盘盘、一次次写光盘盘、磁带带、可擦擦写光盘盘、硬磁磁盘、闪闪存等。8.6.4 脱机存存储电子子档案的的载体或或装具上上应贴有有注明载载体序号号、全宗宗号、类类别号、密密级、保保管期限限、存入入日期等等内容的的标签，电电子档案案载体应应设置成成禁止写写操作的的状态。8.6.5 存储在在脱机载载体上的的电子档档案应一一式三套套，一套套封存保保管，一一套异地地保管，一一套提供供利用。8

44、.6.6 存储在在脱机载载体上的的电子档档案保管管除应符符合纸质质档案的的要求外外，还应应符合下下列条件件： a）归档档载体应应作防写写处理。避避免擦、划划、触摸摸记录涂涂层。 b）单片片载体应应装盒，竖竖立存放放，且避避免挤压压。 c）存放放时应远远离强磁磁场、强强热源，并并与有害害气体隔隔离。 d）环境境温度选选定范围围：1720；相对对湿度选选定范围围：3545。8.6.7 存储电电子档案案的磁性性载体每每满2年、光光盘每满满4年应进进行一次次抽样机机读检验验，抽样样率不低低于10，如如发现问问题应及及时采取取恢复措措施。8.6.8 对磁性性载体上上的电子子档案，应应每4年转存存一次。原

45、原载体同同时保留留，时间间不少于于4年。8.6.9 超过保保管期限限的电子子档案的的鉴定和和销毁，按按照纸质质档案的的有关规规定执行行。对确确认销毁毁的电子子档案应应有销毁毁文件目目录存档档。9 档档案工作作设施、设设备配置置 根据档案案工作需需要，配配置设施施、设备。9.1 设施要求求 企业应应合理配配置档案案库房、阅阅览室、办办公室、档档案业务务和技术术用房、陈陈列室等等档案工工作用房房。至少应应做到库库房专用用。 档案工作作用房应应集中设设置在企企业管理理工作区域域内。9.1.1 档案库库房9.1.1.11 档案库库房应远远离存有有易燃易易爆物品品等不安安全的场场所，不不适宜设设置在地地下楼层层或顶层层。9.1.1.22 档案库库房楼面面应满足足档案及及其装具具的的承承重要求求2。9.