办公效率宝典.docx

《办公效率宝典.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公效率宝典.docx（62页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第62页 共62页Microsoft Office 办公效率宝典二四年二月目录轻松提高办公效率3使用语音和手写输入功能快速添加文字3选择模板创建规范化的公文8使用自动更正功能和自动图文集13坚如磐石的安全性17设置文件保护17数字签名20宏保护24自动修复26流畅的交流与沟通30整合电子邮件30传送邮件38发送审阅/比较合并41版本45多语言部分49Unicode49简繁转换50英汉汉英字典52我是一个在政府部门工作的小秘书，现在，政府大力推行“无纸办公”，倡导使用计算机处理文档。这可急坏了我的领导王处长，焦头烂额地向我询问如何

2、使用办公软件。其实使用微软公司的Office 软件非常容易，它界面友好、操作简单、保存方便。我就以现身说法，和大家共享Office 软件的妙处吧！轻松提高办公效率使用语音和手写输入功能快速添加文字王处长从前办公是不使用计算机的，他鼠标操作不太灵活，打字速度又不快，怎么办呢？Office就将他拒之门外了吗？当然不！使用Office XP简体中文版，只要配置一个麦克风，训练计算机熟悉你的语音，就可以解放我们的手指了。打开Microsoft Word应用软件，会出现如下的界面：我们使用鼠标单击 工具 菜单下的 语音 选项，计算机会提示我们安装好麦克风，开始语音训练：单击“下一步”按钮。确认麦克风和音

3、箱与计算机已经正确连接。单击“下一步”按钮。朗读“我正在使用麦克风向导。它正在调节我的麦克风音量”一句。变幻的颜色表示你的声音已经被计算机听到了。然后，“下一步”按钮才能变成可选。接着，计算机会让你以平和的语调念一段文字：“今天的天气好极了。”看看系统对语音的接收情况。回答语音向导的几个简单问题以后，就可以开始语音训练了。注意，要保持周围环境安静噢, 这样录制的效果会更好。录制好的语音会作为配置文件保存在计算机中，每次做新的语音训练，配置文件也会随之更新。我们选择一段训练文本，就可以开始语音训练了。以平常的速度朗读“欢迎使用”一段，文字中反蓝的部分是已经被系统识别的部分。不用担心，无论您是标准

4、的汉语，还是带着或多或少的方言，语音识别都会照单全收。如果你不放心的话，还可以选择更多训练，你训练计算机的时间越长，它对你的语音识别效果就越好。好了，现在就检验我们的成果吧！当输入法工具条上的麦克风按钮按下时，系统处在语音输入状态。我们的王处长只用了15分钟的时间， 就完成了语音训练，瞧，他已经开始使用计算机工作了！声音正转化为汉字。输入的声音变成了文字。怎么样，效果不错吧？其实用语音输入文字只是Office软件“语音功能”的一小部分，用语音输入命令也是可以的！我们只需要在“输入法工具条”中选中“声音命令模式” ：对着麦克风说：“文件”，于是“文件”菜单打开了。多神奇！ 自从我教会了王处长使用

5、Office XP提供的语音功能，他就可以轻松地输入文字、操作菜单命令了。他还连连夸奖Word应用软件的智能化，不信，你也试试吧！今天一大早，王处长就找我询问，他遇到了一个难题， 输入人名的时候碰到“蕈”这个字，不认识，没法念出来，也无法使用拼音输入法，五笔输入法又不会，怎么办？Office XP提供的“手写输入”功能就是法宝！那些知形不知音的生僻汉字，用鼠标写出来即可被计算机识别。“手写输入”又提供了几种功能适应于不同的场合： “ 框式输入”功能从输入法工具条中选择“ 手写输入”中的“框式输入”选项：在框中将这个字写出来，在书写的同时，Word 软件还会智能地为你提供相关字的选择。 “ 任意

6、位置书写”功能从输入法工具条中选择“ 手写输入”中的“任意位置书写”选项，此时可以在纸的任意一个地方书写，完成后系统会自动识别。 “ 绘图板”功能王处长想把自己的手写签名也保存起来，这样签署文件既有权威性，又倍感亲切。打开“ 手写输入”中的“绘图板”选项，此时手写输入的文字或图形都会保存为图片格式。怎么样？签名和小图画都做的那么漂亮！我猜，你一定跃跃欲试，想亲身体验Office XP带给你的方便了吧！选择模板创建规范化的公文王处长今天又给我布置了任务，让我把上周的会议内容整理成“会议纪要”，并保存为电子文档。天哪，上学读书时学习的“行政公文书写规范”都忘得差不多了，应该使用什么格式呢？我对着计

7、算机屏幕和纸上潦草的几个字发呆对了，Word应用软件中为我们提供了“模板”，已经将内容和格式规定好了，看：从右侧的“任务窗格”视图中，选择“通用模板”有很多模板供我们选择：传真、信函、报告，我就选择“会议议程”这个模板啦！只要回答向导的几个简单问题，Word就为我们定制了一份“会议纪要”的文档，我按照实际内容填空就可以完成工作了。从右侧的“任务窗格”视图中，选择M上的模板如果Word应用程序提供的模板还不能满足你的需要，我们可以到微软网站的模板库中去挑选，只需要在任务窗格中选择M上的模板，Word应用程序就会自动链接到微软网站的模板库：看，模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随

8、时更新内容以满足广大用户的需求。比如，我们需要撰写一份通知，就可以在“办公”类别中找到“通知”的模板：只要点击“在Word中编辑”，就可以直接在Word应用程序中编写“通知”这份文件了。除此之外，我们还可以选择“财务”类别，像“养老金投资计算器”、“贷款计算器”等都是非常方便的工具，可以帮助我们个人理财。看这个“贷款计算器”：我们只需要输入几个简单的信息，如“贷款总额”、“年息”等等，我们就可以通过Excel强大的计算功能，了解到“付款本金”、“利息”、“余额”等相关信息。我们撰写劳动合同、法人证明、公司章程等文书的时候，都可以从“模板库”的“法律”类别中找到。当然，我们还可以制作自己的模板，

9、比如说，把我们市政府的红头文件保存为模板，每次有什么新的内容只需要更新就可以了。这是一份格式已经设定好的文件。我们现在将它保存为模板：选择 文件 菜单下 另存为 命令，在“保存类型”中选择“文档模板”，在“文件名”中输入模板的名字，如下图所示：现在，再启动Word应用程序，在通用模板的“常用”选项卡中，我们就可以看到自己制作的模板：有了模板，我处理公文的效率大大提高，而且能保证文体风格的规范化、统一化，王处长对我的工作大加赞赏，还真得好好感谢Office软件的强大功能J！使用自动更正功能和自动图文集王处长总是夸我输入文字快又准，今天还向我请教秘诀。其实我的打字速度不算最快的，关键是使用了Off

10、ice 应用软件中的一些小功能，助我一臂之力。先向王处长简单介绍“自动更正”功能。打开 工具 菜单下的 自动更正选项 命令，你会看到Office 自动地检测并更正错误拼写的英文单词、不正确的大小写，它也会将中文中某些错误的用词、语法、句法标识出来，这样在输入文字的时候，一旦出错，Office会像一个小助手，帮助我们及时地校对。在“ 自动更正选项”对话框中，输入替换的内容为“ZG”，而替换的结果是“中华人民共和国”，鼠标单击“添加”按钮完成。其实最酷的地方还不在这里，我们可以添加自定义的内容，比如说，我在键入“ZG”的时候，Office自动将它更正为“中华人民共和国”，操作很简单，打开 工具 菜

11、单下的 自动更正选项 命令，如下图：现在，只要我在输入文字的时候键入ZG，就会显示为“中华人民共和国”的字样。如果某一次输入时不需要更正，当鼠标移到文字旁边，“自动更正选项”按钮会自动出现，给出提示，撤消“自动更正”：插入图片也可以啊！比如说某一个公司的标志，当我键入“LOGO”这几个字母的时候，Office自动将公司的标志插入到文档中, 操作步骤如下：1 在文档中先插入这个公司的标志；2 打开 工具 菜单下的 自动更正选项 命令；3 输入替换的内容，如：“MS”，鼠标点击“替换”这个按钮。在以后的输入中，只要键盘输入“MS”这两个字母，Office就会自动插入公司的标志：看，省去不少时间吧！

12、这才是我输入文字速度快的原因。讲到这里，王处长对我已经是刮目相看了，“小鬼，如果我添加了很多替换的方式，什么A是中国啊，B是北京啊，这么多，我哪里记得清楚？”“这L，没关系，我们Office 还有自动图文集！”“自动图文集”中按类别存储了许多常用短语，如称呼、参考文献行、问候语等等。我们选择 插入 菜单下的 自动图文集 ，显示如下的对话框：选择“显示工具栏”，就会看到“自动图文集”所有词条内容。从右侧的“任务窗格”视图中，选择M上的模板当我们使用中文输入法的时候，自动图文集会显示中文的称呼、问候语等词条，如果在输入一篇英文文章，自动图文集内容也会随之改变。现在我们在输入文字的时候，比如说我键入

13、“顺颂”两个字的时候，Word就会提示我是不是要输入“顺颂商祺！”，我按下ENTER键，其余的字就自动补齐。像“分手多日，近况如何？”“Sincerely yours”等常用问候语，只要键入简单的几个字，Word就会自动识别并帮助我们完成输入了。当然，我们可以创建自己的词条，选择 插入 菜单下的 自动图文集 ，在打开的对话框中，添加词条。比如，我们经常要输入“建设有中国特色的社会主义”这个词条，我们点击“添加”按钮，Word就会记录下来。以后的输入过程中，只要键入“建设”这两个字，按下ENTER键，这个短语就可完成了。将图片选中，在“自动图文集”中点击“新建”按钮。 我们同样也可以为图片创建一

14、个词条。依然使用刚才的例子。我们先插入一个图片，将图片选中，如下图所示：Word会提示我们为“自动图文集”的词条命名：完成后，我们会在“所有词条”的“正文”下拉列表中，找到刚刚创建的条目“MS”。以后只要选择它，Word就会完成自动插入图片的工作。学会了几个小窍门，王处长输入文字的速度大幅度地提高，他对Office 软件的兴趣越来越浓。看，他正在教别人怎么使用Word呢！几个简单的功能，一传十，十传百，成了人尽皆知的“秘密”。你还不赶紧动手试试，说不定还能发现更多更好的技巧J！知道吗？现在王处长是公认的Office软件“进步最快学员”，这当然有我的功劳J，王处长把我大大夸奖了一番，还念叨什么“

15、长江后浪推前浪，前浪不服当自强”他经常会跑来“刁难”我，而每当解决了问题，我又增加了一份对Office软件的信心！今天，王处长开完会后，对我说：“用Word打出来的会议通知就是漂亮，不过，我在想，这安全问题怎么解决？我手写的文件，好歹锁在抽屉里就是了，可是电脑书写的文件，发送给别人看，被人改动怎么办？而且现在病毒这么多，Internet这么复杂，我根本不敢上网，也不敢把文件发送给别人”“嗨！王处长，使用计算机就是为了信息共享啊！你根本不用担心，Office XP有非常高的安全措施，且听我一一道来”坚如磐石的安全性设置文件保护为了防止文件被他人更改，我们可以使用Office XP提供的“文件保护

16、”功能，我们还是打开“北京市政府文件”为例：点击“ 工具”按钮，在下拉菜单中选择“安全措施选项”。在保存文件的时候，选择 文件 菜单下的 另存为 命令，Word会弹出如下的对话框：此时，Word会提供各种安全措施，一共有三种： 文件打开保护 文件修改保护 建议只读方式保护它们各起什么作用呢？“文件打开保护”是指对方打开文件时候需要输入密码，否则就不到读取这个文件。安全性够高的吧！在“打开权限密码”中输入密码。注意：密码是区分大小写字母的！按下右侧的“高级”按钮，还可以选择加密算法，Office XP最高可以支持128位长度的密钥，简言之，密钥长度越高，破解的时间越长，安全性越高。接着Word会

