2022年英文电子邮件写作规范 .pdf

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1、英文电子邮件的写作特点和格式一、主题主题（ Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35 个字母。YES： Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）主题框的内容切忌含糊不清。NO：像 News about the meeting 这样的表达，YES：应改为Tomorrows meeting canceled 。一般来说， 只

2、要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5 个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES： New E-mail Address Notification ；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT 或者 FYI（For Your Information ，供参考），如： URGENT ：Submit your report today! 二、称呼1、E-mail 一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（ Salutation）通

3、常无须使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy ，或者 Mr. Smith 。2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、 人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样 , 头衔都不要错 . 头衔或学位 ,任择其一吧 .以下是一样的: Howard E. Wyatt, D

4、r. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用 Messrs,就是 Misters 的意思 ,不过不要跟名字,跟姓就行啦 . YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢 ? YES：用 Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 23 页 - - - - - - - - - 要跟名字 . 例子 : Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女

5、一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如 : Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。5、 有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔 ,干脆用 Ms.算了 . Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如 : Ken Green, President Ken Green Vice President of International Operations NO：Ken

6、 Green Vice President of Unicom China YES： Ken Green Vice President, Unicom China 7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人 : YES：Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps:

7、 To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊 ,看: YES： Dear Mr. Jones: (非常正规 ) Dear Joan: Dear Jim, Jim, ( 非正规 ) 三、拼写1、E-mail 的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载

8、 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 23 页 - - - - - - - - - 或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然 Outlook Express 等软件的 拼写检查 功能可以助你一臂之力。2、外国国名尽量用大写.是为尊重 ,也方便邮差 . 3、标点要准确NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. YES： He did not make r

9、epairs; however, he continued to monitor the equipment. 4、大小写要注意非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。NO：MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。四、结尾部分A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子 : 1、 Very Formal 非常正规的 (例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal 正规的 (例如客户公司之间啦) Very tr

10、uly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal 不太正规的 (例如客户 ) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal 非正规的 (例如朋友 ,同事之类 ) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Tha

11、nks, See you next week! 有时在 we, I, and you 之间选择是很烦的事- 如果是公司代表联络生意之类,可以用 : We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己,可以用 : I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦.: We are pleased to offer you the position of sales director,

12、and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么 I 和 you 呢?好烦好烦 .一般来说 ,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用 you 有时会有隔阂的感觉. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 23 页 - - - - - - - - - You will be pleased to learn that you have been selecte

13、d to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. ( 好像欠你一样) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you ll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and comprehensive. ( 不用你来判断我呀) I thorou

14、ghly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点 ,人家受落 ) 总之 ,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. B、信尾客套话 （ Complimentary close ）通常也很简明。 常常只须一个词， 如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签 ,人家会笑你的. 签名也看信件的语气

15、.给朋友或公司客户 ,签 Bill 也可以 ,给陌生人就最好用Gates或者 Bill Gates 啦 . 五、其它注意事项：A、文法1、切忌主客不分或模糊例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为： Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We

16、 我们是主语 , 不是 report。) 2、句子不要凌碎例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。3、结构对称，令人容易理解。例子 : The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为： The owner questi

17、oned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 23 页 - - - - - - - - - 4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如： An authorized person must show that they have security clearance. 5、动词主词要呼应。想想这两个分别：1）This i

18、s one of the public-relations functions that is under budgeted. 2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted. 6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。7、选词正确像 affect 和 effect，operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了 One,例子 : 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 S

19、treet 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street B、文体1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句 (15-20 字吧 )， 技术性的字 ,就更加要简单易明. 2、注意段落的开头.一般来说 ,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如 : （ 1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. （2）.He

20、 forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里. 4、 意思转接词要留神. 例如 : but (相反 ), therefore (结论 ), also (增添 ), for example ( 阐明 ). 分不名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - -

21、- - - - 第 5 页，共 23 页 - - - - - - - - - 清 furthermore 和 moreover 就不要用啦 . 5、句子开头不要含糊不清的主词。例子 : These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They 是指什么呀 ?开头少用this, that, it, they, 或 which. 6、修饰词的位置要小心, 例如 : He could only reimburse the cost af

22、ter July 15. 应为He could reimburse the cost only after July 15. 7、用语要肯定准确.切忌含糊 . 例如 :The figures show a significant increase.” 怎样 significant 呀, 改为 : The figures show an increase of 19%. 8、.立场观点一致. 少用被动语 . 例如 : Partial data should be submitted by April. 改为 : You should submit partial data by April. 就

23、很好了 . C. 格调1、式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object 会闷死人的 .有时短句跟着长句可以化解一下. 2、弱软的词 (e.g. was, were, is, are.)可以加强一点 . 例如 : Prunton products are highly effective in . 改为 : Prunton products excel in . 就有力很多了 . 3、亲切 ,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落 . 例如 : （ 1）. This information will be sincerely appreciated.”

