最新TCS2009标准编写模板使用指南.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateTCS2009标准编写模板使用指南标准编写模版TCS2009使用指南TCS2009标准编写模板使用指南为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准，现规定使用“标准编写模板TCS2009”对标准进行规范编写。TCS2009符合GB/T1.12009标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写的规定，并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下：一、启动或退出TC

2、S2009（一）启动如果正确安装好了TCS2009，安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式，另外在“开始”菜单中也有启动路径。启动之后，屏幕上将出现如下图所示的主界面，同时屏幕右下角会出现图标。（二）退出如果需要退出TCS2009，在屏幕上已经显示主界面的情况下，点击“退出”按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时，需先点击右下角图标进入主界面后退出。请注意：只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。如果在没有关闭TCS文件的情况下退出，系统会给出相应的提示。二、新建或打开TCS文件（一）新建TCS文件如果需要编写一个新的标准，则应进行新建TCS文件的操作：在主界面 点“新建”按

3、钮，屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。在该窗口的“文件名”中输入标准文件的名称后，按“保存”按钮，屏幕上将出现标准首页的主要内容，如图所示：TCS2009自动设定了标准文件首页框架。在此框架下，可以根据所编写标准的内容，在章标题“范围”和“规范性引用文件”下的空白处输入相应的内容。可以视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。在首页的顶行输入标准名称（替换文字“标准名称”）。如果标准名称需要多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作（即同时按下Shift键和Enter键），而不应使用硬回车操作（即只按Enter键）。请注意：当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后，TCS

4、2009会自动在首页添加标准名称。（二）打开TCS文件如需打开TCS文件，进入主界面后点击“打开”按钮，选择所要打开的TCS文件打开即可。请注意：在没有安装TCS2009的情况下，也可以通过Word打开TCS文件，但无法正常使用TCS2009所提供的功能。三、TCS2009“菜单栏”的使用方法在Word2007中，新建或打开TCS文件后，在标准文件首页工具栏里点击“加载项”，就会出现TCS快捷菜单栏，如图所示：（一）“要素及排版”菜单在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。如图：1.封面点击“封面”菜单条，弹出“标准封面选项

5、”，选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面，如图所示：封面添加完毕后，TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。在封面中，点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。各部门在编写封面时，只需对这2项内容进行编写，其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。请注意：a.在灰色框中填写相应的内容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择“取消保护”对封面进行修改。b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行，以便多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作2.目次选择“目次”菜单条后，会弹出如图所示窗口：如果在该窗口上不做操作，直接点击“确定

6、”将自动按照默认的目次内容添加目次，并自动冠以“目次”标题。如果还需添加其他目次内容，请在“可选的目次内容：”中进行选择。TCS2009提供了默认向上自动选择的功能，如选中了“五级条标题”，则它以上的目次项都会被勾选，同样适用于附录条标题。当修改了标准文本内容后，则可能需要更新目录。此时只需再次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条，这时系统会弹出对话框，询问“本文已经插入目次，是否修改目次？”当选择了“是”后，即可完成目次的更新工作。请注意：TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能，在添加和更新目次时，将自动过滤“无标题条”，使其在目次中不被列出。3.前言、引言选择“前言”、“引

7、言”菜单条后，会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言”或“引言”。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。4.附录选择“附录”菜单条后，会弹出如图所示窗口：可根据所编附录的性质进行选择，在输入附录标题后，点确定即可在相应的位置自动添加附录。请注意：所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置，并自动给予编号“附录A”；光标位于任何一个附录中，则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置，并自动编号及自动顺延。5.参考文献选择“参考文献”菜单条后，会在相应位置以该标题生成参考文献，只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。6.索引选择该菜单条后，TCS2009会在相应位置以此为标题