17、提示你再输入一遍密码确认，完成加密操作。如果在“修改权限密码”对话框中输入密码，就意味着他人只能读文档，只有知道密码的人才有权力修改文档，这就是“文件修改保护”。如果在两个框中都输入了密码，对方必须使用一个密码打开文件，再使用另一个密码获得修改文件的权力。 选择“建议只读方式保护”，以非强制性的方式建议对方以只读的方式打开文件，此时对文件的更改不能保存。将“建议以只读方式打开文档”选中，就启用了“建议只读方式保护”。刚才讲的三种文件保护方式不仅可以应用在Word中，在其它的Office 应用程序中，如电子表格程序Excel 2002, 演示文稿及图形程序PowerPoint 2002, 都可以

18、使用。“哦，这么多保护文档的方式”王处长听了频频点头，“嗨，这几招，只是雕虫小技，真正酷的还在后面呢！”谁让王处长是我的领导呢！我拿出了我的看家本领：打开“北京市政府文件”，我们从 视图 菜单下 工具栏 选项中选择 窗体 ，一个叫做“窗体”的工具栏会显示出来，看到最右面一个“锁”形的按钮了吗？把它按下去，再保存。按下右边“保护窗体”的按钮，再保存。奇迹发生了，任何人打开此文件的时候，鼠标好像冻结了一样，想选中什么文字都不听话，键盘键入文字也不显示。这就对了，因为我已经把文件“保护”起来了。在“ 自动更正选项”对话框中，输入替换的内容为“ZG”，而替换的结果是“中华人民共和国”，鼠标单击“添加”

19、按钮完成。王处长照我说的操作了一遍，嘴里还念叨着“太神奇了！”我看他一犹未尽的样子，又教给他更高的一个着数：我们选择 工具 菜单下的 保护文档 选项，会出现如下的对话框：我们还可以输入密码，输入两遍即可确认这样，即使对方是个Office高手，想解除“文档保护”，也必须知道密码才可完成。数字签名什么叫“数字签名”？我不是把我的签名已经保存在电脑中了吗？Office XP技术允许通过使用“数字证书”对文件或宏进行数字签名。你可以把数字证书看作是身份证的电子版本。使用“数字签名”以后有什么效果呢？如果整个文件都被签名，任何人（包括你自己）将它修改的话，文件的签名都会被破坏。也就是说，签名将保证自签名

20、以后后该文件没有被修改。到哪里获得“数字证书”呢？您可从商业认证授权机构获得数字证书（例如 VeriSign, Inc.），当然，您或您的公司必须向授权机构递交申请。若要了解为 Microsoft 产品提供服务的认证授权机构的详细信息，请参阅 Microsoft Security Advisor Web 站点。数字证书也可以从内部安全管理员或信息技术 (IT) 专业人员那里获得。或者，您可以使用 Selfcert.exe 工具自己创建数字签名。咱们就使用最简单的办法创建自己的数字签名：从计算机操作系统（如Windows 95, Windows 98, Windows 2000等）界面的“开始”

21、菜单选择“搜索”“文件或文件夹”， 我们来搜索一下“selfcert.exe”文件。找到以后，我们直接鼠标双击这个应用程序，计算机会提示你为证书输入您的姓名：输入姓名完毕后，一份数字证书就创建好了。现在我们打开Word 应用程序，要为“北京市政府文件”签署一个数字证书。步骤如下：1在 工具 菜单上，单击 选项 ， 再单击“安全性”选项卡。 2选择“数字签名”3在“数字签名”对话框中，选择“添加”。4此时，你会看到自己刚刚创建好的“数字签名”。选择要添加的“数字签名”，然后单击“确定”。我们还可以查看数字证书的信息：完成“数字签名”以后的结果如下，签署完“数字签名”的文件，任何人改动都是要破坏这

22、个签名的。Word会提出警告：而且签署后的文件,在标题中会有所体现。 “怎么样？王处长，有了数字签名，您签署、传送文件就有了个人标识，又可以防止他人修改，比一张薄薄的纸安全可靠多了吧？” “哎呀，我还怪人家安全性不高，其实是我懂的知识太少了，这会使用Office XP，我可就放心了。” 宏保护 一大早，王处长就拿一张报纸走到我的办公桌前，“呦，王处长，您现在看起计算机专业的报纸啦！真不错！”“还说呢！Office软件中是不是有个叫宏的东西？我也不懂啦！怎么还有宏病毒？会不会感染我的机器，我的资料？”“您先稍安毋躁，先来弄清什么是宏。”宏是一系列的指令和命令。说通俗一点，我们可以把经常进行的一系

23、列操作录制在一个“宏”里，以后的工作直接运行这个宏，软件将一次性自动完成所有操作。“大概了解了，那么宏病毒又是怎么回事？”计算机病毒其实没有那么可怕，它只是一段可以复制的程序。宏的产生为恶意代码的传输提供了一种途径。通过宏传播的病毒我们称为宏病毒。“我想，Office XP对宏病毒一定有解决办法吧？”当然，Office XP中的宏安全设置可以控制宏的使用。百闻不如一见，让我们来动手操作一下。我们从 工具 菜单中选择 宏 安全性 你会看到Office XP为宏设置了三种安全级别： 高：只允许运行来自可靠来源的已签名的宏，未签名的宏将被自动禁用。 中：你可以选择是否运行存在安全隐患的宏。当你打开一

24、个包含宏的文档时，计算机会向你确认是否运行这些宏。 低：所有的宏都可以运行，并且没有任何安全警告。当然，基于安全考虑，我们将安全性设置为高，如果对方的文件中包含无签名的宏，Office软件将自动禁用宏并打开文件。如果是包含签名的宏，仅在你选择信任作者和认证授权机构的情况下才启用宏。看看我们将“宏安全性”设置为中级的情况。打开一个包含宏的文件，计算机会给出如下提示：我们可以在选择是否启用宏。当然，如果将“宏安全性”设置为低，那么Office应用程序在运行宏之前不会对你发出警告，也就是说，所有的宏都会在没有用户干预的情况下运行。由于这样存在潜在的风险，因此我们不推荐使用低设置。为了抵御那些可能包含

25、在Office文档中的有害宏病毒，Office XP安装过程把Microsoft Outlook、Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft PowerPoint的宏安全等级设置为高。这样你就不用担心宏病毒的问题了。王处长非常满意我的答复。经过这一翻刨根问底的追问，他都快成为Office的安全专家了。自动修复王处长使用Office软件越来越娴熟了。今天，他在吃饭时无意中提出的一个小问题，又给我了一次展示才华的机会“如果我正在书写一份文档，中途死机或停电，没有保存，那工作不就白做了吗？”“就是为了防止出现这个问题，Office 采取了一系列措施”1） 文档恢

26、复知道吗？当你书写文档的时候，Office在默默地为你记录和保存。默认情况下Office XP每隔10分钟自动保存一次文件，这样如遭遇死机、停电或错误操作等状况，再次启动Office的时候，它会显示出已经恢复的文件，不用我们在重新创建文档了。不信？我们选择 工具 菜单下的 选项 ，查看“保存”选项卡，在这里你还可以根据自己需要设置系统自动保存文件的时间间隔：设置“自动保存”的时间间隔系统自动为我们保存文件后，我们就不用担心突然的事故了。2） 应用程序恢复工具如果我们真的出现误操作，导致应用程序没有响应，Office XP也为我们提供了应用程序恢复工具。当你发现无论怎么移动鼠标、敲击键盘，Off

