家电卖场超市大型百货运营资料 财务 综合002 低值易耗品及材料物资管理办法V2.0.doc

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1、低值易耗品及材料物资管理办法V2.01. 目的：为明确资产管理部门的工作职责及分工，规范公司低值易耗品及材料物资的购置、使用、调拨、报废等业务，为公司各级单位低值易耗品及材料物资的管理提供明确的依据，特制定本制度，为简化叙述，以下“低值易耗品及材料物资”均简称为“物资”。2.范围：2.1 适用范围：本制度适用于电器各中心、各部门、各分部。2.2 发布范围：电器各中心、各部门、各分部。3.名词解释：3.1低值易耗品：指单位价值在100元（含）以上，2000元以下，并且使用年限在一年以上的各种财产物资，按其用途分为办公设备、工具器具、包装物、通信工具等几大类，展台、展架、收银台纳入低值易耗品办公设

2、备管理。3.1.1办公设备：包括办公桌椅、沙发、茶几、防盗门、床、展台、展架、收银台、文件柜、书柜、衣柜、保险柜、电话机、打印机、验钞机、传真机、冰箱、电视、洗衣机、空调、热水器、饮水机、电饭煲、电磁炉等；3.1.2工具器具：包括小型仪表仪器、维修器械工具、消防器具、装卸搬运工具、小型建筑工具、手推车、三轮车等（单价较小但使用年限较长的工具器具要求列入低值易耗品管理）；3.1.3包装物：指用来包装商品，可以多次使用各种包装箱、包装容器等；3.1.4通信工具：路由器、交换机、UPS等通信设备、网络工具等；3.1.5其他：上述各项未包括的项目。3.2材料物资：是指不符合固定资产和低值易耗品确认条件

3、的公司拥有所有权的各种材料物品。按其用途主要分为以下几类：修理用零配件及材料、办公用具及用品、汽车用各种油料、广告宣传用品、各种消耗性材料等。具体为：3.2.1修理用材料是指用于修理公司的固定资产、低值易耗品、包装物等资产而购置的各种材料、配件、零件等；3.2.2办公用具及用品是指办公耗用的笔墨纸张、硒鼓、墨盒、低值U盘、鼠标、键盘、账表票卡、邮票、价签、各种针、钉等；3.2.3汽车用各种油料是指交通工具、机械器具等消耗的汽油、机油、柴油等；3.2.4广告宣传用品是指广告宣传用的各种灯箱、条幅、标语、标牌、印刷品、POP笔、POP补充液等；3.2.5消耗性材料是指日常经营中消耗的各种材料，包括

4、电工电料、网线、工服、清洁卫生用品和材料、一次性包装材料、照明材料、消防材料和其它各种材料等。3.2.6其他：上述分类中未包括的物资。3.3兼职资产管理员：指为保证物资帐实相符，加强公司各部门的资产管理，堵塞管理漏洞而在各职能部门/门店设立的兼职的资产管理人员。4.职责：4.1总部行政中心：4.1.1会同财务中心制定、解释、推行、完善物资管理制度；4.1.2负责制定物资的配备标准，规范分部物资的明细账及实物的管理工作；4.1.3物资半年/年度购置预算的编制及各分部预算的审核；4.1.4按授权审核、审批、备案总部及各分部的物资购置、报废、调拨等各项管理工作；4.1.5会同财务中心组织资产盘点，负

5、责盘点问题的审批、报批工作；负责盘点报告的整理、通报、跟踪工作，检查分部对盘点意见执行结果；4.2总部财务中心：4.2.1 会同行政中心制定、解释、推行、完善物资管理制度；4.2.3确认物资的分类、计量、核算标准；4.2.4配合行政中心组织资产盘点，对盘点报告进行审核、整理、通报、跟踪工作，检查分部对盘点意见执行结果；4.3分部行政部：4.3.1物资保管、登记、检查及物资编码、标识之制作；4.3.2设置专人或者兼职人员登记实物帐，记录实物物资的增减变化，并按月与财务帐进行核对，保证帐帐相符、帐实相符；负责分部物资实物的管理，包括物资使用发放及维修的组织实施；并协助物资使用部门作好资产的日常维护

6、工作；4.3.3负责物资处理、外借、调拨等申请、审核、报批工作；4.3.5负责盘点工作的组织、部署、安排，按事先制定的盘点计划推动和实施盘点工作；查证物资盘盈、盘亏原因，落实盘点批复意见；4.3.6 安排、组织、检查、督导兼职资产管理员的日常资产管理工作； 负责对兼职资产管理员定期培训；4.4 分部财务部：4.4.1负责物资的确认、分类、帐务处理（如账册设置、物资盘盈盘亏之报告编制等）：4.4.1建立相应的总账、分类明细账并按月与行政部核对，保证帐帐相符。4.4.2根据公司财务制度对低值易耗品摊销及协助行政部办理调拨等手续；4.4.3与行政部共同完成资产的清查盘点工作，审核资产盘点报告、落实盘

