集团采购.doc

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1、鞍山晋丰达农牧集团统一集团采购制度（暂行）第一章 总则第一条 为建立和完善物资采购管理制度,做到管理科学化、手续正规化，特制定本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适用于集团公司大宗原材料、包装物料、辅助材料、机械备件、电器备件物资及非生产设备的采购管理。第三条 集团采购部负责大宗原材料和包装物料、辅助材料、机械备件、电器备件采购预算、供应商选择、档案和合同管理、采购实施、到货检验跟踪、不合格品处置和督促财务应付账款。第三章 职责权限第四条 本制度规定的订货采购工作由集团采购部负责。第五条 集团公司稽核办对集团采购部经济活动具有监督和审查的权力。第六条 财务部对集团采购部所采购物资的票据具有审

2、核权力。第七条 其他部门对采购物资具有按照流程履行申报、支领和验收的权力。第八条 集团采购部的权限。一、负责采购方式设定。二、代表集团公司选择、评估、确定合格供应商并对外签署采购合同。第四章 范围第九条 物资分类 一、大宗原材料类：毛鸡、玉米、豆粕生产原料和水泥、沙石等土建材料。 二、辅助材料类：办公用品类、劳保类、工具类、五金类、润滑油脂类、电工电料类、杂品类、燃油类、建筑材料类、汽车配件类、水暖类等。三、机械备件：化验备件、通用备件、自制备件、标准备件、其他备件。四、电器备件：电器原件、电器仪器仪表、其他备件等。第五章 物资需求及采购计划业务流程第十条 申报需求计划一、大宗原材料采购计划的

3、制定及审批流程。年度计划：生产部、集团基建设备部等部门每年12月15日前申报下年度的大宗原材料、包装物料需求计划。（一）大宗原材料月进货量根据库存及消耗量确定，生产部对所需原材料、常规包装物料等月进货用量，需每月1日前以书面形式通知集团采购部进行采购。（二）大宗原材料月份采购计划审批流程：各部门提出正常采购、改扩建采购计划、实施方案及物品采购计划单-采购员货比三家询价、报价-集团采购部部长审核-集团公司总经理审批-采购员采购。二、辅助材料需求计划的分类及审批流程（一）月计划：各部门于当月26日-30日前将本部门下个月的物资需求计划书面形式申报或录入物资采购系统。由集团采购部计划员（内勤）根据物

4、料库存量和需求量汇总编制采购计划。对于订货、加工周期较长的物资，要求使用处室提前提报计划。审批流程：低值易耗品、办公设备（有书面报告报公司所属办公室）需求计划-采购员货比三家询价、报价-集团采购部部长审核-集团公司总经理审批-采购员采购。其他材料需求计划：同上（二）追加计划：每月追加计划（包括急用计划）不超过两次（特殊情况另议，总经理裁决），否则追究申报部门责任。审批流程：追加需求计划审批流程与月需求计划审批流程一致。（三）急用计划：由各部门提出书面申请，要注明使用时间、用途和原因，经各部门负责人签字批准，总经理审核后交集团采购部采购。（总经理不在时，指定负责人签字或电话申报总经理后，总经理通

5、知集团采购部采购，待总经理回来后补签）（四）零星资产购置计划：审批流程与月需求计划审批流程一致。经过审批后，申报列入固定资产零星购置计划。注：根据采购程序和制造周期需要，需求计划须按如下时间提前申报，（零星资产购置计划不列入考核次数）。1、须订制的配件，需求计划的提前申报时间： 提前天数制造天数+运输天数+10个工作日2、定型产品需求计划的提前申报时间： 提前天数运输天数+7个工作日审批流程：零星资产购置计划审批流程与月需求计划审批流程一致。第十一条 采购计划编制录入及审批流程集团采购部计划员（内勤）汇总生成采购计划-集团采购部部长审核-总经理审批。计划员汇总审批时间在每月月底前完成。第十二条

6、 采购计划审核计划员（内勤）收到手写或（网上）采购计划或书面急用采购计划后，首先审核计划的规范性。一、名称、分类是否准确；二、规格型号、品牌是否规范；三、到货时间是否可实现。其中：（一）审核不合格时立即标明原因后退回，由计划员（内勤）重新下达。 （二）审核合格需求计划立即纳入采购计划实施采购。第六章 供应商的选择、评价、洽谈合同订单审批流程第十三条 大宗原材料供应商的选择确定一、每半年进行一次招议标。通过招议标从价格上确定中标供货商。对新中标的供应商，集团采购部将组织专人（采购、质检人员），对其产品的质量、供货能力、运输能力、供货渠道、产品储量、信誉等进行考察，对考察合格的供应商，由集团采购部

