信息学院学生会公文写作培训手册.docx

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1、信息学院学生会公文写作培训手册 秘书部目 录第一章 公文概述 1.1什么是公文 -2 1.2公文写作的重要性 -2 1.3公文写作的写作原则 - 2第二章 好用类公文 2.1工作支配 -3 2.2策划书 -3 2.3建议书 -52.4工作总结 - 52.5通知 -6第三章 信息技术工程学院公文写作规范3.1文件名称及文件标题 -8 3.2页面设置 -8 3.3文字与段落格式 - 8 3.4文档内容 - 83.5保存类型 - 8第一章 公文概述1.1, 什么是公文（一）公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义与狭义之分。广义的公文，是指党政机关, 社会团体, 企事业单位为处理公务而形成的文

2、字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所运用的公文。1.2, 公文写作的重要性（一）公文作为传达与贯彻党与国家的方针政策, 联系与处理各级机关公务的工具，表达着组织的意志，表达着组织的主见，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类与体式取决于公文的性质与公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。在团学各项工作中，公文写作意义重大，无论是日常通讯稿件, 工作简报，还是活动策划与工作总结，公文写作实力都是不行或缺的一部分。各部门在拟制公文时，也都必须要从实际须要动身，依据本部门的职权范围, 所处地位与发文目的，正确运用。1.3, 公文写作的写作原则（一）内容上“三查三改”：

3、查立意：看是否明确, 完整, 突出，改观点错误, 文不切题, 含混冗杂, 不合逻辑之处。查措施政策：看措施, 规定, 方法, 意见是否符合政策，切实可行。查材料：看是否具体, 真实, 典型，改一般化, 概念化与不实之处。（二）文字上“三查三改”：查篇章：看是否明确, 紧凑, 合理，改杂乱无章, 上下脱节, 主次详略不当等。查行文：看是否精炼, 合乎语法与逻辑，改用词不当, 啰嗦累赘, 逻辑错误之处。查文字：看是否规范，改错别字, 生造词语, 滥用简称, 标点错误。备注：格式正确，条理分明，要言不繁，用词精准（三）常用表达方式1常用开头词：依据, 自从, 为了, 由于, 关于, 依据, 现将,

4、目前2常用表态词：应当, 拟同意, 现予公布3常用综合词：为此, 综上所述, 鉴此4常用结尾词：特此报告, 贯彻执行第二章 好用类公文2.1, 工作支配狭义的支配是广义工作支配中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年, 半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容与写法要比规划具体, 深化, 要比设想正规, 细致，要比方案简明, 集中，要比支配阔展, 概要。支配的具体写法：（一）标题 支配标题一般由四个部分组成：支配的制订单位名称, 适用时间, 内容性质及支配名称。视支配文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案, 初稿, 征求意见稿, 送审稿等。

5、如“学年（上/下）部学期工作支配”。（二）引言支配通常有一个“前言”段落，主要点明制订支配的指导思想与对基本状况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本支配的必要性, 执行支配的可行性为要，力戒套话, 空话。 （三）主体假如说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”, “怎么做”, “何时做”等问题。 1目标与任务。首先要明确指出总目标与基本任务，随后应依据实际内容进 一步具体, 具体地写出任务的数量, 质量指标。必要时再将各项指标定质, 定量分解，以求让总目标, 总任务具体化, 明确化。 2方法与措施。以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关支配可操作性的关键一环

6、。所谓有方法, 有措施就是对完成支配须动员哪些力气，创建哪些条件，解除哪些困难，实行哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既须要熟识实际工作，又须要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施, 方法才是具体的，切实可行的。3时限与步骤。工作有先后, 主次, 缓急之分，进程又有肯定的阶段性，为此 在支配中针对具体状况应事先规划好操作的步骤, 各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确, 操作有序，执行无误。（四）文尾/落款 工作支配末尾肯定要加上落款，先写人再写时间，如“信息技术工程学院学生会XX部”，另起一行写上“XX年XX月XX日”。落款名称要右对齐，时间相对于名称居中。2.

