Excel2010使用技巧(12页).doc

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1、-Excel2010使用技巧-第 12 页Excel 2010 使用技巧技巧一：快速删除重复数据在进行数据核对的时候往往需要核对是否存在重复信息，这时可以运用 Excel 2010 的删除重复项功能对复杂数据表格的重复信息进行快速删除。操作步骤：1. 未进行处理的表格（颜色标注部分为重复信息部分）。2. 单击【数据】-【删除重复项】。3. 列中包含的各项为表头的标题，若勾选某列，则表示需判断此列数据是否重复；选择多列，则表示各列数据均重复才判断为重复数据。设置完成后，单击【确定】。4. Excel 提示已删除重复项，保留唯一值。5. 最终结果（黄色部分为删除重复项后所保留的唯一项）。技巧二：筛

2、选中的搜索功能Excel 2010 在筛选中集成的搜索功能可助您准确快捷的找出自己所需信息。操作步骤：1. 单击【数据】-【筛选】。2. 单击筛选箭头。3. 在搜索条形对话框中输入所需要搜索的信息，如“有限”。4. 单击【确定】，结果如下图所示。5. 若还需要搜索其他信息（如“股份”），且需要将第二次搜索的结果和之前搜索出来的结果同时显示，可在搜索框中输入“股份”，并勾选“将当前所选内容添加到筛选器”。6. 单击【确定】，结果如下图所示。技巧三：按颜色筛选当我们在数据中通过填充颜色进行手工数据标注后，可通过筛选功能，按颜色筛选出标注了颜色的单元格。操作步骤：1. 原始数据表如图所示，其中分别在

3、一些单元格中标注了黄色和红色。2. 单击“产品名称”列上的筛选按钮，选择【按颜色筛选】，并挑选颜色，例如“黄色”。3. 最终结果如图所示。技巧四：扩充编辑栏Excel 2010的扩充编辑栏功能解决了Excel 之前版本编辑栏展开范围过大影响表格工作界面的问题，让您能够自由控制编辑栏的展开和收缩。操作步骤：1. 在单元格中输入多行文字（小诀窍：输入文字时，可按 Alt+Enter 键在同一个单元格内强制换行）。编辑栏中仅显示首行文字。2. 单击编辑栏末尾的下拉箭头，可以扩展编辑栏。3. 扩展之后，即可看到所有文字。技巧五：跨越合并在使用 行数据处理的时候，往往会用到合并居中命令。Excel 20

4、10 提供的“跨越合并”功能，可以实现多行分别合并单元格的功能。操作步骤：1. 如下图，希望将黄色标示区域每行的单元格分别合并。2. 在之前的Excel 版本中我们只能每行进行一次“合并后居中”，而在 Excel 2010 中可以实现跨越合并，让合并一次到位。选中所需跨越合并区域，在【开始】选项卡下，按下图所示选择【跨越合并】。3. 结果如下图所示。技巧六：条件格式的运用Excel 2010 提供了更为丰富的条件格式样式，丰富了商业智能的呈现手段。操作步骤：1. 选中所需要运用条件格式的列或行。2. 在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【数据条】；选择渐变填充样式下的“浅蓝色数据条”。3. 结

5、果如下图所示，并可以注意到，负数对应的数据条是反方向的红色色条。4. 也可以设置图标集条件格式。选中所需要运用条件格式的列或行。5. 在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【图标集】，此处选择“三向箭头”。6. 效果如下图所示。7. Excel 2010 中可自定义条件格式和显示效果，例如：只显示“绿色箭头”图标。可选中数据后，单击【开始】-【条件格式】-【管理规则】。8. 单击【编辑规则】。9. 按下图所示设置图标的显示条件。10. 单击【确定】，效果如下图所示。技巧七：单元格中的迷你图Excel 2010 全新的迷你图功能可以帮助您在工作表数据的基础上进行展示并对趋势做出比较。操作步骤：1.

