办公文件管理组织系统.doc

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1、,利用VC+和数据库开发办公文件管理系统摘要随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，信息管理系统的实施在技术上已逐步成熟。信息管理系统是一个不断发展的新型学科，企业要生存要发展，要高效率地把企业活动有机地组织起来，就必须加强企业管理，即加强对企业内部的各种资源（人、财、物等）的有效管理，建立与自身特点相适应的管理信息系统。这篇论文论述了小型办公文件管理系统的设计与开发。以Visual C+ 为前台开发工具；以SQLServer2005开发后台数据库；利用WINDOWS XP作为运行平台开发的图书管理系统。用软件工程的思想来指导，按照软件生命周期的不同阶段完成了本系统的开发。实现的主要功能有

2、：系统自身的更新和退出，文件的添加、删除、查询、打开、文件属性的显示、目录添加及类型查询。系统已具有一定的实用功能。本人结合办公实际要求的要求，对MSSQLServer2005数据库管理系统、SQL语言原理、VC+6.0，ADO数据库访问技术进行了较深入的学习和应用。主要完成对办公文件管理系统的系统设计、数据库设计、工程框架设计和工程模块设计，并由此设计了数据库结构和应用程序。系统运行结果证明，本文所设计的办公文件管理系统能够满足办公人员对文件管理的需要。第一章是课题背景、开发目的、意义、环境、运行环境及开发工具的介绍。第二章是对数据库应用系统开发和办公文件管理系统进行了简明的介绍，并分析了开

3、发办公文件管理系统所应进行的工作及可行性分析。 第三章对数据库的设计和SQL语言的使用进行了系统分析，为深入理解数据库应用打下了基础。并对具体的开发工具VC+6.0和MFC进行了一般性的介绍。第四章为办公文件管理系统的设计分析、数据库设计、工程框架设计和工程模块设计。关键词办公文件管理系统；软件工程；设计与开发；VC+；SQL Server 2005Using VC + + And Database Development Office Document Management SystemAlong with the information technology in the manageme

4、nt of a more profound and extensive application of information management system in the implementation, technology has gradually matured. Information management system is a continuous development of new disciplines, to develop business to survive, efficiently to business activities organically, it m

5、ust strengthen enterprise management, namely strengthens to enterprise interior each kind of resources (person, money, etc.) the effective management, establish its own characteristics and to adapt the management of information system.This paper describes a small office document management system de

6、sign and development. Using Visual C + + to design; SQL Server2005 development background database; using WINDOWS XP as a platform to develop the library management system. Use the software engineering the thought to guide, according to the software life cycle different stage to complete the system

7、development. Realization main function includes: the system update and exit, the document to add, delete, query, display, open, file attribute directory and add the type of query. The system has a certain practical function.I combine office actual request, the MS SQL Server2005 database management s

8、ystem, the principle of SQL language, VC+6.0, ADO database access technology for a more in-depth study and application. The completion of the main office document management system design, database design, engineering framework design and engineering design, the design and structure of the database

9、and application program. Results prove that the system is running, the paper designed office file management system can satisfy the office staff to document management needs.The first chapter is the research background, purpose, significance, development environment, running environment and developm

10、ent tools introduced.The second chapter is on the database application system development and office document management system has been briefly introduced, and analysis of the development of office document management system, which should work.The third chapter of the database design and the use of

11、 SQL language to carry on the system analysis, the database for in-depth understanding of the foundation of the application. And the specific development tools VC + +6 and MFC gives a general introduction.The fourth chapter is the office document management system design and analysis, database desig

12、n, module design frame of project design and engineering.Key words: office document management system; software engineering; design and development; VC + +; SQL Server 2005第一章 绪论1.1 课题背景随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业管理中应用的普及利用计算机实现文档管理势在自必行。办公自动化是企事业单位在信息化建设基本阶段的典型需求，目的是为了规范企事业单位的日常工作流程和员工的日常行为。因此，如何采用先进的办公文件管

