办公用品采购管理制度.pdf

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1、1 / 6文档可自由编辑办公用品采购管理制度一、 总则1、为加强公司办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度;2、本制度适用于公司全体员工。二、办公用品分类本制度所指的办公用品主要包括:各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、 运输工具、大额资产等固定资产。1、办公室家具:如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等;2、办公设备及办公用具:如电脑、计算机、投影仪、打印机等;3、日常办公用品、耗材:如笔记本、笔、打印纸等;4、其他三、采购原则1、所有办公用品的采购、发放、管理工作,由行政部统一负

2、责。2、负责办公用品的采购和日常管理,当库存低于一定数额时,行政部应及时补充。3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核,并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购;2 / 6文档可自由编辑4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计,并定期审核办公用品台账;5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督,发现问题应及时纠偏。6、采购人员严格按照采购审批计划进行采购,不得随意增加采购品种和数量, 凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品,任何人不得擅自购买,否则后果自负。四、采购办法1、所申购物资总价格在500元以下的办公用品,由行政经理审核后直接采购;2、总价格在 50

3、0 元以上的,经由总经理签字确认后采购。五、采购审批程序1、总价格在 500 元以下的物品;申购人填写物品申购单部门负责人审批行政经理审批行政人员采购2、总价格在 500 元以上的物品;申购人填写物品申购单部门负责人审批总经理审批行政人员采购3、行政专员依据各部门的办公用品领用计划,及时查对库存,对确有缺项的,应及时编制办公用品购置计划,后进行采购;六、核销3 / 6文档可自由编辑1、办公用品采购后,行政部负责验收、核对,确认无误后登记入库;2、采购物资时,行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单,如供应商未能开具正式物品清单的,行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等,自行编制

4、采购物资清单,作为报销凭证;3、物资采购完毕,须在10 个工作日内,填写费用报销单,经行政部经理、总经理审核后,按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核, 对于不符合申购流程和报销凭证不全者,应予拒销。七、办公用品的保管1、备用的办公用品由行政部统一保管,防止办公用品受潮、 虫蛀、损坏、丢失,确保办公用品的功用和性能。2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取,谁保管;谁使用,谁保管。3、办公用品在使用过程中出现故障时,应及时通知行政部组织维修。4、对因个人工作失误、 非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的,将根据个人错误的程度,由责任人承担相

5、应的损失。5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由人事行政部确认。八、领用和发放4 / 6文档可自由编辑1、员工领用办公用品需填写 办公用品领用登记表 并确认签字,且按照办公用品领用登记表发放办公用品,并做好出库登记,建立台账。2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分,由行政专员统一调换或回收;3、使用人在使用办公设施时,应严格按照要求进行操作,并注意日常保养维护。4、新员工入职,每人可配备:记事本一本、签字笔一支,由行政部统一发放。5、员工离职时,须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。九、登记和管理1、行政专员须建立和登记办公用品台账,做好办公用品的购置、发放和库存

6、管理;2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账实相符;3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能;4、行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。十、附则1、本制度由行政部制定,经总经理审批后予以实施。5 / 6文档可自由编辑2、本制度解释权和修订权归行政部所有,根据实际情况,行政部将定期对本制度进行修订。3、今后若有未尽事宜,由行政部另行发文通知。4、本制度自颁布之日起实施。附件 1物品申购单申购部门申购时间申购物品名称及型号数量预算(元)申购事由申请人申购部门意见经理意见总经理意见董事长意见说明:申购物品预算总金额500元以下(含 500元)由经理审批, 500元以上(含 500元)由总经理审批;6 / 6文档可自由编辑附件 1办公用品领用登记表序号日期物品名称数量部门领用人备注(学习的目的是增长知识,提高能力,相信一分耕耘一分收获,努力就一定可以获得应有的回报)

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