电子办公解决方案.doc

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1、如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流电子办公解决方案【精品文档】第 4 页电子办公解决方案 人个事物包括日程表、个人事宜、文字编辑、电子报表、电话留言、个人通讯录、计算器和浏览器。 象现代印刷术告别了火与铅，进入了光与电的新时代，现代办公自动化系统也经历了了从油墨与打字机到复印机与桌面字处理的时代，随着计算机与网络通讯技术的迅猛发展和高度结合，现代办公自动化系统不论内涵与外延都在发生着革命性的变化和扩展。这种变革的本质特征就是：现代办公自动化系统的现实目标已不再是以借助各种独立的现代化工具和手段来提高个人工作效率，而是以通过网络信息传递与管理规则的计算机控制来提高群体的生产力。今天，各大I

2、T厂商和大企业用户都在谈论及努力营造“商业智能”，而以事务处理为主要内容的国内政府及行政事业单位办公业务，大多数还停留在“文字处理” 的时代，信息化建设的滞后与政府改革的时代要求极不对称，因此，“办公智能”也就成为有智识的各级政府、行政事业单位决策人思索的紧急命题。“ Gentle 2000办公自动化系统政务版”是正道计算机系统集成有限公司凝聚多年在办公自动化领域耕耘取得的丰硕成果与实践经验而推出的办公自动化产品家族中的重要成员之一。它以最优秀的群件系统Lotus Domino/Notes R5为平台，以政府机关和行政事业单位最基本和最繁重的办公业务-公文处理和档案管理为核心，还包括个人办公、

3、消息发布、行政管理等一般业务功能，是一个直接面向政府机关和行政事业单位的实用、易行、可定义和可扩展的协同式办公管理系统。“Gentle 办公自动化系统政务版”灵活的、贴近政府与行政事业办公管理工作实践的工作流定义系统、简捷的操作方式、与Notes的完美集成加上开发商高品质的技术支持服务，证明：它是一个“可以立即实施的电子政务解决方案”。系统简介公文流转系统“公文处理”是行政事业机关最复杂、最重要的的办公业务，它直接体现了政府机关的行政职能, 因此，它是政府办公自动化系统中最基本的功能模块。在传统的手工作业的公文流转中，存在着低效率、少监督、欠管理的弊病，因此，建立一个好的办文系统是确保政府机关

4、高效办事、廉洁行政、规范管理和树立良好公众形象的基础。“公文处理”按来文源不同可分为：外来收文和内部发文，其中，以外来收文为主;按办理方式不同可分为：批件和阅件。(本方案主要阐述最复杂的外来收文办理的系统设计，其流程已覆盖了内部发文的处理流程)。“公文 ”本身是一种不规范的文档型数据，处理方式也是随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求，因此，“公文处理”模块的设计必须充分体现灵活性和易操作性之间的平衡，同时，必须提供严密的安全机制和完善的催、督办功能，以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象，另外，还必须提供流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务

5、质量。正道公司在GENTLE办公自动化系统中，充分贯彻了灵活性和可操作性互相平衡的设计思想，在办文流程上采用业务公文流程的预定义和在拟办环节实际定义相结合的方式；在安全性方面，采用定义到流程环节的权限用户组和密级相结合的机制；在办文管理方面，提供自动和手工方式结合的催、督办功能以及延期、挂起等附属申请和办文统计、全文查询等辅助工具，使整个系统体现了既严密又灵活、既复杂又易操作的特点。系统特点：1、多种对公文读者范围的控制选择，包括按参与办理人、按密级、按自定义读者群及相互组合的读者范围控制方式。2、文档自动编号生成体系可让用户定义任意的文档号模式(包括缀字、年、月、流水号的任意组合)。3、自动

6、催督办、手工催督办、办文统计、条件组合公文检索、全文检索等功能，为电子公文处理的质量与效率提供了可靠保证。个人事务管理系统人个事物包括日程表、个人事宜、文字编辑、电子报表、电话留言、个人通讯录、计算器和浏览器。特点：1、简捷、美观的用户界面：采用在Web主页上流行的帧结构式界面风格，用户在一个窗口内即可完成大部分操作，而且，特定用户看到的界面都是系统根据其使用权限自动定制的。2、无缝集成Lotus Notes的邮件和日程安排功能，用户一进入系统就能看到所有的待办事宜和通知消息，马上就可以开始工作。会议管理系统会议是行政事业机构中协调工作、部署任务、互相沟通、解决问题、贯彻落实上级指示精神的重要

7、工作方法，因此管好政府机构会议是办公自动化系统的重要任务。会议管理系统提供了会议申请(主题、时间、会议费用预算)，会议安排(议程、场地、时间、通知、参加人员)，会议文件管理(会议议程、会议纪要、会议相关报告)等管理功能，所有会议资料只向指定人员透明。特点*会议的全程化管理：从会议的申请、会议申请的审批、会议安排、会议文档和会议资源安排和申请等进行全面的管理。*和其他功能模块的集成应用：会议的文档如会议纪要、会议报告等会议文件可以在公文系统中进行流转、会议的文档归档可以由档案管理部分来实现、会议精神的贯彻落实可以直接引用督办管理的功能。*会议资源的统筹运用：对会议室管理、会议费用申请和开支统计等