7、形成正式考察报告，经生产部签字审核（由生产部出具检验报告），报集团公司稽核办审批通过后，方可确认为合格供应商并签订供货合同。在招议标期未满时，如有新的供货商要求供货，则也按考察报告的要求，对其进行考察后，确定其是否为合格供应商。（供应商的相关企业资质等证照复印件及其相关信息、签订的合同必须建立档案管理，由内勤负责）二、材料供货紧张时供应商的确定。当货源紧张时，集团采购部会同生产部，对供货商进行资质、价格、质量、供货能力、运输能力、供货渠道等进行考证筛选，形成正式报告，经生产部签字审核，报集团公司总经理审批，监审备案，实行紧急采购，10日内补签合同。第十四条 大宗材料价格的确定在合同执行期内，如

8、遇价格波动，集团采购部根据市场情况，对价格进行认定并形成报告，由集团采购部签字报总经理审批，本报告由集团采购部、所属公司办公室、财务部留存备案，集团采购部以此做为入库结算的依据，财务部以此做为结算付款的依据。第十五条 合同的签订确定合格供应商后，集团采购部与供应商签订采购合同，采购合同金额在5万元以下的经集团采购部领导签字，经集团公司总经理审批后盖章生效。采购合同金额在5万元以上的经集团采购部领导签字，经集团公司监审人员稽核办审核、总经理签批后盖章生效。第十六条 大宗材料合格供应商评价一、集团采购部要及时掌握市场信息，根据采购物资的质量波动、环境影响、职业健康安全影响情况，对供方进行定期评价，

9、一般一年评价一次。根据相关信息建立供应商档案。二、物资供应处建立并保存合格供方档案作为选择和评定合格供方的依据，对于信誉好质量高、发货数量准确，能保证本集团公司有计划的均衡生产，有利于本集团公司资金运作的供方，可确定为下年度合格供方。三、集团采购部和生产部专业人员全面调查收集其质量活动、环境保护、职业健康安全有关的有效性证明文件和信息纳入合格供方档案。调查结果须形成书面报告以作为合格供方评定的主要依据。第十七条 辅助材料的采购集团采购部采购员负责选择供应商。一、根据采购价格管理制度购买单件2000元，或单批物资5000元的，必须签订供货合同或协议。采购合同手工审批流程：采购员询价、比价-确定供

10、货商-编制书面合同-集团采购部部长审核-总经理签批-盖合同专用章（合同或协议方可生效）二、根据采购价格管理制度不需签订合同或协议的业务（非合同型）。购买单件2000元，且单批物资5000元的，采购员经过比价、询价确定供货商，品牌、产地、价格及结算方式填写零星采购审批单-集团采购部部长审核-总经理审批后采购员依据零星采购审批单执行采购任务。 三、急用物资采购计划洽谈业务（与上述采购流程相同）急用物资采购计划由需求部门以书面形式报总经理审批签字-采购员询价、比价采购。 四、采购员月计划购买时间为每月3日24日。追加计划按需求处室要求的时间完成采购任务。第七章 材料验收入库第十八条 材料入库一、大宗

11、原材料的验收入库。大宗原材料的采购应与供方就质量验证方法达成协议,以验证进货的原材料是否符合合同规定的质量要求。采用进厂后验证的方式,以集团公司的质量结算单作为接收的依据，合同特殊约定的除外。验收不合格时集团采购部按合同约定执行，通常包括以下几种处理方式：A.电话通知供应商或采购人员去现场控制质量。B.扣款或减少供货量。C.暂停进货或限期整改。D.取消合格供方资格。以上措施经集团采购部领导审核。发现供方提供的产品质量不合格，并对集团公司生产的产品质量具有较大直接或潜在不利影响时，生产部可行使质量否决权，以质量通知单的形式发至集团采购部，对供方采取暂停进货，直至取消合格供方资格的措施。二、辅助材

