酒店应收账款管理制度.doc

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1、Internal Correspondence部门 Dpt.:管理部号 No.:包凯宾酒店发201421号致 To:酒店各部门发出 From:管理部抄送 Cc:总经理日期 Date :2014年10月23日内容Subject: 关于下发凯宾酒店应收账款管理制度通知 为进一步规范应收账款日常管理和健全客户信用管理体制，加快收款资金回笼，提高风险防范能力，加强对挂账单位信用管理，避免呆、坏账发生，特制定本规定。一、成立客户资信评定小组客户资信评定小组成员由总经理、管理部经理、营运部经理、餐饮部经理、客房部经理、前厅经理、财务部经理、财务部财务主管组成，由总经理担任组长，小组职责：1、每年第四季度对

2、当年度所有协议挂账单位资信情况进行重新评定，决定继续给予或拒绝客户信用，会议由总经理召集。2.审核销售部门提出新增协议挂账单位资信。协议签订由销售部门提出书面申请，申请时须附该客户工商营业执照、税务登记证、法人身份证等有效证件复印件并加盖公章报审。3、汇总协议挂账单位，报经各级分管人员及总经理批准后由销售部门签订协议。销售部应将已签订协议原件送至财务部，由财务部发文通知各营业点。4、判定对逾期超过三个月未收回款项是否按照法律程序处理并提请批准。5、财务部应建立客户档案，进行有效信用评估和跟踪记录，从开发新客户到维护老客户，销售员及经办业务各级管理人员都应全面了解客户资信情况，选择信用良好客户给

3、予授信。除每年第四季度对年度协议单位资信情况进行评级外，该小组将根据业务需要不定期举行会议。二、挂账单位信用等级评估标准 客户信用等级评估是为了加强信用控制，并为客户分析提供依据。信用等级评估，以客户公司规模和财务状况为核心，根据客户上一年度消费能力和付款记录进行评定，同时结合各单位实际情况及潜在风险进行分析。信用等级为A、B、C三个等级，A级为无须提供保证金，即可给予一定授信额度，如政府、大型国企等；B级为需缴纳一定保证金或不缴纳保证金给予金额较小授信额度，如信用好、消费能力高、有提升为A级潜质外资企业、民营企业等；C级为不予授信。（一） 新协议单位评估步骤：1、销售部收集客户营业执照、法定

4、代表人身份证、国地税税务登记证、组织机构代码证等相关资料复印件并加盖公章。2、了解客户财务实力和财务状况，了解客户在其他酒店实际付款记录，是否按期如数付款。3、销售部门填制客户信用申请表（申请表中，须标注新、老客户）营运部评估财务部财务主管评估审核财务部经理复核财务经理审批总经理审批4、销售部凭手续齐全申请表方可及客户签订挂账协议。5、申请表原稿及挂账公司协议原件于协议签订次日一起交财务存档。（二）老顾客年审评估步骤：1、销售部需于挂账协议到期前一个月，提前办理老顾客评估工作，保证挂账协议延续性。2、销售部门填制客户信用申请表营运部评估财务部财务主管填制客户历史记录并进行评估审核财务部经理复核

5、财务总监审批总经理审批 3、销售部凭手续齐全申请表方可及客户续签挂账协议。4、申请表原稿应及挂账公司协议原件于协议签订次日一起交财务存档。三、挂账单位信用条件1、挂账单位均应是经客户资信评定小组评估后可授信或续签，且及销售部签订协议客户。2、所有挂账消费账单，必须经协议单位有效签单人签字确认或须附挂账单位付款确认函（正本）。协议挂账单位消费时手续不齐全，经酒店销售代表同意后予以挂账，视同临时挂账，消费挂账须具备完整书面手续，如传真件、订房单、合同和经有效签单人具备完整书面手续，可以为今后催讨应收款提供合同依据。3、挂账协议客人消费签单时，各营业点应认真核对签名字样及相应单位名称。若因各营业点工