7、1, 策划书（一）策划书名称 尽可能具体的写出策划名称，如“信息技术工程学院学生会XX部XXXX活动策划书”，置于页面中心，也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。（二）活动背景这部分内容应依据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述，具体项目有：基本状况简介, 主要执行对象, 近期状况, 组织部门, 活动开展缘由, 社会影响, 以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势, 弱点, 机会及威逼等因素，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的状况进行具体的描述，并通过对状况的预料制定支配。（三）活动目的及意义活动的目的, 意义应用简洁明白的语言将目的要点表述清晰

8、；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（社会利益, 校园效益等）都应当明确写出。活动目标要具体化，并须要满意重要性, 可行性, 时效性。 （四）活动名称依据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的名称。（五）资源须要列出所需人力资源（嘉宾, 评委等，包括其座次），物力资源，包括运用的地方，如教室, 广场, 小礼堂等场地须要，桌椅, 抽签箱, 桌签等物品须要都具体列出（可以图标形式表现）。可以分列为已有资源与须要资源两部分，并写出资源的解决方案。（六）活动开展作为策划的正文部分，表现方式要简洁明白，使人简洁理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，

9、尽量做到没有遗漏。在此部分中，不仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应依据时间的先后依次排列，尽量绘制实施时辰表以助方案核查。按时间依次，可将活动开展具体策划分列如下：第一部分，前期组织宣扬本部分是活动能否顺当开展的先决条件，应做好全面的组织与宣扬支配。因此，本部分应写出活动的组织配置, 活动对象, 开展时间, 活动地点, 宣扬方式, 活动现场布置（包括媒体支持, 物品摆放等）, 人员组织安排等内容。其中人员组织安排应具体列出每一任务的全部人与责任人。第二部分，活动流程支配本部分应按时间依次列出活动内容, 活动要求，如是竞赛类活动还应列出结果评比及嘉奖方法。第三部分

10、，活动后期收尾有始有终，活动收尾是否支配妥当也是活动是否组织胜利的一个重要看点。这部分应包括活动结束后物品返还, 会场整理，活动后期总结, 后期报导等内容。（七）经费预算活动的各项费用在依据实际状况进行具体, 周密的计算后，用清晰明白的形式列出，最好是表格形式。（八）活动中应留意的问题及细微环节内外环境的改变，不行避开的会给方案的执行带来一些不确定因素，因此，当环境改变时是否有应变措施，造成的损失多大等也应在策划中加以说明。（九）活动负责人及主要参与者注明组织者, 参与者姓名, 单位（假如是小组策划应注明小组名称, 负责人）。备注： 1可以特地给策划书制作封页，力求简洁，凝重；策划书可以进行包

11、装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等； 2如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订； 3策划书需从纸张的长边装订； 4一个大策划书，可以有若干子策划书2.3, 建议书（一）建议书是个人, 单位与有关方面，为了开展某项工作，完成某项任务或进行某种活动而倡议大家一起做什么事情，或提出合理化的意见, 建议时运用的一种文体，也叫倡议书, 意见书。（二）建议书是应用文的一种类型。其内容很广泛，像弘扬雷锋精神，开展精神文明活动，救济贫困山区孩子读书，开展工作拥军优属活动家等，都可以写建议书。（三）建议书是面对群体时，虽然也带有建议，但主要是宣扬, 鼓动对方去做，具有肯定的号召性。建议书是面对领导与有关部门

12、时，一般是中肯地提出自己对对方工作的意见与自己的建议，没有要求对方去做的意思。不具有号召性。格式:（四）格式；标题 称呼（顶格） 正文 (先写提出建议的理由，再写建议的具体内容。假如内容较多，可以分条写。) 署名 日期 （日期写于署名下方）要诀: 从实际动身，实事求是 说话得体，有分寸内容具体, 清晰, 实在 语言精确, 精练 2.4, 工作总结（一）定义总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思索。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与支配是相辅相成的，要以工作支配为依据，订支配总是在总结阅历的基础上进行的。其间有一条规律，就是：支配实践总结再支配再实践再总结。（

13、二）特点1自我性。采纳的是第一人称写法。2回顾性。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。3客观性。所列举的事例与数据都必需完全牢靠，确凿无误，任何夸大, 缩小, 随意杜撰, 歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。4阅历性。这一特性要求总结必需依据实践是检验真理的唯一标准的原则，去正确地反映客观事物的原来面目，找出正反两方面的阅历，得出规律性相识。（三）工作总结写法1标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。学生会所写得应为公文式标题，由单位名称, 时间, 事由, 文种组成，如XX-XX学年（上/下）部工作总结, 部活动总结。