6、 选中需要构建迷你图的单元格。2. 在【插入】选项卡中单击迷你图组中的【柱形图】，选择数据范围，单击【确定】。3. 结果如下图所示。4. 拖动填充柄可以快速制作出其他数据列的迷你图。5. 结果如下图所示。6. 选中迷你图单元格，单击【迷你图工具】，可以对迷你图的“类型”、“显示”、“样式”、“分组”进行设置。例如：把“柱形图”改为“折线图”。7. 结果如下图所示。技巧八：套用表格格式Excel 2010 的套用表格格式功能可以根据预设的格式，将我们制作的报表格式化，产生美观的报表。从而节省使用者将报表格式化的许多时间，同时使表格符合数据库表单的要求。套用表格格式步骤如下：1. 把鼠标定位在数据

7、区域中的任何一个单元格，单击【开始】-【套用表格格式】。2. 选择自己所需要的表格样式，如图所示。3. Excel 2010 自动选中了表格范围，单击【确定】应用表样式。4. 结果如下图所示。技巧九：使用切片器进行多数据透视图表的联动分析Excel 2010 的切片器可以进行多数据透视图表的联动分析，让使用者能够清晰的看出各类数据的变化情况。操作步骤：1. 选择所需要进行联动分析的数据透视图表，单击【插入】-【切片器】，选择用于切片分析的字段，例如“地区”和“产品名称”，单击【确定】生成切片器。2. 结果如下图所示。3. 将切片器与数据透视表进行连接，即可实现联动分析。单击选中一个切片器，在【

8、切片器工具】下选择【数据透视表连接】。4. 勾选需要联动的透视表。5. 此时切片器就可以控制多个透视表的数据，实现联动功能。结果对比图如下。（可将切片器拖动到数据透视图表的旁边，更便于查看和操作）。技巧十：页面布局视图Excel 2010 增加了“页面布局”视图，从而帮助用户在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚等，适合于在打印 Excel 2010 工作表时使用。操作步骤：1. 单击 Excel 窗口右下角的“页面布局按钮”，如图所示。2. 迚入“页面布局”视图后，用户可在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚等。例如：添加工作表页眉。技巧十一：显示“开发工具”选项卡当用户希望

9、使用宏功能时，可在“开发工具”选项卡下选择相应命令。在默认情况下，功能区中不显示“开发工具”选项卡，需要用户进行自行设置。操作步骤：1. 单击【文件】-【选项】打开“Excel 选项”窗口。2. 在【自定义功能区】选项中，勾选右侧列表中的【开发工具】。3. 单击【确定】，功能区中即可显示【开发工具】选项卡，其中包含了宏命令。技巧十二：数据有效性Excel 强大的制表功能，给我们的工作带来了方便，但是在表格数据录入过程中难免会出错。 Excel 2010 的 “数据有效性”功能，可以限定允许输入的数据类型和范围。在日常表格数据录入中，有些信息是不能重复的（如：身份证，电话号码等），“数据有效性”

10、功能可以防止重复数据的录入，操作步骤：1. 选中需要录入数据的列（如：B 列），单击【数据】-【数据有效性】。2. 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，单击“允许”下拉菜单，选择“自定义”。3. 在“公式”栏中输入“=countif(b:b,b1)=1”。4. 单击“出错警告”选项卡，选择出错警告信息的样式，填写标题和错误信息，最后单击【确定】，完成数据有效性设置。5. 此时当我们输入重复信息时，Excel 2010 便会警告您输入信息重复。技巧十三：如何将 Excel 表格保存到 SharePoint日常事务中，我们常常需要进行各类报表的上报。将Excel 表格保存到SharePo

11、int 可以方便的快捷的完成各类表格上报和信息传递。操作步骤：1. 单击【文件】-【保存并发送】-【保存到 SharePoint】-【发布选项】。2. 可设置将整个工作簿还是指定工作表发布到 SharePoint。3. 在步骤 1 所示图中，单击【另存为】，在“文件名”处输入 SharePoint 网站文档库地址，单击【保存】即可发布。4. 用 IE 浏览器访问 SharePoint 网站，可在浏览器中打开已发布的Excel 文件，并进行操作。技巧十四：利用 Excel Web Apps 在线编辑工作表Excel Web Apps 可以让用户使用浏览器查看和编辑 Excel 文档。操作步骤：1

12、. 单击【文件】-【保存并发送】-【保存到 Web】-【登录】。2. 将表格保存到您的个人空间 Windows Live OneDrive（您需要具有 Windows Live ID，可免费申请）。3. 登录Windows Live，访问您的OneDrive空间，就可以用浏览器查看或在线编辑 Excel 文档了。4. 在 Office Web Apps 中，可以进行各种常规操作，例如：筛选数据，操作步骤图所示。5. 在新列添加完表头后，Excel Web App 可以自动扩展格式。例如：输入毛利润。6. 在 Excel Web App 中同样可以使用公式和函数，并丏在输入公式后按 Enter

13、键，将自动填充到表格末尾。操作步骤图所示。7. 还可以进行常规格式的设置，例如：将数字设置成货币格式，具体操作如图所示。8. 还可以对文件进行“另存为”、“共享”、“下载”等操作。技巧十五：输入函数时自动提示Excel 2010 在函数输入时会自动提示函数格式，操作步骤：1. 输入函数名称，注意在输入几个字符后即可显示自动提示。2. 当需要输入函数的参数时，会显示各个参数的提示，如下图所示。技巧十六：IFERROR 函数的运用该函数主要用在避免数据运算时，出现“#NA”的错误，而导致后面的数据无法正常计算。IFERROR 函数的格式是 IFERROR(value,value_if_error)

14、。例如，要在下图中计算利润率，利润率=利润/销售额。如果销售额未填写，或者是 0，则计算会出错。采用 IFERROR 函数后，即可避免出现错误提示。操作步骤：1. 选定单元格，输入函数，如图所示。2. “value”参数表示所需计算的值或公式，此处为“C7/B7”。“value_if_error”参数表示如果此计算公式出错了应如何处理，此处为两个连续的英文双引号“”，表示若“C7/B7” 的值错误，则显示空值。3. 向下填充公式后，结果如下图所示。技巧十七：SUMIFS 函数的运用该函数解决了需要在多条件情况下进行求和运算的问题，扩展了 SUMIF 函数的功能。例如：需要计算北京薯片的销售额，

15、操作步骤：1. 选定单元格，输入函数，SUMIFS 函数的格式为： SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1criteria_range2,criteria2)。2. “sum_range”表示所需要进行求和的数据范围。在本例中所需选择的数据范围就是“G5:G16”。3. “criteria_range1”表示条件 1 的范围，在本例中所需选择的条件范围是“城市”列，即“B5:B16”。4. “criteria1”表示条件 1，本例中条件 1 为“城市是北京”，用”北京”表示。5. “criteria_range2”表示条件 2 的范围，本例中条件

16、2 的范围为“产品”列，用“C5:C16” 表示；“criteria2”表示条件 2，本例中条件 2 为“产品是薯片”，用”薯片”表示。6. 最后得出北京薯片销售额的结果，如下图所示。技巧十八：COUNTIFS 函数的运用该函数解决了需要在多条件情况下进行计数的问题，扩展了 COUNTIF 函数的功能。例如：需要计算美国报名人数超过 20 人的城市数量。操作步骤：1. 选定单元格，输入函数。COUNTIFS 函数的格式为：COUNTIFS(criteria_range1,criteria1) 2. “criteria_range1”表示条件 1 的范围，本例中条件 1 的范围是“国家”列，用“

17、A3:A11” 表示。3. “criteria1”表示条件 1，条件 1 为“国家是美国”，用”美国”表示。4. “criteria_range2”表示条件 2 的范围，本例中条件 2 的范围为“报名人数”列，用“C4:C11”表示；“criteria2”表示条件2，本例中条件2为“报名人数超过20人”，用”20” 表示。5. 最后得出美国报名人数超过 20 人的城市数的结果，如下图所示。技巧十九：AVERAGEIF 函数的运用该函数解决了在设定条件情况下求平均值的问题。例如：需要计算美国报名人数的平均值。操作步骤：1. 选定单元格，输入函数。AVERAGEIF 函数的格式为：AVERAGEI

18、F(range,criteria,average_range) 2. “range”表示条件的范围，本例中条件的范围是“国家”列，用“A4:A11”表示。3. “criteria”表示条件，本例中条件为“国家是美国”，用”美国”表示。4. “average_range”表示所需求平均值的数据，本例中为“报名人数”列，用“C4:C11” 表示。5. 最后得出美国平均报名人数的结果，如下图所示。技巧二十：AVERAGEIFS 函数的运用该函数解决了在多条件情况下求平均值的问题。例如：需要计算北京薯片的平均销售额。操作步骤：选定单元格，输入函数。AVERAGEIFS 函数的格式为：AVERAGEIF

19、S(average_range,criteria_range1,criteria1,) 1. “average_range”表示所需求平均值的数据，本例中为“小计”列，用“G5:G16”表示。2. “criteria_range1”表示条件 1 的范围，本例中条件 1 的范围是“城市”列，用“B5:B16” 表示。3. “criteria1”表示条件 1，本例中条件 1 为“城市是北京”，用北京”表示。4. “criteria_range2”表示条件 2 的范围，本例中条件 2 的范围为“产品”列，用“C5:C16” 表示；“criteria2”表示条件 2，本例中条件 2 为“产品是薯片”，用”薯片”表示。5. 最后得出北京薯片平均销售额的结果，如下图所示。