员工管理制度 合同管理制度（药厂）.doc

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1、员工管理制度 合同管理制度（药厂）合同管理制度（药厂） 一、目的 为了加强公司合同管理，规范合同行为，预防经济纠纷，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法及有关法律法规制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司与其它经济法律关系主体签定的各类合同。包括：买卖合同、加工承揽合同、租赁合同、货物运输合同、工程承包合同及具有合同性质的意向书和协议书等。 三、术语 合同管理：是指公司对签订的合同进行审查、监督、管理，包括资信调查、商务谈判、合同签订、履行、变更等。 四、职责 （一）综合办公室合同管理一般职责： 1领导、协调公司重大合同的订立、履行及管理工作。 2监督、检查合同法及相关法规和公司规章制

2、度的执行情况。 3审核公司合同管理制度，并监督执行。 4决定对在合同管理工作中作出显著成绩的部门和个人给予奖励；对疏于管理，玩忽职守，给公司造成经济损失的部门和个人，给予处罚。 5其它需要协调解决的合同管理中的重大问题。 （二） 综合办公室合同管理具体职责： 1制定完善公司合同管理制度办法。 2组织各部门贯彻实施公司合同管理制度办法，并对合同的订立及履行情况进行监督检查。 3组织编写公司有关合同文本，对一般合同条款的合法性、有效性进行审查，提出修改意见；参与重大合同的可行性调查和谈判、签约活动。 4办理重大合同的公证、鉴证，代表公司参加合同纠纷的调解、仲裁、诉讼及非诉讼代理。 5管理公司法定代

3、表人授权委托书及合同文本。 6负责公司合同专用章使用管理。 7负责监督公司合同的实际履行，对各个部门的合同进行全面监督、管理；组织协调公司对外商务活动和索赔。 8总结合同管理经验，通报合同状况，及时解决合同活动中出现的问题。 （三） 各部门职能分工 1承办部门负责合同的洽谈、签订、履行的全过程；审查合同内容（尤其价款履行期限等主要事项）；考察对方的商业信誉状况、资质、公司实力等。 2财务部负责参与重大合同的签订、履行，并依据有关规定对各项合同付款监督审核，及资金落实和结算的监督控制。 3综合办公室负责审查合同文本条款合法有效，合同签订程序是否符合公司合同管理办法。 五、程序 （一）原则：公司对

4、合同实行授权委托、归口签订、分级管理制度。形成领导主管、办公室统管、各职能部门分管、承办人员专管的合同管理体制。 （二）合同审查与签订 1一般规定 签订合同必须遵守国家的法律、法规，除公司法定代表人外，其他人签订经济合同，必须持有公司法定代表人签发的授权委托书。 2签订合同应仔细研究合同文本，当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报、传真和图表是合同的组成部分。 3签订合同前，承办单位应对签约对方进行商务安全调查，并形成书面报告。调查的内容主要有：主体资格、资信情况履约能力、业绩等。 4签订重大合同，以及有预付款的合同，或者承办人认为必要的合同，为保证履行，应要求对方提供担保，并审查担保人的担

5、保资格和担保能力或者担保物的状况。法律规定或实际需要必须办理有关登记手续的，应办理。有关法律手续由承办人负责办理，综合办公室协助工作。 5合同的条款一般应包括 （1）当事人名称、住所 （2）标的 （3）数量和质量 （4）价款或者酬金 （5）履行期限、地点和方式 （6）违约责任 （7）生效的条件 （8）争议解决方式 6合同签订的一般程序 （1）合同准备阶段由合同承办部门指定承办人按照批准的采购计划拟定谈判方案，明确谈判目的原则和条件等并形成书面报告对供方进行商务安全调查并形成书面资料。 （2）确定供方后，合同承办人及相关人员参加。合同谈判过程中应保持谈判人员的相对固定，无特殊情况不得更换，相关部