27、ice应用程序都没有响应的时候，不用重新启动机器，只要通过操作系统的“开始程序Microsoft Office工具”，打开“Microsoft应用程序恢复”，会看到一个对话框：我们可以选定需要恢复的应用程序，鼠标单击“恢复应用程序”，此时Office会按照要求自动重新启动未响应的程序。如果你需要关闭某一个Office程序，直接选择“结束应用程序”就可以了，这是一个更安全的关闭Office应用程序的方式。3） 应用程序错误报告即使你的Office应用程序真的没有响应，在重新启动时，Office可以将出现在应用程序中的错误自动报告给微软公司的IT部门，请专家帮你共同分析错误原因，并找出相应的解决办

28、法。当我们选择“发送错误报告”的时候，计算机为我们自动地检查错误的问题并生成一份报告发送给微软公司。“不要把所有问题都自己扛”，微软公司为用户提供了更贴心的服务。看，Office给你的回答是不是满意呢？4） 打开并修复文件王处长问我，“那如果你真的碰到一份已经损坏的文档，打不开，怎么办呢？”Office专门提供了“修复文档”的工具。我们从 文件 菜单中选择 打开 ：选择“打开并修复”此时Office会自动对已经损坏的文档进行修复与恢复。“怎么样？王处长，再也不用担心你的文档有损坏了吧？”“我真是没有想到，微软公司的Office应用程序在安全性方面做的这么严谨，有这么多防范的措施”“这只是Off

29、ice XP安全性措施的一小部分，这里面学问可大呢！不过，我也不能算是专家，您要是赶兴趣，我这里有一本Office XP安全白皮书，介绍了Office XP在安全防范方面的举措，研究研究它，您真可以称得上是专家了！”请见附录“Office XP安全白皮书”流畅的交流与沟通经过一段时间的改革， 我们政府部门的软件配置越来越完善。我们安装了通信协作平台Exchange 2000 Server, 大家都使用Outlook来收发邮件，快捷高效。难怪很多人称赞我们办事效率有了大幅度的提高。王处长也在这“信息大潮”中充当先锋，他经常上网浏览信息、在网上购物、网上聊天一见到我就说“你们可真是赶上好时代了，想

30、当年，我们连电视机都没有，现在的青少年，娱乐的东西太多了”整合电子邮件言归正传，王处长在工作上也是一丝不苟，他学习Outlook最积极，有了Word应用程序的基础，学习起来非常容易。那天，王处长得意洋洋地走过来，向我炫耀：“嘿嘿，小鬼，你平常怎么给别人发送电子邮件啊？” “我们通常都是启动Outlook应用程序，选择“新建” “ 电子邮件” “没错，你知道吗？我在Word中就可以给其他人发信”“噢，有这回事？王处长，您也赶紧教我一手吧！”“据我所知，这是Office XP 的新功能。”这是我们传统的做法，在Outlook应用程序中新建一封电子邮件。现在我要在Word应用程序中把“北京市政府文件

31、”发送给张局长：选择 文件 发送 邮件收件人 输入收件人的E-mail即可发送。“选项”按钮在“收件人”中输入对方的E-mail我们直接在“收件人”中输入E-mail就可以发送文件了。如果我想以“附件”的形式发送给对方，也可以在刚才Word 应用程序中选择 文件 发送 邮件收件人 （以附件形式），结果将启动如下的页面：“你看见最右边那个选项的按钮了吗？”王处长问我。“看见了，怎么了？”“你点击它看看是什么效果？”“哦，出现了这么一个对话框，叫邮件选项，都有什么用途呢？”你给别人发信以后，很关心他什么时候读这封信，对吗？仔细看好，我们可以在“请在阅读此邮件后给出已读回执”这个地方打钩，这就意味着

32、只要对方读过你的电子邮件，你就会收到“已读过主题为的邮件。“真的！这样就动态地跟踪了一封电子邮件！”“还有更绝的呢！”王处长口若悬河地讲。如果我们的邮件内容是有时间限制的，比如说，这份文件，过了1月31日不执行就无效了，我们可以在“过期时间”这里加上时间，甚至可以精确到某一时刻。这样, 如果真地到了期限，对方还没有阅读，在Outlook应用程序中，这封邮件就会显示为灰色，并伴随一条划去的横线，表示内容已经过期了。“Outlook真地把信删了吗？”“没有删去，你依然可以看到这封信的内容，颜色的区别表示信的内容已经过期了。”而且，我知道我的同事工作繁忙，为了引起他们足够的注意读我的电子邮件，我还可

