公司标准采购作业细则.doc

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1、公司标准采购作业细则 公司标准采购作业细则 第一条 采购部门 依所采购材料不同分由不同部门负责。 1常备材料和订货生产用料由_部门负责； 2预备材料由_部门负责； 3其他用料由_部门或_部门负责。 第二条 采购单 1采购经办人员应根据各部门提交的用料计划，参酌库存情况开立采购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后根据采购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“采购单（内购）（外购）”附”采购案件寄送清单”送采购部门。 2采购单的撤销 采购案件的撤销应立即由原采购部门通知采购部门停止采购，同时于“采购单（内购）”或“采购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳

2、记及注明撤销原因。 第三条 采购作业方式及作业处理期限 1除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购和长期报价采购。 2采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。 第四条 采购作业处理流程 一、境内采购 境内采购由国内采购部门负责办理。其具体处理流程如下： 1询价、比价、议价 （1）采购经办人员接获“采购单（内购）”后应依采购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 （2）对于厂

3、商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 2呈核及核决 采购经办人员询价完成后，于“采购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依采购核决权限呈核。 国内采购核决权限规定如下： 原物料： （1）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。 （2）采购金额预估在_万元至_万元者，由_核决。 （3）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。 财产支出： （1）采购金额预估在_万以下者，由_核决。 （2）采购金额预估在_万至_万元者，由_核决。 （3）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。 总务性用品： （1）采购金额预估在_万以下者

4、，由_核决。 （2）采购金额预估在_万至_万元者，由_核决。 （3）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。 附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。 3订购 采购经办人员接到经核决的“采购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。 4进度控制及事务联系 （1）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以”采购进度控制表”控制采购作业进度。 （2）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送采购部门，依采购部门意

5、见拟订对策处理。 5整理付款 （1）物料管理部门应按照已办妥收料的“采购单”连同“材料检验报告表”送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。 （2）短交应补足者，采购部门应依照实收数量，进行整理付款。 （3）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 二、境外采购 境外采购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。其具体处理流程如下： 1询价、比价、议价 外购部门依“采购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，应向三家以上供应厂商询

6、价、比价或经分析后议价。 2呈核及核决 （1）比价、议价完成后，外购部门应填制“采购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送采购部门依采购核决权限核决。 （2）核决权限：采购金额以CIF美元总价折合在_万（含）以下者由经理核决；采购金额以CIF美元总价折合超过_元以上者由总经理核决。 3订购与合同 “采购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。 4进度控制及异常处理 外购部门应以“采购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。 5进口事务、关务 境外采购还涉及到进口的事务和关务，负责人需根据相关法律规定完成以下流程，具体包括：进口签证前（

7、“采购单（外购）”核准后）的专案申请；进口签证；进口保险；进口船务；进口结汇；税务；修改输入许可证、信用状；装船通知和提货文件的提供；进口报关；报关进度控制以及公证等。 6索赔 （1）外购部门接到收货异常报告时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。 （2）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。 （3）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。 7退货或退换 （1）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。 （2）复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。 （3）退换的材料进口时依本节有关规则办理。 第五条 价格及质量的复核 1价格复核与市场行情资料提供 采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。 第六条 附则 本办法经_核准后实施，增设修订亦同。 本办法最终解释权归本公司。 第 7 页 共 7 页