广东外语外贸大学各类档案工作规范.docx

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1、广东外语外贸大学档案工作规范目 录党群、行政类1教学类13科学技术研究类21产品生产与科技开发类29基本建设类37仪器设备类46出版类52外事类57财会类64声像载体类71广东外语外贸大学党群、行政类档案工作规范为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合学校实际，特制定本规范。1 党、政档案工作的基本原则1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。1.2党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确

2、和安全，便于开发利用。1.3党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。1.4党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。1.5学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归档。1.6要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。2 党、政档案归档范围的确定2.1确定的原则归档的党、政

3、文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。2.2归档的主要内容和重点2.2.1归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。2.2.2归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。2.3不归档的文件材料2.3.1上级机关普

4、发供参阅、不办的文件材料。2.3.2上级机关发来供工作参考的抄件。2.3.3上级机关征求意见未定稿的文件。2.3.4重份文件。2.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件。2.3.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。2.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。2.3.8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信。2.3.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。2.3.10校内负责人兼任外机关职务形成

5、的与学校无关的文件材料。2.3.1l为参考目的从各方面收集的文件材料。2.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。(以上材料如有需要，可作资料暂存)3 党、政文件材料的部门归档流程3.1积累整理3.1.1学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。3.1.2分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报

6、告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。3.1.3分问题。参照附件一、二，将文件按其内容所反映的问题、事物分开。3.1.4分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。3.1.5排序。各类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。3.1.6每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为单位装

7、订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注或字迹，需进行贴边处理，对已破损的文件材料要进行修补，字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并保存。3.2.7凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。3.2 归档分工3.2.1一般的上级来文由党办、校办相关科室归档，专业性的或具体业务性的直接发到校内相关单位的，由各承办单位归档。3.2.2以党委、学校名义的发文，由党办、校办相关科室归档(一般应保存两份，其电子文件也一并归档)。以

8、部门名义的发文，由各部门归档（重要文件应保存两份，其电子文件也一并归档）。3.2.3党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会等会议材料，由党办、校办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。3.2.4校内各单位向党委、学校及校领导的请示报告及相应的批复、批转的文件和处理结果等，由由报文单位归档。3.2.5两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。3.2.6各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。3.2.7重要的来信来访材料，由承办单位归

9、档。3.3归档验收党、政档案在次学年四月底前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正移交。4 党、政档案的管理按中国档案分类法教育档案分类表编制分类号，依据档案著录规则编制各类检索目录及检索标识，按高等学校档案部门业务建设规范做好党政档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。5 党、政档案工作岗位责任制5.1分管档案工作的校领导职责5.1.1组织全校性的宣传、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项

10、方针政策的活动。5.1.2加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。5.1.3关心档案工作和学校档案部门的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。5.2分管档案工作的各二级学院、系、处、部、室、所、中心部门领导职责。5.2.1组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程。5.2.2加强与学校档案部门的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。5.2.3做好本部门

11、和专(兼)职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。5.3各立卷部门专(兼)职档案员职责。5.3.1坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档。5.3.2负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。5.3.3主动接受档案部门的业务指导和督促检查，实施学校档案工作计划、规定和有关制度，按规定时间做好档案的移交归档。5.3.4热爱本职工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。5.3.5注意文件材料的安全和保密工作。5

12、.3.6办理领导交办的其他档案业务工作。5.4学校档案部门职责5.4.1根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度，开展宣传教育活动。5.4.2指导、监督、检查、协助各部门每年文件材料的整理归档工。5.4.3对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，确保档案的完整与安全，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作服务，开展档案学术研究和经验交流活动。5.4.4贯彻执行党和国家保密规定，维护涉密档案的安全。6 本规范由学校综合档案室负责解释，自公布之日起实施。附件一：广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管

13、期限表附件二：广东外语外贸大学行政类档案归档范围和保管期限表51附件一广东外语外贸大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号类 目 名 称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的则永久保存）长期2本校党代会文件材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久（2）提案办理情况；会议简报、会议情况、反映情况、小组会议记录等长期（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票样式短期3本校党委会、常委、党委

14、扩大会、书记校长会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及及会议讨论的文件永久4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14党委保密、秘书工作的有关文件长期15重要的群众来信来访及处理材料长期16党委与

15、有关机关联系、协商工作的来往文件长期17分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19分党委总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ12 纪检序号类 目 名 称保管期限1上级纪委关于纪检监察工作的文件长期2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4校纪委会议记录长期5党员处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期DQ13 组织序号类 目 名 称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本校组织机构设置、变动

16、的报告及决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料长期5副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6副处级以上干部名册永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11发展新党员、预备党员转正的名册长期DQ14 宣传教育序号类 目 名 称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的简报及图表永久6上级有关学生思想政治工

17、作的文件长期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生工作部学生思想政治工作的计划、报告、总结永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期11各系学生政治工作人员名单长期DQ15 统战序号类 目 名 称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期DQ16 工会序号类 目 名 称保管期限1上级关于工会工作的文件长期

18、2工会工作计划、决定、报告、统计、重要通知和总结永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关材料长期6工会委员会会议记录、纪要短期7基层工会干部名单长期8会员名册长期9妇女工作材料长期10家属工作材料永久DQ17 团委序号类 目 名 称保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久4团委工作计划、报告、总结、规章制度永久5团

19、委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期8批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期12学生会文件、材料长期13本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14各分团委的有关材料长期15研究生会的有关材料长期16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期附件二广东外语外贸大学行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 综合序号类 目 名 称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长

20、办公室、校长书记碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6全校性的工作会议、座谈会文件长期7校领导在会上的重要讲话和参加校外重要会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10教职工代表大会文件材料长期11本校向上级的请示及其批复永久或长期12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本校历史沿革、情况介绍永久17本校大事记、简报、信息、动态等永久18校史工作材料永久19校友工作材料长期20校庆工作材料长期21群众来信来访文件材料长期22普选工作

21、材料短期23上级有关与本院、所、中心的来文长期24院、系、所、中心会议记录、纪要长期25院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期26院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期27院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期28院、系、所、中心统计年报及重要资料长期XZ12 人事序号类 目 名 称保管期限1上级有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤消处分

22、的材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定及执行情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计报表永久15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久16教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表）长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定级材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期22教职工的调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期23教职工援外和支援边远地区材料短期24教职工退职

23、、离职和出国的有关材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教职工福利工作长期28教职工商调函件长期29使用临时工有关材料长期30人民来信来访材料长期XZ13 监察、审计序号类 目 名 称保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2本校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZ14 武装、保卫序号类 目 名 称保管期限1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生员工案件的侦察、

24、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7保卫工作简报长期8上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件长期9本校武装部职责范围内的规章制度长期10武装部工作计划、总结、调查报告长期11武装部工作统计年报及重要报表长期12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期XZ15 总务序号类 目 名 称保管期限1上级有关总务工作的文件短期2本校总务处及各科规章制度长期3本校总务工作计划、报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、

25、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9车辆工作的有关文件材料短期10伙食工作的有关材料短期11校园绿化工作的有关材料短期XZ16 档案、图书、文博序号类 目 名 称保管期限1上级有关档案、图书、情报、博物工作的文件长期2档案、图书、文博规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗介绍永久广东外语外贸大学教学类档案工作规范为提高教学档案的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在

26、学校各项工作中的作用，并为考核教学档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。1 教学档案工作的基本原则1.1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体材料均属教学档案。1.2教学档案工作是学校做好教学管理的重要基础工作之一。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。1.3教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。1.4教学档案是教学管理的重要组成部份，实行“三纳入”、“四同步”，即

27、纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升、奖励与档案部门出具归档证明同步。1.5学校各二级学院、系、处、部、中心、所等教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人，并配备相应的专（兼）职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，定期整理、归档。2 教学档案归档范围的确定2.1确定的原则2.1.1归档的教学管理和教学实践活动

28、过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.1.2归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.1.3归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2.2归档的主要内容和重点2.2.1归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。2.2.2归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。2.3不归档的文件材料2.3.1上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办

29、的文件；2.3.2上级有关教学的未定稿的文件；2.3.3重份文件；2.3.4无查考利用价值的事务性临时性文件；2.3.5非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；2.3.6校内其他单位发来的文件；2.3.7与校外单位交换来的材料；以上不归档材料如有必要，可作资料暂存。3 教学档案的部门立卷与归档3.1形成与积累3.1.1每年新学年开始后，各二级学院、系、部、中心等的教学秘书应自觉做好新学年形成的教学文件材料的积累、收集工作，定期进行分类整理。3.1.2教务部门应会同档案部门向各教学单位发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表（卡）等，做到归档材料规范化。3.1.3档案部门随时了解、督促、

30、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。3.1.4归档的教学文件材料必须使用黑色签字笔等耐久材料书写，字迹工整、清楚，格式统一，签名、盖章等手续完备。3.2整理组卷3.2.1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各二级学院、系或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向学校档案部门归档。3.2.2根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，对照附件中的类别进行组卷。一般相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，教学案卷因经常利用复印，应以组薄卷为宜。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容

31、分别组成薄卷。3.2.3卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。3.2.4每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注者或字迹，需进行贴边处理，对已破损的文件材料要进行修补。3.2.5凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件（卷）文件上加盖并填写档号章。专（兼）职档案员在档案部门工作人员的指导下完成档号的编制、电脑著录、目录打印、填写备考表等工作。3.2.6凡教师业务档案中规定的内

32、容已分别归入其他类档案的，如专著已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。3.2.8文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学校保密委员会确定。3.3归档验收教学综合管理文件在次学年的四月底前归档，学籍表等学籍档案在次学年寒假前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切等。归档单位填写移交目录（一式两份），双方履行清点签字盖章手续，办理交接。凡不符合规定要求者，接收人有权拒绝接收，并限期改正移交。4 教学档案的管理4.1按中国档案分类法教育档案分类表编制分类号，依据档案著录规则编制各类检索目录及检索标识，按

33、高等学校档案部门业务建设规范做好教学档案的保管、鉴定、销毁和统计利用工作。4.2 教学档案的补充和修改。4.2.1各二级学院、系（部）和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学校档案部门补充归档。4.2.2凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。4.3教学档案中的学籍档案管理请参照广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则执行。5 教学档案工作岗位责任制5.1分管教学工作的校领导的职责5.1.1组织学习贯彻中华人民共和国档案法及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面

34、提供条件。5.1.2定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。5.2教学管理部门领导的职责5.2.1制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。5.2.2加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。5.2.3对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。5.3学校档案部门职责5.3.1认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制定学校教学档案工作管理制度并付诸实施。5.3.2督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。5.3.3按照教学类档案工作规范要求做好教学档

35、案的各项业务工作。5.4各部门专(兼)职档案员职责5.4.1做好本单位教学文件材料的形成积累工作。5.4.2将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，并及时向学校档案部门移交。5.4.3做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。5.5各教研室教学档案负责人的职责6.5.1负责收集各系、教研室的教学大纲、典型教案、集体备课记录、试题、试卷等，向所属部门专(兼)职教学档案员移交。5.5.2督促教师向本部门专(兼)职教学档案员移交各种教学业务档案。6 本规范由学校综合档案室负责解释，自公布之日起实施。附件一：广东外语外贸大学教学类档案归档范围和

36、保管期限表附件二：广东外语外贸大学教学类档案二级目录代号简表附件一广东外语外贸大学教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综合序号类 目 名 称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6统计报表永久7学生运动会材料长期8迎新工作材料短期JX12 学科与实验室建设序号类 目 名 称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申

37、报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13 招生序号类 目 名 称保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委陪、代培、自费生计划、合同及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JX14 学籍管理序号类 目 名 称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍表永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7学生处

38、分材料长期JX15 课堂教学与教学实践序号类 目 名 称保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排、校历表、课程表长期3各系、科、专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16 学位序号类 目 名 称保管期限1上级有关学位工作的文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17 毕业生序号类 目 名 称保管期限1上级有关毕业分配的文件材料长期2

39、毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18 教材序号类 目 名 称保管期限1自编、主编教材长期2各系、各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考材料短期附录 存系教学类档案序号类 目 名 称保管期限1本科生毕业论文及评审意见长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀实习报告短期5本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、登记材料短期附件二广东外语外贸大学教学类档案二级目录代号

40、简表JX11 综合优秀教学质量评奖材料入此12 学科与实验室建设专业设置入此13 招生14 学籍管理学生奖惩材料入此15 课堂教学与教学实践16 学位工作17 毕业生工作18 教材广东外语外贸大学科学技术研究类档案工作规范为提高学校科学技术研究类档案（简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥其作用，并为考核科研档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范等法律、法规、规章，结合学校实际，特制定本规范。1 科研档案工作的基本原则1.1科研档案是指学校从事科研管理以及在科学研究过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等

41、各种不同载体的文件材料。1.2科研档案是学校科学研究活动和成果的真实记录，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。1.3科研档案工作是科研管理工作的重要组成部份，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的岗位职责中。学校科研管理部门必须有一名负责人分管科研档案工作，并确定专（兼）职科研档案员，负责学校科研档案的收集、整理、立卷，并定期向档案部门成套移交。1.4实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与相关科研课题归档情况的证明材料同步。2 科研档案归档范围的确定2.1确定的原则2.1.1归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.1.2归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.1.3归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。2.1.4由学校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。由校内几个