8、进行全面管理。*会议信息的全面发布：会议通知和参加回执可以通过网络来进行收发、会议议程安排、会议的文件也可以通过网络来传达。*可进行座位安排的会议管理系统可满足政府机关大型会议的需要。行政事务管理系统“行政管理”是一个对各种行政事物处理及共享资源的使用、调度、管理的系统，资源包括各种物资、车辆、房间等等，主要包括费用申请、考勤管理、办公用品管理、车辆管理、出差管理、交办督办、远程办公。该模块几乎含盖了办公行政中的主要业务项目，使办公行政管理变得十分轻松和有趣，同时大大提高了办公效率和办公质量。*费用申请：对机关工作人员的费用申请、审批和报销进行管理，相关数据可以接入接入会计系统中指定科目。*考

9、勤管理：是对工作人员的考勤状况进行管理，包括人员外出登记，请假(休假，请假)和其他出勤情况的记录、申请、统计和管理，相关资料可以接向机构的工资管理系统。*办公用品管理：对工作人员的办公用品申领，审批、领用登记和办公用品领用统计报表进行管理，同时相关费用可以接入接入会计系统中指定科目。*车辆管理：对机关车辆资料(车型、车况、司机)、出车记录、维修申请、用车申请、审批和派车安排等车辆使用情况进行管理。*出差管理：对机关工作人员的出差任务安排/出差申请(申请及批复)、差旅费申请、出差汇报和差旅费报销等进行管理，有关费用数据可以接入会计系统中指定科目。*交办：指上级向下级(个人、部门、分之机构)下达任

10、务，并可以随时了解任务执行情况，收取有关汇报，发出执行指示。本功能围绕一个任务主题，可以将有关该任务的一切资料分层次表示出来，使用户一目了然。*请示批复：指下级向上级请示汇报，并可随时了解请示的批复情况。本功能围绕一个请示，可以将有关该请示的一切资料分层次表示出来，使用户一目了然。*远程办公：远程办公是指机关工作人员离开机关办公场所，使用非联网电脑(主要是手提电脑)和调制解调器(Modem)通过电话拨号连通机构网络使用本系统的功能，本系统的远程办公功能提供了友好简单的接入界面和双向复制的功能，使用户在使用过程中感觉顺畅和简单。公共信息系统公共信息平台是机构内部人员公用信息共享平台，该模块主要向

11、所有工作人员提供全面的信息采编和发布功能，为他们提供完善和全面的各方面信息主要包含以下具体功能。*公告板：机构内部发布面向机构内部全体人员的公共信息的场所，机构人员可以通过该功能即时了解机构公开发布的所有信息。*电子论坛：是一个实时的电子讨论园地，参加者可以在论坛中自由的发表意见(可以匿名或署名)，本论坛提供了公共论坛和小组论坛两个范围，在公共论坛中，所有机构内部人员都可以参加，论坛内容是全透明的，而小组论坛则由发起人限定了参加论坛的范围或人员，在一定范围内进行讨论，而不面向机构所有人员。*内部刊物：提供了内部刊物的采编环境及内部刊物的发行阅览功能，机构内人员可以直接向刊物投稿，同时刊物编辑可

12、以对来稿进行修改整理与其他来源文章发表在内部电子刊物上，用户可以随时调阅，并可将自己感兴趣的内容移入自己的文件夹。*规章制度：规章制度是单位各项规章制度的电子文档，如业务操作规程、人事行政管理规则等，所有人员都可以阅读，但只有专门人员可以修改或新建文档。*公共通讯录：公共通讯录主要用于记录公共的客户、有关单位、来往客商的有关资料，包括其姓名、单位名称、联系方式等。并可通过各种查询条件快速查阅相关信息。*交通时刻表：其包括相关的火车、飞机、轮船、公交车、地铁的运行时刻表、所经路线、所停站名、票价等信息。并可利用各种快速查询方式来查询满足条件的文档，为用户提供便利。*党支部专栏：党支部专用的宣传栏，用于发布党支部的有关信息*团支部专栏：团支部支用的宣传栏，用于发布团支部的有关信息*休闲天地：个人在网上发布的休闲类信息人事管理系统人事信息管理系统是一个协助各单位科学、全面、高效地进行人事管理的系统，它参考了哈佛人力资源管理理论，根植于国内人事管理的实际情况，实用而科学。在内容上，它包括了人事变动(新进员工登记、员工离职登记和人事变更管理)、考核与奖惩、人事档案完整资料(基本资料、人事合同、生理状况、户籍、政治情况、投保管理、担保情况、工资情况等)等内容。特点1.详细人事档案完整资料录入。2.灵活的工作时 间设置。3.详尽的年度考 核记录、查询功能。