2022年四川省环境保护局OA系统管理办法 .pdf

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1、四川省环境保护局OA 系统管理办法（试行）为确保四川省环境保护局政务协同办公系统（以下简称“OA 系统”）安全、畅通运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本暂行办法。第一章总则第一条OA 系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。第二条OA 系统以事件为中心，从发文、办理、行文至办结，均需进入OA 系统运转，运转过程中，OA 系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。第三条OA 系统设臵阅

2、读权限，未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。第四条本系统的应用分两个阶段：第一阶段自2009年 7 月 1 日至 2009年 12 月 31 日为试运行期，实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为半年；第二阶段自2010 年 1 月 1名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 8 页 -日起，系统投入正式运行，所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过OA 系统流转的公文，仍按纸质文件流转。第五条本办法适用于经批准使用OA 系统的处室、总

3、队、中心、院（站）（以下简称使用单位）和各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。第二章系统管理第六条OA 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。第七条使用单位及人员在工作时间内应保持开机登录 OA 系统状态，保证及时动态接收、处臵和办理文件。第八条使用单位主要负责人为本单位OA 系统的第一责任人，所有文件均由主要负责人接收并交办。第九条省环境信息中心负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名

4、师精心整理-第 2 页，共 8 页 -（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（五）做好其他相关工作。第三章运转流程第十条局办公室人员负责收文，并导入OA 系统，录入来文字号、标题、办理时限要求等相关信息，启动公文运转。不能直接导入OA 系统的公文，除涉密公文以外，由局办公室扫描制成电子文档导入系统。不便以电子件传递或有特殊附件（如手迹、图片、书刊、工程图等）的来文，采取电子公文与纸质同步传送的方式办理。第十一条局办公室负责人根据来文及时提出拟办意见，送局领

5、导阅批或交相关处室（单位）办理。各处室（单位）负责人应及时指定人员办理，承办人员应按要求准确及时办理。第十二条公文办理完成后，承办人员应按 OA 系统的设臵及时办结有关事项。第十三条拟制公文时，应进入发文系统按要求输入公文的标题、公文字、主送单位、抄送单位、份数、名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 8 页 -主题词、办理时限、正文等相关信息，进入发文审核操作。其中，因相关来文要求而拟制的公文需同时启动相关链接。第十四条需相关处室会签的公文，由主办处室通过系统直接传送相关处室会签并收到反馈意见后，送局办公室核稿。需与外单位会签的文件，在完成会签后由经办人员录入OA 系统

6、进行运转。第十五条局办公室负责对公文进行审核把关。审核内容包括发文的必要性、依据、文种、模板、文字、相关链接等，如果出现相关链接不全、文种选择错误或其他需作重大调整的，将退回办文处室修改或补齐相关信息。第十六条局领导签发文件直接在OA 系统中进行电子签发。上行文、平行文、下行文、联合行文等按分工授权签发。公文一经局领导签发，系统将保存签发稿，并通知拟稿人员。第十七条文印室印制文件前，文印人员应将经局领导签发的文稿清样连同发文稿笺打印一份，交拟稿人进行核稿。第十八条经局领导签发后的文稿，原则上不得再作改动。承办人员核稿时，仅可对文稿中一些错字、别字、标点等一些不涉及文意的错误进行修改。如果名师资

7、料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 8 页 -对文稿进行涉及改变文意的调整，必须由核稿人员请示签发人同意，由文印室返回签发人审改后重新签发，并附注核稿人员说明的理由。文印室只负责按核稿人要求修改、排版及印刷。文件一经用印，文印室应及时对文件进行办结。办结后的公文自动在OA 系统中公布。第十九条已印刷的文稿必须同时保存发文稿签、文本以及正式印制的文件（3-5 份），由机要室负责收集，一月一次集中送档案室进行归档。第二十条公文印制和用印完成后，向国家环境保护部、省委、省政府报送的电子公文，由办公室机要秘书按规定进行报送；其他无法通过网络报送的公文，由承办处室以纸质公文形式及时寄

8、送相关单位。第二十一条请假等管理：单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，根据情况提交给本部门领导审核，或报局有关部门和局领导批准。第二十二条会议管理：召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，根据需要交局领导审批或直接交办公室发布。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 8 页 -第二十三条公告管理：由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交局领导审核后在OA系统上直接发布。第四章效能督查第二十四条电子公文应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示公文办理情况，进行效能督查。办公室指定专人负责效

9、能督查监控工作，进行统计并通报效能督查结果。效能督查结果将与年终目标任务及考评挂钩。第二十五条效能督查分为对办件的总办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以来文的要求时限为准，办公室负责人和局领导可根据工作需要修改每个办件的总办理时限。为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应在每天的 8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00 这四个时段登陆到OA 系统，接收各类文件。使用人员如因出差或出差时间较长，应指定授权的公文代办人代办。第五章保密与安全第二十六条文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息

10、、带毒文档录入系统。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 8 页 -第二十七条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第二十八条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。第二十九条使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息。第六章系统维护第三十条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。第三十一条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知省环境信息中心。由省环境信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障。第

11、三十二条系统管理员负责每日对OA 数据进行本机备份，每月末对OA 完整数据（含 upload）进行一次异地备份。第三十三条总文档管理员应定期清理讨论区内容；各单位（部门）文档管理员应定期整理本单位（部门）“单位文档”中文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA 系统上生成的失效或错发信息。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 8 页 -第七章考核第三十四条OA 系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入处室年度考核范围。第三十五条处罚1对长期不使用 OA 系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。2对不遵守规程、影响公文传输正常运行的使用单位和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。3违反保密规定，造成失密泄密的，按保密法有关规定进行处理。第八章附则第三十六条本办法自下发之日起执行。第三十七条本办法由四川省环保局负责解释。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 8 页 -