黄河发电运营公司人事档案管理制度.doc

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1、黄河发电运营有限公司人事档案管理制度1.目的为加强公司人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔、使用人才提供依据，为公司积累档案史料，有效地为本公司人事工作服务,依据干部档案工作条例、干部档案整理工作细则，结合公司实际，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于黄河发电运营有限公司（以下简称公司）。3.职责3.1人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映员工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为公司人事工作服务。3.2人事档案材料形成部门和档案管理部门,必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织

2、人事制度等工作的政策、规定、收集材料，归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。4.内容4.1人事档案归档制度归档范围.1在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员情况登记表等材料。 .2自传和属于自传性质的材料。.3鉴定、考察、考核干部工作中形成的有关材料。民主评议干部的综合材料、 组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。.4审计工作中形成的有关材料。主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料。.5国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表，授予学位的

3、材料、学历证明书；培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料。.6评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料。专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表， 评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。.7创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。.8政审工作中形成的材料。调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明

4、、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。.9更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。.10党、团组织建设工作中形成的有关材料。（1）中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；优秀党员登记表、年终民主评议党员登记表（只归不合格党员评议表）；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组

5、织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；（2）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书。团员登记表，优秀团员事迹材料、退团材料；（3）加入民主党派的有关材料。.11表彰奖励活动中形成的有关材料。劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等各类审批(呈报)表； 先进事迹登记表、立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。 .12纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料。处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告、本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材

6、料；通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)、上级批复；离婚材料等。 .13干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料，干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级工资材料；退(离)休审批表等材料。.14考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料。报考登记表和录用审批表、考察材料、聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。.15办理工资、待遇等工作中形成的材料。转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表，提

7、职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。.16办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料。因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。.17党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料。代表登记表、委员简历、政绩材料等。.18健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。.19 办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正

8、常死亡的调查报告及遗书。.20其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。收集方法.1形成人事档案材料的部门，在材料形成后的一个月内，按要求将材料送交总经理工作部档案室归档。.2人事档案管理部门，应掌握形成人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机地向有关部门收集新形成的人事档案材料。.3人事档案管理部门，发现送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门按要求重新整理。形成人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。.4人事档案管理部门，应根据工作需要，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表、自传等，及时充实档案内容。归档要求4.1.3.1归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料要完整、齐

9、全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名、有形成材料的日期。4.1.3.2归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应由本人的签字。特殊情况下，本人未签字的，可由组织注明原由。.3人事档案材料的载体般应使用16K规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸等不规范的字迹材料。4.2人事档案联系、送交、工作制度按照中组部干部人事档案工作目标管理检查验收细则的要求，依据中组部干部档案工作条例制定

10、本制度。人事档案网成员与本单位档案工作网成员相同，各网员要按照公司制定人事档案归档制度的要求，收集人事档案材料并及时归档。档案网员在送交归档材料前，必须按照公司制定的人事档案归档制度中的归档要求，认真审核档案材料。对不符合归档要求的材料，各档案网员要及时联系材料形成部门或个人进行补办合格后方能归档移交。档案网员在送交归档材料时，必须一式两份填写“转递人事档案归档材料通知单”，并向接收档案材料的部门及时索要回执单。档案网员收集齐全档案材料后，应在一个月内，把归档材料送交人事档案管理部门，并形成制度。 人事档案管理人员，接到各档案网员送交的归档材料后，应及时将归档材料登记后归入个人档案。4.3人事

11、档案查阅制度查阅事由:.1凡对干部及员工考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、因公出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的；.2与他人案件有密切关系，而该干部、员工已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其档案取得证明材料的；.3编写党史、军史、地方史志等，一般不得查阅干部、员工档案，可直接向干部、员工本人采访。如该干部、员工已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传材料。查阅手续：.1凡查阅人事档案，应填写查阅人事档案审批表，由主管人事档案部门负责人签字并加盖公章后档案人员凭审批表提供档案。.2人事档案一般可供组织、人事、纪检部门的中

12、共党员、干部及各党支部正副书记查阅。.3外调人员查阅干部人事档案必须持有县团级以上组织、人事部门查阅干部档案审批表及外调函件，同时须有中共党员两人在场查阅。摘抄档案内容须经档案主管领导同意，加组织批语盖章后方可带出档案室，非中共党员查阅人事档案，须经是党员的主管部门领导批准授权后方可查阅。.4凡因入团、入党、入学、升学、参军、参加工作、进行政治审查等，需查阅其父母和亲属的情况时,一般只提供其父母和抚养其成长的亲属的政治面貌、现任职务、与本人的关系及有无因敌我性质问题而被杀、关、管等项内容。对于他们的政治思想表现情况等档案人员一般不予提供。注意事项.1查阅人事档案必须严格遵守保密制度和查阅规定，

13、严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违者应视情节轻重，予以批评教育，情节严重者给予纪律处分。属于假公济私者，按违犯中华人民共和国档案法处理。.2任何人不得到档案室私下询问、了解本人或他人的有关档案内容，如发生此类情况，档案人员拒绝答复。.3人事档案只在阅档室查阅，未经许可任何人不得将档案带离阅档室。.4查阅人事档案必须遵守下级不能查阅上级，同级不能查阅同级的原则，特殊情况需经部门负责人批准，仅提供所需部分，不得翻阅全部档案。.5不得查阅本人及其亲属档案。4.4人事档案转递制度转递人事档案或材料，必须有任免的文件、调动通知或联系函件、领导批件等文字依

14、据，否则，不能随意转出。转递人事档案应遵守下列规定：.1人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。.2转递的档案或材料，必须符合有关规定的要求，否则，接收单位有权拒收，以至退回原单位要求重新整理或补办手续。.3 转出人事档案材料，必须一次彻底转出，不能分批转，更不能有意积压或抽调其中的材料。档案转出后，要在一定时间内向发档单位索要收到档案回执单，逾期一个月未退回者，应写信催问，以防丢失。.4收到调入人员档案经校对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单退回发档单位。.5为使人事档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告

15、诉人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。档案管理人员应严格执行转递制度，当接到不归属管理的干部、员工档案及档案材料时，应及时退还发档单位，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转，确属查不到干部（员工）下落的档案，对有保存价值的档案材料可移交干部、员工原籍档案馆保存。4.5干部档案鉴别、整理制度按照中组部干部人事档案工作目标管理检查验收细则要求，依据中组部干部档案工作条例制定本制度。鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神以干部档案工作条例和干部档案材料收集、归档的有关规定等为依据，严肃认真地进行。鉴别归档材料的方法：.1审查材料是否属于所管干部、员工的材料及应归入干部、员工

16、档案的内容。发现有同名不同人、张冠李戴的或不属于干部、员工人事档案归档内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料可交文书档案转有关部门保存，组织不需要保存的，退还本人。无保存价值又不宜退还本人的，应登记报主管领导批准后销毁。.2审查材料是否齐全、完整，文字清楚、内容真实。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的材料，必须齐全；对头尾不清、来源及时间不明或内容与实际情况有出入的材料，要查明原因并加以说明后再归档，凡复查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。.3审查材料是否手续完备。凡规定需经组织盖章的，要有组织盖章；审查结论

17、、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签字或由组织注明已和本人见面；任免呈报表上须有任免职务的批准机关、批注时间和文号；因公出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。.4鉴别中发现有涉及干部、员工政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料或未办理完毕的材料，不能归档，应交有关组织处理。.5鉴别时，发现有关归档材料不全，要及时进行登记并收集补充。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。人事档案的整理工

18、作是档案建设的基础工作之一。它是将收集规定的每个干部、员工的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订立卷，并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。整理人事档案，均按干部档案整理工作细则和有关规定的要求，认真进行整理。整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。档案整理工作人员必须认真贯彻执行档案法、保密法和人事档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。要注意如下事项：.1在整理档案时，严禁吸烟和吃流质食物，以确保档案的安全。.2不得私自涂改，抽取或伪造档案材料。.3不得擅自处理或销毁档

19、案材料，整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后予以相应处理。.4在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。4.6人事档案检查核对制度按照中组部干部人事档案工作目标管理检查验收细则的要求和中组部干部档案整理工作细则制定本制度。人事档案材料在收集时，档案人员要先检查档案材料是否具备归档要求。人事档案整理装订工作结束后，档案人员要检查的内容如下:.1检查档案的卷内目录是否放在卷首，卷内目录的填写是否清晰、规范、卷面是否整洁，有无粘贴涂改现象，材料形成时间填写是否有误，材料份数和页码是否与卷内材料相符；.2检查档案分类标签与档案材料分类是否一致

20、，档案整理责任卡的填写是否齐全、准确,并是否放在卷尾；.3检查档案材料排列顺序是否与目录相符，层次清楚，全卷是否平坦且达到四边齐,是否有掉页、漏装、压字或损坏档案材料的装订现象,整理好的案卷，需验收合格后,方能入库；.4对档案库房的“七防”措施应定期进行检查，发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全；.5每年将员工花名册与库房档案柜存放的档案盒，全面核对一次,做到员工花名册中的人数与个人档案数一致。4.7人事档案保管与保护制度 根据安全保密、便于查找的原则要求，依据干部档案工作条例制定本制度。人事档案管理部门，要建立坚固的、防水、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜(或密集柜)。库房面积每千卷

21、需20至25平方米。库房内应设置灭火、去湿防虫、防光等设备。库房的防火、防潮、防蛀(鼠)、防盗、防光、防高温、防尘等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求：温度14-24，相对湿度45-65)。保管人事档案，要建立人事档案底册、接收人事档案登记册、转出人事档案材料登记册、缺少材料登记册、转递人事档案归材料通知单、收集人事档案材料登记册 等基本台帐和制度，做到每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。 人事档案管理部门，要做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。档案库房、档案人

22、员在整理提供利用档案时，严禁吸烟、吃流质食物，以防损毁档案。严禁任何个人私自保管他人档案，任何人不准携带人事档案材料进入公共场所。对利用档案材料营私舞弊的要视情节轻重，予以严肃处理。对违犯中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的要依法处理。 人事档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。为便于人事档案的保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工，加工方法按照中组部颁发的干部档案整理工作细则中第二十条的要求做。5.支持性文件5

23、.1中华人民共和国档案法；5.2中华人民共和国保守秘密法；5.3干部档案工作条例；5.4干部档案材料收集、归档的有关规定；5.5干部人事档案工作目标管理检查验收细则。6.相关文件、表格黄河发电运营有限公司人事档案管理部门十项职责。附件一： 黄河发电运营有限公司人事档案管理部门十项职责 第一项 保管人事档案，为国家积累档案史料； 第二项 收集、鉴别和整理人事档案材料； 第三项 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； 第四项 登记干部和员工职务、工资的变动情况；第五项 为有关部门提供人事的情况；第六项 做好人事档案的安全、保密、保护工作；第七项 调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导； 第八项 推广、应用人事档案现代化管理技术； 第九项 定期向档案馆（室）移交死亡人事的档案； 第十项 办理其它有关事项。