2022年采购作业指导书 .pdf

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1、长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 1 页共 8 页1、目的：为规范采购作业流程，明确采购职责，提高采购计划的准确性，通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件的品质、价格、交期与数量能满足本公司生产、出货的要求，以最低的库存保障生产的畅通，特制定此作业指导书。2、范围：长沙星沙包装有限公司A 类物资采购适用。3、职责：3.1 采购部：负责物料的需求管理、订单管理、计划管理、进度追踪、进/退货安排、物料异常处理、单据核对、结报汇总。3.2 业务部：负责客户需求计划提供，客户需求信息变更管理，订单管理，提供客户产品的生产配

2、料表，更新及完善生产配料表 。3.3 品保部：负责对原（物）料进货品质进行检验、监控管理。3.4 财务部：采购价格审核、财务付款作业，生产过程中物料使用状况的监控管理。4、定义：PR：采购备料单 ,公司内部使用。PO：采购订单，公司对外使用。MRP：物料需求计划。5、作业内容：5.1 采购物资的分类：依据采购管理程序分类参照执行。5.2A 类物资采购作业流程：采购部依据业务部的客户订单预测 、 上月销售汇总、 生产配料表、供应商生产周期表 ，结合安全库存表等关联信息制定物料需求计划；采购人员依据物料需求计划在月初给供应商下达月度计划订购单，同时结合每日用料动态分析确认进货量、并分多批次的安排进

3、货；编制采购订单 ，以传真的方式发送给供应商进行确认；供应商收到采购订单后在规定4 小时内进行确认并回传交期达成情况；采购根据供应商回复之交货日期分批次安排货物提货；协助原纸仓库按照仓库管理程序办理货物入库手续。5.3业务部制定客户订单预测表。5.3.1 包括信息有：客户别、产品名称、编号、需求数量、需求日期、未来预测计划。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-2

4、8 采购作业指导书版次/保密级别页码第 2 页共 8 页5.3.2 客户订单预测表应有固定的格式，分周别、月别等不同周期进行更新。5.3.3 客户订单预测表应包括出货的所有料号，如有变更随时进行更新。5.3.4 成本控制组汇总每日实际生产数量之数据统计、业务部对订单需求预测进行汇总，对统计汇总的数据及时提供给采购人员进行物料备料及需求计划的展开。5.3.5 对临时变动的需求信息应及时、准确、书面通知相关人员进行物料、生产安排等确认，回复客户准确的交期达成时间。5.3.6 对本公司临时异常（原纸不良、来料不良、机器故障、批量不良、人为疏忽、运输延误等）造成交期延误不能达成客户需求时， 业务人员应

5、及时主动向客户反映，并与客户协商最佳补救出货日期，同时要求我司各部门共同全力配合，保证客户交期如期达成。5.3.7 对客户临时增加的订单（订单预测计划外的需求），业务需求填写紧急/临时订单备料单 ，按照 5.5.2 条规定执行。5.4物料需求计划的编制：5.4.1 物料需求计划的基本资料建立5.4.1.1 根据生产配料表的信息，建立基本资料，包括生产客户类别，出货产品的编号，品名，规格，各种配料的型号、规格、单位用量等相关信息。5.4.1.2. 根据客户订单预测 的信息，建立需求信息资料， 包括客户别， 出货名称，编号，品名，规格，各周需求量等相关信息。5.4.1.3 单位用量 =(单个产品的

6、面积各种配料的克重g/m2)103，单个产品的面积=（产品的长度 mm产品的宽度 mm）1065.4.1.4 展开各种配料的需求用量计划，即物料需求计划（MRP） 。MRP 的计算公式为：各种配料的需求量 =各种出货产品配料的单位用量出货需求量。5.4.1.5 下单量为采购人员给供应商所下达的订单计划需求量。下单量是采购人员在月初给供应商进行下单量的预测计划，实际交货时可以要求供应商分批交货。5.4.1.6 下单量是以上月销售出货量、采购周期、安全库存量等信息作参考，从而确定月采购下单量。下单量为计划预测的需求量，实际交货需以采购订单的交货数量为准。5.4.1.7 在途量为正在运输途中尚未到达

7、我司仓库的需求量。5.4.1.8 到货量为已到我公司厂区，并按照相应要求办理入库手续的到货量。每月各批次的到货量加总即为每月采购人员月初下达给供应商的计划订购量。5.4.1.9 安全库存量 =结合前月的销售状况的每天的出货平均值（采购周期的天数+ 公司设置的标准安全库存天数） ，安全库存为采购人员下单的重要参考资料。5.4.2 MRP 的日常资料更新及维护名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编