6、作疏忽造成账款无法收回，酒店按呆、坏账处理方法追究责任人责任。4、销售部销售代表和前厅、餐饮、财务及管理部、运营部部门经理及总监以上人员因营销工作需要，可以为客户临时挂账提供个人担保。凡为客户提供挂账担保个人，必须亲自到收银点确认并在账单上签字，如因特殊原因无法亲自到总台签字，可电话先告之，过后再主动补签。否则，各收银点有权拒绝担保。5、如大型会议、宴会，销售部或餐饮部须及客户签定正是有效协议，并提供会议、宴会有效签单人字样。同时签定协议时须付所有消费金额50%（销售部门可根据客户规模情况核定预付金额，但最少不低于30%）保证金，并保证在会议、宴会结束后7天内结清剩余款项。会议流程及其主要关注

7、点：项目经理签定合同（盖章）书面至财务部（签合同当天）项目经理下MEMO至相关各口财务及项目经理跟进定金或预付款到账情况会议入住前台建账生产消费（前台应妥善保管各种消费单据、各消费点消费统一挂会务组指定房账）前台及客人核对账务退房结账（合同约定离店后付清，财务及项目经理跟进尾款支付情况）。6、销售部门在销售协议签订后一个工作日内，须将销售协议正本送交财务部。四、挂账单位信用期限及个人临时担保额度1、协议单位：企业、事业单位（本地）信用期为一个月。特殊情况须报客户资信评定小组审批后签订执行。（1）信用期：协议单位消费次月属于信用期内。（2）逾期：指协议单位已超过一个月信用期限，按报表时间分为逾期

8、1个月、2个月、3个月、3个月以上。2、个人临时担保（包括前台退房未结账）：临时担保欠款原则上应于7天内收回，信用期最长不得超过15天。 个人临时担保额度表人 员单笔金额月累计金额备注各部门经理级以上人员20005000营业部销售代表100030003、财务部根据各销售员临时担保情况，每半个月公布一次个人临时担保情况。超过担保额度则停止临时担保权限；待款项收回则恢复个人担保权限（为协议单位客户提供担保不在临时担保额度内）4、所有客账须离店即结，收银员不得压单不结或延日结账。五、前台信用管理1、宾客办理入住登记时根据酒店规定押金收取标准向宾客收取（免押除外）。如宾客延期住宿或消费金额导致押金不足

9、时，应及时通知宾客补足押金，不允许超出限额；在适当情况下，总台可执行个性化服务（如上门收取押金）。2、会议、宴会、旅行社团体预付款由财务部根据协议条款向银行查询，并在款到当日通知销售部、餐饮部等相关部门。3、挂账协议单位有效签单人需为入住客人担保免押，必须由有效签单人亲自到总台在订房单上签字担保，如无法到场可通过有效传真件（盖单位公章）提供担保。4、销售部销售代表以上和前厅、餐饮部经理级及总监以上人员因营销需要可为客人入住提供担保免押，凡为客人提供免押担保个人，须亲自到总台确认并在订房单上签字，如特殊原因无法亲自到总台签字，可电话先告之，过后再补签；否则，总台有权拒绝担保。5、除有个人担保临时

10、挂账外，所有前台账原则上须离店即结，总台不得压单不结或延日结账。对于临时挂账及有特殊原因已离店未结清账项，总台应每天打印报表并说明原因上报财务部。6、由于相关部门操作失误，导致宾客已离店未结款项，则按酒店规定呆、坏账处理办法由相关负责人自行赔付。7、针对宾客故意逃账并未结账款，由前厅部报客户资信评定小组审批，按酒店规定呆、坏账处理办法进行处理。六、挂账单位收款管理1、财务部须认真审核每一笔挂账账单，保证每笔签单单据完整性和有效性，并根据不同单位建立应收款账户，每月底财务人员将核对好各单位应收账款余额报给销售部由其销售人员进行催收。2、凡个人担保临时账款，财务部在挂账后五个工作日内（遇节假日顺延

11、）将账单、发票整理好并通知相关担保人，担保人为该账款催收责任人，应确保在信用期（最长期限不得超过两个星期）内收回账款，财务部催帐员可协助其催收。个人临时担保若出现超过信用期限（2个月/1个月）未付款款项，将扣罚担保人效益工资，直至扣完为止，待收回该担保人员担保所有欠款后，再办理返还。3、协议单位应收账款由财务部负责对账，销售部对应销售员协调催收，对先开具发票后付款，对方须办理签收手续。信用员需对每月收款情况及客户意见进行收集、反馈，并以书面形式上报部门。对催帐过程中遇到困难，销售人员应积极协助予以解决。4、财务部在账款到账当日通知销售部，对于大笔款项及逾期收回款项应及时告知销售部，并在每月底编

12、制应收款账龄分析报告，报送相关部门。七、逾期账款催收1、对逾期账款追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位，原则由销售部负责，财务部协助催讨。财务部对已发生逾期账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实存在追讨困难单位，应立即上报客户资信评定小组，由客户资信评定小组成员根据客户实际情况商讨处理情况。2、若出现超过信用期仍未付款款项，催款员必须在每月20日前及挂账单位核实付款情况；若信用期超过一个月未收回，请销售部协助再次登门或电话通知公司经办人及相关负责人；超过信用期二个月未收回款项，必须以书面催款函通过传真或挂号方式通知挂账单位；超过信用期三个月

13、未收回款项由酒店客户资信评定小组通知销售员暂停公司挂账并申请进入法律程序。3、超过三个月以上逾期应收款须向财务总监及总经理提交书面报告，对于客观上已形成风险逾期应收款，须于款项发生六个月内以酒店名义通过法律途径追讨。八、信用问题客户管理财务部将根据挂账单位付款及消费能力情况，把逾期三个月以上客户报客户资信评定小组审核，经过评估确定处理方法：（1）对于收款风险较小客户给予继续签单消费，同时销售部和财务部应积极配合，一方面加强逾期款项催收力度，另一方面应重点给予关注及跟踪，视情况进行调整。（2）对列入黑名单客户应立即停止签单消费并通知各营业收银点，同时销售部和财务部应积极配合，将黑名单客户所欠款项

14、追讨回来。若追讨过程有问题则报客户资信评定小组批准，是否按法律程序处理。（3）各营业收银点若因疏忽或其他原因接受已被列入黑名单客户挂账而发生损失，酒店将追究相关人员责任。（4）对于已列入黑名单客户三年内不得申请授信。若特殊原因须重新申请授信客户，经审核后给予一年考察期，期满后进行评估后确定是否恢复授信。请各相关部门严格按此执行。原有关规定及本文相悖，均按本文执行。 附件：户信用申请表发文部门From:管理部 分管人Subsection leader:杜承泽 批准人Approval:总经理 附件：客户信用申请表申请目: 1）新客户申请 2）老客户年审销售填写信用申请资料 一、客户相关信息 名称:

15、 电话: 负责人:公司地址: 注册资本: 企业性质:1）事业单位 2）金融机构 3）国有企业 4）民营企业 5）外资企业 6）个人 客户经营情况: 客户信誉状况: 考评期限: 月均消费额: 二、客户申请额度及期限 申请信用等级:A级； B级； C级； 信用额度: 元 信用期限: 协议保证金: 其它注解: 申请人（销售代表）: 财务部填写（新客户无须填写）信用评估情况 三、客户历史信用情况 原信用等级:A级: B级: C级: 信用额度: 信用期限: 上年度总消费额: 月均消费额: 付款记录情况: 好 一般 拖款 拖欠期限: 年底付款情况: 财务部意见: 各级主管及领导审批意见信用等级批准额度批准期限销售人员部门经理财务经理财务总监总经理