6、门应积极配合承办部门做好谈判工作。 （3）合同资料提请审查应提交下列文件但不限于下列文件：批准的计划书、商务安全调查书面报告(合格供货方)、合同文本草案、其他需要资料。 （4）合同文本草案签字前，承办单位填写“合同草稿报审表”连同6（3）所列文件一起，按下列顺序提交财务部、综合办公室等相关部门审查后再提交公司总经理审查批准。 （5）承办单位将6（3）所列文件提交相关单位审查应预留12个工作日。 （6）合同在全部程序完毕并审查无误后，综合办公室报请公司总经理批准后加盖合同专用章生效。 （三）承办人 1签订经济合同实行承办人负责制。 2承办人是指经公司授权委托具体办理合同签订事务的人。承办人可以是

7、一人或者若干人，承办人为若干人时应指定一人为主要承办人。 3承办人应具备下列条件 （1）公司正式职工； （2）合同标的在其管理的业务范围内。 4承办人应对合同自立项准备到履行的全过程负责，因过错给公司造成经济损失的，应承担经济或者行政责任。利用签订合同之便进行违法活动，构成犯罪的，移交检察机关处理。 5合同履行由承办部门承办人负责执行，各职能部门按照分工协助履行。 （四） 买卖合同的签订履行 1买卖合同应依据批准的采购计划签订。 2买卖合同的签订履行程序 （1）承办部门根据批准的采购计划提供采购渠道。 （2）承办部门组织相关部门对供应商进行评审形成书面材料。 （3）综合办公室加盖合同专用章并由

8、承办部门下发合同。 （4）承办部门以及相关部门履行合同。 （5）需用部门参加验收。 （6）综合办公室对合同履行情况审核后财务部审查付款。 3买卖合同一般应包括的条款 （1）标的（包括名称品种型号规格等级等） （2）技术标准、质量要求 （3）数量和计量单位 （4）包装及其费用 （5）交货方法、运输方式 （6）交付期限、异议期限 （7）验收方法和标准 （8）合同价款、付款方式 （9）违约责任 （10）争议解决方式 （五）合同履行 1一般规定 （1）承办部门承办人负责合同的履行。 （2）合同生效以前，任何单位和个人不得实施或做出等同于合同实施的行为。 （3）承办部门必须依照合同约定或国家规定全面履行

9、合同。 （4）承办人应与公司综合办公室联系及时通报合同执行情况。 （5）相关部门必须配合承办部门的履行活动，遵守公司规定，及时参加验收、办理付款等，避免公司发生违约。 2合同的付款 （1）申请合同付款必须向财务部提交下列文件和财务部要求的其它文件。 a生效的合同书 b货物验收报告单或者机械设备验收报告单 c预付款的应提交担保文书或总经理批准 （2）财务部对申请付款单位提交的（五）-2-（1）所列文件进行审核，符合条件的予以付款，否则拒绝付款。 （六）合同编号 1合同编号按照公司各部门年度不同分别编制。 2合同编号由办公室统一编制，在合同送交审查时予以编号登记。 3编制规则：合同编号为11位的编

10、码，前两位字母取公司的拼音字母，三到八位是年度月份，九到十位是当月排序号，第十一位是部门区别码。 例如：双星药业2021年3月采购部签订的买卖合同，排序为当月第12份合同。则：编号为S_20210312CG （七）合同的变更和解除 1在合同履行过程中，确因某种情况需要变更或解除合同，并且法律规定或合同约定允许变更、解除合同的，可以变更或解除合同。 2变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同相同。 3变更、解除合同应在法律规定或合同约定条件下及时向对方提出变更、解除合同的要求，并与对方当事人协商。 4合同承办人在收到对方要求变更、解除合同的文件、电报、信函后，必须在法定时间内处理，并报公司综合办