8、号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 3 页共 8 页5.4.2.1 MRP 需求信息的更新：业务部在更新需求信息时， 采购人员应及时更新关联的配料需求信息，重算物料需求计划，结合供应商的采购周期、安全库存、每日物料动态分析等信息，确认原纸的库存是否能满足需求。对变更后的需求，物料状况不能满足时，采购人员应该安排进货，若下单量已完成时，采购人员应结合供应商的采购周期立即通知供应商进行备料、生产安排。若供应商重新安排备料、生产进度无法达成我司厂内生产要求时，按照5.7 条执行。5.4.2.2 物料需求计划的需求信息实际发生后，每周一应在 需求预测 文档中对上周实

9、际出货需求栏中录入实际出货数量。5.4.2.3 物料需求计划库存信息的定期更新（每周一进行更新），更新时对库存差异大的，采购人员应该查明原因，并结合每日用料动态分析进行分析。5.4.2.4 到货量采购人员应根据实际到料的数量及时更新MRP 中的到货量， 以保证实际到料的数据准确，确保MRP 的计划可执行性。5.4.2.5 为平衡厂内叉车运输及库位容量的压力，采购人员必须对每天到货量进行控制，在不影响厂内正常生产用料需求的情况下，对当周的交货量应采取平均分配到料，僻免集中到货。5.4.2.6 为全面掌握物料的使用动向，采购人员必须对物料的动态过程全盘掌握，每天完善每日用料动态分析 ，对有出入库异

10、动的物料进行统计分析，对出库量大且影响后续需求的物料，采购人员应查明原因，召集相关部门商讨，制定出相应解决方案，可参照5.7 条执行。对有需求计划而实际未使用的物料，采购人员应与业务人员确认是否需求取消或延期，并及时更新需求计划，修改后续到料安排。对因订单取消或延期已造成的库存屯积，参照变（并）规作业指导执行。5. 5. 需求信息的更新作业5.5.1. 计划内需求信息更新作业：计划内需求信息变更时，业务部应根据实际变动情况，作出相应标识，并以书面形式通知采购人员进行物料确认，同时按照5.4.2.1 条执行。5.5.2. 计划外需求信息变更作业：计划外需求信息变更时，业务部应填写紧急/临时订单备

11、料单经部门主管签核后交至采购部，由采购人员进行物料确认。采购人员应在2 小时内回复业务人员最终确认结果，结果包括：准确的原材料供给时间，执行方案等信息，同时采购人员应将临时 /紧急订单寻入到需求预测 文档中的相对应的实际需求栏中，并作相应的标示。更新MRP 计划后，调整后续的采购需求名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 4

12、 页共 8 页计划。5.6. 物料短缺处理5.6.1 物料短缺的原因：1. 采购部操作人员疏忽造成。2. 客户临时订单增量过大。3. 业务部提供之预测计划与实际出货相差大。4. 供应商自身因素（排产周期、设备故障、原料短缺、运输公司问题等）。5.6.2 物料短缺的处理方式：5.6.2.1 采购部人员疏忽原因造成的物料短缺。采购人员在进行 每日物料动态分析 时发现因采购部人员疏忽造成物料短缺时，应立即根据仓库实际库存状况，确认异常造成的影响程度并寻求相应的解决方案，开出异常预警通知单提前知会相关部门。具体参照5.7 条执行，5.6.2.2 客户临时订单增量过大， 业务计划不准确等原因造成物料短缺

13、，采购人员依据物料需求计划确认物料状况，对物料短缺现象发生时填写 异常预警通知单知会相关单位，并召集相关单位协调，制定解决方案，具体处理方案遵照 5.7 条执行。5.6.2.3 对供应商自身因素造成的物料短缺，采购人员开具 异常预警通知单 知会相关单位， 采购人员立即要求供应商提出解决方案，并召集其它相关部门协商制定解决方案， 同时要求供应商承担相应的损失赔偿，具体处理方案遵照 5.7 条执行。5.7 物料短缺处理方案：5.7.1 一般采购方案：5.7.1.1 采购人员发现物料短缺时， 应立即与供应商进行确认。 确认供应商是否有未交完的订购量，若无时则进一步与供应商确认目前是否有我司特定规格的

14、原纸库存，是否可供我司使用；若无我司特定规格的原纸库存时，可否立即安排生产进行补充；若无法安排生产时，可否有常规码的原纸替代，若有常规码的原纸库存可供我司使用时，则与供应商协商提供常规码原纸替代我司特定规格原纸，同时参照变（并）规作业指导执行合并规作业。5.7.1.2 若供应商无法配合执行时， 采购人员应根据目前仓库的实际库存状况，确认是否有需消耗或可替代的原纸，采取替代、并规方式处理。选用其他规格代替的原则：优先使用呆滞物料，以消耗库存为首选，高克重代替低克重、宽规格代替窄规格的原则，在不影响正常生产需求的情况下进行。合、并规作名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - -

15、 - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 5 页共 8 页业需要提前提出书面申请，经相关主管批准认可后，将申请单发至相关部门遵照执行，具体作业参照变（并）规作业指导执行。5.7.2 紧急采购方案：5.7.2.1 若一般采购方案均无法执行时，即采取紧急采购方案。紧急采购方案为非正常采购周期的采购模式，具体操作流程为：采购人员提出异常信息经采购经理确认，一般方案可否执行确认不能执行报经营副总、

16、常务副总核准由副总与供应商高层进行协商达成协议供应商紧急安排生产供应商出货满足我厂生产需求。5.7.2.2 紧急采购方案的采购周期一般23 天左右可实现到货，仅适应于本地供应商。5.7.2.3 紧急采购方案将影响供应商的正常生产计划。除情况特殊外， 不得采取紧急采购方案。5.8 采购订单（ PO）的编制5.8.1 所有原（物）料的采购必须采用本公司的采购单， 采购单一式三份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪。5.8.2 采购人员根据业务部提供的预测计划，结合公司安全库存量、供应商生产周期等信息，运用 MRP 计算出的需求量，定期（按月计划）给供应商提供需求预测计划，以便

17、供应商能按照预测计划安排生产及备料。5.8.2 采购人员在确认供应商能够满足本次采购交期时填写采购单，并明确供应商名称、采购单号、产品型号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件，应在采购单上注明所附文件的识别方式。5.8.3 已下达的采购单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。对供应商已生生产的订单，采购人员应牵头主导，协同相关单位共同商讨其处理对策。5.9 采购物料的交期控制5.9.1 采购人员在采购单发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认

18、函，急单采购人员要将约定交期回复需求部门，并建立采购台帐，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明“异常原因”及“预定交货日期”，呈采购部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订处理对策。5.9.2 仓管人员应根据采购单提供原（物）料到料的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - -

19、 - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 6 页共 8 页5.10 、验收及入库5.10.1 采购人员将采购单、物流公司的装货清单复件在到货日的前一个工作日提供给仓库，便于仓库人员提前准备物料标识，腾空库位等事前准备。同时采购人员应在 ERP 系统中提前维护好采购序号，以便仓库管理人员能按正常流程办理入库手续。5.10.2 采购物资到厂后，物流运输公司司机将送货单交至仓库管理员，由仓管员引导司机将物资存放在卸货区，并安排叉车司机进行卸货作业。5.10.3 仓库管理员在进货当日依采购单对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号

20、/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，合格后开具送检单通知品保部检验人员进行检验，检验合格后由仓管员依照仓库管理作业指导进行归位摆放，并办理入库、退货等相关手续。对不符合要求的，仓库管理员应立即通知采购人员进行处理，在没有得到指示下，仓库管理员有权拒绝收料。5.10.4. 由于送货物品品质不符合公司规定标准，但不影响顾客要求， 或经过让步处理能达到规定标准的特采或降级物资， 采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。5.10.5 仓库管理员入库作业遵照仓库管理作业指导执行。5.11 采购费用的结报5.11.1采购人员对照采购单 、 送检单

21、、 税务发票、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购部经理复核并同时登记采购台帐核销采购订单，复核后转交财务办理相关手续。5.11.2 采购人员依据采购合同约定的付款周期，到期办理付款申请书，采购经理签核后交经财务部，财务部核对无误后交副总经理、总经理审批，审批后由财务出纳付款，同时采购人员在采购台帐中记录，确认出纳付款后在采购台帐中冲销应付款项。5.11.3. 采购费用的结报作业参照采购费用结算作业指导。5.12 报表的填报5.12.1 采购人员依据采购台帐每月底报送采购月报表及应付帐款余额表，报送相关部门人员（财务、总经理、采购部经理）5.13 存档5.13.1 采购人员应对客户订单预测

22、、 物料需求计划、 生产配料表、 临时订单备料单 异常预警通知单、 采购单、 退货单、 采购合同、 报价单进行分类整理，按时间序时顺序装订成册，并按规定进行存档。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 7 页共 8 页6. 流程图：采购周期安全库存物料动态分析计划订单量OK NG 生产配料表临时订单备料单MRP 计划预警通知

23、单物料合 /并规申请采购部NG OK 客户订单需求预测业务部正式订单核对、结报作业送货单发票财务部安排生产供应商分批交货物流运输运输商品检部门送检单入库作业原纸仓库让步、特裁结报付款作业名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 长沙星沙包装有限公司文件编号最新修订日期2010-02-28 采购作业指导书版次/保密级别页码第 8 页共 8 页7参考文件：采购管理作业程序仓库管理作业指导书质量检验作业程序财务管理作业程序业务管理作业程序采购费用结算作业指导变（并）规作业指导8. 相关记录：异常预警通知单每日用量动态分析表紧急 /临时订单备料单客户订单预测计划MRP 计划名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -