5. 沟通管理办法.doc

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1、Procedure: NC-0100-009 rev. 01 Subject: Communication management沟通管理办法Contente:1. OBJECTIVE2. SCOPE3. DEFINITION Date First Publication: 25-02-2013PositionDateSignatureAuthor:Jack ShiEHS Supervisor06/02/2013_Verified by:Aileen LiuHR Manager 16/02/2013_Approved by:Richard TanManaging Director25/02/20

2、13_Final review Monica Zhang20/02/2013_UPDATE INFORMATIONComplete File Name: Communication management.doc Date of Creation: 25/02/2013Final Update Day: HISTORY OF VERSIONSVersionStatusCommentoDateAuthor1 C06/02/2013Jack Shi23* C: Creation S: SuppressionR: Revision A: ApprovalRECORD OF MODIFICATION (

3、OPTIONAL)Modification Section - LIST OF DISTRIBUTIONHuman Resource DirectorDirector X.1.总则1.1目的：为使全公司员工、承揽商、供货商、客户、社区居民、新闻媒体、政府主管机关或其它关心本公司的团体或个人，能充分了解本公司；并相互交换意见以建立共识，特订定本办法。1.2范围：所有与本公司环境管理体系运行有关的个人或团体均适用。2.基本原则2.1沟通时态度要诚恳，立场要客观、公正，绝不可与沟通对象发生冲突。2.2沟通过程与结果应形成记录，以备事后检讨或追踪。3.内部沟通(公司员工、承揽商) 3.1各部门主管应将

4、本公司环境管理体系相关信息与体系要求，在适当时机利用口头、书面文件、网络等在集会、教育训练等场合，告知全体员工与承揽商人员。并将沟通过程及结果记录在环境沟通过程及结果记录表中。 3.2本公司现有承揽商可区分为(1) 工程承揽商(2)运输承揽商等二类。承揽商人员的沟通可通过(1) 开工会议(2)承揽商教育训练 (3)承揽商会议等场合实施。 3.3公司内任何人发现有关环保问题时，可以利用电话（短信）或书面，向相公司管理人员反映。相关人员应针对问题内容充分了解并寻求解决方法，同时将处理情形记录于环境议题及处理结果记录表中并回复当事人。 4.对供货商与客户的沟通本公司对于供货商将由采购人员以举办说明会

5、、邮寄调查表或直接拜访等方式来进行沟通,并在事后将沟通情形记录于环境沟通过程及结果记录表中备查。5.对政府机关、新闻媒体或利害团体、个人的沟通5.1公司EHS，必要时应会同公司相关领导(如GM，生产总监、环境管理者代表等)，主动与政府主管机关、新闻媒体或利害团体、个人进行沟通, 并将沟通情形记录在环境沟通过程及结果记录表中备查。5.2本公司运行过程中若发生重大职业灾害、或是产生污染事件时，EHS应依据法律法规的相关规定，在期限内通报主管机关，并记录于环境异常状况通报记录单中备查。6.其它各单位如发生职业灾害或环境污染事件,上班时间内应尽速通知EHS,下班后或节假日则通报公司保安人员。接听电话人

6、应将来电内容记录在环境异常事故电话留言记录单中,作为将来查证依据。7.相关记录 环境沟通过程及结果记录表 环境议题及处理结果记录表 环境异常事故电话留言记录单 8.附则本办法自2013年3月1日起实施。纳图兹家具（中国）有限公司环境沟通过程及结果记录表时间：地点：本公司沟通人员：沟通对象：沟通过程与内容：沟通结果：备注： 主管：_ 记录人：_纳图兹家具（中国）有限公司环境议题及处理结果记录表反映单位：反映人员：反映时间：反映地点：议题名称：议题内容：处理结果：违规单位答复：备注： 主管：_ 记录人：_纳图兹家具（中国）有限公司环境异常状况通报记录单通报时间： 年 月 日 时 分本公司通报人员：通报对象：通报内容：（本公司异常状况概述与处理措施）备注：状况解除时间： 年 月 日 时 分本公司通报人员：通报对象：备注： 主管：_ 记录人：_纳图兹家具（中国）有限公司环境异常事故电话留言记录单发话时间： 年 月 日 时 分发话单位：发话人员：留言内容：（简单叙述事故发生经过与处理情形）备注： EHS：_ 记录人：_