8、生成索引。7.双面排版TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版，当需要双面排版时，请选择此菜单条。如需重新使用单面排版，再次点击此菜单条即可。 8.打印预览选择此菜单条可预览打印时的版面状况。但不应直接选择Word的“打印预览”，那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。9.打印需将TCS2009创建的文件打印输出时，必须使用TCS2009提供的打印功能。不能直接使用Word的打印菜单，否则封面有可能不能正常打印。（二）“层次标题样式”菜单在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中各层次的标题样式，包括章、条、断、项列等。如

9、下图：1.章标题当需要将文本的某些内容设成章标题时，选择“章标题”菜单条，TCS2009将自动生成相应的章标题格式，章的编号无须手工输入。请注意：（1）当所编辑的页面处于正文时，选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号，当所编辑的页面处于附录时，则会自动生成附录的章标题编号。（2）“层次标题样式”菜单栏中的条标题、无标题条以及“要素内容样式”菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录，从而自动生成相应的样式。2.条标题条标题样式共分5级。通过选择相应级别的“条标题”菜单条即可自动生成相应的条标题格式，条的编号无需手工输入。3.无标题条无标题条是指没有标题但有条编号的条文。无标题

10、条样式共分5级。通过选择相应级别的“无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式，条的编号无须手工输入。请注意：在自动生成目次时，无标题条不会在目次中显示。4.段选择“段”菜单条即可生成段的格式。5.列项（1）列项（一级）选择“列项（一级）”菜单条，会自动在光标所在的行首插入“”符号，并设定为一级列项格式。（2）列项（二级）选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“ ”符号，并设定为二级列项格式。（3）列项（三级）选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“”符号，并设定为三级列项格式。（4）字母编号列项选择“字母编号列项（一级）”菜单条，会自动在光标所在的行首插入“a)”、“b)”、“c)”等编

11、号，并设定为一级字母编号列项的格式。（5）首字母编号列项（一级）当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时，后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。这时如果某个列项需要从a)开始编号，则需要应用“首字母编号列项（一级）”。只需选择此菜单条即可实现从a)开始重新编号。（6）数字编号列项（二级）选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“1）”、“2）”、“3）”等编号，并设定为二级数字编号列项的格式。（7）编号列项（三级）选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“（1）”、“（2）”、“（3）”等编号，并设定为三级数字编号列项的格式。请注意： a.在编写“章标题”和各级“条标题”后，如敲击“回车”键

12、，会自动将回车后光标所在位置设置为“段”的格式；b.在编写各级“无标题条”后，如敲击“回车”键，会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条”；当你不输入任何内容，在无标题条后紧跟着再次回车，则会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“条标题”或“章标题”的格式；c.同样，在编写各类、各级“列项”后，如敲击“回车”，会自动将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项；在“二级列项”或“三级列项”符号或编号后不输入任何内容，紧跟着回车，则会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格式。（三）“要素内容样式”菜单在编写标准的过程中，可根据“要素内容样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单，随

13、时自动设置标准中要素的内容样式，包括示例、注、脚注、图、表、公示等。如图所示： 1.示例（1）示例当需要编写无编号的示例时，选择“示例”菜单条，会自动在光标所在处的行首插入“示例：”并设置相应的格式，只需输入有关的示例内容即可。（2）示例当需要编写带有编号的示例时，选择此菜单条会自动插入“示例1：”、“示例2：”等并设置相应的格式，只需输入有关示例内容即可。（3）首示例当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时，后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。当后面的示例需要从1开始编号时，请选择此菜单条，即可实现从1开始重新编号。（4）示例内容当示例的内容是一些文字并且与“示例：”或“示例”分行

14、时，可选择此菜单条，将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。2.注（1）条文注当需要编写无编号的注时，选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注：”并设置相应的格式，只需输入有关内容即可。（2）条文注当需要编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1：”、“注2：”等并设置相应的格式，只需输入有关内容即可。（3）首条文注当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时，后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。（4）图表注当需要对图表编写无编号的注时，请选择此菜单条，则会自动在光标所处的行首插入“注：”并设置相应的格