14、 2, 正文。（1）状况回顾 这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容, 范围, 目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述, 评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不绽开分析, 评议。 （2）阅历体会 这部分是总结的主体，在第一部分概述状况之后绽开分述。有的用小标题分别阐明成果与问题, 做法与体会或者成果与缺点。假如不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条阅历，以起到醒目, 明白。 运用这种方法要留意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有亲密的内在联系，使之形成合力，共同说明基本阅历。 （3）今后准备 这是总结的结尾部分。它是在上

15、一部分总结出阅历教训之后，依据已经取得的成果与新形势, 新任务的要求，提出今后的设法, 准备，成为新一年制订支配的依据。内容包括应如何发扬成果，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望将来，得出新的奋斗目标。3, 结尾。作为总结的结束语可以归纳呼应主题, 指出努力方向, 提出改进意见或表示决心信念等语作结，要求简短利索。4, 落款。一般在正文右下方署名署时，要求与工作支配同。2.5, 通知（一）概念：适用于批转下级机关公文，转发上级机关与不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理与有关单位须要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。（二）种类：印发, 批转, 转

16、发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免, 聘用通知。（三）写作格式：通知的写作形式多样, 方法敏捷，不同类型的通知运用不同的写作方法。举例：（以知照性通知为例）这种通知运用广泛，体式多样，主要是依据通知的内容，交代清晰知照事项。注：通知的基本格式：标题, 收文单位, 发文缘由, 通知事项, 执行要求, 发文日期。信息技术工程学院关于开展活动的通知全体同学： 为了，为了，我院学生会确定开展活动，现将有关事项通知如下： 一, （活动性质, 宗旨） 二, （活动时间，地点） 三, （活动参与人员） 四, （活动流程） 五, （参与人员准备事项） 六, （其他事项） 望广阔同学主动参与。特

17、此通知。 （公章） 年月日关于召开会议的通知： 为了，确定于年月日召开会议，盼望 （人员）按时出席。 特此通知。 （公章） 年月日第三章 信息技术工程学院公文写作规范为规范信息技术工程学院学生会各部门工作支配总结及活动方案的书写格式，特制定以下标准，请各位学生干部遵照执行。3.1, 文件名称及文件标题（一）电子文件名称应与文件的标题一样。（二）各部门学期工作支配, 总结的标题格式，如“2011-2012学年（上/下）学生会部工作支配”或“2011-2012学年（上/下）学生会部工作总结”。（三）各部门活动策划与总结标题格式，如“部活动策划方案”, “部活动总结”。3.2, 页面设置（一）文档页

18、面的左, 右, 上, 下边距均设置为2厘米。3.3, 文字与段落格式（一）序号等级格式依次为：一, |（一）| 1|（1）。（二）每段开头空两格。（三）各类Word文档的标题采纳黑体小三号；文章一级标题，即“一, ”用宋体四号，字体加黑；二级标题，即“（一）”用宋体小四，字体加黑；三级标题及其以下，包括征文，均用宋体小四，不加黑。（四）段落中，段前段后间距为“0行”，行间距为“1.25倍行距”。（五）各类EXCEL文档的标题采纳宋体20号字, 加粗格式；表格中第一行项目栏运用楷体16号, 加粗格式；表格内容采纳宋体14号；落款采纳楷体16号字。表格边框遵循外粗内细的原则，不得运用虚线。标题及落款不包含在边框内。（六）落款与正文之间空两行。3.4, 文档内容（一）落款部门书写形式为“信息技术工程学院学生会”, “信息技术工程学院学生会部”, 设为右对齐；落款时间书写格式为“年月日”，相对于落款单位居中。（二）文档必需由本部门部长审核后递交秘书部，由秘书部与本部分别保管；递交给老师的文档必需由主席团分管干部进行审核。3.5, 保存类型（一）文档统一运用WORD 2003模板，保存为.DOC格式。（二）表格统一运用EXCEL 2003模板，保存为.XLS格式。第 9 页