7、点批复意见。4.5兼职资产管理员：4.5.1负责本部门物资的领用、管理、发放，物资转移异动申请、损坏维修申请、报废申请；4.5.2检查、指导各物资使用人正确使用物资，避免因使用不当造成破坏。4.5.3对在日常管理和盘点检查中发现的重要问题及时准确地向行政部报告，对物资发生丢失、毁损、等非正常耗费，及时报行政部，并落实上级处理决定。4.5.4配合行政部全面参加月度、季度、年度资产盘点；4.5.5负责部门财产清册的登记，详细记录低值易耗品的使用状态、保管人、维修改良情况等。如发生保管人转移及时修订部门财产清册，随时保持部门财产清册准确性并定期与行政部的公司财产清册核对。 4.6 各部门负责人4.6

8、.1各部门负责人负责本部门物资的安全完整、支持部门兼职资产管理员工作；按公司盘点制度和盘点工作计划完成月度资产盘点；5.作业内容5.1物资的购入5.1.1物资购置计划、审批按相关费用授权执行。物资购置计划的申请中，分部购置与外埠店或直营门店的购置计划必须分开上报，如有新增门店应在申请中注明开具发票资料（如发票台头、税票号），若需单独发货应同时注明收货地址、收货人姓名及联系电话；5.1.2原则上所有的物资都由总部集团配发，如确实有特殊原因需当地自购的，则由总部授权领导批准后方可进行当地购买，配发标准按公司相关标准执行。5.1.3总部集中配发物资的同时，将出库单或相关单据（此单上应有单价、发票是否

9、为增值税发票等信息）传真至分部，以便分部在发票未达的情况下暂估入账。5.1.4总部行政中心收到各分部的购置计划时，须先审核分部的购置计划是否合理，并查阅公司财产清册是否存在闲置之物资可供调拨。5.1.4.1如可调拨，调入、调出分部行政部按照总部行政中心的批示要求填写资产调拨单办理调拨手续；5.1.4.2如无物资可调拨，总部行政中心按授权报相关领导审批后办理采购事宜。5.2物资入库的验收5.2.1行政部必须指定专人负责办理物资入库的验收手续。对于集团采购配发的物资由行政部负责接货、验收。如物资是具有特定用途的、或者具有一定专业性的用品，必须提请采购申请部门并与相关专业人员共同办理验收手续，经检验

10、合理后方可办理入库手续。如IT设备必须由IT主管验收，DM单的制作、VI展版的制作，必须由广宣部门共同办理验收。5.2.2申请购置单位验收后，应将购置发票及领导批复的申请报告单等资料附齐,附在报销单后，行政部对低值易耗品（材料物资不用编号）进行编号后，同时在软件系统登记入帐。5.2.3行政部负责制作低值易耗品标签粘贴于明显位置，以便于识别和盘点。5.2.4行政部打印入库单一式二联，一联经行政部签字确认后给财务报销，一联经行政部签字后由行政部留存，附在报销单后按公司授权进行审批后到财务部办理结款手续。保修卡、使用说明书、程序安装盘等附属资料由行政部资产管理专员按照物资编号统一保管。5.2.5财务

11、部费用会计/主管必须严格审核发票原件、入库单、审批单等相关单据，如不符合要求，一律不允许报销。5.2.6采购物资必须取得增值税发票，不得收取收据类单据，如发票上的物资项目无法区分明细项目，必须附有购物清单。对于采购物资原则上要求取得增值税发票，如只能取得普通发票的，需经分部财务经理、总经理批准。5.2.7直接转入低值易耗品的销售商品，按上述步骤进行物资的验收，财务部按审批后的成本数据进行结转。5.3集团采购的物资验收的特别规定5.3.1总部集团采购的物资，由行政中心负责与集团采购的协调与联络工作。5.3.2集团采购的物资，分部也必须按物资验收的步骤进行验收，由于集团采购发票与物品存在不同步的情

12、况，各分部按下述步骤协调：5.3.2.1分部行政部收到集团采购配发的物资后，必须与运输单位当面清点，并与总部行政中心传真的出库单进行核对，点货时必须有两个以上人员同时清点，经核对无误后办理验收手续，并在五个工作日内将结账确认单上传总部行政中心，新开门店在十个工作日内上传，其中音像物资需单独确认，并且要有入库单（财神、手写入库单均可），如存在差异，必须落实差异原因：A、如属于运输单位的原因，由分部行政部及时上报，并由总部行政中心协调相关配发单位，办理索赔事宜；因运输单位造成的差异必须由运输单位签字确认。B、如属于集团采购少发货或多发货的和总部行政中心协调解决。C、如属于运输途中的自然损耗，分部将