13、理软件，实现文件计算机管理与办公动化工作的同步发展和有机结合，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强文档的可管理性和安全性，实现文件信息的查询、阅读，最终实现无纸化办公。文件管理是管理事业中一项很重要的管理工作。文件管理具有保存时间长、保密性高、数量大、管理强度高等特点。而传统的人工管理一方面存在工作量大、查找不方便、利用率低等弊端。用计算机管理文档不仅可以实现电子文件的有效保管，而且可以提高查询效率、准确性、灵活性，同时大幅度地降低了文件管理成本以及工作强度。针对这一应用背景提出了办公文件管理系统，本课题是一个单层模式的数据库软件开发，开发的软件成

14、果具有一定的实用性。它以知识管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成,。它的实施能够提高工作效率，加强工作的沟通与协作，实现文档的高效管理。1.2开发目的目的是为了实现文件集中存储，分布管理，便于资料的便捷查询和安全控制，提高设备使用效率，减少维护成本。该系统可对多种形式的信息内容进行存贮，从声音、图形、图像等多媒体信息到高度结构化的文件，从e-mail到讨论数据库；提供层次化的文件存储模式，实现对文件的生命管理，对文件可进行签入/签出检查、版本控制、跨所有管理内容的全文检索、审核追踪、文件描述等。掌握计算机管理信息系统设计的一般方法，主

15、要包括系统分析、系统设计的组织和实施。 关系型数据库管理系统的编程技术，并能独立完成一般小系统的程序设计、调试运行等工作。 培养把所学知识运用到具体对象，并能求出解决方案的能力。1.3开发意义办公文件管理系统是一项非常有意义的开发工作，其发展的潜力巨大，现今最好的办法就是使用计算机操作办公管理管理系统来实现对办公文件的管理，这就为办公文件管理系统提供了市场需要，而办公自动化（简称OA）在现代社会是最热门的行业，国际上在办公自动化前景看好，而办公文件管理系统又是办公自动化系统中的重中之重。所以其发展前景将是非常深远的。1.4开发环境本系统就是要达到办公人员对文件日常管理,能快速完成,并对信息进行

16、数据库管理的目的。1.5运行环境中文win98/win2000/winXP环境下单机运行。1.6开发工具本系统主要利用Visual C+作前台的应用程序窗口开发工具 ，利用SQLServer2005开发后台数据库，以WINDOWS XP作为系统运行的平台。第二章 数据库与办公文件管理系统2.1数据库应用系统开发简介在数据库应用系统开发之前，对开发数据库的基本概念应当了解，对数据库的结构、开发数据库应用程序的步骤、开发体系及方法都应当有相当清晰的了解和认识。 数据库应用系统开发的目标是建立一个满足用户长期需求的产品。开发的主要过程为：理解用户的需求，然后，把它们转变为有效的数据库设计。把设计转变

17、为实际的数据库，并且这些数据库带有功能完备、高效能的应用。 数据库技术在计算机软件邻域研究中一直是非常重要的主题，产生于60年代，30多年来数据库技术得到了迅速发展，并已形成较为完整的理论体系和一大批实用系统。并且，近年来，随着WorldWideWeb(WWW)的猛增及Internet技术的迅速发展，使得数据库技术之时成为最热门技术之一。 数据库管理系统（DBMS）是指数据库系统中管理数据的软件系统。DBMS是数据库系统的核心组成部分。对数据库的一切操作，包括定义、更新及各种控制,都是通过DBMS进行的。DBMS总是基于某种数据模型，可以把DBMS看成是某种数据模型在计算机系统上的具体实现。根

18、据数据模型的不同，DBMS可以分成层次型、网状型、关系型、面向对象型等。MSSQLServer2005就是一种关系型数据库管理系统。 关系模型主要是用二维表格结构表达实体集，用外键表示实体间联系。关系模型是由若干个关系模式组成的集合。关系模式相当于前面提到的记录类型，它的实例称为关系，每个关系实际上是一张二维表格。关系模型和层次、网状模型的最大判别是用关键码而不是用指针导航数据，表格简单用户易懂，编程时并不涉及存储结构，访问技术等细节。关系模型是数学化模型。SQL语言是关系数据库的标准化语言，已得到了广泛的应用。2.2办公文件管理系统当今时代是飞速发展的信息时代。在各行各业中离不开信息处理，这