12、料实物入库：库管员须依据合同审批单核准无误后方可接货入库。（一）正常情况：货物到厂后当天由采购员通知并组织保管员进行数量及质量的验收，技术含量高、专业性强的物资由申请部门组织验收。不合格的物资，由采购员负责退货或索赔处理问题，并将处理结果报上级有关领导。（二）急用物资入库：库管员以需求处室提报的有“加急”字样的书面计划为准，库管员方可接货。（三）票据入库、付款。发票已到的物资办理正式入库集团采购部采购员须依据合同审批单核对供货发票，并核对发票上物资名称、规格型号、数量、单价及金额是否相符，后手写或打印材料入库单，核算员核对后确认，机打一式三份（库管员、核算员、财务处各一联）。如不符需将发票退回

13、供货方重新开据发票。发票入库时间须在当月26日以前录入完毕。发票未到的物资需要办理暂估入库及暂估冲回。当月入库的物资，在26日之前供货方不能开据发票的，需由采购员办理暂估入库手续。以手写或计算机生成的材料入库单为准，打印一式三份（库管员、核算员、财务部各执一联）并办理暂估入库。当正式发票到达时，需在计算机上办理暂估冲回。由采购员负责手写或打印暂估冲回入库单一式三份（库管员、核算员、财务处各执一联），和正式发票一起办理入库手续。当月发票没有到达时，需在下个月1日在办理暂估冲回。由采购员手写或打印一式三份（库管员、核算员、财务处各执一联）。采购人员协同财务人员根据合同的约定履行付款义务。同一供应商

14、处购买单批物资总价低于2000元的，可以现金的形式支付，超过2000元的以支票、汇款、电汇、承兑等形式支付。特殊情况由总经理批准。付款单审批流程：集团采购部采购员-集团采购部部长总经理签批-财务部。第八章 材料的出库第十九条 出库一、大宗原材料的出库每日由生产统计员与大宗原材料保管员进行原材料消耗对账-对账无误后由生产人员将领料内容手写到领料单上-生产部经理审批-库管员确认出库-核算员核算二、辅助材料的出库计划内（外）领料：各部门内勤手写领料单-经各部门领导-库管员完成支领。物资出库单一式三份（库管员、财务处、领料部门各执一联），领料人签字。第九章 采购员报销第二十条 采购员将已验收入库的材料

15、发票后附入库单和入库验收单，并按照财务管理制度经集团采购部内勤核算和集团采购部部长审核后，发票交财务处进行签收、报销。大宗原材料按照采购合同约定进行付款。第十章 考核第二十一条 各部门月需求计划须在每月26-30日前完成，每延期一天减罚相关部门内勤、部门领导各50元/次。第二十二条 各部门每月限报两次追加计划，第三次减罚相关部门50元，第四次减罚相关部门100元，超过两次的临时计划视为下个月采购计划。对于正常的计划变更或领导指定的计划，可不予考核。第二十三条 各部门申报的需求计划须明确物资名称、规格、型号、数量、图纸，对有特殊要求的采购物资各部门应特别注明，因报计划有误使购买物资不能使用，造成

16、经济损失的责任部门扣除当月绩效工资。第二十四条 因计划错误而导致物资积压（超过3个月），减罚相关部门100元/次。第二十五条 验收部门未能及时验收，且在使用过程中（保质期内）出现质量问题，或经使用未达到预计寿命的，减罚验收部门和采购部门材料总价值各50%，给集团公司造成重大损失的，做为管理事故另行处理。第二十六条 燃油验收必须在库管员通知后及时验收，没有及时验收的减罚验收人50元/次，并视同合格。第二十七条 追加计划（包括急用计划）物资到货后两天内未支领的，减罚相关部门200元/次。第二十八条 集团采购部须在要求到货日期前将物资采购完毕（特殊情况除外），未在规定时间采购进厂并延误生产的，减罚集团采购部部长和采购员各200元/次，特殊情况需说明原因。 第二十九条 集团采购部必须按照采购价格制度，选择合同和非合同，如不按此执行，减罚100元/次。第三十条 集团采购部没有按照需求计划的规格型号采购的，购买的材料应及时更换，如无法更换造成的损失在物资供采购部部长和采购员当月绩效工资中扣除。第十一章 附则第三十一条 本制度由集团采购部解释。第三十二条 本制度自颁布之日起执行。