秘书学笔记要旨.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date秘书学笔记要旨秘书学笔记要旨秘书学笔记要旨绪论一、 秘书的概念及内涵韦氏秘书手册（美）：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促。既能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。国际职业秘书组织（一）秘书的概念：在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队，院校内的一种行政职位，主要通过掌管文书、辅助决策、处理日常事务来实施辅助管理、综合

2、服务的工作人员。（二）秘书概念的内涵1、从属性“可以有没有秘书的领导，但不能有没有领导的秘书”。秘书的工作就是围绕领导来工作。2、辅助性为领导服务，辅助领导工作。3、参谋性（高级秘书）调查研究、信息处理、出谋划策、提出方案（拟办）4、综合服务辅助领导工作形式是广泛的、是多方面的、是综合的，事无巨细。二、秘书的起源与沿革古代：秘书一词出现在东汉时期，最早指宫禁藏书。后东汉出现秘书官职，负责记载秘史、管理秘籍。近代：清末：机构改革，设置秘书。（过渡标志）辛亥革命时期：南京国民政府废除旧式公文，规定新式公文类型。民间团体、企业开始聘请私人秘书。秘书队伍壮大。北洋军阀时期：秘书事业发展倒退。国民党统治

3、时期：由于国民党政府腐败，机构混乱，秘书队伍虽有一定规模，但效率不高。现代：新民主主义革命时期：秘书工作是随党的创建而逐渐发展起来的，经历了从无到有、从小到大、逐步改善的过程，特点是秘而精。解放战争时期：秘书工作积累了丰富经验，秘书队伍初具规模，为建国后秘书工作的迅猛发展奠定了基础。新中国60年代：发展势头好，积累了丰富的经验，形成了一套行之有效的规章制度，也培养了一批素质较高、意志坚强的秘书队伍。十年浩劫：秘书事业毁于一旦。十一届三中全会后：78年12月，我国秘书队伍开始日益壮大，秘书队伍素质提升。80年代初，产生具有中国特色的秘书学。秘书学的教育研究步入一个新时期。三、 秘书学的研究对象、

4、性质和特点。1、研究对象：秘书、秘书工作及其规律、秘书机构设置。2、秘书学的性质：属社会科学类，是行政管理学的一个分支，并且与其他相关学科相互影响渗透，共同发展。3、特点：我国秘书学具有很强政治性、实践性、科学性。四、 我国秘书学的研究发展历程。1、秘书学发展阶段及其特点。85.1全国秘书长、办公厅主任座谈会。90.1全国秘书长座谈会。（1）1978.21985.1：摸索探求时期。（2）1985.11990.1：方针清楚、路子明确、势头迅猛。（3）1990.1今：新的巨大推动力。2、秘书学今后研究趋势展望。1、秘书工作的参谋职能进一步强化，要求能参政议政。2、办文、办事、办会、办信等常规工作的

5、运转要走向高效率。3、操作办公自动化、设备和外语这两大技能将日益得到重视。第一章 秘书工作的任务、性质、特点和基本原则一、秘书工作的主要任务1、辅助决策2、协调工作3、文书处理和撰制4、调查研究5、信息工作6、会务工作7、信访工作8、文书立卷和档案管理9、查办工作10、印信、证章的管理11、值班和接待工作12、机关内部事务和管理13、机要保密工作14、领导人临时交办的工作二、秘书工作的性质1、从属性 2、辅助性 3、参谋性 4、综合性三、秘书工作的特点最重要特点：实践层次（受命而行）双层次性 思维层次（与领导同步、思维方式要与领导处于同一层次）从全局、从发展、从长远、立足点高、视野宽、视角新。

6、 被动性与主动性的对立统一 事务性与政治性的对立统一：些微小事，事关大局形成一系列特点 机要性与群众性的对立统一：把握好适度点，既不脱离群众，也得保守秘密 经常性与突击性的对立统一四、秘书工作的基本原则：不失职、不越权。两种倾向要反对：（1）反对越权倾向：1无意越权：由于经验不足、主动过分等原因造成的。2有意越权：“二首长作风”、会造成违法乱纪、谋取私利。（2）反对失职倾向：1、宁可越权而不失职1、当事情危急，直接关系到人民群众生命财产安全是，即使领导不在，秘书也要挺身而出，先斩后奏，处理问题。2、当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，原则上提倡秘书犯言直谏，敢于说真话。2、宁可失职而不越

7、权。当情况复杂，一时难以判断，事情又不特别火急，领导又不在场时，秘书人员不要轻易表态，处理问题。第二章 秘书工作的三大职能第一节 秘书工作的基本作用一、枢纽作用纵向上，秘书工作起着承上启下、上传下达的作用。横向上，秘书工作沟通左右，联系内外。二、助手作用：秘书是领导手脚的延伸为领导承担事务性工作，如办公、办文、办信、接待等工作。三、参谋作用：秘书是领导头脑的延伸。为领导提供决策咨询服务。四、信息传递作用：秘书是领导的耳目，信息的传递是双向的。把听到的、看到的反馈信息给领导，同时把领导的意图传达出去。五、协调作用六、门面窗口的作用：秘书是领导班子的窗口，是单位的门面。秘书人员应提高各方面的素养，

8、端正自身的工作态度、注意礼仪。第二节 秘书工作的办事职能一、办事是秘书部门的基础职能办事职能：秘书直接协助领导管理，并处理具体事务，即办事职能。秘书通过从事事务性的工作，为领导、其他部门和群众服务，其根本目的及作用在于组织的运转和提高效率。二、秘书工作办事职能的特点1、办事高效运转办事职能体现在各种各样的具体的事务性工作中。这些工作应当形成一套运转机制，因此秘书工作最根本的就是高效率。、2、职责范围边界的不确定性。三、怎样提高秘书的办事效率办事效率指的是投入与产出的比值，投入越少，产出越大，效率就越高；反之亦然，而高效率就是用最少的人力、物力和时间的投入，去做越多的工作，去创造最多的社会财富。

9、主要途径和方法：1、理顺体制，合理设置吧办公室结构。不合理的表现：机构重叠、层次过多、关系不顺、职能相连。2、提高秘书人员的素质：德才兼备（德：政治素养、思想修养、工作作风、职业道德等；才：业务素质）3、采用科学的管理方法：规范管理法、目标管理法、计划管理法、统筹管理法、网络管理法）4、分清职责，是各环节有机配合。5、精简会议、精简文件：杜绝文山会海。6、依法办事、加强督察。7、办公设备现代化。第三节 秘书工作的参谋职能一、参谋是秘书部门更为深层的职能任务。秘书为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，即参谋职能。办事是基础，参谋是更高的要求，两者统一在为领导提供综合服务

10、的职能中互相渗透又互相交叉。二、参谋职能的实质和特点1、实质：为领导决策提供直接的服务。2、特点：（1）参谋内容具有综合性。（2）参谋活动具有限制性。（3）参谋工作具有随机性。三、参谋职能的基本内容1、起草文件与领导讲话稿：直接为领导政务工作进行参谋服务的高层次工作。善于拓展和阐发领导的基本观点，有时还要和领导讨论，提出自己的建议和构想。2、公文拟办：既是事务性，也是参谋性。拟办指的是秘书部门对部分收文准备如何办理所提出的请示性、建议性初步意见及如何处理该文的参谋建议供领导人参考。3、核稿：是指在送交领导审批、签发之前，对文件草稿的全面审查。把政策关和文字关，在文字内容上把关是核稿的主要任务。

11、4、调查研究和信息处理。这是秘书部门参谋职能的最集中体现，是秘书辅助工作的前提和基础。体现在为领导的决策工作提供参考依据和反馈意见。通过该任务实现参谋职能的关键在于：（1）所提供的信息服务是超前还是滞后。（2）所提供的信息是否经过综合处理5、督察工作。重点：（1）各级党政部门在贯彻党的方针路线做出的工作部署以及落实情况。（2）各级部门领导的批示、交办事项的贯彻落实情况。6、议事制度7、预案提案工作第四节 秘书工作的协调职能一、协调是秘书工作的一项主要职能协调是管理的一项重要职能，就是指通过协调工作是一个组织中所有单位、所有人员之间的活动同步化、和谐化。目的在于是组织内外各部门、各运转环节不发生

12、矛盾冲突、不失控、不重复。保证相互之间建立起良好的配合关系，最大限度地调动每个成员的积极性，去实现组织的共同目标。二、协调职能的内容和意义1、协调职能的内容：工作协调、人事（人际）协调都有对上、对下、同级、内外、上下左右内外的综合协调五个方向。要求：（1）把握整体动态 （5）日常事务的协调（2）协调工作计划 （6）本单位同别的单位及社区公共关系的协调（3）调整工作节奏 （7）单位内部人际关系的协调（4）协调各个单位的关系2、协调职能的意义：为管理工作的正常运转创造良好的内外环境，表现在两个方面：其一、协调工作能推动秘书工作向深度、广度发展。其二、协调工作是秘书辅助领导进行管理和决策的重要方式，

13、是保证领导做出重要决策和管理的非常必要的工作。三、协调职能的实施步骤协调工作要根据协调计划和目标的需要按照一定的程序进行。1、调查阶段：收集并分析情况，掌握实施协调工作所需要的全部背景材料。2、制定计划：计划包括确定协调目标、拟定协调步骤、选择协调的方式方法。3、确定协调人员：把握两原则：（1）协调人员和协调对象的身份要相称；（2）协调人员的能力和协调任务的难度要大体适应。4、（确定）选择协调方式方法：根据协调内容和对象的特点：协调的方式、方法：会议协调、书信协调、电话协调、交谈协调。5、确定协调时机和地点正确选择协调时机是提高协调工作成效的必要条件（密切关注政策的动向）6、实施的执行阶段：要

14、求协调人员做到随机应变，将原则性和灵活性结合起来，做到即遵循原则又灵活处理。7、评估阶段评估的主要内容：评估目标的达成情况、评估协调人员在实施协调过程中的工作表现，能够为开展后续的工作提供条件。你是怎样理解秘书工作的三大职能？（论述题）第三章 秘书辅助决策与现代领导决策一、决策的含义：两个层面的意思：1、决策就是做出决定，即决策者经过多种考虑和比较后，对应当做什么和应当怎么做所做出的决定。2、决策是管理工作的基本要素，是领导的基本职能，是领导者对两个以上的备选行动方案进行选择的过程，其目的是为了有效地达到目标。决策四要素：1、要有目标 决策是服从和服务于目标的。2、要追求优化决策是对两个以上的

15、备选方案进行优化、择优的过程。3、决策要付诸实施决策是对要做出什么行动所做出的抉择。4、决策是选择的过程包括决策工作和决策行动。是一个过程，而不是瞬间行为（确定目标、拟定方案）二、领导决策的特点：1、传统领导决策的特点：个体经验决策。（1）大多数决策由领导者个人掌握。（2）凭领导者个人的直觉感受和经验进行。决策的成功与否主要取决于领导者个人的聪明才智、生活阅历和选择判断能力。（3）谋划和决断的合一（谋断合一）指的是谋划和决断都是领导者的事情。3、现代领导决策的特点（即科学决策）（1）从传统的个人决策走向群体决策。1、群体中存在较多的综合性的知识和信息。可以起到集思广益、提高决策质量的作用。2、

16、群体决策可以从多种角度提出不同的方案，是方案的考虑更加全面和周密。3、群体决策成为大家的决议，是更多人感到对问题的解决负起更大的责任和信念。4、执行者如果参加决策的制定，有助于理解决策、执行决策，更能有效地防止决策实施过程中所产生的偏差。（2）决策程序，决策工作科学化。1、完整的科学的决策过程包括七个步骤：2、现代领导决策是科学的决策，要以科学的思考、科学的计算和预测为依据，并且运用现代科技手段来进行。3、建立有效的决策体制。现代领导决策体制又以下几个部分构成：参谋系统信息系统 执行系统决策中心反馈系统 监管系统这种体制不同于传统的家长式的决策体制。三、秘书在现代领导决策中的辅助作用1、信息的

17、收集整理深度加工作用：信息的收集整理式围绕决策活动进行调查研究、收集资料。2、沟通协调作用：秘书处于决策中心与其他系统机构的联络中介的位置。3、督察作用：决策前，秘书要介入调查研究、提出议案；决策后，要向决策中心提供反馈信息。四、秘书辅助决策的特点：1、超前性：及早地对潜在的、可能发生的问题进行调查研究。预测提出解决方案。2、受限制性：秘书的决策建议只能供给领导参考。3、经常性：随时准备发挥辅助决策的作用。4、全过程性：参与决策的全过程，从收集信息、确立目标、拟定方案。5、思维的同层次性：思维的出发点同领导同层次。 思维的走向：跨度同领导同层次。五、秘书辅助决策应遵循的原则1、应遵循国家和政府

18、的法律（对秘书人员的法律素养提出了很高要求）、法规和方针、政策。2、应遵循“谋断分家、只谋不断”的原则。“谋”指参谋服务；“断”指决策活动中最佳方案的最后抉择。决策活动中，秘书只起参谋作用，领导起“断”的作用，秘书不能代替领导抉择、拍板。而应严格遵循“谋断分家、只谋不断”的原则，做到既不失职又不越权。在决策活动中，秘书只有“谋”的责任，而没有“断”的权力，只能多谋，而不能决断。3、应遵循有效决策的原则 （美）杜拉克杜拉克有效管理者六、辅助领导决策对现代秘书提出的新要求。1、现代秘书要有强烈的全局意识和参谋意识，从过去简单的办文办事转变为既办文办事有出谋划策。2、要有广博的知识和丰富的经验。3、

19、要具备敏锐的预测能力和机智的判断能力。4、要具备敢于参谋的胆略，特别式创造性的决策具有一定的风险。因此，秘书的胆略显得极为重要。5、秘书工作者还要学习决策科学，掌握决策技术。作业：一、名词解释：秘书、辅助决策、协调、谋断分家二、简答1、秘书工作的主要任务。2、秘书工作的特点。3、怎样把握科学工作的基本原则。4、现代领导决策的特点。三、论述：为什么说辅助领导决策对现代秘书提出了新要求。1、2、3、4决策的准备阶段七、决策程序和秘书辅助决策工作的具体内容1、目标阶段和秘书的辅助工作协助领导选择决策目标，即目标阶段，是整个决策工作的起点，是决策的首要工作和方向。怎样协助领导选择决策目标：（1）围绕一

20、定时期领导的中心工作来选择（中心工作往往是领导根据上级的指示和布置确定的）（2）按照领导意图来选择决策目标：摸清和正确领会领导的意图，沿着领导的思路，进行进一步的调查研究，阐发和扩展领导的意图，创造性的贯彻领导思路。（3）围绕工作的重点、热点、难点来选择决策目标。热点是群众普遍关心的、急待解决的焦点问题。难点是长期没有解决的老问题或较难解决的问题。重点是有关全局的工作和矛盾。（4）从发展变化的动态情况中选择决策目标：要及时发现新情况、新变化、新经验。2、信息阶段和秘书的调查研究信息是决策的基础和前提，信息阶段的首要环节是收集各方面的情报和企业的情况。收集信息、调查研究是为例提供信息依据并矫正决

21、策目标。收集信息和调查研究的几个方面：（1）为决策提供理论依据：确立重大决策前都需要强大的理论。（2）提供方针政策上的依据：要悉心研究方针政策。（3）对实际情况进行分析掌握：要分析实际情况的可行性。（4）对历史经验和他人经验的借鉴：注意收集历史信息及兄弟单位的相关信息。（5）国际信息的收集：重大问题的决策必须关注国际动态，关注政情、民情、商情、军情等对所收集信息的要求：（1）所提供的信息情报要准确（真实反映情况）、及时（决策前）、完整（充分而不残缺）、适用（切合决策）（2）对收集来的信息情报进行科学的整理加工。3、设计方案阶段和秘书的任务设计方案就是对在信息阶段所收集到的信息情报的基础上进行科

22、学分析，提出多种备选方案。设计方案体现出秘书辅助决策的水平和价值。设计方案的步骤：（1）轮廓设计：设想各种各样可供选择的方案，保证备选方案的多样性和全面性。（2）具体设计：充实每个方案的具体内容。设计方案应遵循的原则：（1）可行性原则：充分考虑方案的可行性。（2）可选择性原则：秘书人员要设计出多种选择。（3）限制性原则：政府法律、社会道德观念、技术条件、经济因素以及决策者本身的能力和权力。（4）创造性原则：设计的方案要有新意和创见。既要借鉴他人经验也要有自己的创见。重大方案的设计主要由智囊机构承担。4、评估阶段和秘书的辅助工作（也被称为可行性论证阶段）组成专家评估小组对方案进行评估。评估的步骤

23、：（1）评估方案的可行性（2）评估方案是否能够达到令人满意的效果（3）预测方案可能产生的后果并提出解决方案。在此阶段，秘书辅助工作的主要任务：做好评估的组织协调工作，包括：（1）协助领导组织专家进行论证。论证的方式：会议论证、书面论证、个别访谈论证。（2）协助领导协调沟通参加决策方案、评估各方面的关系：充分调动各方面的积极性，同时平衡各方面的利益，防止重复劳动和各行其是。5、决策进行中的秘书辅助工作决策者进行决策：（1）从备选方案中选择可行性、满意度、效果三者最好的方案；（2）估算实施方案的费用及可带来的效益；（3）进行方案的多选一或二选一，准备候选方案。此阶段秘书的辅助工作包括：（1）协助领

24、导组织召开决策会议；（2）在决策会上，秘书人员要介绍决策方案及专家评估意见；（3）做好会议记录；（4）起草会议决议；（5）做好会议的后勤工作。准备要充分，组织要严密。6、执行决策阶段与秘书辅助工作秘书在此阶段的辅助工作包括：（1）把决策的信息迅速传达到有关的地方、部门及有关人员：根据决策的紧急程度、机密程度、涉及范围来选择传达的途径；协助领导传达决策精神。（2）督促检查：出发点和落脚点都是为了决策的落实。（3）协助领导做好试点验证工作（以此来验证决策的可行性和可靠性）：帮助领导确定试验点。7、追加评估阶段决策者要通过评估来衡量决策效果、总结经验教训。通过对决策全过程的系统回顾和分析，重新认识和

25、评价决策的优缺点，总结经验教训，同时也为调整决策目标和完善决策方案提供依据。比较决策的预期效果与实际效果：（1）找出实施过程中产生的过程（2）决策者对形势的认识和分析是否正确（3）考察决策实施各环节的落实情况。效果不是评估的唯一标准，效益大小是衡量决策的一条重要标准。效益包括经济效益、政治效益、社会效益、代价效益、环境效益等方面，从各个方面综合评估决策的成败优劣。第四章 我国秘书机构的设置形式一、秘书的类别和层次1、秘书的类别（1）以工作的专业和部门分：政治秘书、军事秘书、外交秘书、商务秘书等。（2）以工作的内容和方式分：文字秘书、机要秘书、行政秘书、生活秘书等。（3）以服务对象和报酬来源分：

26、公务秘书、私人秘书现代秘书可大致分为办事机灵型、秀才型、技术能手型。2、秘书的层次秘书的层次，指秘书工作的层次，是由秘书的性质决定的。对秘书的层次进行科学的划分应该以秘书工作对领导工作影响的深浅和作用大小为依据。这种影响的作用可分为深层、中层和浅层三个层次，与之相对应，可把秘书分为高级、中级、初级。初级秘书：主要从事行政事务性秘书工作，如机关各部门的文书（不直接影响领导，只是在领导工作外围工作）中级秘书：主要从事文字性的秘书工作，包括处理文稿、收发文件、为领导办事、调查研究等。以文字工作作为主要承担工作(文字秘书)，对领导产生或大或小、或深或浅的影响。高级秘书：主要从事辅助决策、议政谋政工作。

27、以掌握动态信息、熟悉各项方针政策为手段，以议政谋政、辅助决策为任务，或从事组织协调工作为决策实施铺平道路，其作用和影响贯穿于领导决策的全过程。二、秘书机构的设置原则：1、符合法定程序的原则：可以避免因人设事的现象。2、有效性原则：符合社会发展和经济发展的需要，并不是所有的组织都需要设置秘书机构，一般科级以下（包括科级）的部门不设秘书机构，还表现在组织机构的设置和作用的发挥。3、精简原则：在满足工作需要的前提下设置最小限度的秘书机构避免人浮于事。4、责权对等原则：责权，即组织的职责和职权，可以避免有责无权或有权无责的现象。5、整体效应原则：要最大限度地发挥组织机构的作用。整、分、合，在整体下作合

28、理分工。6、适应发展原则：动态适应、与时具进三、秘书机构设置的形式1、基本形态行政首长秘书长（县以下不设）办公厅（按分工设立若干处、科或室）政策研究室、档案室、机关事务管理局（地县一般不设）2、四种主要形式（传统功能型组织1、2；任务型组织3、4）（1）专业型秘书机构 秘书处办公厅（室） 机要处 （厅-处、室-科）（办公室主任） 行政处（2）综合型秘书机构既包括职责机构又包括职能部门办公厅（室）主任办公室各职责机构各职能机构档案室政策研究室文教科城建科经济科虽有利于集中强化执行、行动果断。但由于秘书工作超出职责机构的范围，剥夺其他职能部门权力，易造成越权现象。（3）专项任务型秘书机构此类型组织

29、机构基本上是临时性的，多为适应大型会议、重大活动、大型工程项目的需要而设立的，任务一完成，秘书机构随之宣告解散，人员由各有关工作部门临时调配，任务完成后，人员各自回到原单位。目标单一，全局观念强，便于领导。利于执行，效率较高。易造成人员的浪费：没有统一的秘书机构管辖，人员难以调动。（4）矩阵型秘书机构办公厅（室）主任办公室综合处行政处调研处各职责机构 大会办公室 首长办公室 办公室 各任务机构双重命令系统：横向上室任务型，可以避免人员难以调动的状况。 纵向上室专业型。第五章 秘书人员的素质修养第一节 秘书人员的素质修养的含义和特征一、秘书素质修养的含义指从事秘书工作的人的政治品质、道德品质、知

30、识水平、身体状况和个性心理特征，其中最重要的是政治素养、知识素养、能力素质和品德修养。二、秘书素质修养的特征1、时代性在一定的历史条件下的时代特征下培养起来的，所以秘书必然受到时代的制约。伴随者时代变化而变化。2、层次性不同层次的秘书工作者也有不同的素质要求。初级秘书：即事务秘书，具备日常事务管理能力，熟悉业务。中级秘书：即文字秘书，掌握调查研究、撰写并处理公文的能力。高级秘书：强调理论水平、政策水平和管理学素养。3、专业性：还需要掌握所从事工作的专业技能。4、综合性：要求秘书具有广博的知识素养和综合办理事务的能力。三、秘书素质修养的重要性1、助手作用的发挥，对领导手脚功能的延伸。2、直接影响

31、到领导决策效能，是对领导智力的补偿。3、秘书在领导身边，对领导进行心理补偿，依赖于秘书自身的心理学素养。第二节 秘书的政治理论、思想作风和职业道德修养一、要具备较高的政治理论修养。1、理论素质（1）所掌握的理论知识（2）理性思维能力秘书的政治理论修养本质上说就是马克思主义理论修养。要求秘书工作者具有较高的理论水平和政策水平。二、要具备良好的思想作风、工作作风首先要具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的态度；其次，要有事业心和责任感，任劳任怨、踏实工作。第三，在具体工作中，要做到雷厉风行，一丝不苟。三、秘书的职业道德修养1、热爱秘书工作，富有自我奉献精神。2、严格按领导意图办事：忠于

32、领导。3、忠于职守、严守本分：自尊自重、廉洁奉公。4、努力学习、有效工作。5、守口如瓶，保守机密。6、谦虚谨慎、礼貌待人。第三节 秘书的知识结构一、秘书良好的知识结构的特征1、整体性2、比例适当3、杂和专的统一：广博的知识与专业的知识统一起来。4、层次性：秘书的知识结构分为三个层次：（1）核心层 （2）中间层 （3）外围层5、动态开放特征：随时吸收新的知识。二、秘书知识的层次结构1、核心层：秘书工作的基本理论知识和实务知识。2、中间层：与秘书工作密切相关的学科知识。（1）管理学类：包括行政、经济、组织行为学、领导管理学以及管理心理学、市场学等。（2）文字学及档案学类（3）社会学和心理学类包括社

33、会学、心理学、社会心理学、人际关系学。（4）传播学类，包括传播学、新闻学、广告学、信息学、公共关系学。（5）法律知识。3、外围层(1)有关组织的知识：通晓单位全貌，包括组织机构、业务范围、人事关系、思想情况和工作作风、历史和现状。（2）开展部门秘书工作所需要的专业知识。第四节 秘书的能力结构一、秘书的基本能力1、敏锐的观察能力：善于捕捉问题、善于察言观色。观察能力是人们心智活动的门房，是秘书辅助领导决策的必要要素。做一名目光敏锐、耳听八方、善于发现问题的观察家。2、良好的记忆能力：迅速准确地记录领导指示：对外联系是需记住人名、地名、单位及背景材料，迅速找出领导所需材料。要记住资料内容等及存放位

34、置：随时提醒领导的各种要会。3、健全的思维能力：超前服务思维能力是人们心智活动的核心。秘书要具备较强的超前思维能力，主要体现在预见性思维能力，即对捕捉到的各种信息综合、分析、判断。要自觉更新自己的思维方式。4、丰富的想象力想象力是人类心智活动的翅膀，一切创造性活动都需要想象力。秘书的思维活动只有和想象力结合起来才能发展为创造性思维。5、良好的专注力（注意力）二、秘书的专业能力1、表达能力（1）书面表达：逻辑性、条理性；直书不曲，言简意赅；真实准确、定向表达。（2）口头表达：汇报工作、提出建议、接待工作。要做到清楚明白、准确得体、讲究说话艺术（感染性、生动性、礼貌性）2、交际能力出色的秘书工作是

35、社会活动家学习心理学知识、了解交往对象的心理特点，这是交际的前提和基础；在交际过程，要自尊自爱、保持人格完整；善于运用语言沟通情感，注意仪容仪表；把握言行尺度。3、组织管理能力（1）统筹安排工作的能力（2）管理时间的能力（3）组织各种活动的能力（4）组织协调能力4、应变能力：对突发事件和意外事件进行应急处理的能力，是秘书各种能力的临场发挥，需要秘书具备。三、秘书的特殊能力指秘书在工作中必备的特殊技能，如速记、打字、印刷、装订文件、管理档案、运用微机进行信息处理等。第五节 秘书的心理素质一、秘书的角色认知角色认知是指人对于自己所处的特定的社会与组织中的地位的认识。秘书一方面在群众的心目中被看做领

36、导或组织的代表；另一方面，秘书社会角色的双重性决定了秘书应把自我评价同社会对秘书的角色期待相结合，把社会对其角色的期待和评价内化为自己的行为和角色心理。二、秘书的工作动机（需要是行为的原动力）1、自然的需要：谋生的需要2、对自己有利、有利益的需要：自我实现的需要3、群体利益的需要4、对群体和个人都能带来利益的需要三、秘书的气质气质有先天性、稳定性、差异性及外显性心理学中，把人的气质分为四种：（古希腊划分）（1）多血质：活泼好动、外向；注意力不集中，兴趣容易变化。（2）胆汁质：直率热情、精力充沛；易激动、冲动。（3）粘液质：安静、情绪稳定、善于忍耐，交际适度，注意力集中。（4）抑郁质：行动迟缓、

37、做事细致、内向，情绪体验深刻。秘书工作繁杂，需要秘书工作细致，注意力集中；同时秘书工作是机要性和群众性的统一。需要秘书能够保密、不冲动。最适合做秘书的应集各种气质之长又避其短；既要耐心沉稳又要机敏灵活。四、秘书的性格性格主要是在社会实践中形成的，性格是稳定的，但又是可塑的。性格可分为：（按性格结构分）（1）理智型：以理智来支配行动 （2）情绪型（3）意志型：有明确的目标、行为主动秘书的性格最好是理智型与意志型的中间型（按个体独立成分分）：（1）独立型 （2）顺从型：独立性差、依赖性强、应变能力差。（按心理活动的倾向性分）：（1）外倾型（2）内倾型：沉静，深思熟虑；不善交际。现代秘书工作特点要求

38、秘书工作者具有双重性格，即既独立又顺从，既不过于外向，也不过于内向，可以概括为五个方面：（1）稳重但不过于内向。（2）干练但不太露锋芒：办事要有涵养，讲方法、礼仪。（3）忠实但不迂腐：忠诚与实际灵活性相结合。（4）严谨但不呆板：一丝不苟、严肃认真，不死抠教条。（5）实干但不傻干：埋头苦干，讲究干的艺术和方法。同时还要注意秘书与领导性格的互补性。五、秘书的情感和意志1、情感（1）保持稳定的情绪：（愉快、兴奋、喜爱是肯定的情绪）善于驾驭自己的情绪，以积极的情绪占主导地位，将消极情绪转移到建设性行动中去。（2）具备道德感和理智感：自觉优化自身的知识结构和能力结构。2、秘书的意志：是指人们自觉地确定目

39、的，根据目的支配调节自己的行动，从而实现预定目的的心理活动。人的意志是人脑对客观现实积极的能动的反映。（1）自觉性：秘书的服从是以自觉为前提的。（2）坚持性：充沛的精力、顽强的毅力，勇于吃苦、坚忍不拔。第六节 秘书素质的培养一、秘书素质的自我培养1、自我培养是否成功的取决因素（1）对秘书工作是否具有强烈的兴趣和爱好（2）是否具有很强的自我培养意识（3）是否讲究自我培养的方式、方法2、自我培养的方式方法（1）注重知识积累，讲究方式方法（针对自身的弱点学习；循序渐进，从基本理论知识开始；持之以恒，融会贯通，灵活运用）（2）思维能力的自我训练1、类比、联想（相似联想）2、逆向思维的训练（反向思维）：

40、与常规思维完成相反的方向进行思维。3、多角度、多方向的思维训练（散发型思维）4、思维迁移训练：训练思维的灵活性，有利于提高思维的速度和灵活性。5、立体思维训练：分析事务纵横因素，“纵”就是分析历史；“横”就是分析事物诸矛盾。（3）意志力的自我培养1、养成独自克服困难的习惯。2、养成计划行事的习惯：有目标有计划地行事，即使是个人小事也要有步骤的进行。3、加强自我、克服惰性。4、加强体育锻炼。（4）情绪控制力的训练意志调节法、转移注意力调节法、宣泄调节法、语言调节法、情境调节法、深呼吸调节法等。二、秘书素质的外界培养1、学校教育已成为培养秘书素质的途径之一，原因在于现代秘书的职业化，专业化和知识化

41、发展，对秘书的素质要求越来越高，而学校具备系统培训的条件。发达国家很重视发挥学校在培养秘书素质方面的作用。学校在培养秘书素质方面的作用越来越明显，但也存在许多问题，如秘书专业实习如何与理论学习很好的结合，秘书专业如何适应时代变化而及时调整专业课程的设置等等。暨南大学秘书学教授陈合宜先生指出：目前高校文秘专业的培养存在“三多三少”的现象，文史课多，专业科少；课题讲授多，社会实践少；理论课程多，应用课程少。自动化和现代化是秘书工作的发展趋向，为适应这种发展，高校文秘专业应该建立办公自动化实验室或工作室，为学生操作技能的培养提供必要的条件。这方面成都电子科技大学的秘书教育提供了很好的经验，他们把培养

42、实践能力作为文秘教育的重点，围绕7种能力设置课程：一是培养学生用马列主义基本观点观察、认识和分析问题的能力；二是英语听说的能力；三是书面表达能力；四是办公自动化设备的操作能力；五是公关活动的能力；六是科学管理能力；七是使用法律的能力。2、工作环境（1）秘书工作群体秘书群体情况如何，即秘书工作群体的组织结构、行为、规范和气氛对秘书个体的成长有很直接的关系。如果这个群体结构合理科学，并且形成了群体良好的行为规范，环境气氛和凝聚力，那么工作在这个环境中的秘书人员就能产生较强的工作动力，能更好的发挥自己的能力。因为一个人的行为总是个体自身与环境中种种有关力量相互作用的结果。秘书工作群体的最佳结构为：政

43、治素质、知识组合、能力组合、性别组合、年龄组合、性格气质相配合。（2）领导对秘书素质培养的作用民主型领导 放任型领导 专制型领导第六章 秘书交际与礼仪第一节 概述一、秘书人际关系的特点：公务性、业缘性、广泛性。1、公务性是指秘书人际关系的建立，都离不开公务活动，都是为了办理公共事务，以秘书的地位、身份与他人建立起来的人际关系。不是为了解决个人问题，而是适应公务的需求，代表组织或领导与对方产生的接触和交往。 2、业缘性是指秘书的人际关系是由于同他人一道从事共同的或有关联的社会活动而形成的紧密联系。共同的工作目标是他们之间的纽带。这种关系并非依靠血缘或地缘而建立，提出了私人的需要和满足而维系。3、广泛性是指秘书工作内容的丰富多样，决定了秘书建立人际关系的面是十分广泛的。秘书只有妥善处理好与各方人士广泛的密切的联系，才可为顺利地解决工作中面临的各类问题奠定基础。二、秘书交际的原则1、平等待人，谦虚谨慎 2、要有自知之明 3、办事公正，对人宽容。4、讲信用，守诺言 5、善于自我控制和调节。三、处理好同领导的关系。1、首先应明确自己同领导者的关系。（1）上下级关系 （2）同志关系 （3）主辅关系2、如何处理好同领导者的关系。（1）正确贯彻领导意图；（2）积极适应领导者的个性特点；（3）主动协调领导人之间的关系；（4）发挥激励作用；