19、正是计算机被广泛应用于信息管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。使用计算机进行信息控制，不仅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。 尤其对于复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。计算机进行信息管理与信息管理系统的开发密切相关，系统的开发是系统管理的前提。本系统就是为了管理好办公文件而设计的。办公文件管理是管理事业中一项很重要的管理工作。它以知识管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成,。它的实施能够提高工作效率，加强工作的沟通与协作，实现文件的高效管理。本系统是为了解决日常办公中大量文件资料的搜集、保存等

20、办公问题而设计的软件系统。在当今世界个人电脑普及的时刻，人们已经习惯于用电脑办公，结果产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，既费时又费力。本产品正式基于用户的这种需求，设计出了方便用户查找、管理个人文档、资料的知识管理软件，使它成为您办公时得力的文件管理助手。2.3可行性分析可行性分析（Feasibility Analysis）也称为可行性研究，是在系统调查的基础上，针对新系统的开发是否具备必要性和可能性，对新系统的开发从技术、经济、社会的方面进行分析和研究，以避免投资失误，保证新系统的开发成功。可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时

21、间内确定问题是否能够解决。该系统的可行性分析包括以下几个方面的内容。经济可行性主要是对项目的经济效益进行评价，本系统开发经费对于所需单位在经济上是可以接受的，并且本系统实施后可以显著提高工作效率，有助于其实现信息化管理。所以本系统在经济上是可行的。技术上的可行性分析主要分析技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件能否满足开发者的需要等。该管理系统前台采用vc+做为开发语言，后台用SQLServer2005作为其数据库。Vc+的可视化编程以及SQLServer2005的广泛适用性，系统的软件开发平台已成熟可行。硬件方面，科技飞速发展的今天，硬件更新的速度越来越快，容量越来越大，可靠性越来越高，价格

22、越来越低，其硬件平台完全能满足此系统的需要。综上所述，此系统开发目标已明确，在技术和经济等方面都可行，并且投入少、见效快。因此系统的开发是完全可行的第三章 数据库和开发工具VC+6.0理论基础3.1数据库设计电子计算机数据库系统的萌芽出现于60年代。当时计算机开始广泛地应用于数据管理，对数据的共享提出了越来越高的要求。传统的文件系统已经不能满足人们的需要。能够统一管理和共享数据的数据库管理系统（DBMS）应运而生。顾名思义，数据库通常指特定的信息集合，而数据库管理系统是对数据库进行管理和控制的软件。这些管理和控制功能主要包括数据的定义、数据存取和修改、数据库的运行管理、数据库的建立和维护等。除

23、了功能方面的要求外，对于数据库系统性能方面也有一定要求，其中之一就是能够及时准确地满足多个用户的并发存取操作，另外还有能够保证事务的原子性、时刻保持数据的一致性、要求在硬件和操作系统正常工作的情况下独立的并发操作互不影响、不丢失数据。数据模型是数据库系统的核心和基础，通常由数据结构、数据操作和完整性约束3部分组成。各种DBMS软件都是基于某种数据模型的。所以通常也按照数据模型的特点将传统数据库系统分成网状数据库、层次数据库和关系数据库3类。网状数据库 最早出现的是网状DBMS。网状模型中以记录为数据的存储单位。记录包含若干数据项。网状数据库的数据项可以是多值的和复合的数据。每个记录有一个惟一地

24、标识它的内部标识符，称为码（DatabaseKey,DBK），它在一个记录存入数据库时由DBMS自动赋予。DBK可以看作记录的逻辑地址，可作记录的替身，或用于寻找记录。网状数据库是导航式（Navigation）数据库，用户在操作数据库时不但说明要做什么，还要说明怎么做。例如在查找语句中不但要说明查找的对象，而且要规定存取路径。网状数据库模型对于层次和非层次结构的事物都能比较自然的模拟，在关系数据库出现之前网状DBMS要比层次DBMS用得普遍。在数据库发展史上，网状数据库占有重要地位。层次数据库最早出现的是网状DBMS。网状模型中以记录为数据的存储单位。记录包含若干数据项。网状数据库的数据项可以

25、是多值的和复合的数据。每个记录有一个惟一地标识它的内部标识符，称为码（DatabaseKey,DBK），它在一个记录存入数据库时由DBMS自动赋予。DBK可以看作记录的逻辑地址，可作记录的替身，或用于寻找记录。网状数据库是导航式（Navigation）数据库，用户在操作数据库时不但说明要做什么，还要说明怎么做。例如在查找语句中不但要说明查找的对象，而且要规定存取路径。网状数据库模型对于层次和非层次结构的事物都能比较自然的模拟，在关系数据库出现之前网状DBMS要比层次DBMS用得普遍。在数据库发展史上，网状数据库占有重要地位。关系数据库网状数据库和层次数据库已经很好地解决了数据的集中和共享问题，

26、但是在数据独立性和抽象级别上仍有很大欠缺。用户在对这两种数据库进行存取时，仍然需要明确数据的存储结构，指出存取路径。而后来出现的关系数据库较好地解决了这些问题。关系数据模型提供了关系操作的特点和功能要求，但不对DBMS的语言给出具体的语法要求。对关系数据库的操作是高度非过程化的，用户不需要指出特殊的存取路径，路径的选择由DBMS的优化机制来完成。关系数据模型是以集合论中的关系概念为基础发展起来的。关系模型中无论是实体还是实体间的联系均由单一的结构类型-关系来表示。在实际的关系数据库中的关系也称表。一个关系数据库就是由若干个表组成。3.2 SQL语言介绍3.2.1 SQL基础SQL(Struct

27、uredQueryLanguage，结构查询语言)是一个功能强大的数据库语言。SQL通常使用于数据库的通讯。ANSI（美国国家标准学会）声称，SQL是关系数据库管理系统的标准语言。SQL语句通常用于完成一些数据库的操作任务，比如在数据库中更新数据，或者从数据库中检索数据。使用SQL的常见关系数据库管理系统Oracle、Sybase、MicrosoftSQLServer、Access、Ingres等等。SQL的主要功能就是同个各类数据库建立联系，进行沟通。其中包括数据定义（Data Defintion）、查询（Data Query）、操纵（Data Manipulation）和控制（Data C

28、ontrol）4种功能。SQL语言由于功能强大，使用方便灵活，语言简洁易学，深受广大数据库用户和数据库开发人员的欢迎。虽然绝大多数的数据库系统使用SQL，但是它们同样有它们自立另外的专有扩展功能用于它们的系统。但是，标准的SQL命令，比如“Select”、“Insert”、“Update”、“Delete”、“Create”和“Drop”常常被用于完成绝大多数数据库的操作。MSSQLServer就是用的Transact-SQL。 SQL语言有着非常突出的优点，主要是：1.非过程化语言2.统一的语言3.是所有关系数据库的公共语言 非过程化语言：SQL是一个非过程化的语言，因为它一次处理一个记录，

29、对数据提供自动导航。SQL允许用户在高层的数据结构上工作，而不对单个记录进行操作，可操作记录集，所有SQL语句接受集合作为输入，返回集合作为输出。SQL的集合特性允许一条SQL语句的结果作为另一条SQL语句的输入。 SQL不要求用户指定对数据的存放方法，这种特性使用户更易集中精力于要得到的结果；所有SQL语句使用查询优化器，它是RDBMS的一部分，由它决定对指定数据存取的最快速度的手段，查询优化器知道存在什么索引，在哪儿使用索引合适，而用户则从不需要知道表是否有索引、有什么类型的索引。 统一的语言：SQL可用于所有用户的DB活动模型，包括系统管理员、数据库管理员、应用程序员、决策支持系统人员及

30、许多其它类型的终端用户。在SQL语言中有两个基本概念：基本表和视图。基本表是本身独立存在的表，在SQL中一个关系就对应一个表。一个基本表对应一个存储文件，一个表可以带若干索引，索引也存放在存储文件中。而视图是从一个或几个基本表中导出来的表。它本身不独立存储在数据库中，即数据库中存放视图的定义而不存放视图对应的数据，这些数据仍存放在导出视图的基本表中，因此视图是一个虚表。视图在概念上与基本表等同，用户可以在视图上再定义视图。SQL为许多任务提供了命令，其中包括：1.查询数据2.在表中插入、修改和删除记录3.建立、修改和删除数据对象4.控制对数据和数据对象的存取5.保证数据库一致性和完整性以前的数

31、据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言，而SQL将全部任务统一在一种语言中。 所有关系数据库的公共语言：由于所有主要的关系数据库管理系统都支持SQL语言，用户可将使用SQL的技能从一个RDBMS(关系数据库管理系统)转到另一个，所有用SQL编写的程序都是可以移植的。3.2.2 SQL语句SQL功能强大，是一种完备的数据处理语言，不仅用于数据库查询，而且用于数据库中的数据修改和更新，概括起来，它可以分成以下几组：DML（DataManipulationLanguage，数据操作语言）：用于检索或者修改数据；DDL（DataDefinitionLanguage，数据定义语言）：用于定义数据的结构

32、，比如创建、修改或者删除数据库对象；DCL（DataControlLanguage，数据控制语言）：用于定义数据库用户的权限。DML组可以细分为以下的几个语句：SELECT：用于检索数据；INSERT：用于增加数据到数据库；UPDATE：用于从数据库中修改现存的数据；DELETE：用于从数据库中删除数据。DDL语句可以用于创建用户和重建数据库对象。下面是DDL命令：CREATETABLE，ALTERTABLE，DROPTABLE，CREATEINDEX，DROPINDEX下面是一个简单SQL语句的例子：我们使用SQL语句来从Book中检索借书证号为000001的借阅者姓名：SELECT姓名FR

33、OMBookWHERE借书证号=0000013.3 VC+简介和基础Visual C+是Microsoft Visual Studio开发组件中最为强大的编程工具。一方面，它是当今最为流行的系统级开发语言，另一方面，它能够和Microsoft的操作系统无缝结合，开发出高性能的Windows应用程序。VC+不仅仅是编译器，更是一个全面的应用程序开发环境，从而可以充分利用具有面向对象特性的C+来开发专业级的Windows应用程序。为了能充分利用这些特性，首先必须理解C+程序设计语言和Microsoft基本类库（MFC）的层次结构。MFC包容了Windows API中的用户界面部分，并适用于目前几乎

34、所有版本的Windows。MFC（Microsoft Foundation Classes）的提出不但简化了开发过程，而且将API以面向对象的方式提供给程序员进行使用。虽然用户要编写的程序在功能上是千差万别的，但从本质上来讲，都可以化归为用户界面的设计，对文件的操作，多媒体的使用，数据库的访问等一些最主要的方面。这一点正是Microsoft提供MFC类库时最重要的原因。在这个类库中包含了一百多个程序开发过程中最常用到的对象。在进行程序设计时，如果类库中的某个对象能完成所需要的功能，这时只要简单地调用已有对象的方法就可以了。利用面向对象技术中的“继承”方法还可以从类库中的已有对象派生出自己的对象

35、，这时派生出来的对象除了具有类库中的对象的特性和功能之外，还可以由用户根据需要加上所需的特性和方法，产生一个更专门的，功能更为强大的对象。当然，也可以在程序中创建全新的对象，并根据需要不断完善对象的功能。总之，利用Visual C+可以开发出功能强大，性能优良和界面友好的数据库应用程序，这也是许多公司长期以来采用Visual C+开发数据库系统的重要原因。3.4 本章小结本章对数据库基本理论知识进行了简单的介绍，其中重点介绍了SQL 语句；本章还对本系统的应用开发工具VC6.0中的MFC进行了介绍。为以后开发办公文件管理系统的数据库部分和应用程序部分打下坚实的基础。 第四章 办公文件管理系统4.1系统设计分析系统设计是办公文件管理系统开发的最重要的阶段。在此阶段中，首先要了解和澄清用户的需求，然后按照需求对系统进行划分，最后根据模块之间的关系整理出系统的流程。4.2系统功能描述要想对系统功能进行准确描述，必须从需求着手。经过仔细分析系统需求后，得出办公文件管理系统要完成的主要功能如下：进入系统前需要身份验证，用户名、密码输入正确后方可进入；用户可以根据需要进行办公文件管理；用户可以进行文件的读取、查询、保存和删除等操作。4.3系统的功能模块图办公文件管理系统目录操作文件操作办公文件管理系统设置文件类型查询目录添加文件属性文件打开文件查询文件删除文件添加系统退出系统更新