最新KC-COP-02记录控制程序(二级文件).doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateKC-COP-02记录控制程序(二级文件)大都(香港)有限公司大都(香港)有限公司大都工业有限公司文件编号： KC-COP-02版本号： A-0页次： 1 / 4记录控制程序受控制文件之首页文件种类 QM 质量手册 COP 程序文件 WKI 工作指导书 QTI 检验指导书 PO 生产订单 PDS 产品规范 OTH 其他. 更改记录有补充页跟着. 有 无版次更改通知编号

2、生效日期更改之撮要A-0N/A2005-12-18N/A受 控 状 态审 批职 位签 名日 期批 准总 经 理审 核管理者代表制 稿文控中心大都(香港)有限公司大都工业有限公司文件编号： KC-COP-02版本号： A-0页次： 2记录控制程序1. 目的 本程序目的是确定一套质量记录的管理办法, 以规定本公司质量记录的标识、贮存、保护、检 索、保存期限和处置所需的控制。 2. 范围 本程序适用于本公司质量管理体系之所有质量记录。 3. 参考文件 3.1 KC-COP-01 文件控制程序 4. 定义4.1 质量记录为了证实产品和过程符合要求以及质量管理体系有效运行，在质量管理体系运行过程中产生的

3、所有记录。4.2 记录对象 质量记录所描述的对象，可以是产品、过程或质量管理体系某一方面的内容。 5. 职责5.1 文控中心 5.1.1 制定及推行质量记录控制程序； 5.1.2 监察各部门的质量记录控制状况； 5.1.3 在需要情况下，更新质量记录一览表； 5.1.4 控制“质量记录一览表”所指定的质量记录。5.2 记录发出者 记录发出者是撰写记录的人，须确保： 5.2.1 记录内容客观，真正描述、反映记录对象的真实状态； 5.2.2 记录内容的目的性明确，与目的有关的内容应充分，与目的无关的内容则应简略； 5.2.3 记录的产生应及时，以便为下一步过程运作或采取相关措施提供依据； 5.2.

4、4 记录的可追溯性，记录应尽可能追溯到相关的记录对象； 5.2.5 记录格式应尽可能固定，字体清晰，不使用铅笔及其他易模糊、不稳定的书写工具。大都(香港)有限公司大都工业有限公司文件编号： KC-COP-02版本号： A-0页次： 3记录控制程序5.3 记录审批者负责审批所负责职能范围内的质量记录，以确保记录内容的符合性和格式的适用性，并保证记录在适当的地方正常存档，以及审批的记录副本或其结论能及时传送到使用处。5.4 记录控制者负责确保质量记录在有效期内得到有效保管，防遗失、损坏和非授权更改，对新收到的质量记录及时归档保存和传达，销毁过期的质量记录。5.5 记录使用者在收到分派的质量记录或其

5、结论，或相关必要措施指示时，及时采取相应行动，并将行动结果(必要时进行记录)反馈给上级控制处，以确保质量管理系统有序运作。 6. 程序6.1 总则 6.1.1 所有受控质量记录应尽可能使用固定的记录表格。记录表格的格式应在相关的程序文 件、部门工作指引或其他文件中规定或给出样本； 6.1.2 质量记录在发出前需由记录审批者审批，以确保质量记录内容的符合性； 6.1.3 除管理评审及内部审核等个别情况外，记录的审批者一般指部门负责人或其授权人； 6.1.4 部门负责人可以授权二级部门主管或本部门其他人员审批某类指定的质量记录，但这种 授权应是固定的而非临时的，并须发出相关授权文件给相关记录分传单

6、位； 6.1.5 各部门质量记录应有指定人员保管，使新产生的质量记录能及时得到归档保存和传达， 以及超过有效期的质量记录能得到处理。6.2 标识 6.2.1 记录控制者应将质量记录按类型保存于相应的文件夹，文件夹应按保存的记录类型作 相应命名或编号； 6.2.2 存放于同一文件夹的质量记录，必要时应根据具体内容、时间段等作区分标识并配以 编目，以方便查找时能快速定位； 6.2.3 记录发出者或记录控制者应对每份质量记录进行流水号标识，以方便检索和追溯相应 的记录对象； 6.2.4 质量记录的标识办法由各记录产生部门根据实际情况确定并形成文件，编号方法一般大都(香港)有限公司大都工业有限公司文件

7、编号： KC-COP-02版本号： A-0页次： 4记录控制程序为KC-FR- ZZZ XX（参考文件控制程序），流水号记录方式参考质量记录编码规则。6.3 贮存保管 6.3.1 质量记录由控制部门和分派部门分别保管，记录审批者有权根据实际需要增加分传单位； 6.3.2 各质量记录保管部门应指定人员负责质量记录的收集、归档、传达等工作； 6.3.3 质量记录的贮存期限在质量记录一览表上予以规定，超过保存期则各保管部门的记录控制者负责销毁； 6.3.4 质量记录应安排适宜的贮存设备和环境，一般应将记录存放于文件夹，再将文件夹存 放于文件柜，贮存环境应能确保记录在保存期内不变质和受损。 6.3.5

8、 质量记录每年年底集中进行整理，当记录保存期满无保存价值时，由部门负责人销毁。6.4 保护 6.4.1 需要较长时间(超过一天)才能记录完成或具有连续性的质量记录，记录期间应采取必 要的保护措施，避免遗失、损坏、遗漏或人员工作交接时出现间断等情况； 6.4.2 非本公司人员查阅相关质量记录时，需经管理者代表同意； 6.4.3 记录控制者需确保非经记录审批者同意，不许任何人员更改已经审批存档的质量记录 的任何内容；6.4.4 记录审批者需确保任何经其同意更改的质量记录的相关副本均应同时得到更改，并在 更改位置签名和让相关人员知道更改的原因和内容。6.5 记录的处置 6.5.1 质量记录的处置应由记录审批者安排执行； 6.5.2 质量记录的处置一般包括以下几种情况： 6.5.2.1 证明并传达产品或过程的符合性，使下序过程、新过程开始运作； 6.5.2.2 证明并传达产品或过程存在的问题，由此产生纠正、预防等控制行动； 6.5.2.3 进行统计或其他处理，由此产生新的、更上一层次的质量记录。 6.5.2.4 其他任何适宜情况。 7. 附件及记录7.1 质量记录一览表-