24、 （2）. We sincerely appreciate your information. 明显地 ,我们会喜欢第2 句 . D、内容与附件E-mail 文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读， 太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。知道如何写英文电子邮件 吗?本文将教给你一些英文电子邮件的格式，供大家参考。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 23 页 - - - - - - - - - 英文电子邮件的格式A. 文法上1. 切忌

25、主客不分或模糊 . 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our repor t was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是 report.) 2. 句子不要凌碎 . 例子: He decided not to audit the last te

26、n contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起 . 3. 结构对称 , 令人容易理解 . 例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为 : The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of th

27、e contract. 4. 单众数不要搞乱 , 不然会好刺眼 , 看不舒服 . 例如: An authorized person must show that they have security clearance. 5. 动词主词要呼应 . 想想这两个分别 : 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6. 时态和语气不要转变太多 . 看商务

28、英语已经是苦事 , 不要浪费人家的精力啊. 7. 标点要准确 . 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8. 选词正确 . 好像 affect和 effect, operative和 operational等等就要弄清楚才好用啦 . 9. 拼字正确 . 有电脑拼字检查功能后 , 就更加不能偷懒 . 10. 大小写要注意 . 非必

29、要不要整个字都是大写, 除非要骂人 ,:, 例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话 ,用底线 , 斜字, 粗体就可以了 . 英文电子邮件的格式B. 文体1. 可读性 . 对象是大学程度的话 , 用高中的英文就行 , 不要以为人人都是语言大师. 多用短句 (15-20 字吧), 技术性的字 , 就更加要简单易明 . 2. 注意段落的开头 . 一般来说 , 重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾 . 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting per

30、sonally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3. 轻重有分 . 同等重要的用 and来连接 , 较轻放在次要的句子里 . 4. 意思转接词要留神 . 例如: but (相反), therefore ( 结论), also ( 增添), for example (阐明). 分不清

31、furthermore和 moreover 就不要用啦 . 5. 句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀 ?开头少用 this, that, it, they, 或 which. 6. 修饰词的位置要小心 , 例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the c

32、ost only after July 15. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 23 页 - - - - - - - - - 7. 用语要肯定准确 . 切忌含糊 . 例如:The figures show a significant increase. ” 怎样 significant呀, 大哥? 改为: The figures show an increase of 19%. 8. 立场观点一致 . 少用被动语 . 例如: Partial data sh

33、ould be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了 . 英文电子邮件的格式C. 格调1. 式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的 subject-verb-object会闷死人的. 有时短句跟着长句可以化解一下. 2. 弱软的词 (e.g. was, were, is, are.)可以加强一点 . 例如: Prunton products are highly effective in . 改为: Prunton products excel in .就有力很多了 . 3. 亲切, 口语化是比

34、较受欢迎 ! 用宾词和主动的词 , 让人家受落 . 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地 , 我们会喜欢第 2 句. 现在大家知道如何写英文电子邮件了吧，希望这些尤文电子邮件格式对大家写作英文电子邮件有帮助。商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有

35、88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人 Email 地址、 收信人 Email 地址、 抄送收信人Email 地址、 密送收信人Email 地址。标题。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、 意思明确， 最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语

36、写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll 作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C 原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C 原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity 和 Courtesy 原则。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - -

37、- 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 23 页 - - - - - - - - - 准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系， 其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中， 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子

38、结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如 U 表示 you，Pls 表示 please，Info表示 information ，Qty 表示 quantity，P“C 表示 piece，L“C 表示 LetterofCredit ，FOB 表示FreeonBoard。例 1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

39、 例 2 Price：FOB Shanghai USD 96 “PC. 例 3 Hope you can accept it. 例 1 中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例 2 中缩略语的使用，例 3 中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件

40、，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H 来检验，即who，when，where，what，why和 how。清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 23 页 - - - - - - - - - 例 1 We will deliver your goods soon. 例 2 中 significant 一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2 中soon 表示不

41、久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。 鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例 1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price. 例 2 I

42、would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces. 例 1 中虚拟语气和例2 中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。三、结语随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务

43、关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。转自英美者-英语专业网站：http:/ Greeting message 祝福Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。How are you? 你好吗 ? How is the project going on? 项目进行顺利吗 ? 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 23 页 - - - - - - - - - 2.

44、 Initiate a meeting 发起会议I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下 ,你和 Ben 有没有空 ? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 今天下午我建议我们就

45、A 项目的发展计划开会讨论一下。We d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.十月三十号 ( 周三 ), 老时间 ,开会。Let s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半开会。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX 项目的情况。3. Seeking for

46、 more information/feedbacks/suggestions 咨询信息 / 反馈 / 建议Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. 如果存取文件有任何问题请和我联系。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - -

47、 第 11 页，共 23 页 - - - - - - - - - 谢谢你 ,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做? What do you think about this? 这个你怎么想 ? Feel free to give your comments. 请随意提出您的建议。Any ques

48、tion, please don t hesitate to let me know.有任何问题 ,欢迎和我们联系。Any question, please let me know. 有任何问题 ,欢迎和我们联系。Please contact me if you have any questions. 有任何问题 ,欢迎和我们联系。Please let me know if you have any question on this. 有任何问题 ,欢迎和我联系。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -

49、- - - - - - 第 12 页，共 23 页 - - - - - - - - - Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议! Please let me know what you think? 欢迎您的评论和建议! Do you have any idea about this? 对于这个您有什么建议吗? It would be nice if you could provide a bit more information on the user s behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!

50、At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue. 如果可以 ,我希望你能负责这件事情。4. Give feedback 意见反馈Please see comments below. 请看下面的评论。My answers are in blue below. 我的回答已标蓝。I add some comments to the document for your reference. 我就文档添加了一些备注,仅供参考。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - -