2022年长篇Word文档排版方法 .pdf

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1、长篇W O R D 文档排版方法名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法I 目录一、前言.1 二、页面设置.1（一）设置纸张.1（二）设置页边距.2（三）设置版式.2（四）设置文字间距.3 三、设置分节分页.3 四、认识文档结构图.4 五、样式设置.5（一）有效格式和有效样式.5（二）样式的使用.6 1、认识大纲级别.6 2、更改有效样式.6 3、应用有效样式.7 4、更改有效样式的快捷键.7 六、添加页眉页脚.8（一）添加页眉.8（二）添加页脚.9 七、寻找并替换不正确字符.10 1、删除全文的超链接.10 2、寻找并替换中英文标

2、点符号.10 3、全角和半角 .11 4、换行号和回车号.11 5、多余的空格 .12 八、生成目录.12 九、杂志和出版物的排版.13（一）杂志编排的难点.13（二）预留装订线区域.14（三）设置节的起始位置.14（四）自动设置页眉为章节标题.15（五）双面打印设置.16 十、结论.16 十一、附录：word 中快捷键.17 名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法1 一、前言笔者发现很多需要撰写长篇文档的盆友，尤其是象牙塔中撰写毕业论文的童鞋们，在格式上面，都会遇到一些或多或少的困惑，总是头疼不已。作为一个资深IT 砖家，相信听

3、到这句话很多人汗颜，包括自己在内，但若仅仅是在word 方面，笔者已经算是非常精通了。因此总是接到很多小盆友和小童鞋的求助，我想能在工作之余，为这些象牙塔的即将毕业的童鞋们提供一点帮助，也是非常乐意的，但是我想授人以鱼不如授人以渔，因此撰写此文。此文绝大数为笔者个人撰写，少部分为摘录网络。根据笔者的经验，论文格式方面的问题，大凡有几个方面：页面设置，页码设置，半角和全角的字符混用，英文和中文字符混用，空格太多，格式不对，目录生成。按照这样的经验，我现在就设定一个环境，纸张大小为A4，纸张边距左右上下皆为2.5 厘米，一级标题为黑体四号前后间距0.5行单倍行距，二级标题为宋体小四号加粗前后间距0

4、.5 行单倍行距，三级标题宋体五号加粗单倍行距，正文为首行缩进2 个字符宋体五号单倍行距，英文字体均为Times New Roman，图和表格居中，页眉为文档总标题并右对齐，奇数页脚右对齐，偶数页脚左对齐。目录生成三级目录，目录页面从罗马数字I 开始编号，正文从1 开始插入页码。那么笔者就以这篇文章为例，一遍撰写这篇文章，一遍详细讲解长篇word 文档排版方法。二、页面设置有些小盆友，word 文档一打开就急急忙忙的敲键盘，这是不对的，写东西前，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word 中的页面设置。页面设置是一个整体格局，很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小和页边距，这样就有可能使

5、整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。（一）设置纸张从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，或者双击标尺，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1 所示。图 1 选择纸张名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法2 通常纸张大小都用A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5 纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。（二）设置页边距在“页面设置”对话框中，会有“页边距”选项卡，如图2 所示。图 2 页边距在这里设置的上下左右边距皆为2.

6、5 厘米，有些论文要求变动初始边距，有些则不变。（三）设置版式由于要设置左右页眉和页脚不同，因此在“页面设置”的“版式”选项卡上，要在“奇偶页不同”前面打钩。如图3 所示。不要设置奇偶页不同的童鞋不需要此项。图 3 版式名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法3（四）设置文字间距当然一般论文是不需要考虑文字间距的，除非非常特殊的时候，比如考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。小童鞋们眼力见识非常好，这一点毋庸置疑，眼里要么是美女要么是帅哥

7、，隔几百米就能看到，因此不需要设置此项，除非论文格式中特别说明。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图4 所示。图 4 用“文档网格”调整字距和行距选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。三、设置分节分页文章的不同部分通常会另起一页开始，很多童鞋习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚

8、，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。因为封面与目录和正文并不在一起计算页面，页眉和页脚也不同，因此封面和目录之间、目录和正文之间必须要分节。插入分页符的方法：ctrl+回车键，或者选择菜单“插入”“分隔符”“分页符”，如图 5 所示。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法4 图 5 分隔符插入分节符的方法：选择菜单“插入”“分隔符”“分节符类型下一页”，如图5 所示。唯有不同节之间才可以设置不同的页眉和页脚，页码才可以重新编号。为了清楚的看到分节符和分页符，以

9、及其他空格等字符，在常用工具栏中将“显示/隐藏编辑标记”点亮，如图6 所示。图 6 显示/隐藏编辑标记显示编辑标记后，分页符和分节符就会显示出来，如图7：图 7 分页符和分节符四、认识文档结构图长篇文档前后非常长，无论是迅速定位文档位置，还是要设定“样式和格式”，或者生成目录，都必须认识“文档结构图”，可以这样说，文档结构图就是为了长文档而生的，它是长文档的灵魂。首先点“视图”“文档结构图”，显示文档结构图，一般而言，在没有任何设置的情况下，文档结构图为空白的，若是文档结构图中有内容，点击其内容定位到那段文档，选择那段文档后右键选择段落，将“大纲级别”设置为“正文字体”。文档结构图会简单明了地

10、看出各级标题和大纲级别，也是设定样式和格式的基础。文档结构图是不可以编辑的，它是由于各级标题的设定而出现的，其中，二级标题将会在一级标题后缩进一个字符，而三级标题将会再缩进半个字符，从中可以一目了然的看出标题行的正确与否，而文档结构图就是以后目录的基础。图8 就是目前我写到这里的文档结构图。图 8 文档结构图名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法5 五、样式设置样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂

11、，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。Word有一个默认的样式，如果没有特别规定，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，但是对于一般论文都有严格的格式规定，预设样式根本不能满足要求，这个时候，就必须要修改预设样式。（一）有效格式和有效样式从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图 9 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图9 中，“显示”为“有效

12、格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图9所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图9 右图中所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。图 9 有效格式和有效样式“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。像我们这篇

13、文章，需要在“正文”这个样式上修改为首行缩进两个字符，那么，就必须要先修改正文，才可以修改其他样式，否则正文所做的修改将会影响到其他样式，导致之前所做更改无效。“标题 1”“标题 9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法6 图 9 所示的样式列表中，只显示了“标题1”“标题 3”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“

14、标题4”“标题 9”样式。现在，规划一下文章中可能用到的样式。1、正文样式：为原样式基础上首行缩进两个字符，必须首先修改；2、标题样式：我们需要三级标题，因此必须要规定好“标题1”、“标题2”、“标题3”三个标题样式；3、文章中的图表和说明文字，采用“注释标题”样式。（二）样式的使用规划结束之后，即可录入文字并使用样式了。1、认识大纲级别相信大家很少人用过“段落”中的“大纲级别”，但是，无论是生成文档结构图或者生成目录，都必须认识这个“大纲级别”。我们以这篇文章的第一个“一级标题”即“一、前言”为例，选择“一、前言”这一行，然后右键选择“字体”，黑体四号加粗，然后再右键选择“段落”，设置前后间

15、距 0.5 行，单倍行距，最重要的，就是在“大纲级别”处将“正文文本”改为“1 级”，这样，“一、前言”这一行就成为一级标题，并且在文档结构图中已经显示“一、前言”，至于后面可以用格式刷刷成相同的，而“（一）设置纸张”这一行设置好字体和行距后也要将“大纲级别”处将“正文文本”改为“2 级”，这样就出现了二级标题，其他二级标题用格式刷，最好双击格式刷，一次性将所有二级标题全部刷好。以此类推，三级标题也是如此，一般情况下，三级标题已经足够。如果避免成为“白领油漆工”或是“象牙塔油漆工”，有比较好的方法，就是“格式和样式”，对于处理非常大的长篇效果非常好，尤其是对于正文的格式规定方面，避免了格式刷的

16、遗漏或者错误，并且效率非常高。2、更改有效样式文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。我们之前设定的要求是：一级标题黑体四号加粗前后间距0.5 行单倍行距，现在的标题1 肯定无法完全满足需求，这个时候就需要修改样式。首先，更改正文的样式，在“正文”样式上点击右键，选择“修改”，然后再点击“格式”“段落”，设置首行缩进两个字符，再在字体中选择中文宋体五号，英文Times New Roman。再次，更改标题行的样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，右击或单击下拉箭头，单击【修改】命令，显示“修改样式”对话框，在“格式”“字体”和“段落”中设置好所需要的段落和