15、式，只需输入有关内容即可。（5）图表注当需要对图表编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1：”、“注2：”等并设置相应的格式，只需输入有关内容即可。（6）首图表注当标准中有多个图或表都带有编号的注时，后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。3.脚注（1）条文脚注为了添加条文脚注，应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置，然后选择此菜单条，则会弹出一个增加条文脚注的窗口，如图：，在窗口中输入相应的脚注内容，点确定后则会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号，即1）、2）等，同时在页面下方添上条文脚注的

16、内容。（2）图表脚注当需要在表中插入脚注时，需将光标移到表中需要添加脚注的位置，输入表的脚注编号，即上角标a、b、c等，然后将光标移至表中放置脚注内容的位置，选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注内容即可。当需要在图中插入脚注时，请事先在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号，即上角标a、b、c等，然后将光标移至图下放置脚注内容的位置，选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注内容即可。（3）首图脚注当标准中有多个图都有脚注时，后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚

17、注编号。这时后面图的脚注需要从a开始编号，请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。4.图表（1）图标题当需要编写图标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文图标题”或“附录图标题”的编号并设置相应的格式，只需输入图的名称即可。（2）表标题当需要编写表标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文表标题”或“附录表标题”的编号并设置相应的格式，只需输入表的名称即可。（3）插入表格当条文中需要增加表格时，点击此菜单会弹出表格设计的界面，如图：，只需输入表格的行数和列数，则会根据规定设置相应表格框线的线宽。请注意：自动生成表格的行数，包含了表头、表注和表的的脚注各一行，因此如

18、果表格需要五行内容，需要输入8行。如果最终的表格没有表注和（或）表的脚注，请删除不需要的行即可。5.公式（1）插入公式当需要编写公式时，选择此菜单条会自动弹出公式编辑界面，可选择其中的符号进行公式的编辑。（2）公式编号当需要对公式进行编号时，请将光标置于公式后面，然后选择此菜单条，则会根据公式所处的位置自动赋予正文公式编号或附录公式编号。（3）更新公式编号如在编辑文件时删除了文中的某个公式，这时公式的编号就会不连续，需要选择此菜单条即可实现公式编号的连续性。四、注意事项在以下情况中，使用TCS2009需注意：（一）使用其他文件中已经输入的内容TCS2009提供了新建和打开TCS文件的功能，可以

19、在新建或打开的TCS文件中使用各项功能编辑各类标准。然后如果已经用Word建立了标准文本的情况下，如需要使用TCS2009的功能，则需要新建一个TCS文件，然后将已经建立的在Word中的相应内容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。在这个过程中需要注意：1.粘贴过程中，尽量不要将原文件的文本内容连同格式（即段落后面的回车符）一起拷贝粘贴，如粘贴过程中遇到格式混乱，只拷贝没有格式的文本内容。2.标准的目次、索引、封面不能直接从其他文件中粘贴，而必须通过TCS2009提供的功能添加。标准的正文、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后，再将已有文件中相

20、应要素的内容粘贴过来。3.相应内容粘贴到TCS文件后，需要用TCS2009的“层次标题样式”和“要素内容样式”菜单中提供的功能，对文件中的相应内容进行格式设置，这样才能使文本格式符合GB/T 1.12009的规定，也才能顺利应用TCS2009提供的“目次”和“索引”功能。（二）同时编辑多个TCS文件在使用Word2007的某些版本的情况下，如果同时打开了两个及两个以上的文件，可能只有最后打开的TCS文件的“加载项”功能区中会同时显示“操作菜单栏”和“快捷工具栏”，其他文件中只显示“操作菜单栏”。对于没有显示“快捷工具栏”的这些文件，只能通过“操作菜单栏”中的下拉菜单使用TCS2009的功能，而不能使用“操作菜单栏”中的“快捷工具按钮”。（三）样式的使用在编写标准的过程中，尽量使用TCS2009提供的各种样式，并且不准许对“层次标题样式”和“要素内容样式”中的各种样式做任何形式的修改，也不能设置与其同名的样式，否则，可能会影响正常使用TCS2009的功能。-