11、公室。由于误期造成严重后果的，承办人员应承担相应责任。涉及经济纠纷的复电、复文须经综合办公室审阅后方可发出。 5合同变更必须采用书面形式。有担保条款的应征求担保单位同意，并加盖其公章。经公证、鉴证的合同，应报原公证鉴证机关备案。 （八）合同纠纷的处理 1合同在履行过程中发生纠纷的，按中华人民共和国合同法、中华人民共和国民事诉讼法等法律法规和本程序有关规定处理。 2合同纠纷发生后，承办部门应及时做出反应，及时向综合办公室汇报。并汇总资料报综合办公室。由综合办公室根据情况，作出处理方案，交公司总经理审批，由公司决定解决纠纷的方式。 3合同纠纷发生后，承办部门应及时向综合办公室提供必要证据，包括送货

12、、提货、托运、验收、发票等有关票据，货款的承付、托收凭证、有关财务帐目，产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告等，以及其他有关的证据及材料。公司各有关部门应对解决合同纠纷给予协助。 4合同纠纷给公司造成损失的，应依照公司有关规定追究责任单位或责任人的经济或行政责任。 5纠纷处理完毕后，由综合办公室负责做出书面总结，并提出防范措施。 （九）合同的文档管理 1公司对外签订的合同，一般公司留存三份原件：一份由综合办公室保管，一份由承办部门送财务部一份备查（但不限于财务部），一份由承办部门保管。 2各承办部门要指派专人负责合同保管工作，建立本部门合同台帐，最迟在合同签订后15日将原件送综合办公室。 3合

13、同履行完毕，承办部门要及时将有关资料报综合办公室。 （十） 合同专用章管理 1合同专用章是公司用来签订对外合同的专门印章，公司对外签订的合同必须加盖公司合同专用章方可生效。 2具备法人资格的单位可以刻制本单位的合同专用章，依照本程序的规定签订合同。 3不具备独立法人资格独立核算的分支机构可以以公司名义，在公司授权范围内签订有关合同。 4非经公司法定代表人签字同意，合同专用章不得携带外出。 5公司专职合同管理员要严格合同专用章的使用，经审查不符合本程序规定的合同有权不予盖章。无生效合同，公司财务部一律不办理付款。 6合同专用章若有遗失，应立即报公司综合办公室，并登报声明作废。如给公司造成经济损失

14、，追究有关责任人的经济或行政责任。 7合同章管理在遵守公司印信管理办法的同时必须遵守本程序。 （十一） 授权委托书管理 1公司各单位以公司名义对外签订合同，除法定代表人亲自签订合同外，承办人员必须办理法人授权委托书，方可从事签约代理活动。无法人授权委托书或超越委托书授权范围而进行的签约代理活动，公司一律不予承认。 2公司企业法人授权委托书由公司综合办公室统一办理。 3企业法人授权委托书应具有以下内容： （1）受委托人的姓名、职务； （2）委托的范围权限； （3）委托日期期限； （4）委托单位及法定代表人签字或者盖章。 4办理授权委托书的程序 （1）合同承办人填写授权申请表，并经本部门领导签字，

15、申请应载明授权范围。 （2）由公司综合办公室对所提交的申请予以审查合格的，给予办理。 （3）由公司法定代表人签字，加盖公司公章后生效。 （4）授权委托书只限被授权人本人在签订经济合同时使用，不得涂改、转借或代作他用。 （5）法人授权委托书遗失，应立即报告公司综合办公室，经登报声明作废后方可补发。因保管不善遗失授权委托书，给公司造成经济损失的，追究有关人员的责任。 （6）工作调动的，应将授权委托书及时交回公司综合办公室。 （7）公司综合办公室对授权委托书使用情况进行监督。 （十二）检查与考核 1本程序执行情况由综合办公室组织检查考核，检查结果报公司总经理。 2检查的主要方面 （1）合同制度执行情况。 （2）合同签订情况：主体是否合格，条款是否齐全，文本是否严格按要求填写。 （3）合同的履行情况。 （4）合同管理的其它基础工作。 第 11 页 共 11 页