采购管理总则.docx

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1、采购管理供应商流程图供应商资讯收集基本资料意问卷调查申请年 度 复 查实施调查不合格评 估合格列入合格名列采 购辅导实施交 货评 鉴淘汰不合格需辅导合格适当之奖励供应商管理制度 P852 供应商开发文件编号：GA01 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1 总则11制定目的为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。12适用范围本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。13权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 供应商开发程序21供应商开发权责（1） 采购部负责供应商开发主导工作。（2） 开发部负责供应商

2、样品的确认。（3） 品管部、生技部、生管部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。22供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式：（1） 各种采购指南。（2） 新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。（3） 各种产品发表会。（4） 各类产品展示（销）会。（5） 行业协会。（6） 行业或政府之统计调查报告或刊物。（7） 同行或供应商介绍。（8） 公开征询。（9） 供应商主动联络。（10）其他途径。23供应商问卷调查231问卷设计问卷设计由采购部主导，品管、开发等单位协助。设计应注意的事项有：（1） 依本公司需要设计内容及格式。（2） 应尽可能掌握、了解供应商的资讯。（3） 易于填写。（4）

3、 通俗易懂。（5） 便于整理。232供应商基本资料表应由厂商填写供应商基本资料表。该表包括下列内容：（1） 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。（2） 公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。（3） 设备状况。（4） 人力资源状况。（5） 主要产品及原材料。（6） 主要客户。（7） 其他必要事项。233供应商问卷调查表供应商问卷调查表，一般包括下列内容：（1） 材料零件确认。（2） 品质验收与管制。（3） 采购合同。（4） 请款流程。（5） 售后服务。（6） 建议事项。24供应商开发流程（1） 寻找供应商。（2） 填写供应商基本资料表。（3） 与供

4、应商洽谈。（4） 必要时作样品鉴定。（5） 供应商问卷调查。（6） 提出供应商调查评核之申请。25后续工作依供应商调查规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。3 附件附件GA01-1供应商基本资料表附件GA01-2供应商问卷调查表（范例）供应商基本资料表厂商编号： 年 月 日 名 称地 址法 人联系人电 话传 真E-mail网址公司概况资本额 万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年 月 日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额材料来源材料名称供应厂商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上

5、平均月薪主要产品名称比例名称比例主要客户名称比例名称比例 确认： 审核： 填表：附件GA01-2供应商问卷调查表（范例）供应商名称： 年 月 日 项目调查项目内容了解程度状况材料零件确认1您对开发部门样品确认流程是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解2您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解3您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？有保留 未保留 请求当面沟通了解品质验收管制1您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解23采购合同1贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？可以 不可以 需设法弥补23请款

6、流程1您对本公司的付款条件、手续是否了解？了解 不了解 请求当面沟通了解23售后服务1您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？品管 开发 采购 总经理23建议事项您对本公司的建议事项【注】本表由供应商填写。供应商管理制度 P861 供应商评鉴文件编号：GA03 版本号： 生效日期： 共 5页 第 页1 总则1 1制定目的为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。1 2适用范围仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。1 3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 供应商评鉴程序21

7、评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下（满分100分）：（1） 品质评鉴：40分。（2） 交期评鉴：25分。（3） 价格主鉴：15分。（4） 服务评鉴：15分。（5） 其他评鉴：5分。22评分办法221品质评鉴由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。（1） 计算：进料批次合格率=（检验合格批数 /总交验批数）100% （2） 评分： 得分 = 40进料批次合格率222交期评鉴由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：（1） 如期交货得分25分。（2） 延迟12日每批次扣2分。（3） 延迟34日每批次扣5分。（4） 延迟56日每批次扣10分。（5） 延迟7日以上不得分。

8、本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。223价格评鉴由采购部供应高之价格水准评分，方式如下：（1） 价格公平合理，报价迅速：10分。（2） 价格尚属公平，报价缓慢：8分。（3） 价格稍微偏高，报价迅速：6分。（4） 价格稍微偏高，报价缓慢：3分。（5） 价格甚不合理或报价十分低效：0分。224服务评鉴2241抱怨处理评分 由品管部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：（1） 诚意改善：8分。（2） 尚能诚意改善：5分。（3） 改善诚意不足：2分。（4） 置之不理：0分。224.2 . 退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分：

9、（1） 按期更换 ：7分。（2） 偶尔拖延：5分。（3） 经常拖延：2分。（4） 置之不理：0分。225其他评鉴由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨， 予以评分，满分5分。23评鉴办法（1） 供应商之评鉴每月进行一次。（2） 将各项得分汇入供应商评鉴表，并合计总得分。（3） 每半年平均一次厂商得分，计算方式为： 半年平均得分=每月得分总和 / 评鉴月数 24 评鉴分等供应商评鉴等级划分如下：（1） 平均得分90.1100分者为A等。（2） 平均得分80.190分者为B等。（3） 平均得分70.180分者为C等。（4） 平均得分60.170分者为D等。（5） 平均得分60分

10、以下者为E等。25评鉴处理（1） A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。（2） B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。（3） C等厂商为合格厂商，由品管、采购等部门予以必要之辅导。（4） D等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。（5） E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。（6） 被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。3 附件附件GA03-1供应商评鉴表供应商评鉴表 年 半年厂商名称厂商编号地 址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见： 主管： 采购：

11、主管： 品管：采购流程图采购管理制度 P871 采购计划与预算文件编号：GB01 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1 总则11制定目的为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。1 2适用范围本公司每年度之采购数量计划资金预算，除另有规定外，悉依本规章处理。1 3权责单位（1） 总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 采购计划编制之规定21采购计划的作用编制采购计划有下列作用：（1） 预估用料数量、交期、防止断料。（2） 避免库存过多、资金积压、空间浪费。（3） 配合生产、销售计划之达成。（4） 配合公司资金运

12、用、周转。（5） 指导采购工作。22采购计划之编制221销售计划（1） 公司于每年年底制订次年度之营业目标。（2） 业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。222生产计划（1） 生管部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划。（2） 物控人员根据生产预测计划，BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。（3） 各单位根据年度目标，生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。223采购计划（1） 采购部汇总各种物料、物品之需求计划。（2） 采购部编制次年度采购计划。224采购计划编制注意事项采购计划要

13、避免过于乐观或保守，应注意的事项有：（1） 公司年度目标达成可能性。（2） 销售计划、生产计划之可行性和预见问题。（3） 物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。（4） 物料标准成本之影响。（5） 保障生产与降低库存之平衡。（6） 物料采购价格和市场供需之可能变化。3 采购预算编制规定31一般原则（1） 采购预算分为用料预算与购料预算。（2） 财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。（3） 本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。（4） 购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均

14、采购单价之95%计算）。32用料预算（1） 物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。（2） 用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。（3） 同类物料不必细分（如不同颜色之塑料米）而以总用量预算。（4） 物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。（5） 财务部负责汇总工作。33购料预算（1） 采购部负责次年各购料预算明细之编列。（2） 购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。（3） 购料预算应以付款月份为编列依据。（4） 购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标。

15、（5） 购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。4 附件附件GB01-1材料采购计划附件GB01-2采购现金预算表附件GB01-1材料采购计划 NO：材料名规格单位全年采购量 单价金额每 月 采 购 计 划1月2月3月4月5月6月7月8月9月数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额 日期：批准/日期： 审核/日期： 编制：采购现金预算表序号物料类别一月二月三月四月五月六月七月八月九月新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期确认： 审核： 填表： 采购管理制度 P871 定购采购流程

16、文件编号：GB03 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1、总则1 1制定目的为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。1 2适用范围本公司物料、零件之订购、采购管理业务。1 3权责单位（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 请购规定21请购的提出22请购核准权限221国内物料采购核准权限222国外物料采购核准权限23请购的撤消（1） 已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购部了解，必要时应先口头知会采购部。（2） 请购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章。（3）

17、 采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。（4） 未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作。3 采购规定31采购方式本公司采购方式一般有下列几种：（1） 集中采购（2） 合约采购（3） 一般采购除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。32国内采购作业规定321询价、议价（1） 采购人员接获核准后之请购单，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（2） 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。（3） 专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。（4） 采购议价采购交互议价之方式。（5） 议价应注意品质、交期、

18、服务兼顾。322呈核及核准（1） 采购人员询价、议价完成后，于请购单上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。（2） 标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。（3） 采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，再呈总经理核准。323订购作业（1） 采购人员接获经核准之请购单后，应以订购单形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。（2） 若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。（3） 采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。324验收与付款（1） 依相关检验与入库规定进行验收工作。（2） 依财务管理规定，

19、办理供应商付款工作。33国外采购作业规定331询价、议价参照国内采购作业方式进行。332呈核及核准参照国内采购作业方式进行。333订购作业（1） 采购部接获核准之请购单后，应以订购单形式向供应商订购物料，并以传真或E-mail形式确认交期。（2） 需与供应商签订长期合同者，应事先办妥相关事项，并呈核示。4 附件附件GB03-1订购单订 购 单 NO： 日期： 请购单号厂商编号地址电话订购内容项次物料名称料号单位订购数量单价金额交货日期 数量123456合 计合计金额（大写）万 仟 佰 拾 元交货地点交易条款一、 交期承制厂商须依本订单交期或本公司采购部以电话或书面调整之交货期，若有延误，每逾一

20、日扣该批款的 %。二、 品质1 依照图纸要求。2 进料检验：依MIL-STD-I05D II抽样检验，AQL依本公司规定。三、 不良处理1 经检验后之不合格品，应于三日内取回，逾时本公司不负责。2 如急用需选别，所产生之费用，依本公司之索赔标准计费。四、 附件1产品图纸： 张2检验标准： 份总经理经理课长承办人承制厂采购管理制度 P885 采购价格管理文件编号：GB04 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1 总则1 1制定目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。1 2适用范围各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。1

21、3权责单位2 价格审核规定21报价依据开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。22价格审核（1） 供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。（2） 采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。（3） 采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。（4） 采购部主管审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。（5） 副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。23价格调查（1） 已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。（2） 本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息

22、，以利采购部比价参考。（3） 已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以单价审核单形式重新报批，且附上书面之原因说明。（4） 单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。（5） 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。3 采购成本分析31成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：（1） 直接及间接材料成本。（2） 工艺方法。（3） 直接及间接人工成本。（4） 制造费用或外包费用。（5） 税金。32成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析：（1） 新材料无采购经验时。（2） 底价难以确认时。（3） 无法确认供应商报价之合理

23、性的。（4） 为提高议价效率时。33成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：（1） 由供应商提供。（2） 由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。34成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：（1） 确认设计是否超过规格要求。（2） 提出改善建议并检讨。（3） 检讨加工方法、加工工程。（4） 选定最合适之设备、工具。（5） 就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。35成本分析注意事项（1） 利用自己或他人之经验。（2） 应用会计查核手段。（3） 提高议价技巧。采购管理制度 P890 采购品质管理文件编号：GB05 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1、总则1

24、 1制定目的规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。1 2适用范围本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。1 3权责单位（1） 品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 采购品质管理规定21文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：（1） 订购物料之规格、图纸、技术要求等。（2） 产品技术精度、等级要求。（3） 各种检验规范、标准或适用规格。22合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：（1） 经

25、本公司供应商调查，列入合格供应商名列。（2） 经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上。（3） 同业中之佼佼者。23品质保证之协定物料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：（1） 供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。（2） 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。（3） 供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。（4） 供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。（5） 接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。24进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，

26、主要包括下列几项：（1） 确认订购单（2） 确认供应商（3） 确认送到日期（4） 确认物料的名称与规格（5） 清点数量（6） 品质检验（7） 处理短损（8） 退还不合格品对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。25品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：251处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要

27、求为依据。252国内采购物料退货与索赔（1） 拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。（2） 采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3） 订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（4） 确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（5） 退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。253国内采购其他索赔规定（1） 由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。（2） 破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。（3） 因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。

28、254国外采购物料退货与索赔因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：（1） 要求供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。（2） 退货或补运之费用由供应商负责。（3） 由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。255国外采购其他索赔规定（1） 发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔。（2） 发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔。（3） 发生短装情形，向供应商索赔。3 附件附件GB05-1损失索赔通知书损失索赔通知书 NO： 公司：本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货品： ，因贵公司产品 品质不良 交期延迟，造成本公司蒙受 元的损失，兹检附：损失计算表 份；品质检验

29、报告 份；本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。由其他货款中扣除以现金支付顺颂 商祺！ 股份有限公司 采购部 年 月 日 采购管理制度 P895 采购交期管理文件编号：GB06 版本号： 生效日期： 共 页 第 页1 总则1 1制定目的为了确保购用物为之交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本规章。1 2适用范围本公司采购之物料的交期管理，除另有规定外，悉依本规章执行。1 3权责单位2 交期管理规定3 1确保交期的重要性交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目

30、标。2.1.1交期延迟的影响交期延迟造成的不良影响有以下方面：（1） 导致制造部门断料，从而影响效率。（2） 由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。（3） 由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。（4） 由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。（5） 断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。212交期提前太多的影响交期提前太多也有不良之影响，主要有：（1） 导致库存成本之增加。（2） 导致流动资金周转率下降。（3） 由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。22交期延迟的原因221供应商责任因供应商责任导致交期延误的状况：（1） 接单量超过供应商的产能。（2） 供应商技术、工艺能力不足。（3） 供应商对时间估计错误。（4） 供应商品质管理不当。（5） 供应商经营者的顾客服务理念不佳。（6） 供应商欠缺交期管理能力。222采购部责任因采购部责任导致交期延误的状况：（1） 供应商选定错误。（2） 业务手续不完整或耽误。（3） 价格决定不合理或勉强。（4） 下单量超过供应商之产能。（5） 更换供应商所致。（6） 付款条件过于严苛或未能及时付款。（10）其他因采购原因所致的情形。223其他部门责任因采购以外部门导