33、以为信加上标志。添加“邮件标志”我们只要点击“标记邮件”这个按钮，就可以选择为邮件设置标记。我们可以使用Outlook已定义好的标记内容，如“请答复，请审阅”等，当然也可以自己定义一些词语，比如“一定要看！精彩内容，不容错过！”等等。除此之外，我们还可以添加时间期限，这样Outlook应用程序会按照设置的时间期限提醒对方看信。收件人收到带标记的邮件后，邮件顶部会显示关于该标记含义的注释。如果设置了提醒，也会显示该日期。如下图所示。时间到了，你还没有看邮件，在Outlook应用程序中，会自动将邮件的主题、发件人等信息显示为红色。“你看，添加了邮件标志，就可以让Outlook帮助你催促对方阅读邮件

34、。”“我真没有想到，Outlook应用程序有这么神奇的功能。”“我这也是工作的需要逐渐摸索出来的，实践出真知，的确如此。”“王处长，这回您可真教了我好几着，太方便了，在Word中我们就可以发送邮件，而且还可以让Outlook做我们的邮件小助手。”“我从杂志上了解到，在Office XP中，电子邮件默认使用Word作为编辑器，这样我们在书写邮件的时候，许多Word中强大的编辑工具都可以充分利用，而且可以在Word中直接发送电子邮件。”“王处长，三日不见，当刮目相看，这话一点不假，您还学到什么新知识新功能，我虚心向您请教。”“这倒不敢当，你知道吗？我在新浪里还注册了一个免费邮箱，在单位里使用的是E

35、xchange Server的邮箱，对吧？”“每错，我也有SOHU的免费邮箱，怎么了？我平常收信从IE浏览器中查看。”“其实根本不用，假如我有好几个帐号，什么SOHU啦！新浪啦！都可以通过Outlook收发信件”“真的吗？”我们打开Outlook应用程序，把我在新浪的邮箱帐户添加进来：1. 从 Outlook 应用程序的 工具 菜单中选择 电子邮件帐户 ； 选择“添加新电子邮件帐户”，鼠标单击“下一步”按钮。2. 选择服务器的类型，由于新浪的邮箱是POP3类型的，我们选择“POP3”。选择“POP3”服务器类型，鼠标单击“下一步”。3进行电子邮件设置，如电子邮件地址、用户名等信息。再输入接受邮

36、件服务器和邮件发送服务器的名字（在新浪的网站上可以找到）。如果我们在这里输入密码，那么每次接收邮件的时候，Outlook都会自动完成，不会再让我们输入帐户密码了。输入信息完毕，点击“下一步”。.恭喜恭喜，电子邮件帐户已经设置完毕。看看完成后是什么效果。如果我想通过私人的邮箱发送信件，只需要发送邮件之前，选择“帐户”类型：在“帐户”选项中选择邮件帐户类型。传送邮件经过你来我往的一番讨论，我和王处长成为Office 学习的伙伴,谁又发现了什么新功能，小技巧，都告诉对方。1+12, 我们两个人都获益匪浅。今天，王处长来到我的办公室，“小冯，我这里有一份文件，想依照次序发送：先给张局长看，然后发送给人

37、事部经理，他们都审查通过后才发送给所有公务员。如果有一人不同意，就不用在下发给其他人了。你说，Outlook中有没有“按顺序传送文件”这一功能？“这，我还真不知道。查查帮助吧！”选择Office XP的 帮助 菜单，让可爱的孙悟空来帮帮我们吧！我输入“传送文件”，找到了答案。如果有一份文件需要按特定的次序来传送，我们选择 文件 发送 传送收件人 ：在打开的对话框中，我们来选择传送名单。比如，我要先将文件发送给局长，然后再发送给人事部经理，鼠标单击“地址”这个按钮。鼠标单击“地址”按钮。此时，Outlook自动将通讯簿打开，我们可以去选择传送人名单。选择完毕后，鼠标单击“确定”。选择完毕后，Ou