13、该损耗报经总部财务中心及行政中心审批后记入管理费用中。D、如实际收货数量与总部出库单不符，分部行政部以实收物资及验收单、入库单暂记入记入账内并和总部行政中心联系确认及时进行处理。5.3.2.2分部行政部收到集团采购的发票后，必须与总部传真的出库单进行核对，如不一致，必须立即与总部行政中心联系，落实差异及处理办法。5.4物资的保管5.4.1低值易耗品编码原则5.4.1.1为了便于低值易耗品编码的识别和控制，总部及分部的低值易耗品，行政中心/行政部（分部）必须对低值易耗品进行编号标识，并粘贴于物资实体之明显位置；各使用部门必须保证所做编号标识的清晰、完整。5.4.1.2低值易耗品编码（含组件及附属

14、品）均赋予唯一编码，编码为四级十一位规则如下：第一级：低值易耗品两个字母（DZ）第二级：分部名称（例如：北京分部物资编码的第二级为BJ）例如：BJ）第三级：物资分类（例如：办公用具及用品类为BG）第四级：物资流水码（00001），如有附件则在后面再加入附件编码F1、F2。以上四级编码一经确定不允许发生改变5.4.1.3低值易耗品编码前面二个字母都为DZ。5.4.1.4各级公司名称编号：以所在城市名称前两个汉字的首拼音字母组成，如上海SH、北京BJ。5.4.1.5低值易耗品编码分类及其编号：办公设备：BG 工具器具：GJ包装物 ：BZ 通信工具：TX其他 ：QT 5.4.1.4流水码：流水码以五

15、位数字编码组成。5.4.1.5主设备与附属设备可采用主次级编号，即对附属设备编以次级编号加以识别，在附属设备编号第四级后加（F1、F2.）进行区分。【例】：北京分部前门店电话机一部，其编号可为：DZ-BJ -BG-00001。5.4.1.6业已编号之低值易耗品如遗失、报废、调拨或者出售等，其编号予以注销，不再使用，以免发生混淆。5.4.1.7物资之保管由物资使用部门负责，如为各部门间共同使用的，则由行政中心/行政部负责；5.4.2物资的保管由物资使用部门负责。5.4.2.1如为各部门间共同使用的物资，则由行政中心/行政部（分部）指定部门负责或该中心兼职资产管理员负责；部门内共同使用的，则由部门

16、第一负责人及兼职资产管理员负责物资的保管；员工个人使用的物资，由员工个人保管。5.4.2.2物资保管人离职或者调职前，应将其保管物资移交清楚，如缺损或者遗失应负赔偿责任，并按物资处置作业程序办理，离职手续由部门负责人、兼职资产管理员签署意见；部门负责人、兼职资产管理员离职或调职时必须办理物资管理工作移交手续，移交时必须由行政部资产管理专员监督；资产管理专员离职或调职时必须办理工作交接手续，和财务进行账务核对，移交工作由行政部负责人监督；行政部负责人离职或调职时必须办理工作交接手续，由分部总经理监督。5.4.3物资的保修卡一律由行政中心/行政部负责统一保管。 5.5物资的发放5.5.1资产管理部

17、门实物的发放。发放时，领用人必须在“出库单”上签字后方可领用。5.5.2出库单一式三联，一联作为行政部留存的存根联，用以登记公司财产清册，一联作为财务记帐的依据，一联给部门兼职资产管理员据以登记部门财产清册（材料物资出库单为两联，无需登记部门财产清册）。一次出库数量较多的，为了简化出库手续，行政中心/行政部可以根据各部门的申请及采购物资的实际情况，将各部门领取的物资分类汇总登记在一张EXCEL表中，注明数量、单价、金额，该汇总表可视同“出库单”。5.5.3行政中心/行政部定期将“出库单”（财务联）转交财务部门，财务部门相关人员审核后据以记帐。5.5.4物资未经授权领导的批准不得外借。5.6 物

18、资的帐务处理5.6.1低值易耗品的帐务处理5.6.1.1财务部门按部门设置低值易耗品分类帐；5.6.1.2低值易耗品按“五五摊销法”进行摊销，领取时按原价摊销一半，报废时摊销其另一半。5.6.2资产管理部门物资台帐设置要求：5.6.2.1行政中心/行政部指定专人负责账务管理，按部门设置公司财产清册，登记低值易耗品数量的增加、减少、调拨及存放地点等情况。5.6.2.2各部门兼职资产管理员设立本部门部门财产清册,登记低值易耗品的增加、减少、调拨、保管人等情况，如为台帐类资产要单独注明。并定期与行政中心/行政部核对,如低值易耗品的保管人在部门内部之间或部门与部门之间发生变化,需经行政部门备案或批准后