17、字体，选中“自动更新”选项，这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。单击【确定】按钮完成设置，如图10 所示。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法7 图 10 修改样式还有一种更为简单方法推荐，也是笔者经常使用的方法，先将标题一设好，比如“一、前言”，设好格式之后，选中这一行，然后在“样式和格式”的侧边栏的“标题1”上点右键，择中“更新以匹配选择”，这样“标题1”就设好了，其他级别标题与此类似。使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率，以后再也不用像以前那样用格式刷一一

18、改变其他位置的文字的格式了。3、应用有效样式录入文章第一部分的标题，注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。如果没有定义正文的样式，可以选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。4、更改有效样式的快捷键在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版

19、速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框。单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图 11 所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法8 图 11 指定快捷键用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

20、其实word 中本身也具有快捷键，快捷键如附录。六、添加页眉页脚利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，前面已经对文章进行分节，即第一页封面为第一节，第二页目录为第二节，而正文为第三节。（一）添加页眉设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图 12 所示。图 12 页眉编辑状态注意在页眉的左上角显示有“页眉第 1 节 ”的提示文字，表明当前是对第1 节设置页眉。由于第 1 节是封面，不需

21、要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，点了“显示下一项”之后是显示第二页目录的页眉，输入文章标题，并设置右对齐，在“页眉和页脚”工具栏中有一个“链接到前一个”按钮，默认情况下它处于按下状态，因此我们再次点“显示下一项”后，发现后面的页眉全部链接到前面了，而这也符合我们的设置，因此直接退出。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法9 注意：有时页眉上面会有一条横线无法删除，请定位在那个页眉位置，然后ctrl+A 全选，然后选择“格式”“边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择“无”，确定即可。（二）添加页脚通

22、常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从 1 开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图12 所示。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域，如图 13 所示。图 13 页脚编辑状态注意在页脚的左上角显示有“页脚第 1 节 ”的提示文字，表明当前是对第1 节设置页脚。由于第 1 节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此

23、可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。第二节是目录，我们设定的环境，就是目录页也需要编号，从罗马数字I 起开始编号，因此要将“链接到前一个”按钮去掉，然后选择菜单【插入】|【页码】命令插入页码，出现图14，这个时候对齐方式要设为“外侧”，因为我们设定的环境就是奇数页右侧对齐，偶数页左侧对齐。图 14 插入页码单击“格式”按钮，出现图15，数字格式选为罗马数字，起始页为I，不再续前节，确定。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法10 图 15 页码格式再次按下“显示下一项”到正文，方法同上，只是

24、数字格式选为阿拉伯数字就好了。插入页码时需要注意，在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1 开始编号。注意：1、按照我们之前设定的环境，选择“外侧”，如果是一般的论文，选择“居中”或者“右侧”。2、“续前节”的意思是，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1 节的页数，然后在当前节接续前面的页号，这样本节就不是从第1 页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。七、寻找并替换不正确字符（一）删除全文

25、的超链接不得不说的一点，就是现在亲爱的小童鞋们，一般情况下，都或多或少摘抄网上的东西，甚至全盘复制。对此笔者不发表任何看法，笔者只是想说，你有没有发现定位在某一段文档的时候，会出现有超链接的提示？若是你将电子版上传给指导老师恐怕一下子就露陷了吧？教你简单一招：ctrl+A 全选文档。按“Ctrl+shift+F9”断开连接就行了。（二）寻找并替换中英文标点符号在设置为“中文宋体，英文Times New Roman”时，往往会出现中文标点符号也改为英文标点符号的现象，或者从网络上拷贝的文件也会出现这样的情况。这样的情况下，很多人都是直接忽视不见或者一个个的改，这个工程量是很大的，因此针对这样的情

26、况，笔者提出了简单的解决方案。一般出问题的是“句号、分号、逗号，引号”，但是有个问题就是一般在摘要和关键词之后，都有英文翻译，而英文翻译的标点符号一定是英文的，所以一定要避开英文翻译，定位在正文开始处，才可以替换。而且部分参考文献是英文的，因此只能一个个替换，不过如果加上快捷键，速度也很快。定位在正文开始处，按ctrl+H，启动替换窗口，在“查找内容处”输入英文状态下的句号“.”，在“替换为”处输入中文状态下的句号“。”，因为部分英文参考文献和英文翻译都是有英文句号的，因此只能一次次的替换，选择“查找下一处”（快捷键Alt+F），如果要替换，就选择替换（快捷键 Alt+R）。以此类推，分号逗号

27、以及引号都是这样。图17 是中英文符号对照表。图 16 查找和替换名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法11 不过引号非常特殊，因为它有两部分，而且在设置一个文档中文为宋体，英文为Times New Roman 时，总是出现中文引号（“”）变为英文小引号（“”）的情况，这个目前为止还没有找到好的解决方法，如果有大虾知道请告诉我。标点符号句号逗号引号分号中文符号。，“”；英文符号.,”;图 17 中英文符号对照表（三）全角和半角也许很少人会注意到全角和半角的区别，比如很少人能够看出“”和“.”的区别，或者数字“2”和“”之间的区别

28、也看不太清楚。一般情况下，默认为英文标点符号和数字及小写字母为半个字符，而中文标点符号和大写字母及汉字为一个字符，因此要注意区别，如果发现一个不对，那么就辛苦了，再来一次查找和替换吧，记住：半角和全角在搜狗拼音输入法状态下切换快捷键为：Shift+空格。有时也有例外，就是比如某些论文要求标题行的数字后面的句号为全角，比如“3寻找并替换其他字符”，这个句号就是英文状态下，且全角打出来的。（四）换行号和回车号回车键是指一段结束后的标志，点选“视图”“显示段落标志”后，就会看到回车键的符号为“”而换行键的符号为“”它表示换行不换段，比如本段设置为首行缩进两个字符，而换行键之后就不再缩进两个字符了，因

29、为它对于本段而言，不是“首行”。一般情况下，一个文章里面是不会出现换行键的，出现换行键只有两种情况：（1）笔者臆想的结果，就是QQ 玩得太熟，动不动来个“ctrl+回车”发送消息，再把ctrl 键误解为 shift 键，因此手痒痒动不动“shift+回车”来换行，而这确确是换行键的快捷键；（2）另一个非常合理也是几乎唯一正常的理由就是，从网络上拷贝的,还是查找和替换，ctrl+H，将鼠标定位在“查找内容“，选择“特殊字符”，选择“手动分行符”，然后将鼠标定位在“替换为”上，同样是“特殊字符”，选择“段落标志”，然后选择“全部替换”吧。至少从表面上，看不出来有网络抄袭的嫌疑了。若是你想做的逼真一

30、点，在内容上造假有所建树，请直接联系笔者，这里就不做赘述了。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法12 图 18 查找和替换特殊字符（五）多余的空格从网络上复制也会造成多余的空格，或者某些人手痒痒动不动按一下空格键的除外，总之，用查找和替换吧！ctrl+H，在查找内容中输入一个空格（按一下空格键就行），最好把区分半角和全角去掉，“替换为”处什么都不填，一个个的找去吧。千万不要全部替换啊，那样你的英文翻译中将会没有一个空格，成为铁饼一块，并且很荣幸的恭喜你，世界上最长的单词出现了，它的意思为：“笨蛋”,八、生成目录当全文的文档结构

31、图生成并且检查无误之后，要做的事情恐怕就是生成目录了。恐怕很多可爱的童鞋到现在一直都是“钟点工”，每个目录都自己手工输入，而那些点呢，一个一个的点咯，于是日子过成了省略号,（一）如何生成目录将鼠标定位于第二页，目录位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，直接确定，一下子，你魂萦梦牵的目录就做好了，如果不要缩进和加粗，直接把目录当成普通的文字编辑就可以了。图 19 索引和目录（二）生成目录的作用生成目录的好处，在于即使更改了部分内容和页码，只要在目录上的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图20 所示。如果

32、只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。另外，目录还有链接的功能。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法13 图 20 更新目录至此，可以说一个论文已经基本完成格式的编辑功能，其中奇偶页不同的页码和页眉是属于高级编辑技巧，一般论文也用不着，但是笔者发现如果一个文档过长，比如一篇长篇小说，考虑到做成一个小册子的话，还真的需要考虑页眉和页脚的不同，并且还有可能考虑到装订线位置的问题。因此下文就要讲到杂志和出版物的排版九、杂志和出版物的排版（一）杂志编排的难点制作一个专业的分析报告，

33、要做成杂志的效果，会发现编排难点很多，主要有以下几个特点：1、正反面打印或印刷。2、如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。3、奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图21 所示。4、对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页），如图21 所示中的目录和第1章首页。5、如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页），如图21 所示中的目录左侧的页和第1 章首页左侧的页。6、奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如图21所示。7、每一章的首页都没有页眉，如图21 所示。8、目录和正文部

34、分采用不同的页码格式（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从 1 开始编号。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法14 图 21 杂志或书的印刷规范怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了：1页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉2分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始3域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字）4打印设置可以让纸张实现正反面打印（二）预留装订线区域为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页

35、面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡，如图 22 所示。图 22 设置装订线在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”；在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果；在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。（三）设置节的起始位置插入不同节的页眉和页脚，以及如何奇偶页不同的情况已经在前面说过了，这里就不多说了。现在的问题是，设置首页为奇数页，打开“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，如图 23 所示。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 16 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法15 图 23 设置节和页眉页脚在“节”中选择“节的

36、起始位置”为“奇数页”，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。如果此时打印预览，会看到在目录前和第1 章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。（四）自动设置页眉为章节标题奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以

37、录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式，这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图24 所示。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 17 页，共 19 页 -长篇 Word 文档排版方法16 图 24 插入“StyleRef”域，并引用“标题1”样式在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选

38、择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。单击【确定】按钮后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐。（五）双面打印设置文档需要双面打印时，可以选择“手动双面打印”设置。从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。如图25 所示。图 25 手动双面打印当开始打印时，打印机会在打印完所有奇数页后提示换纸，如图26 所示。将所有打印完的奇数页纸张的背面一起放入打印机，即可打印出背面内容。图 26 提示换纸部分打印机支持双面打印的，即可以直接按“属性”进行双面打印设置。十、结论讲了这么多，笔者总结如下：Word 的功能非

39、常强大，无论是多么复杂的文档，只要运用好样式，掌握好分节、页面设置和页眉页脚设置，习惯于查看文档结构图，并且每个版块都有固定的样式，那么对于文档而言就不会出错，而且会相当熟练和简单，当然部分童鞋总是喜欢从网页上下载，这部分童鞋要好好看看关于“寻找并替换不正确字符”那一段。另外，WPS 和 word 之间不是完全兼容，尤其是在格式方面，而且WPS 很多功能太简单而不成熟，所以建议广大童鞋们不要使用WPS，如果你实在无法找到word 盗版，那就请购买一个，或者直接联系笔者。笔者：葛俊良联系方式：258090547（qq）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 18 页，共 19 页 -长

40、篇 Word 文档排版方法17 十一、附录：word 中快捷键我觉得在word 中如果很好的应用快捷键，是非常提高效率的方法，掌握快捷键不一定要死记硬背，你可以根据你的需求，然后选择合适的快捷键，比如我觉得，上次编辑位置的快捷键“Shift+F5”就是我经常使用的。下面列表中并不是全部快捷键，笔者已经将不常用的删除了。CTRL+N 新建CTRL+O 打开CTRL+P 打印CTRL+S 保存CTRL+A全选CTRL+F 查找CTRL+G 定位CTRL+H 替换CTRL+C 拷贝CTRL+X 剪切CTRL+V 粘贴CTRL+Z 撤消CTRL+B 粗体CTRL+I 斜体CTRL+SHIFT+A大小写

41、切换CTRL+SHIFT+I 斜体CTRL+U 下划线CTRL+L 左对齐CTRL+R 右对齐CTRK+E 居中对齐CTRL+D 字体格式CTRL+SHIFT+F 定义字体CTRL+T 首行缩进CTRL+1 单倍行距CTRL+2 双倍行距CTRL+5 1.5 倍行距CTRL+=下标和正常切换CTRL+SHIFT+=上标与正常切换ALT+SHIFT+D 插入日期ALT+SHIFT+T 插入现在时间ALT+SHIFT+P 插入页码ALT+SHIFT+U 更新域CTRL+ALT+K 自动套用格式CTRL+ALT+P 页面视图CTRL+ALT+Z 返回CTRL+ALT+1 应用“标题 1”CTRL+ALT+2 应用“标题 2”CTRL+ALT+3 应用“标题 3”名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 19 页，共 19 页 -