04档案管理规程.docx

《04档案管理规程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《04档案管理规程.docx（5页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、04档案管理规程司 福建柘参种业有限公司 GLP 文件 文件名称 档案管理规程生效日期编号 SMP-WJ-004-00 页次 第 1 页 共 2 页 替代起草部门 质量部 起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期分发部门 综合部 质量部 生技部 研发部 种植基地 加工车间1 目的为保证档案的完整与平安，强化档案管理，特制定本规程。2 范围适用于公司各项生产经营活动中所形成的全部档案的管理。3 职责档案管理员对实施本规程负责，行政部负责人负责监督检查，质量部负责人负责抽查执行状况。4 内容 ：4.1 依据中华人民共和国档案法和科技档案工作条例、制药档案管理方法并结合本司实际状况，特

2、制定本规程。4.2 在总经理的干脆领导下，以集中统一管理为原则，对企业档案工作实行统筹规划，组织协调，统一规程，监督和指导。4.3 仔细学习贯彻档案法和档案实施方法等法律法规，严格对本公司各部门在工作活动中形成的文件材料进行收集、积累、整理、归档。4.3.1 文件材料的形成、积累和归档 4.3.1.1 凡是记述和反映企业生产、科研、基本建设、经营管理、物资供应等方面形成的文件材料（包括图样、胶片、录音带、照片、报表实物、文字材料等）是企业在生产经营活动的真实记录，均属归档范围，各部门必需做好积累、整理和移交归档工作。4.3.1.2 各部门与档案室进行移交工作时，应有移交文件书目清单，由移交人与

3、被移交人双方签字，保存。归档的文件材料应符合完整、精确系统的要求，能准确地反映真实内容和历史过程，档案材料字迹线条清楚、纸质优良、要用碳素墨汁或耐退色蓝墨水书写，禁用圆珠笔、复写纸书写材料、粘贴装订，应清除金属物，符合档案技术爱护要求，延长档案的运用寿命。4.3.1.3 档案必需分门别类进行系统整理，按其自然形成规律和内在有机联系、整理排列上架入柜，并依据档案类别编号、按排列依次建帐。4.4 档案保管要符合档案爱护技术要求 4.4.1 档案管理人员要仔细执行档案库房管理规程，做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害气体生垢和防污染等平安措施。4.4.2 定期对档案进行清点检查，检查档案是否完整

4、、精确，账目与实物是否相符，保管文件是否符合要求，对破损或载体变质的档案应刚好补修和复制，室藏档案移交账目时应依据状况轻重处理，帐款要落实，如有遗失应查明缘由。4.5 档案借阅和利用 4.5.1 本企业各部门干部职工因工作须要查阅本职范围内的档案资料，应经主要领导或分管领导签字批准后方可查阅。4.5.2 档案资料原则上不外借，确因工作特殊须要外借，应经主要领导批准后，办理外借手续方可外借，借外时间一般在一周内归还，如须延长应办理续借手续，但是外借不得超过一个月，到期不还，档案管理人员有权强制归还。4.5.3 借阅机密配方及档案资料，须持主管领导签字并经主要领导批准后方可借阅副本或复印件，肯定不

5、能供应原件或底稿。4.5.4 外借档案资料必需当面清点验收后办理外借手续，归还时也应查验清点无误后，办理注销手续。4.5.5 借阅的档案资料要严加爱惜，任何人不准私自由档案资料内涂改、折叠、剪贴、拍照、划线等，不准抄摘密级档案内容，确因工作须要应经领导批准摘抄在专用保密手册上，须要复印时须经领导批准统一复印登记后运用。4.5.6 档案人员应开展档案开发，主动做好供应利用工作。4.6 档案保密工作 4.6.1 仔细贯彻执行保密法加强保密观念，严守党和国家企业隐私。4.6.2 档案工作人员应遵守国家有关保密的规定，保证档案肯定的平安，档案工作人员和利用者不得向外泄露档案室保存档案的位置、内容、数量

6、等状况，不得携带档案材料出入公共场所。4.6.3 室内绝密、机密的档案资料要加强管理单独存放，凡需查阅必需经分管领导批准，限定在综合档案室内查阅。4.6.4 凡泄露档案机密的人员，依据其情节轻重赐予指责教化或处分，后果严峻的要追究法律责任。4.7 档案的销毁 4.7.1 过期及废止的档案按GMP 文件管理规程中要求，由档案管理员填写文件销毁单，经行政部及质量负责人审核后，交企业负责人批准，申请销毁。销毁时应有 QA 人员在场监督，销毁记录一式二份，一份由档案室保存，一份交质量部存档。4.8 其它 档案工作员调动工作时，必需在办理移交手续后方能离开岗位，并把移交手续报送当地档案行政管理部门备案。