19、方可办理,否则责任有原保管人承担.5.6.2.3行政中心/行政部（分部）明细帐与财务部总分类帐要进行账账核对，保证账账相符。5.7物资的调拨与借用5.7.1低值易耗品的调拨与借用参照固定资产的相关规定办理；5.7.2材料物资除总部集中采购及集团采购的外，不允许办理调拨。5.8物资盘点：物资的盘点与报告按资产盘点管理规定执行。 5.9低值易耗品之修理5.9.1对低值易耗品的修理，可参照固定资产修理的程序办理。5.9.2对低值易耗品修理支出，一律在当期费用列支。5.10低值易耗品之处置5.10.1对低值易耗品的处置包括出售、报废、遗失、毁损、闲置情况的处理。5.10.2对低值易耗品的处置依据固定资

20、产的处置程序按授权要求办理。5.10.3人为造成物资损失的一律由责任人赔偿，赔偿方案为：5.10.3.1已使用时间未超过1年的低值易耗品，赔偿原值的75%；5.10.3.2已使用时间在12年的低值易耗品，赔偿原值50%；5.10.3.3已使用时间在2年以上的低值易耗品，赔偿原值的25%；5.11 IT设备的管理:IT设备的购置计划、采购、日常维护、修理、报废等由IT部人员负责，同时必须报行政中心/行政部（分部）审批并及时向财务、行政部传递相关单据。此类物资的账务、实物管理流程按本办法规定执行。5.12台账类物资的管理(参照固定资产管理办法台账类资产管理原则执行)5.13奖惩规定5.13.1奖励

21、5.13.1.1物资管理合乎规范，连续三个月账账相符、账实相符，达到公司物资管理办法要求的，给以表彰以上奖励；5.13.1.2对公司物资管理提出合理化建议并经公司采纳的，给予“记功“以上奖励或者给予200元以上的现金奖励。5.13.2惩罚5.13.2.1未按授权经领导批准擅自采购，经领导核查情况属实的则由责任人负责退回所购物资并书面指导一次。5.13.2.2对公司物品的日常保管及维护不负责任，野蛮操作，造成财产损坏，按公司财产清册中标明的保管人负责赔偿。5.13.2.3物资报销过程中，未经行政中心/行政部办理入库手续，财务部门擅自予以报销，将给予财务部门负责人及报销人口头指导一次。5.13.2

22、.4低值易耗品编码不规范或未进行编码管理给予行政中心/行政部后勤主管、资产管理专员口头指导一次。5.13.2.5对低值易耗品编码保护不负责任，损坏后不及时到行政中心/行政部补办，给予物品保管人口头指导一次。5.13.2.6公司财产清册部门财产清册登记不规范，物品保管未落实到责任人，造成实物丢失、帐实不符的，由后勤主管、资产管理专员和部门资产管理员负责照价赔偿。5.13.2.7对需进行报废处理的物品，部门资产管理员未提出书面申请的，造成部门物资帐实不符的，对部门资产管理员口头指导一次。5.13.2.8所有物资的购入、异动、报废等未及时到财务部、行政部办理相关手续的处于口头指导一次。5.13.2.

23、9分部未按规定时间内上传结帐确认单或入库单的，对后勤主管处于口头指导一次。5.13.2.10对资产管理专员、兼职资产管理员的奖惩见资产管理专员、兼职资产管理员相关规定。5.13.2.11此办法中奖惩部分与单项考核相冲突的部分，以单项考核为准。6.注意事项：6.1因对资产（包括固定资产、低值易耗品、材料物资）进行修理而购入的物资，一律作为费用性支出，不增加物资价值，也不作为低值易耗品管理。6.2因修理或者在建工程剩余的物资，根据其价值转入低值易耗品或材料物资进行管理。6.3对于接受捐赠的物资，处理流程参照固定资产的管理办法，设置台帐单独记录。6.4对于由广宣部购买转为公司物资的赠品，实物管理参照本规定。行政部门凭广宣部购买赠品发票的复印件、领取赠品的批单和物资入库单办理财务及行政部门入帐手续。6.5对于集团配发，实物已到发票未到的物资，处理流程参照固定资产管理办法执行。6.6大区所使用的资产作为所在地分部的一个部门由该分部行政部负责管理。6.7音像公司物资管理参照本办法执行。7.附件：7.1结账确认单7.2资产调拨单7.3公司财产清册(低值易耗品) 7.4部门财产清册(低值易耗品) 7.5闲置资产汇总表(低值易耗品) 7.6财产处置单（总部适用）7.7财产处置单（分部适用）7.8资产借用单7.9资产借用确认函7.10资产维修单