38、tlook会显示出我们的传送名单及传送顺序，我们还可以通过“上下移动”的按钮调整顺序。通过“移动”按钮调整次序。我们在这里选择“依次传送给每个收件人”，如果想看到文件传送的情况，将“跟踪状态”选中。这样邮件就能够按照我们的指示，按顺序发送了。上图是对方收到邮件的情况：信件内容中会自动加上“请在审阅之后，从 文件 菜单选择 传送 下一收件人 ，继续传送邮件。”的提示。按照我们的要求，信件先发送给“张局长”，然后经过人事部经理批示，下发给我们的员工。发送审阅/比较合并“小冯，来来来，你看看，用电子邮件发送文件的确很快，可是张局长改一处，王局长修改三处，我怎么对照啊？他们每人写的文件我都保存一份，搞

39、得我自己都糊涂了，唉”“别着急，王处长，车到山前必有路，Office自有好帮助。您知道Office XP有一个发送审阅的新功能吗？”“什么审阅？跟文件批复有关系吗？”“这就是在多人共同审核一篇文档时候用的。Office清楚每一个人特定的角色，它可以用不同颜色来表示不同人的意见。”我们打开一篇需要他人审核的文档。从 文件 菜单中选择 发送 邮件收件人 （审阅），并输入收件人的E-mail，鼠标单击“发送”。Outlook自动将文件作为附件形式发送给对方。 我们把这份文件发送给张局长、王局长，他们都做了修改和批示，他们所做的添加、删除、以及更改格式的动作都会以修订的形式记录下来，更加全面直观。当文

40、件发送回来的时候，软件会询问我们是否将修改合并到原始的文件 ，如果我们选择“是”，此时，就可以把多人的修改合并到一个文件中。这样在一份文件中就可以看到多个人的意见了。打开文件后，我们选择 工具 修订 选项，这时Word显示出一条新的工具栏，上面有类似“”“”的按钮，我们称作“审阅工具栏”：在“审阅工具栏”中，选择“显示标记的最终状态”。在“审阅工具栏”中，我们可以选择文件的状态，如“原始状态”、“最终状态”等等。除此之外，如果我们想看到多个人的批注意见，我们按下“显示”按钮，选择“审阅者”，如下图所示：看，Office用不同的颜色清晰地标识出每个人的批注意见，这样，“一纸在手，总揽全局”吧！“

41、不错不错，可是我接受领导的修改，怎么把这些批注保存到文档里呢？”“这就是我们下面要说的比较与合并。”还记得我们刚刚提到的“审阅工具栏”吧？按下“修订”按钮表明此时为修订状态“王处长，您所需要做的，就是大笔一挥，接受意见的地方，按下这个按钮，不接受修改，按按钮，就这么简单。”我们可以通过左右箭头的按钮选择某一处批注意见，按下“接受修订”，这处修改就会合并到原来的文档中。当然，我们也可以接受对文档所做的全部修订。不接受修订的操作是完全一样的。将修订合并到文档中以后，文章显得清爽多了！”“Office XP这个发送审阅功能真是太强大了，我可以一次性地看到多个人的意见，颜色区分清晰，与原文档又有对照，

42、最后可以合并到一起，真不错！”“王处长，有时候，领导批复回来的文件，连文件名都修改了，而且当初发送的时候没有使用文件审阅的功能，您怎么比较呢？”“没错，我最头疼的就是这个，只好打印出来，逐行比较了。”“其实，Office还为我们提供了一个比较文件的好办法。”“好好好，说说看。”我们打开一份文件，从 工具 菜单下选择 比较并合并文档 ，在打开的对话框中，选择您要比较的文档，比如说是张局长给您批复的文件，点击“合并”。Word会帮助您找出原来的文件与批复后的文件的差别。如下图所示：这样，我们对哪些地方修改就一目了然了。自从王处长使用了Office XP文件审阅”、“比较合并”的功能，处理、批示文件速度大大地提高，新技术确实带给我们工作的革命。版本你说